Brev till tjänsteman. Vilka typer av affärsbrev finns det? Allmänna regler för skrivning

Många är oroliga över hur man skriver ett överklagande. Mönstret är faktiskt nästan detsamma för alla fall. Många skickar detta dokument till organisationer, företag, myndigheter och andra platser för att lösa vissa problem. Den ska utarbetas av både vanliga medborgare och olika privata företagare. Nåväl, låt oss ställa allt i ordning.

Första att veta

Så innan det måste du förstå på vilken grund detta dokument är sammanställt. Tja, när du skriver ett sådant papper måste absolut alla regler följas. Det första du ska lära dig är användningen av en formell presentationsstil. Det är viktigt att tänka på innehållet i förväg, att komponera det övertygande, tydligt, logiskt och förståeligt. är en text, vars väsen anges kort och optimalt. Den maximala längden på ett dokument är en sida. En persons huvuduppgift är att locka mottagarens uppmärksamhet och intresse för hans problem. Det är nödvändigt att adressaten omedelbart fattar ett beslut efter att ha läst meddelandet. Överklagandet bör vara mycket tungt vägande. Provet är en text där författarens ståndpunkt är tydligt uttryckt, argumenterad av mer än ett faktum och bevis. Det är nödvändigt att konsekvent ställa dina frågor och önskemål. Det är inte värt att klumpa ihop allt. Och självklart ska det i slutändan betonas hur viktigt detta budskap är.

Strukturera

Denna aspekt är också av stor betydelse. Sammansättning är viktigt när man skriver ett överklagande. Provet är standard. I det övre vänstra hörnet anger du datumet för överklagandet. Till höger - ange var och till vem du vill adressera brevet. Detta kan vara namnet på ett företag, institution, statlig myndighet, fullständigt namn på en person, etc. Skriv dina uppgifter nedan: fullständigt namn, adress, telefonnummer, e-post - ju mer information desto bättre. Det är tillrådligt att skriva text på en dator, och om du bestämmer dig för att skriva för hand, se till att ha läsbar handstil.

Överklagandebrev: Exempel på innehåll

I mitten av bladet ska du skriva texten direkt. Vilken behandling ska man välja? Definitivt officiellt, att välja något av följande: vördad, kamrat, etc. Det är nödvändigt att bifoga ett efternamn till ett ord med ett namn och en patronym. Om en person upptar en viss position eller har en rang, måste det också anges. För att understryka vikten av begäran är det värt att sätta i slutet Och sedan skriva själva överklagandet. Ett prov som sådant finns, men varje fall har sitt eget. Tja, i allmänhet finns det ett universellt alternativ. Först och främst anges skälen som är motiveringen för överklagandet, sedan kärnan i problemet, och anger sedan syftet med brevet. Det ska finnas så många detaljer som möjligt. De kommer att hjälpa till att övertyga adressaten om uppfyllandet av begäran. Och dessutom är det viktigt att ange orsaken till överklagandet. Det kan vara en regel, en lag, ett regelverk, en förordning eller en lagstiftningsakt.

Lydelse

Många har svårt att formulera sin önskan eller begäran. Tja, det finns några regler här. För det första bör krav undvikas. Bättre att använda mer övertalning. Adressaten måste förstå att det är fördelaktigt för honom att uppfylla begäran. Du kan tipsa honom om hans intresse för det här fallet. Överklagandet måste avslutas med en optimistisk ton, uppmuntrande handling, men så korrekt som möjligt. Det är bättre att visa att svaret betyder mycket och är angelägen om att få det så snart som möjligt. Och självklart ska allt skrivas under. Efter det kan du skicka. Det återstår bara att vänta på svar.

Enligt GOST R 7.0.82013 "System av standarder för information, bibliotek och publicering. Kontorsarbete och arkivering. Termer och definitioner” adressaten är dokumentets attribut som innehåller information om mottagaren av handlingen (punkt 67).

Erforderlig "Mottagare" används i affärsbrev och interna informations- och referensdokument (rapporter och PM, utlåtanden etc.).

Den erforderliga "Adressen" inkluderar:

• namn på adressaten (mottagaren av brevet);
• postadress eller telefonnummer - fax, e-postadress.

