Организация как открытая система

Организация − группа людей, деятельность которых координируется для достижения поставленных общих целей.

Рис. 1.2. Общие характеристики организации

Ресурсы. Целью всякой организации является наличие и преобразование ресурсов, которые используются ею для достижения ее тактических и стратегических целей. Основные ресурсы – это люди (трудовые ресурсы), основные и оборотные средства, технологии и информация.

Горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное разделение труда – это качественная и количественная дифференциация и специализация трудовой деятельности. По сути это разделение всей работы на составляющие компоненты, т.е расчленение общего производственного процесса на частное, непрерывное обособление различных видов трудовой деятельности со специализацией производства и исполнителей.

По горизонтали труд разделяется, как правило, по функциональному, товарно-отраслевому и квалификационному признакам.

Вертикальное разделение труда . Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. В данном случае на первый план выступает обособление функции управления, суть которой состоит в целенаправленном координировании и интегрировании деятельности всех элементов организации. Кто-то должен взять на себя обязанности капитана с тем, чтобы определить круг обязанностей подчиненных, планировать, организовывать и контролировать все структуры и звенья организации.

Зависимость от внешней среды. Это одна из самых значительных характеристик организации. Ни одна организация не может функционировать изолировано, вне зависимости от внешних ориентиров. Они во многом зависимы от внешней среды. Это условия и факторы, возникающие в окружающей среде независимо от деятельности организации, так или иначе воздействующие на нее.

Общее внешнее окружение (среда косвенного воздействия) является одинаковым для большинства организаций. Оно формируется под влиянием социально-культурных, экономических, политических, правовых, национальных, природных процессов.

Факторы среды общего внешнего окружения взаимодействуют с организацией через факторы среды непосредственного делового окружения.

Рис. 1.3. Факторы внешней среды организации

(овалы − общее внешнее окружение, прямоугольники − непосредственное деловое окружение)

Характеристики внешней среды:

1) Подвижность – постоянно изменяющаяся система.

2) Сложность – большое число взаимосвязанных факторов.

3) Непредсказуемость – сложности в прогнозировании поведения факторов внешней среды, особенно в отдаленные сроки.

4) Взаимозависимость факторов – это когда изменение одного фактора влечет за собой изменение другого.

Внутренняя среда организации

Рис.1.5. Принцип действия процесса управления организации (сплошная линия – влияние процесса, прерывистая − поступление информации)

Организацию следует рассматривать как средство достижения целей.

Цели – это конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться трудовой коллектив. На практике весьма редко встречаются организации, имеющие только одну цель. Организации, имеющие несколько взаимосвязанных целей, называют сложными организациями. Важно, чтобы намеченные трудовым коллективом цели были реальными и выполнимыми.

Рис. 1.6. Процесс претворения целей в жизнь организацией

2. Общие понятия «изменения», «управление изменениями»

«Изменение» − это ключевое понятие учебного предмета «управление изменениями». Тем, кто занимается управлением, хорошо известно изречение древнегреческого философа Гераклита: «Нет ничего более постоянного, чем перемены». В другой интерпретации оно звучит так: «Все течет, все изменяется» или «нельзя войти в одну и ту же реку дважды». Древние греки связывали перемены с естественным движением жизни, сменой времен года, жизненным циклом человека и т.п. Сама идея вмешательства человека в естественный ход событий для них звучала бы кощунственно. Сегодня изменения понимаются иначе. Конечно, нельзя не согласиться, что есть вещи, неподдающиеся намеренным изменениям. Однако есть вещи, которые поддаются в некоторой степени воздействию со стороны человека. В то же время следует подчеркнуть, что есть пределы этому воздействию. Ни люди, ни организации не обладают абсолютной приспособляемостью.

Пионером системного изучения изменений считается Курт Левин (Kurt Lewin) В середине 1940-х годов он разработал модель спланированных изменений, которая сегодня признана классической и используется даже теми, кто никогда не слышал имя ее создателя.

В модели Левина организация представлена как куб льда. Процесс придания организации другой формы проходит три стадии: размораживание, изменение, замораживание. Модель неоправданно упрощает чрезвычайно сложный процесс изменений, представляя его как линейный и статический. Но именно простота этой модели сделала ее популярной в среде менеджеров.

Несовершенство модели Левина очевидно. Достаточно сказать, что организации просто не могут находиться в замороженном состоянии, они в постоянном движении. Что касается стадий процесса приобретения нового состояния, то между ними нет четких границ. Корректнее говорить о перехлестывании и взаимопроникновении стадий. При этом организационные изменения не однонаправлены, они происходят одновременно по нескольким направлениям.

Однако организационные изменения касаются не только нового восприятия организации в сознании людей. Они имеют более конкретные характеристики. Дело в том, что организация как таковая определяется по набору характеристик, которые ассоциируются с устойчивыми шаблонами поведения как организации в целом, так и входящих в ее состав людей. Если такой набор характеристик и шаблоны поведения отсутствуют, то нет и организации. Устойчивое во времени шаблонное поведение членов организации можно назвать характером организации.