Mottagaren av brevet kan vara:

• tjänsteman / flera tjänstemän;
• organisation;
• strukturell uppdelning av organisationen;
• grupp av organisationer;
• enskild.

ADRESSOR - OFFICIELL

Enligt GOST R 6.30-2003 skrivs initialer före efternamnet på någon tjänsteman. Om brevet skickas chef för en statlig myndighet, då ingår organisationens namn i tjänsten, fullständigt namn. anges i dativfallet, initialerna skrivs före efternamnet:

Om brevet är adresserat chef för en företagsorganisation, då inkluderar positionen organisationens namn som anger den juridiska formen (i full eller förkortad form), initialerna skrivs före efternamnet:

Om brevet är adresserat biträdande chef, titeln på tjänsten inkluderar namnet på organisationen. Efternamnet anges i dativfallet:

Om mottagaren av dokumentet är chef för strukturenheten, sedan anges först organisationens namn i nominativfallet, sedan i dativfallet namnet på befattningen för den person som anger den strukturella enheten, till exempel:

Enligt punkt 5.15 i den nya GOST:

• när man adresserar ett brev till en tjänsteman placeras initialer efter efternamnet;
• före efternamnet är det tillåtet att använda förkortningen "Mr" (Mr.), om adressaten är en man, eller "Ms." (Madam), om adressaten är en kvinna:

ADRESSOR - ORGANISATION

Om brevet är adresserat till en organisation, anges dess namn (fullständigt eller förkortat) i nominativfallet:

När ett brev adresseras till en organisation anges dess fullständiga eller förkortade namn, till exempel:

Adressering till en organisation används i de fall avsändaren inte vet vem som är chef för organisationen, hans efternamn, initialer.

ADRESSOR - STRUKTURELL ENHET

Dokumentet kan adresseras till organisationens strukturella enhet. Som regel är denna adressmetod möjlig om övervägandet av den fråga som brevet ägnas ligger inom den strukturella enhetens kompetens.

När ett dokument adresseras till en strukturell underavdelning av en organisation, anges namnet på organisationen i nominativfallet i kravet "Adressate" nedan - namnet på den strukturella enheten i nominativfallet, till exempel:

Vad ändrar GOST R 7.0.97-2016? Ingenting.

ADRESSOR - INDIVIDUELL

Utformningen av "Adress" som krävs vid korrespondens med individer har sina egna egenskaper. Först anges efternamnet i dativfallet, sedan initialerna och sedan postadressen:

Vad ändrar GOST R 7.0.97-2016? Ingenting.

ADRESSERAT - FLERA ORGANISATIONER
ELLER STRUKTURELLA ENHETER

Ett affärsbrev kan ha flera mottagare. GOST R 6.30-2003 fastställer en metod för generaliserad design av adressater när man skickar brev till flera homogena organisationer eller till flera strukturella avdelningar i en organisation. Det finns två alternativ för att dekorera rekvisita.

Alternativ 1: ange flera mottagare i själva attributet "Adress". Detta designalternativ används när ett brev är adresserat till en organisation eller tjänsteman (detta är huvudmottagaren) och för information - till ett antal andra organisationer eller tjänstemän.

Adressering utförs som vanligt i det övre högra hörnet som en lista över detaljerna i "Adressen" för varje organ/organisation eller strukturell enhet i organisationen.

I det här fallet bör det totala antalet mottagare inte vara fler än fyra.

Alla adressater är ritade på själva handlingen, ordet "Kopiera" före 2:a, 3:e och 4:e adressaten anges inte.

Alla tryckta kopior av brevet är i detta fall signerade som original. Varje exemplar är förseglat i ett separat kuvert, på vilket postadressen till en viss organisation eller strukturell underavdelning utfärdas.

Alternativ 2: ange adressaten i allmänhet, om vi skickar ett dokument till en grupp organisationer (organisationschefer) av samma typ eller till strukturella underavdelningar (filialer, representationskontor, etc.) av en organisation:

Om antalet mottagare i det här fallet är fler än fyra sammanställs en extra lista för att skicka brevet (mailinglista), som anger specifika mottagare och deras adresser. Detta noteras i rekvisitan "Adress":

Det finns inget godkänt formulär för e-postlista. Arkets form kan fastställas i instruktionerna för organisationens kontorsarbete. Faktum är att e-postlistan är attributet "Adress" som överförs till ett separat ark, vilket innebär att dess innehåll måste motsvara detta attribut. Det finns tre informationsblock i attributet "Adress": organisationens namn, position, initialer och efternamn. I e-postlistan för brevet återger vi samma informationsblock, men vi placerar dem på en rad och inte på höger sida av arket. Du kan också ordna data i form av en tabell. Ordningen på mottagarna kan vara godtycklig, men det är bättre att ordna alfabetiskt.

Information om utgående brevnummer, datum anges efter registreringen (exempel 1).

Alla brev som skickas till en grupp av mottagare har ett utgående registreringsnummer, det inkommande numret för alla brev kommer att vara olika.

Vad ändrar GOST R 7.0.97-2016? Ingenting.

PLACERING AV DETALJERNA "ADRESSERADE" PÅ BLANKETET

Den erforderliga "Mottagare" finns i den övre högra delen av dokumentet (på ett formulär med en vinklad uppställning av detaljer) eller till höger under formulärets detaljer (på en blankett med en längsgående uppställning av detaljer). Platsen för den erforderliga "Adressen" visas i bilaga B till GOST R 6.30-2003:

• på ett formulär med ett hörnarrangemang av detaljer - Exempel 2;
• på ett formulär med ett längsgående arrangemang av detaljer - Exempel 3.

Vad ändrar GOST R 7.0.97-2016? Ingenting. Den erforderliga "Mottagare" finns kvar på samma plats.

TEKNISKA FRÅGOR

• Är det möjligt att separera elementen i "Address"-attributet med intervaller?

Attributet "Adress", som regel, upptar flera rader.

I punkt 6.1 i riktlinjerna för implementering av GOST R 6.30-2003 (godkänd av Federal Archives) sägs det att detaljerna i ett dokument från flera rader skrivs ut med ett radavstånd. Komponenterna i detaljerna "Recipient", "Document Approval Mark", "Appendix Mark", "Document Approval Mark" är separerade från varandra med 1,5-2 radintervall.

En liknande regel finns i den nya GOST R 7.0.97-2016 i avsnitt 3, som fastställer allmänna krav för produktion av dokument: "Flerradsdetaljer skrivs ut med ett radavstånd, detaljernas beståndsdelar separeras med ett extra mellanrum”:

• Hur justerar man attributet "Destination"?

Attributet med flera linjer "Recipient" är utformat med inriktning längs den vänstra gränsen för den zon som upptas av attributet, eller centrerad i förhållande till den längsta linjen, till exempel:

Nuförtiden är det helt enkelt nödvändigt att kunna skriva ett brev korrekt, oavsett vem ditt meddelande är adresserat till (en möjlig arbetsgivare, en arrogant tjänsteman eller en nära vän) och sättet att skicka korrespondens (via vanlig eller e-post, kanske faxa).

Alternativ med exempelbokstäver kan ses i avsnittet "" på den här webbplatsen. Låt oss nu prata om några regler för att skriva och formatera. Brev delas in i tre allmänna kategorier:

• personligt - till dina nära och kära, familjemedlemmar, nära vänner och inte så mycket (använd en informell stil),
• semi-officiell - korrespondens med olika organisationer om frågor som rör dig personligen (till exempel med en bank om ditt kontos tillstånd, med en socialförsäkringsmyndighet om förmånerna, med ett distributionsnät om att ta emot varor, etc.),
• affärsbrev (service) - du behöver en officiell affärsstil för presentation och det finns strikta krav för registrering.

Hur man skriver ett personligt brev

Personliga brev skrivandet är mestadels trevligt, eftersom du kommunicerar med familj och vänner nära dig. Först måste du säga hej, bara ordet "Hej!" är bra.

Om du är sen med svaret kommer det att vara artigt att be om ursäkt och nämna skälen. Om du redan är i ett tillstånd av korrespondens med adressaten och du har fått frågor, då är det dags att besvara dem nu. Sedan, efter den inledande frasen "Jag mår bra", kan du fortsätta till en presentation av händelser, skriva om vad som oroar dig.

Eftersom kommunikationsstilen är informell kommer skämt, skvaller (din egen bedömning av händelser eller en beskrivning av andras åsikter) och återberättande av en artikel från en modetidning att göra. Med ett ord, använd det som gör ditt skrivande intressant. Emoticons, frågor som "tja, hur?", "Verkligen bra?" kommer att återuppliva ett personligt brev väl.