Организация имеет власть и большие возможности формировать поведение не столько через принуждение, сколько поощрение сотрудников. Организации всегда создают условия, облегчающие какие-то формы поведения и затрудняющие другие формы поведения. Но эта работа направлена не просто на «культуру» (т.е. то, что заключено в головах сотрудников). Она, прежде всего, нацелена на формальные характеристики организации, такие как:

Распределение ролей и ответственности;

Доступ сотрудников к ресурсам организации;

Организация физического пространства или географическое размещение зданий;

Наличие и доступность информации;

Системы вознаграждения и поощрения.

Этот «характер» произрастает в структуре организации, системах и культуре − элементах, в которых заключена энергия воздействия организации на своих членов, что обеспечивает сохранение ее узнаваемости с течением времени.

Изменения в характере организации вызывают определенные сдвиги в поведении всей организации. Если нет изменений в характере организации, то они являются косметическими, преходящими и непредсказуемыми по воздействию на организацию. Томас Кун (Kuhn,1962) называет их изменениями с маленькой буквы. Это − преимущественно количественные изменения. Качественные изменения связываются с понятием трансформация, т.е. модификацией шаблонного поведения, изменением характера организации. Такие изменения Т.Кун называет «Изменениями с большой буквы». «Изменения с большой буквы» - это изменение в шаблонах. То, что имеет уникальный неповторимый характер, к организационным изменениям не относится.

Таким образом, изменение можно рассматривать как процесс и как результат. Результат – это новые шаблоны поведения организации в целом и ее сотрудников.

Линейно и, следовательно, упрощенно изменение с большой буквы можно представить как сознательно организованный (намеренный), спланированный, управляемый процесс перевода объекта в собственных интересах из состояния 1 (С1) в фиксированное время 1 (В1) в состояние 2 (С2) в фиксированное время 2(В2).

С1____________________________________________________С2

Рис. 1.7. Процесс изменений

К этому можно добавить следующее. Трансформация – это накопление с течением времени количественных изменений, ведущих к приобретению объектом нового качества.

Спланированное изменение предполагает смену ранее основного направления развития объекта и сознательный выбор в качестве такового одного из периферийных направлений.

Наконец, с точки зрения процесса управление организационными изменениями означает создание условий для становления нового характера организации и модификацию шаблонов поведения.

Сегодня мы сталкиваемся с ситуацией, когда управление будущим развитием компании определяется не столько ее внутренними силами (советом директоров, менеджментом, персоналом, профсоюзам), сколько многочисленными внешними воздействиями (новыми законами, международной конкуренцией, давлением со стороны национальных и международных «групп влияния», постоянно ускоряющимся технологическим прогрессом, устранением государственных границ и т.д.).

Организации в настоящее время обязаны прокладывать свой путь в условиях, когда неопределенность становится постоянным и порой весьма значительным фактором. Все это позволяет провести аналогию с экипажем самолета, летящего в условиях тяжелого, непредсказуемого и кажущегося бесконечным шторма. Порой вихри шторма затихают, и у экипажа возникает надежда на то, что все успокоилось и пришло в норму, но через короткий промежуток времени самолет попадает в новый вихрь. Разве в современной глобальной экономической обстановке кто-либо возьмет на себя смелость предсказать, когда закончится наблюдаемый ныне период неопределенности? Осмелится ли кто-то потребовать от пилота самолета, летящего в подобных погодных условиях, чтобы тот управлял штормом? Скорее всего, его станут просить дотянуть до аэропорта и посадить самолет. И все будут понимать, что он не в состоянии поддерживать привычный комфорт в салоне, и легко простят ему многочисленные толчки и ухабы. Руководители многих компаний часто ощущают себя в условиях, близких к испытываемым пилотом подобного самолета, с тем лишь отличием, что их подчиненные относятся к ним намного критичнее, чем экипаж самолета и пассажиры.

Управление изменениями - это процесс постоянной корректировки направления деятельности организации, обновления ее структуры и поиска новых возможностей. Все эти изменения вызваны постоянно меняющимися запросами отечественных и зарубежных клиентов. Сейчас все меняется быстрее, чем когда бы то ни было раньше, и поэтому все большее значение приобретает овладение стратегиями управления изменениями.

Управление изменениями - управление, прежде всего, людьми, поэтому в управлении изменениями необходимо обратить особое внимание на мотивацию сотрудников, работу в коллективе и руководство. Изменения сказываются на трех самых мощных движущих силах делового поведения:

Деловые качества и

Профессиональные навыки.

Цели. Если перемены угрожают достижению чьих-либо целей, то реакцией будет «сопротивление». Если перемены способствуют достижению чьих-либо целей, то их воспримут с радостью. Думая о введении каких-либо новшеств в работу своей организации, задайте себе вопрос: «Почему люди приходят сюда каждый день на работу? Идет ли эта перемена вразрез с их целями, или способствует их достижению?» Составьте «карту целей» ваших сотрудников; это позволит вам определить основные причины, по которым ваши сотрудники приходят каждый день и работают по мере сил. Начните диалог о том, что изменится с введением необходимых новшеств и как соединить запланированные изменения и цели, которые преследуют ваши подчиненные.