Försök att vara uppriktig. Fråga hur din adressat mår, ställ frågor i tur och ordning för att fortsätta korrespondensen. I slutet, uttryck dina känslor, som "kärlek", "skulle vilja träffas", "ser fram emot att höra" etc. Var noga med att sätta din signatur (den missas ofta via e-post), men mottagaren kanske aldrig gissar vem brevet kommer från (det framgår inte alltid av e-postadressen). Läs brevet igen och korrigera felen vid behov. De brukar irritera folk och visa brist på respekt.

Hur man skriver ett halvformellt brev

halvformella brev bör vara så kortfattad som möjligt och ange ämnet tydligt. Enkelt och logiskt är välkommet. På dåligt humör kan ett bra brev inte skrivas. Och det är bättre att utesluta alla lyriska utvikningar från ämnet och manifestationen av känslor och fokusera på bevisbasen (särskilt viktigt för klagomål).

Jag råder dig att skriva ett brev med hjälp av en dator, sedan skriva ut det på ett vanligt vitt A4-ark och signera det med en penna. Handskrivna bokstäver är tillåtna. Skriv i det här fallet läsligt och korrekt, särskilt efternamnet.

När den väl är läsbar är den lätt att läsa. Nu i seriösa organisationer registreras dokument ofta elektroniskt. Ditt efternamn (det kan vara vackert, men invecklat) är välkänt bara för dig. Om, under registreringen av ditt brev, åtminstone en bokstav i efternamnet ersätts, så verkar inte en elektronisk sökning i en enorm databas hitta din överklagande. Och det kommer att vara problematiskt för dig att ta reda på om det är registrerat överhuvudtaget, även om svaret senare kan nå dig.

Det är vanligt att ange adressaten i det övre högra hörnet av brevet. Jag kommer att ge dig några alternativ för att hjälpa dig, de är alla giltiga. Allt beror på dina preferenser och om du känner till namnet på den strukturella enheten eller adressatens tjänstemän:

federal tjänst
för arbete och sysselsättning

Chef för Federal Service
så eller så
OCH OM. Efternamn

annorlunda

Administration av Volgograd
Institutionen så och så - dess namn

Chefsredaktör
Förlaget "Pshik"
E.F. Kagailovsky

LLC "Perepolokh"
Kamrer
A.I. Kvochinskaya

någon individ

Tugrikov S.M.
st. Lusnaya, 207, lägenhet. 1375,
Voronezh, 400001

Under adressaten skriv ditt efternamn, förnamn, patronym, fullständig adress för att skicka ett svar med vanlig post, det är också bättre att ange ett telefonnummer.

Om du redan ansöker om någonstans måste du ange länk till nummer och datum för det mottagna brevet(möjligen flera). Detta underlättar avsevärt behandlingen av korrespondens, och du kommer definitivt att få ett svar, med hänsyn till tidigare korrespondens i frågan i fråga. Det är skrivet "På nr (nummer) av 2014-08-31". Denna länk är placerad till vänster ovanför texten, du kan se den i figuren med ett diagram över bokstavens element.

Om du vet namnet på personen du vänder dig till kan du börja texten "Kära ...!", Då ska du avsluta den med "Respektfullt,".

Om det finns några stödjande dokument, måste detta faktum noteras under texten. Då kan du i framtiden enkelt bevisa exakt vad du skickade tillsammans med brevet. Vilka specifika dokument (eller kopior) som skickas kan anges i texten eller direkt i närvaro av applikationer. Den är placerad under huvudtexten, till exempel:

Användning: för 2 liter. i 1 exemplar.

Bilaga: kopior av betalningskvitton ... för 2 ark. i 1 exemplar.

Du måste komma ihåg att du ska alltid ange i ditt överklagande:

• efternamn, namn, patronym,
• din adress för att skicka ett svar,
• nummer och personlig signatur.

Annars kan ditt brev betraktas som anonymt. Sådana brev är inte föremål för behandling, vilket innebär att du inte kommer att få något svar på ditt överklagande. Myndigheterna är skyldiga att svara inom en period på högst en månad från dagen för registreringen av ditt brev.

Brevet måste vara skrivet av dig i två exemplar. Du kan kontakta den organisation du behöver personligen. I det här fallet, i kontorstjänsten (sekreterare, kontor eller allmän avdelning), var noga med att be din kopia av brevet att sätta ett märke på mottagandet med datum. Det är bättre att omedelbart sätta registreringsnumret, men i stora organisationer kanske de inte registrerar brev omedelbart på grund av deras stora antal. Därför räcker det vid ansökningstillfället att din kopia av brevet stämplas med organisationens namn och datum. Detta är mycket viktigt om du behöver hålla tidsfristen eller senare bekräfta själva överklagandet.

Men det är inte nödvändigt att gå någonstans personligen. Det kan vara lättare för dig att gå till närmaste postkontor. Skicka i så fall rekommenderat brev med avisering. Effekten blir densamma. Efter ett tag kan du ringa organisationen och få reda på ditt brevs öde. Och du kan inte ringa någonstans, bara vänta på svar.

Om du i slutändan fick en avanmälan istället för ett begripligt svar, kontakta igen. Hos myndigheterna bevakas till exempel faktumet av ett upprepat överklagande i samma fråga. Eller skriv ett brev i form av ett klagomål, du kan försöka skicka det till en högre organisation. Sådana överklaganden behandlas också med stor uppmärksamhet.

När det gäller - detta är ett av de viktigaste ämnena för kontorsarbete och det förtjänar en separat artikel ägnad åt det.

Evgenia Stripe

*** Om du är van vid att handla på Internet (köpa kläder, telefoner, tjänster, boka hotell etc.), kan du returnera en del av dina pengar, till exempel genom att använda den här TJÄNSTEN. Det funkar för mig.

Tack för att du har lagt till den här artikeln till:

Mer intressant om ämnet:

Till inlägget 8 kommentarer

Begäran är en integrerad, viktig och nödvändig del av affärskorrespondens. Å ena sidan är det taktfulla och diplomatiska förfrågningar i aktuella frågor, å andra sidan är de ett verktyg för att uppnå vissa mål för adressaten. Syftet med varje begärandebrev är att uppmuntra adressaten att vidta vissa åtgärder som är nödvändiga för brevets författare. Hur skriver man ett förfrågningsbrev för att komma så nära ett positivt svar som möjligt?

Varje förfrågningsbrev bör innehålla en väl genomtänkt motivering och en tydlig redogörelse för begäran. Dessutom kan du använda tekniker som ökar effektiviteten i skrivandet.

Steg 1. Vem frågar du?

Adressera adressaten personligen, det är bättre - med namn och patronym:

"Kära Ivan Ivanovich!", "Kära herr Ivanov!"

För det första uttrycker du din respekt för adressaten, och för det andra, en begäran riktad till en specifik person ålägger honom ansvaret för dess genomförande. Det finns situationer när en förfrågan riktas till ett team eller en grupp människor. I det här fallet är det också önskvärt att anpassa överklagandet så mycket som möjligt:

"Kära kollegor!", "Kära chefer!", "Kära junioranställda!", "Kära personaltjänstemän!"

Steg 2. Varför kontaktar du mig?

Beröm mottagaren. Som en komplimang till adressaten svarar du på hans fråga: "Varför ställer du den här frågan till mig?" Lägg märke till hans tidigare prestationer eller personliga egenskaper.

"Du är alltid redo att lyssna och hitta det bästa sättet att lösa problemet för nästan alla som vände sig till dig. Och jag måste ge dig kredit, du hjälpte mycket."

"Du är den ledande experten på området...".

"Du har hjälpt många att lösa de svåraste frågorna inom...".

Denna teknik gör det möjligt för adressaten att titta närmare på begäran och försöka hitta en möjlighet att tillfredsställa den. knulla henne.

En komplimang är lämplig när det gäller icke-standardiserade förfrågningar, när du behöver vinna över adressaten, när du behöver uppmärksamma vissa förtjänster och egenskaper som är nödvändiga och viktiga för att uppfylla din begäran.

Det är mycket viktigt att inte gå över gränsen mellan en komplimang och oförskämt smicker. Var uppriktig.

Steg 3. Motivering av begäran

Varje begäran måste motiveras varför du gör just denna begäran. Ange adressaten i samband med ditt problem.