Деловые качества. Человеку всегда необходимо ощущать себя цельной, гармоничной личностью. Изменения, которые могут подорвать такую уверенность, обязательно побудят человека восстановить статус-кво. Необходимость в ощущении внутренней гармонии - одна из самых мощных сил, работающих против внесения изменений в работу организации и закрепления полученных результатов. Когда возникает серьезная необходимость внесения изменений в привычный уклад работы компании, первым делом спросите каждого сотрудника и весь коллектив в целом: «Кто вы? Что является вашими основными отличительными чертами в качестве сотрудника?» Начните диалог о том, какое влияние изменение может оказать на деловые качества сотрудников, и о том, как в связи с этим перейти на новые условия работы с минимальными потерями.

Для того чтобы эффективно справиться с проблемой сохранения внутренней гармоничности, необходимо, чтобы руководство нашло совершенно неотразимые доводы для введения новшеств, которые бы поняли и приняли все сотрудники компании.

Профессиональные навыки. Когда изменения могут привести к потере способности человека не терять контроль над собой и ситуацией, человек будет воспринимать их как угрозу своему существованию и, выражаясь фигурально, объявление войны. Когда на горизонте начинают маячить перемены, начните диалог о том, какое влияние они могут оказать на профессиональные навыки. Проанализируйте, каких навыков будет не хватать в новых условиях, и предпримите необходимые шаги для того, чтобы дать возможность сотрудникам подучиться и не дать возникнуть ощущению, что ваша команда недостаточно квалифицированна для работы в новых условиях.

Изменения происходят с соблюдением некоторых закономерностей:

1. Перемены по своей природе не линейны; очень часто невозможно выделить ни их начала, ни конца. Перемены состоят из ряда маленьких шажков к воплощению великих целей, которые предпринимают все больше и больше сотрудников. Поэтому может показаться, что изменения происходят неорганизованно и что это будет продолжаться вечно. Очень часто кажется, что «свет в конце тоннеля» так и не покажется.

2. Большая действенная перемена в работе организации состоит из множества перемен поменьше. Улучшение работы организации заключается в уделении большего внимания работе с клиентами, повышении производительности труда и росте заинтересованности в своем труде самих сотрудников. Улучшение в чем-то одном вызывает необходимость в улучшении в другом. Если процесс застопорился, то это не говорит о неудаче, скорее о том, что необходимо начать с другой стороны, с другой области. Сегодня мы понимаем, что не существует единственно верного пути. Необходимо вести работу в разных областях по направлению к одной цели - конкурентоспособность организации в будущем.

3. Процесс изменения протекает сверху вниз и снизу вверх. Процесс должен начинаться сверху для осуществления общего руководства и снизу - для поощрения участия сотрудников и завоевания их поддержки. В конечном счете, управление изменениями - коллективная ответственность всех, кто работает в организации. В противном случае ничего не получится. Вся организация должна идти вперед к общей цели.

4. Изменения в работе организации имеют огромное значение для каждого сотрудника. Чем серьезнее перемены, тем важнее дать возможность сотрудникам пересмотреть свои взгляды на жизнь. Для начала работы организации в новых условиях, необходимо чтобы сначала каждый сотрудник адаптировался к ним и научился в них работать.

5. Использование систем оценки - ключ к успешному и непрерывному процессу перехода на новые условия работы. Чем больше целей и задач организации выражено количественно и чем больше зависимость осуществления этих целей и задач от производительности труда каждого отдельного сотрудника, тем больше вероятности, что процесс пройдет гладко и без проволочек.

Существенное проникновения во внутреннюю структуру организации обеспечивается использованием системного подхода.

Система - это набор взаимосвязанных и взаимосвязанных частей, составленных в таком порядке, что позволяет воссоздать целое. Уникальной характеристикой при рассмотрении систем являются внутренние отношения между частями. Каждая система характеризуется как дифференциацией и интеграцией. В системе используются различные специализированные функции. Каждая часть организации выполняет свои определенные функции. В то же время для поддержания отдельных частей в одном организме и формирования законченного целого в каждой системе осуществляется процесс интеграции. В организациях эта интеграция обычно достигается координацией уровней иерархии, прямым наблюдением, правилами, процедурами, курсу действий. Поэтому каждая система требует разделения для того, чтобы определить ее составные части. Наряду с этим есть необходимость и в интеграции, чтобы создать условия, при которых система не распадется на независимые единицы. Хотя организации, созданные из составных частей или элементов, сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы, но и подсистемы и над-системы. Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как единство.

Различают системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы порожденное физическими науками, где понимают, что система является самодостатньою. ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего влияния. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не отдает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система мало применяется.

Открытая система признает динамическом взаимодействии с окружающим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, что потребляют их продукцию. Банки, которые активно взаимодействуют с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и инвестиции, используют полученную прибыль для поддержки самих себя, развития, выплаты дивидендов и уплаты налогов.

Степень разграничения открытой или закрытой систем изменяется в рамках систем. Открытая система может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.

Открытые системы тяготеют к нарастанию усложненности и дифференциации. Другими словами, открытая система будет в мере своего роста стремиться к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими пределами. Если деловое предприятие растет, то наблюдается большая дифференциация и осложнения. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.

Компоненты системы. В составе каждой системы можно различать две тесно взаимодействующие подсистемы - управляющую и управляемую. Управляющая подсистема - это "кто" управляет, а управляемая - "чем" или "кем руководят. Аналогичными им по содержанию понятия "субъект управления" и "объект управления".

В этом смысле любую организованную социально-экономическую систему можно представить в виде совокупности управляющей подсистемы (субъект управления) и управляемой подсистемы (объект управления) (рис. 4.5).

Рис. 4.5. Взаимодействие управляющей и управляемой системы в организации

В состав управляемой подсистемы входят элементы, которые обеспечивают непосредственный процесс производственной, хозяйственной, коммерческой и других видов деятельности. На рисунке 4.6. показан процесс функционирования организации как открытой системы.

Рис. 4.6. Процесс функционирования организации как открытой системы

Субъект и объект управления взаимодействуют посредством каналов связи, которыми проходят потоки информации. Эти потоки представляют собой управляющие воздействия и сообщения относительно состояния управляемого объекта. Управления можно представить как процесс обмена видами деятельности, в результате которого система нормализуется и приводится в состояние динамического равновесия.

Динамическое равновесие организации наступает под влиянием факторов внешней среды. Влияния поступают в виде отклонений до норм в обеспечении ресурсами (несвоевременная поставка материалов, сырья, комплектующих, кредитов и т.д.), а также отклонений в процессе превращения ресурсов в готовую продукцию.

Информация о соответствующие действия поступает по каналам обратной связи.

Связь, обслуживающий аппарат управления (субъекта), который разрабатывает управленческие решения (влияние), и обеспечивает передачу последних на объект управления, называют прямой связью. Обратные связи, которые несут информацию о состоянии объекта и его реакцию на управленческие решения, служат базой формирования коррекционного воздействия на вход динамической системы. Таким образом, осуществляется связь между "входом" (целями, нормами, ресурсами) и "выходом" системы, характеризующий степень достижения заданной цели (результата).

Вход системы - это поток ресурсов, которые поступают к объекту управления, и потоки информации о ресурсы, факторы внешней среды и операции, которые осуществляются в объекте. Эти потоки информации поступают к субъекта управления (аппарат управления). Вход (как сами ресурсы, так и информация для управления) обрабатывается согласно установленного порядка осуществления операций с целью получения исходных результатов.

Процесс преобразования в управляемой и управляющей подсистемах отличается не только входами, но и элементами процесса преобразования и полезных продуктов (выходом).

В объекте протекает целенаправленный процесс, благодаря которому происходит превращение отдельных элементов в полезную продукцию. Другими словами, этот процесс является определенной технологии, согласно которой завершается трансформация расходов в продукцию.

Существенным компонентом в управляющей подсистеме, кроме субъекта, есть те или иные средства управления системой. Основное назначение управляющей подсистемы заключается в стабилизации выходных данных, системы в установленных пределах, обусловленных целями, нормами и ценностями. Такая стабилизация может быть достигнута только тогда, когда:

1) исходные данные могут быть сравнены с установленными целями и нормами;

2) предусмотрен механизм обратной связи для выдачи корректирующей информации в виде входных данных в систему, что отражает отклонения в процессе преобразования ресурсов.

Выход системы представлен двумя результатами:

1) управленческими решениями, что являются результатом обработки информации;

2) полезными продуктами (товарами, знаниями, услугами), получаемыми в результате переработки ресурсов.

Для организации характерный циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять цикл. Доходы, полученные заказчиками промышленных организаций, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность стойка и обеспечивает жизнеспособность организации.

Стоит подчеркнуть и то, что организационные системы склонны к сокращению или распад на части. Если закрытая система не получает энергию и новые вложения со своего внешнего окружения, она может впоследствии сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется отрицательной энтропией, то есть она может реконструировать сама себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей степени, чем отдает наружу.

Приток энергии для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена энергией, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже несмотря на то, что существует постоянный приток новых вложений в систему и постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает вложения в исходную продукцию, она оказывается способной поддерживать себя в течение определенного времени.

Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, что выходит за пределы обеспечения только выживание. Много подсистем в рамках системы имеют возможность получать больше энергии, чем требуется для производства своей продукции. Считается, что стабильное положение применяется к простых систем, но на более сложном уровне оно становится одним из факторов сохранения системы через рост и расширение.

Каждая организация выступает как открытая система и характеризуется определенными чертами и свойствами (таблица 4.1).

Таблица 4.1 . Организация как открытая система

Открытые системы добиваются примирения двух, часто конфликтующих, курсов действий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают согласованность и взаимодействие с внешним окружением, что, в свою очередь, предотвращает очень быстрым изменениям, которые могут разбалансировать систему. Наоборот, действия по приспособленности системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамики внутреннего и внешнего спроса. Один курс действий, например, ориентированный на стабильность и сохранение достигнутого положения путем покупки, поддержки, проверки и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использование правил процедур. Другой курс сосредоточивается на изменениях посредством планирования, изучение рынка, развития производства новой продукции и т.д. И то, и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные и хорошо оснащены организации, но не приспособлены к изменению условий, долго просуществовать не смогут. С другой стороны, те которые приспосабливаются, но не стабильные организации не будут эффективными и также маловероятно, что они смогут долго существовать.