I detta skede måste du välja de tre viktigaste argumenten för adressaten. Det är bäst att bygga argument enligt schemat: stark - medium - starkast.

Förfrågningar kommer i olika komplexitetsnivåer, så mottagaren är inte alltid intresserad av att uppfylla någons önskemål. Han måste vara övertygad om att uppfyllandet av begäran har en potentiell fördel:

Intressera adressaten

Erbjud dig att implementera någon attraktiv möjlighet för honom i samband med uppfyllandet av din begäran:

"Alla tiden försökte affärsmässiga, företagsamma människor inte bara att uppnå materiell framgång, utan också att sätta sin prägel på fosterlandets historia, att bli ihågkommen för goda gärningar, att vinna respekt."

« Den framgångsrika aktiviteten för alla yrkesgrupper är först och främst förståelse och stöd från vänliga fackföreningar, deltagande i gemensamma evenemang och projekt».

« Naturligtvis är ditt stora mål en ren och bekväm stad för människor».

Eller uttryck ett problem som är mycket relevant för din adressat:

"Du, som en klok ägare av staden, är förmodligen orolig över de oberäkneliga promenaderna för barn i olika åldrar på platser som är olämpliga för detta, vilket leder till fler olyckor och en ökning av ungdomsbrottsligheten."

"Det har skett en ökning av samtal till din avdelning om icke-kärnfrågor, vilket tar upp mycket ovärderlig arbetstid."

Visa hur din förfrågan kan hjälpa till att förverkliga möjligheten:

« Och idag, när vårt land förlitar sig på unga människor, är det svårt att hitta en mer nödvändig, helig sak än att hjälpa unga män och kvinnor från dysfunktionella familjer. Det finns de i vår stad som redan ger sådan hjälp - under överinseende av borgmästarens kontor arbetar vårt välgörenhetscenter "Heritage" på donationer från stadsborna, som lär svåra tonåringar folkhantverk ».

Eller lös problemet:

"Utrustning av specialiserade platser för tidsfördriv för barn i olika åldrar kommer att bidra till att minska graden av ungdomsbrottslighet och minimera trafikolyckor med barn."

Beskriv betydelsen av begäran

När det inte finns något att erbjuda adressaten eller det är olämpligt i samband med denna begäran, är det bättre att uppdatera adressaten. Här måste du beskriva situationen så fullständigt som nödvändigt för att förstå relevansen av begäran och vikten av dess genomförande. Betydelsen av begäran måste beskrivas på ett sådant sätt att den "tar själen". Om begäran inte tillhör kategorin "själfull", måste du visa mottagaren orsak-och-verkan-relationerna, vilket säkerställer att mottagaren uppfyller begäran.

”Från (datum) är enligt hyresavtalet nr X hyran för 1 m 2 20 c.u. på en dag. Under de senaste tre månaderna har det skett en nedgång i handelsaktiviteten på grund av ekonomisk instabilitet och social oro. Den genomsnittliga vinsten från handel är $10. per dag, vilket inte ens räcker för att betala hyra. Om inga åtgärder vidtas kommer privata företagare att tvingas stänga sina butiker, vilket kan påverka din inkomst negativt.”

Du måste alltså göra det klart för adressaten att fullgörandet av begäran medför utsikter att erhålla materiella eller immateriella fördelar.

Steg 4 Utlåtande om begäran

När adressaten är förberedd kan du ange själva begäran. Texten i begäran bör vara tillräckligt kortfattad och extremt tydlig. Det får inte i något fall innehålla tvetydigheter eller underdrift. Om vi ​​till exempel pratar om hyressänkning är det viktigt att ange till vilken nivå:

"Vi ber er att sänka hyresnivån tills situationen stabiliseras till 5 USD. per m2 och dygn.

Om vi ​​pratar om tillhandahållande av tjänster, ange då begäran så mycket som möjligt, ange önskade datum, prisfråga etc.:

« För att utrusta en keramikverkstad behöver du en ugn för bränning av keramik - vi ber dig hjälpa oss att skaffa den. Kostnaden för ugnen med installationen är 998 tusen rubel».

I detta exempel är det inte helt klart vilken typ av hjälp som krävs från adressaten. Bättre att vara mer specifik: "Vi ber dig att hjälpa till med att köpa en ugn för bränning av keramik genom att överföra 333 tusen USD till företagets avräkningskonto för produktion och installation av ugnar."