Организационная система может достичь своих целей с различными вложениями и трансформационными процессами. Вот почему необходимо рассматривать различные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой-нибудь один "оптимальный" выход, что приводит к быстрых результатов.

Много количественных характеристик, которые связаны с входными и выходными переменными, считаются постоянными в заданный период времени или относительно характера функционирования организации.

Для каждой конкретной совокупности этих характеристик организация находится в некотором определенном состоянии".

Такие характеристики, определяющие состояние организации, называют параметрами .

Каждый элемент и компонент определяется собственными параметрами, что в совокупности определяют успешное функционирование организации. Успешной можно считать организацию, которая при сложившихся факторах внешней среды обеспечивает достижение определенных целей. Очевидно, что кроме частных параметров, которые влияют на достижение системой собственных целей, существуют обобщающие (общие) параметры, определяющие ее успешную деятельность.

Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф., определяют их так.

Выживание. Некоторые организации планируют свой роспуске после достижения ими ряда заранее намеченных целей. Примером такой организации может служить любая правительственная комиссия, которая создается для выполнения конкретной цели.

Но, в основном, выживание, возможность существовать как можно дольше является первейшей задачей большинства организаций. Это может длиться очень долго, потому что организации имеют потенциал существовать бесконечно. Например, римская католическая церковь действует почти 2000 лет.

Однако для того, чтобы оставаться сильными и чтобы выжить, большинства организаций приходится периодически менять свои цели, выбирая их в соответствии с изменениями и потребностей внешней среды.

Результативность и эффективность. Чтобы быть успешной в течение долгого времени, чтобы выжить и достичь своих целей, организация должна быть эффективной и результативной. По словам классика современного менеджмента Питера Друкера, результативность является следствием того, что "предпринимаются нужные, правильные вещи". Эффективность является следствием того, что "правильно создаются эти самые вещи". И первое, и второе одинаково важно.

Производительность. Результативность, в том смысле, что "делаются правильные вещи", то неуловимым, что трудно определить, особенно если организация внутренне неэффективна. Но эффективность, конечно, можно измерить и выразить количественно, так что можно определить денежную оценку ее входов и выходов, то есть ресурсов, которые потребляются, и выпускаемых продуктов. Относительная эффективность организации называется производительностью .

Производительность выражается в количественных показателях. Это отношение количества единиц на выходе к количества единиц на входе.

Чем более эффективная организация, тем выше его производительность.

Например, отдел маркетинга, что увеличивает объем реализации товара и повышает прибыль, не затрачивая при этом дополнительных средств, повышает тем самым свою производительность, или бригада, которая увеличивает выпуск продукции за час работы и при этом делает это без дефектов.

Достижение этих показателей организацией является результатом сложной управленческой и производственной деятельности людей.

Организация взаимодействует с внешней средой, должна приспосабливаться к изменениям в ней, чтобы нормально функционировать, и в силу этого должна рассматриваться как «открытая система». Открытая система зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают из внешней среды.

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

Каждый человек в течении всей своей жизни так или иначе связан с организациями. Именно в них или при их содействии люди растут, учатся, работают, преодолевают недуги, вступают в многообразные отношения, развивают науку и культуру. В рамках организаций повсеместно осуществляется человеческая деятельность. Нет организаций без людей, равно как и нет людей, которым не приходится иметь дело с организациями.

Организация – сложный организм. В нем переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, жесткая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, своя культура, свои традиции и репутация. Они уверено развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.

Целью написания данного реферата является изучение организации как системы.

Объектом изучения является понятие организации.

Приступая к всестороннему изучению организаций необходимо знать о том, что существуют различия в трактовке термина «организация». В одних случаях он употребляется для обозначения свойства, понимаемого как деятельность по упорядочению всех элементов определенного объекта во времени и пространстве. Такое истолкование близко к понятию «организовывать». Во множестве же других случаев термин «организация» рассматривается как объект, обладающей упорядоченной внутренней структурой.

Эволюция понятия «система»

Одним из базовых понятий в «Теории организации» является понятие системы, которое, как известно, давно и с успехом используется в других отраслях знаний. Понятие системы имеет длительную историю. Еще в античности был сформулирован тезис о том, что целое больше суммы его частей. Стоики истолковывали систему как мировой порядок. Платон и Аристотель большое внимание уделяли особенностям системы знания и системе элементов мироздания. Понятие системы органически связано с понятием целостности, элемента, подсистемы, связи, отношения, структуры, иерархии, многоуровневости и др. Термин используется, когда хотят охарактеризовать сложный объект как единое целое. Обычно система определяется как совокупность элементов, объединенных некоторой формой регулярного взаимодействия или взаимозависимости для выполнения заданной функции. В понятие «система» на разных этапах ее рассмотрения можно вкладывать разное содержание, говорить о системе как бы в разных ее формах, в зависимости от задачи, которую ставит перед собой исследователь. В философском словаре: система – совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях между собой и образующих некоторое целостное единство.

Согласно общей теории систем:

Система – это реальная или мыслимая совокупность частей, целостные свойства которой определяются связями между частями.

Система – это органическое множество взаимодействующих элементов.

Физиолог П.К.Анохин в известной работе «Теория функциональной системы» (1970 г.) привел 12 формулировок понятия системы разных авторов. В учебнике В.Н.Волковой и А.А.Денисов «Основы теории систем и системного анализа» (1999 г.) авторы говорят уже о 30 определениях понятия «система». Сейчас таких формулировок можно собрать в несколько раз больше.

Определение системы постоянно эволюционировало. Л. фон Берталанфи – определил систему как «комплекс взаимодействующих компонентов» или как «совокупность элементов, находящихся в определенных отношениях друг с другом или со средой». В Большой Советской Энциклопедии «система – объективное единство закономерно связанных друг с другом предметов, явлений, а также знаний о природе и обществе». Позднее в определение «система» вводится понятие цели: в трактовке Анохина «системой можно назвать только такой комплекс избирательно вовлеченных компонентов, взаимодействие и взаимоотношение которых приобретает характер взаимосодействия компонентов для получения фокусированного полезного результата». Подчеркнув, что «взаимодействие компонентов» является общим для всех формулировок, Анохин регламентирует недостаточность самого по себе взаимодействия для любого системного процесса. Он аргументирует ключевое значение результата (цели) деятельности, направлено ограничивающего множество произвольных взаимодействий. Таким образом, в определение системы вносится «цель».

Ю.И.Черняк, объектом исследования которого были экономические системы, вводит в определение системы наблюдателя. «Система есть отражение в сознании субъекта свойств объектов и их отношений в решении задачи исследования, познания» позднее, он же: «Система есть отображение на языке наблюдателя объектов, отношений и их свойств в решении задачи исследования, познания». Таким образом, сопоставляя эволюцию определения системы, следует отметить, что вначале в определении появляются «элементы и связи», затем – «цель», затем – «наблюдатель». В экономических системах, если определить наблюдателя, то можно не достичь цели, ради которой создается система.

С некоторой условностью все понятия «системы» можно поделить на три группы.

Определения, принадлежащие к первой группе, рассматривают систему как комплекс процессов, явлений и связей между ними, которые существует объективно, независимо от наблюдателя. Задача наблюдателя – выделить эту систему из окружающей среды, т.е., как минимум, определить ее входы и выходы, а как максимум, подвергнуть анализу е структуру, выяснить механизм функционирования ее элементов, связи, и воздействовать на нее в нужном направлении. В таком понимании система – объект исследования и управления.

Определения второй группы рассматривают систему как инструмент, способ исследования процессов и явлений. Наблюдатель, имея перед собой цель, конструирует систему как некоторое абстрактное отображение реальных объектов. При этом абстрактная система понимается как совокупность взаимосвязанных переменных, представляющих те или иные свойства, характеристики элементов, объектов, которые рассматриваются в данной системе. В этой трактовке понятие системы смыкается с понятием модели. Говоря о синтезе системы, имеют в виду ее макромодель, анализ же совпадает с микромоделированием ее отдельных элементов и процессов.

Третья группа определений представляет компромисс между двумя первыми. Система здесь – искусственно создаваемый комплекс элементов, предназначенных для решения сложной организационной, технической, экономической задачи. Следовательно, здесь наблюдатель не только выделяет систему из среды, но и создает, синтезирует ее.

Система, с одной стороны, является реальных объектом и одновременно – абстрактным отображением связей действительности, моделью. Однако во всех трех группах определений термин «система» включает в себя понятие о целом, состоящем из взаимосвязанных, взаимодействующих, взаимозависимых частей. Причем свойства этих частей зависят от системы в целом и, наоборот, свойства системы – от свойств, входящих в нее частей. Во всех случаях имеется в виду наличие среды, в которой система существует и функционирует. Для исследуемой системы среда может рассматриваться как надсистема, соответственно ее части – как подсистемы. Более полное определение, включающее элементы и связи, и цель, и наблюдателя, а иногда и язык отображения системы, помогают более конкретно сформулировать проблему, определить задачи, наметить основные этапы системного исследования.

Мозг человека состоит из нейронов, которые сами по себе не способны к какому-либо разумному действию. Но в своей совокупности они рождают некое системное свойство, присущее этой совокупности, которое мы называем мышлением. Его изучение не сводится к изучению свойств отдельных нейронов, - это действительно системное свойство совокупности нейронов. Другими словами, система обладает особыми системными свойствами. Изучение свойств кооперативных взаимодействий представляется важнейшим направлением современной науки.

Одним из основных свойств системы является то, что она состоит из элементов. Эти элементы принято называть подсистемами.

Еще одно важное свойство систем заключается в том, что любая из них сама является частью какой-то, еще большей, системы.

Все организации являются системами. Независимо от целей организации – производственных, экономических, образовательных, политических, медицинских – все они относятся к классу организационных систем и имеют все признаки открытой, динамической системы.

В середине XX в. большое значение для понимания поведения больших, сложных систем приобрели кибернетика, системный подход и системный анализ. Они быстро получили широкий спектр практических приложений в различных областях знания.