Vad du än frågar om måste mottagaren veta exakt när, vad, hur mycket och till vilket pris du vill få. En generaliserad begäran löper större risk att avvisas eftersom adressaten har inte alltid tid och lust att ta itu med detaljerna. Dessutom riskerar du att inte få som du vill genom att överföra initiativet till adressaten.

Till exempel skrev privata företagare ett brev och bad om hyressänkning, men angav inte till vilken nivå de vill sänka hyran:

"Vi ber er att sänka hyresnivån tills situationen stabiliseras."

Som ett resultat fick de en sänkning av hyran, men obetydlig (med 1% av den befintliga). Därmed beviljades deras begäran, men föga förändrades i ställningen för initiativtagarna till brevet.

I vissa fall kan texten i begäran göras fetstil så att den sticker ut i texten, men missbruk inte denna teknik.

Steg 5. Sammanfatta din förfrågan.

Upprepa din begäran och understryka vilken förmån adressaten kommer att få om begäran uppfylls. Begäran bör ändras något. Det är bäst att bygga en mening enligt schemat: "Om du uppfyller begäran kommer du att vara glad."

”Om du följer med oss ​​och sänker hyran ett tag tills situationen i regionen stabiliseras, kommer du inte bara att kunna rädda mer än 150 jobb, utan du kommer inte heller att drabbas av globala förluster på grund av den totala bristen på hyra. ”

Men det kan finnas andra alternativ:

"Du kan vara säker på att varje rubel av dina välgörenhetsdonationer kommer att gå till en god sak och hjälpa barn som befinner sig i en svår situation att växa upp till värdiga medborgare."

"Du kan vara säker på att varje barns leende kommer att ge dig moralisk tillfredsställelse från ditt svåra arbete, och dina ansträngningar och ansträngningar är en investering i värdiga och glada medborgare i den närmaste framtiden."

Det viktigaste är att upprepa innebörden av begäran och fördelarna med dess genomförande. Förmånen behöver inte vara väsentlig. Kom ihåg att adressaten är en person och känslor är inte främmande för honom.

EXEMPEL:

Och glöm inte brevets design - det här är organisationens "ansikte". Om initiativtagaren till förfrågningsbrevet är en organisation, upprättas ett sådant brev på brevpapper undertecknat av chefen eller behörig person. Om en privatperson är det tillräckligt att följa de grundläggande normerna i arrangemanget av delarna i brevet. Dessa uppgifter är juridiskt och psykologiskt mycket viktiga för mottagaren och bildandet av den korrekta bilden av avsändaren.

	-
	-	Skickar du hundratals försäljningsföreställningar, förfrågningar och andra affärse-postmeddelanden varje dag, men får inte det budskap du vill ha? Vet du inte hur man diskret och artigt påminner adressaten om sina skyldigheter? Då kommer onlineutbildning definitivt att hjälpa dig. "Skrivfärdigheter för företag"! Du kan gå igenom det när som helst genom att.	-	-
	-

Ett affärsbrev är ett av de viktigaste kommunikationsverktygen i alla företag. Ett välskrivet affärsbrev hjälper till att skapa ett positivt intryck av företaget. Och ett dåligt skrivet brev kan döda hela ditt rykte. Vi har redan skrivit om reglerna för affärskorrespondens, låt oss nu titta på specifika exempel på affärsbrev.

prover på affärsbrev

Det finns många typer av affärsbrev – affärsförslag, kravbrev, tacksamhetsbrev, avslagsbrev, följebrev, garantibrev, information och så vidare. Principerna för deras sammanställning skiljer sig praktiskt taget inte från varandra. Titta igen för att undvika misstag.