Понятие организации и ее характерные черты

Первым крупным специалистом в области системного подхода был Честер И. Бернар (1886-1961). Он считал, что организация - это "система сознательно скоординированных действий, в которой руководитель является самым важным стратегическим фактором", что руководитель может достигнуть превосходных результатов в своей работе, только выполнив три важных условия: обеспечив систему коммуникаций, предприняв усилия, необходимые для действия системы, сформулировав и определив цели системы.

Система - это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Организация (организованность) является неотъемлемым свойством любой системы.

Предприятие как открытая система

Классификации элементов предприятия по содержанию позволяет сделать следующие выводы:

­ в теоретических исследованиях и в практической деятель­ности необходимо обеспечить комплексность путем привле­чения специалистов разного профиля;

­ при проектировании организации производства каждая подсистема должна представлять собой законченное целое и вместе с тем быть неотъемлемой частью системы пред­приятия;

­ для оценки организационных проблем и качества их реше­ния необходимо применять широкий диапазон критериев и показателей, так как комплексность организационных ре­шений не позволяет ограничиваться традиционными пока­зателями себестоимости, прибыли и т.д.

Классификация элементов по признакам управления и исполнения. Предприятие как система состоит из управляемой и управляющей подсистем, соединенных между собой каналами передачи информации.

В качестве управляемой подсистемы предприятия выступает совокупность производственных процессов, реализация которых обеспечивает изготовление продукции и выполнение услуг. Это обстоятельство вызывает деление управляемой системы на подси­стемы в соответствии с характером протекающих на предприя­тии процессов: подготовки производства и освоения новой про­дукции, производственных процессов, производственной инфра­структуры, обеспечения качества продукции, материально-тех­нического снабжения, сбыта и реализации продукции.

Управляющая подсистема представляет собой совокупность взаимоувязанных методов управления, реализуемых людьми с помощью технических средств, для обеспечения эффективного функционирования производства. К управленческой деятельности относятся: планирование, регулирование, контроль, учет, стимулирование. Функции управления осуществляет специаль­ный орган - заводоуправление предприятия.

Классификация элементов по структурным подразделениям и процессам. Всякое предприятие состоит из структурных подразде­лений, в которых осуществляется производство и управление. Их следует рассматривать как элементы (подсистемы) предприятия. В состав предприятия входят производственные подразделения: филиалы, производства, цехи, участки, бригады; подразделения инфраструктуры - ремонтное, транспортное, складское хозяйства, инструментальное производство; отделы и службы заводоуправле­ния, научно-технические подразделения и т.д.

В состав крупных предприятий (например, объединений, концернов) могут входить элементы (предприятия фирмы), кото­рые функционируют обособленно, самостоятельно. В отличие от подсистем обычного типа их можно называть локальными под­системами. Локальные подсистемы имеют ту же классификаци­онную структуру компонентов, что и системы предприятия.

Кроме того, на каждом предприятии в качестве элементов могут быть выделены те или иные процессы. Например, производственные процессы, процессы технического развития, реконструкции и т.д.

Основные организационно-методические выводы:

­ предметом организационной задачи является не предпри­ятие в целом, а его локальные частичные системы: подраз­деления, процессы и их компоненты;

­ при решении организационных задач невозможно обеспе­чить полную комплексность и избежать односторонности;

­ если решение частичной организационной задачи не дает ожидаемого результата вследствие нежелательного слияния других подсистем, эти подсистемы должны стать объектом специального изучения.

Особенности предприятия как системы. Предприятие облада­ет рядом черт, которые характеризуют его как систему. К ним относятся открытый характер предприятия по отношению к внеш­ней среде, его комплексность, динамизм, саморегулирование.

Предприятие следует рассматривать как открытую систему, которая тесно взаимодействует с внешней средой. Средой для предприятия являются народное хозяйство, другие предприятия и организации, органы управления, зарубежные фирмы, учебные заведения - все те части внешнего для предприятия мира, кото­рые с ним взаимодействуют и связаны с ним договорными отно­шениями или обменом информацией.

Предприятию как системе присуща и комплексность , кото­рая определяется комплексностью его целей и задач, а также высоким разнообразием протекающих на предприятии процес­сов производства и управления. Предприятие представляет со­бой динамичную систему , обладающую способностью изменять­ся, развиваться, переходить из одного качественного состояния в другое, оставаясь системой.

Наконец, предприятие - это саморегулирующаяся система , которая может приспособиться в определенных пределах как к внутренним, так и внешним изменениям.

Предприятию как системе присуще свойство эмерджентности . Свойством эмерджентности, или целостности, системы на­зывают появление у системы качественно новых свойств, отсут­ствующих у ее элементов. Иными словами, система в целом - это нечто большее, чем сумма составляющих ее частей. Чтобы все элементы и подсистемы производственной системы воссо­единились в единое целое, в комплексную систему, ее необхо­димо организовать, т.е. спроектировать, построить и обеспечить функционирование интегральной производственной системы - предприятия.

При этом реализация принципов системности при проектирова­нии производственных систем и организации производства предпо­лагает следующее:

­ рассмотрение предприятия как особой самоорганизующей­ся системы, которая фактически взаимодействует с други­ми системами в рамках рыночной экономики;

­ необходимость создания на предприятии системы органи­зации производства, охватывающей во взаимосвязи все процессы по изготовлению, реализации и обслуживанию в эксплуатации конкретных видов техники;

­ применение целевого начала при разработке мероприятий по совершенствованию организации производства;

­ ориентация на комплексное решение проблем экономики, техники, организации производства и социальных задач кол­лектива;

­ внедрение многовариантного проектирования производствен­ных систем, анализ и выбор альтернативных решений в процессе определения рациональных направлений совер­шенствования организации производства;

­ использование систем оценок, критериев и нормативов эффективной организации производства в процессе ее про­ектирования и функционирования.

Предприятие (фирма) самостоятельный субъект хозяйствования, производящий продукцию, выполняющий работы и оказывающий услуги в целях удовлетворения общественных потребностей и получения при­были. Оно обладает рядом существенных признаков: является юридиче­ским лицом; использует свои активы в целях получения желаемых хозяй­ственных результатов и выполнения обязательств; объединяет ресурсы (входы) с субъектами труда; облегчает кооперацию субъектов груда.

Предприятие (фирма) является открытой системой, т.е. получает из внешней среды ресурсы на входах, а на выходах отдает в среду готовую продукцию или услуги. Ресурсы - это факторы, используемые для про­изводства продуктов и услуг.

Материальные ресурсы - это сырье, материалы, полуфабрикаты и т.п., из которых изготавливается продукция. Ресурсы финансовые это денежные средства, необходимые для производства и реализации товаров и услуг. Информационные ресурсы -это совокупность разнообразной информации о потребностях внешней среды в товарах и услугах, о целях, конкурентах, нормативная и прочая информация, необходимая предпри­ятию для осуществления его хозяйственной деятельности. Энергетиче­ские ресурсы совокупность различных видов энергии (электрической, пневматической, тепловой и пр.), обеспечивающих нормальный ход про­цесса производства и реализации продукции и услуг. Виды ресурсов представлены на схеме 2.1.2.

Материалы - это предметы труда, на которые затрачен труд и в результате этого претерпели определенные преобразования, изменения, а главное - приобретена стоимость.

Сырые материалы, сырье - это часть основных материалов, которые образуют субстанцию, материально-вещественную основу готового продукта. Наиболее преобладающая часть основных материалов при производстве продукта называют сырьем. В пищевой промышленности зачастую основные материалы представлены единично как сырье. Например, сахарная свекла при производстве сахара, виноград - при производстве виноградного вина, спирт - при изготовлении водки, мука - при выпечке хлеба и т.д.

При производстве конструктивно сложной продукции используются равнозначно несколько видов основных материалов.

В отличие от основных материалов вспомогательные материалы, участвуя в процессе производства, как правило, не становятся субстанцией готового продукта, не присоединяются к нему, а если и присоединяются, то не меняют потребительского назначения.

В экономике различают следующие виды вспомогательных материалов:

­ присоединяющиеся к продукту, но не меняющие его потребительского назначения (этикетки и др.);

­ участвующие в производственном процессе как необходимый элемент, но не присоединяющиеся к готовому продукту (катализаторы, фильтраты и др.);

­ обеспечивающие работу средств труда (смазочные материалы и др.);

­ топливо. Топливо в виду особо важной роли в экономике выделяют и учитывают отдельно, но по экономической сути - это вспомогательный материал.

Сырье классифицируется на промышленное и сельскохозяйственное. В свою очередь, промышленное сырье различается на минеральное, искусственное, вторичное, а сельскохозяйственное сырье делится на растительного и животного происхождения.

Рисунок 2.1.2. Классификация сырья

Наличие ресурсов одна из наиболее существенных черт, присущих любому предприятию (фирме). Общее свойство всех видов ресурсов их ограниченность. В общем виде цель любого предприятия (фирмы) --преобразование ресурсов для достижения запланированных результатов.

Предприятие (фирма) как хозяйственная система - главное звено общественного производства, где происходит непосредственный выпуск продукции и оказание услуг. Именно на предприятии протекает процесс производства продукции, происходит непосредственная связь субъекта труда со средствами производства. Предприятие самостоятельно осуще­ствляет свою деятельность, распоряжается выпускаемой продукцией, полученной прибылью, оставшейся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей.

Создание продуктов и оказание услуг на предприятии происходят по­средством преобразования предметов труда в готовый продукт по опреде­ленной технологии при помощи соответствующих орудий труда на опре­деленных площадях. В совокупности все указанные факторы производства составляют технико-производственную базу предприятия. Непосредствен­ная связь субъекта труда со средствами производства, т.е. с элементами производственной базы, обеспечивает процесс производства товаров и ус­луг, удовлетворяющих потребностям внешней среды. Внешняя среда для предприятия задана жестко и выполняет по отношению к нему немаловаж­ные функции. Предприятие полностью зависимо от внешней среды, как в отношении ресурсов, так и в отношении потребителей результатов. Внеш­няя спела - экономические условия, законодательство, совокупность об­щественных взглядов, социокультурные факторы, конкурирующие организации, потребители и т.н. эти взаимосвязанные факторы влияют на вес-происходящее внутри предприятия.