Exempel på tackbrev

Exempel på garantibrev

Exempel på svarsbrev

Det här är ett utmärkt exempel på hur ett artigt avslagsbrev kan se ut:

Ett exempel på ett informationsbrev

Exempel på klagomålsbrev

Exempel på brev på engelska i affärskorrespondens

Tyvärr har inte alla en hög nivå av engelska. Och ofta är chefer lite vilse när de behöver skriva ett affärsbrev på engelska. Om även på ryska människor inte alltid kan förstå varandra i korrespondens, vad kan vi då säga om ett främmande språk? Den bästa vägen ut i den här situationen är att söka efter liknande bokstäver och använda fraser som är lämpliga från dem i ditt brev. Här är till exempel tre exempel på affärsbrev på engelska: ett tackbrev till kunden, ett brev som klargör villkoren för transaktionen och ett brev som svar på ett köperbjudande. Varje fil innehåller en version av brevet på engelska och dess översättning till ryska.
Ladda ner ett tackbrev till kunden på engelska.
Ladda ner brevet med villkoren för avtalet på engelska.
Ladda ner ett svarsbrev på ett köperbjudande på engelska.

Strukturen för ett affärsbrev

En tydlig struktur är en obligatorisk egenskap hos ett affärsbrev. Det kommer att hjälpa mottagaren att snabbt förstå innebörden av det som skrivs och minska tiden att läsa det. Ett affärsbrev består av följande huvuddelar:

1. Titel (brevets ämne). I rubriken på brevet bör du skriva dess korta syfte eller väsen. Inga abstrakta fraser kan användas här. Det ska vara tydligt för adressaten enbart genom rubriken vad brevet handlar om. Till exempel "Om ändring av priserna för leverans av produkter" eller "Affärsförslag för handelssamarbete med företaget XXX".

2. Hälsning. Hälsningen "Dear + First Name Patronymic!" anses traditionell i affärsbrev. Namnet krävs dock inte. Du kan också vända dig till adressaten genom hans befattning: "Dear Mr. Director!". Tänk dock på att namngivning minskar det psykologiska avståndet något och framhäver den väletablerade affärsrelationen. Om brevet är adresserat till en grupp människor, är det tillåtet att skriva "Kära mina damer och herrar!", "Kära partners!" och så vidare. Användningen av förkortningarna "Mr", "Ms" eller initialer uppfattas som ett tecken på respektlöshet, så försök undvika det.

3. Ett uttalande om syftet med att skriva ett brev, dess väsen, huvudidén. Detta är huvuddelen av brevet. Här skriver du direkt om själva anledningen till att skriva brevet.

4. Dina förslag för att lösa detta problem, rekommendationer, förfrågningar, klagomål. Affärsbrev innebär nästan alltid en viss reaktion från adressaten (förutom rent informativa brev). Därför är det viktigt att beskriva inte bara själva problemet, utan också att erbjuda dina egna alternativ för att lösa det. Om du skriver ett klagomål, be då att vidta lämpliga åtgärder; om du ger ett erbjudande om samarbete, beskriv sedan dess möjliga alternativ. Med ett ord, mottagaren av ditt brev måste inte bara förstå "vad" du vill ha av honom, utan också förstå "hur" du föreslår att genomföra det. Då blir det ett riktigt affärsbrev.

5. Kort sammanfattning och slutsatser. I slutet kan vi sammanfatta allt ovan. Det är dock inte alltid möjligt att göra detta väldigt kort. I det här fallet är det inte värt att skriva i några meningar det du redan beskrev i de två första styckena. Kom ihåg att ett affärsbrevs bästa vän är korthet. Därför räcker det i de flesta fall att begränsa oss till fraserna "Jag hoppas på framgångsrikt samarbete", "Jag väntar på ditt svar i denna fråga" och så vidare.

6. Signatur. Ett affärsbrev undertecknas med avsändarens position, namn och efternamn med den traditionella frasen "Respektfullt". Andra alternativ är också möjliga: "Med vänliga hälsningar", "Med vänlig hälsning" och så vidare, beroende på närheten till din kontakt med mottagaren. Frasen "Respektfullt" är den mest universella, så om du är osäker på hur det skulle vara mer lämpligt att prenumerera, använd den här frasen och du kommer definitivt inte att missa.

Dessutom skulle det inte vara överflödigt att lägga till kontaktalternativ med dig till signaturen: andra e-postadresser, jobbtelefonnummer, skype. Fördelen med detta är inte bara att mottagaren, om så önskas, snabbt kan kontakta dig på ett bekvämt sätt, utan också att du på så sätt visar din öppenhet och beredskap att kommunicera med mottagaren.

Och glöm inte att ett officiellt brev först och främst är ett dokument. Därför, om du försummar reglerna för att sammanställa det, förstör du oåterkalleligt ditt företags rykte och dig själv som specialist.