Организация как система имеет следующие характеристики. Понятие организации

Организация представляет собой сложную организационнопроизводственную (экономическую) систему управления.

Одно из первых определений понятия «система» мы встречаем в работе К. Болдуинга : «система - это совокупность из двух или более элементов, удовлетворяющих следующим условиям:

поведение каждого элемента влияет на поведение целого;

поведение элементов и их взаимодействие на целое взаимозависимы;

если существуют подгруппы элементов, то каждая из них

влияет на поведение целого и ни одна из них не оказывает

такого влияния независимо».

Из этого следует, что система представляет собой некое единство, а не простую совокупность составляющих ее частей. По этому поводу Р. Акофф отмечает, что, «когда система расчленена, она теряет свои сущностные свойства» .

Основными системными принципами являются : 1)

целостность - несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и невыводимость из последних свойств целого; 2)

структурность - возможность описания системы через установление ее структуры, т. е. обусловленность поведения системы не столько поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры; 3)

взаимозависимость структуры и среды - система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом активным элементом взаимодействия; 4)

иерархичность - каждый элемент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая система представляет собой один из элементов более широкой, глобальной системы; 5)

множественность описания каждой системы, дающее макроскопическое, микроскопическое, иерархическое, функциональное и процессуальное представление о системе. В связи с этим задачей системного подхода является идентифицировать целое, объяснить поведение и свойства целого с точки зрения его роли и функции.

Система управления организацией с позиции системного подхода может быть определена как:

концептуальная, если она рассматривается как модель системы управления;

эмпирическая, если рассматривается конкретная организация;

искусственная, поскольку она создана и используется людьми;

«человекомашинная» («человекокомпьютерная»), поскольку в контур управления включена автоматизированная информационная система;

замкнутая или открытая в зависимости от решаемых задач и используемой для этого информации - только внутренней или связанной с окружающей средой;

временная, поскольку она периодически подвергается формальным или неформальным изменениям.

Термин «система» наиболее часто употребляется в значении интегральной системы. Меньшие системы в рамках такой организации называются подсистемами, а их составляющие - элементами или компонентами. Именно таковой является организация независимо от вида деятельности, собственности, организационно-правовой формы и т. д.

Система управления организацией состоит из отдельных подсистем, каждая из которых может быть описана как некоторая система, однако в ней можно выделить компоненты, которые существуют на самом нижнем уровне иерархии организации. Компоненты системы обладают определенными свойствами или характеристиками. Эти характеристики воздействуют на функционирование организации, ее динамичность, точность, надежность, гибкость и другие параметры, что предопределяет многовариантность ее построения.

Организация представляет собой систему, предназначенную для достижения поставленных целей, которые реализуются с помощью решения проблем и осуществления операций. Лица, ответственные за принятие решений - менеджеры и исполнители решений - специалисты-управленцы, - объединены системами взаимодействия. Существуют два типа взаимосвязей: формальные (вертикальные и горизонтальные), отражающие организационную структуру организации, и неформальные (в основном горизонтальные), возникающие на основе реализации интересов отдельных менеджеров и специалистов.

В соответствии с методологией системного подхода система управления любой организацией может быть рассмотрена в микроскопическом, макроскопическом, иерархическом, функциональном и процессуальном аспектах.

Если макроскопическое представление раскрывает взаимосвязь организации с внешней средой и дает возможность провести оценку эффективности системы управления в целом, то микроскопическое представление позволяет выявить особенности взаимосвязи между объектом и субъектом управления. Как видно из кибернетической модели системы управления (рис. 2.1), объект управления представляет собой управляемую подсистему, а субъект управления - управляющую подсистему. Между субъектом и объектом управления существует прямая связь в виде управляющих команд на проведение каких-либо действий и обратная связь в виде информации о результатах этих действий. Сравнение фактических результатов действий в объекте управления с целевыми командами позволяет судить об эффективности действий по управлению.

Рис. 2.1. Кибернетическая модель системы управления:

X - «вход» (поставщики); Y - «выход» (поставки продуктов и услуг потребителям); М - воздействие внешней среды на систему управления; К - воздействие системы управления на внешнюю среду

Следуя принципам микроскопического представления о системе, каждую из подсистем можно также представить как состоящую из элементов, которые в подсистеме составляют ряды с горизонтальными (между равнозначными элементами) и вертикальными (между зависимыми по вертикали рядами элементов) связями.

Так, ряды элементов одного ряда образуют уровни иерархии управления в управляющей подсистеме - органе управления организации (рис. 2.2).

Модель любой системы управления (организации) может быть описана с помощью пяти базовых элементов, так называемой упорядоченной пятеркой - среда, ресурсы, цель, структура, время. Их формализация позволяет построить модель организации и более глубоко исследовать происходящие процессы менеджмента в организации.

Принцип «упорядоченной пятерки» предполагает учет взаимосвязей между пятью названными элементами организации. Эти взаимосвязи позволяют установить следующую логику менеджмента как системы управления.

Система? состоит из структурных элементов?0, которые называются ее подсистемами. Множества структурных элементов системы Е0 образуют элементарную базу подсистемы, т. е. ? е?0, а?0 еЕ0.

Среда системы представляет совокупность всех объектов, окружающих систему, свойства которых не только воздействуют на систему, но и меняются под воздействием самой системы. Формализовать это определение можно формулой

Х и у, где х - множество входных объектов системы со стороны среды;

у - множество внесистемных объектов среды, подвергнувшихся воздействию со стороны системы.

ресурсы системы - это те объекты Р из множества R, изменение которых зависит от эффективности изменения структурных элементов системы S, т. е. R еР, я S е R.

Цель порождается миссией, возможностью конкретной системы удовлетворять потребности людей. Формализация цели во многом определяется уровнем формализации самой системы. В экономических задачах достаточно формализовать цель математической функцией, максимизирующей, минимизирующей или численно ограничивающей целевую установку.

Огруктура системы S - это такая модель S*, которая определяется системой отношений, задающих параметры системы на каждом уровне ее иерархии. 1)

элементарной базой системы и ее подсистем:

Е0, Е1, , Еп; 2)

всеми подсистемами:

^ е^ еEl, , еЕп; 3)

средой для всех подсистем:

4=хо.и Уо., 4=х,и Уо., , Sxl=хх!и Ух.; 4)

характером отношений элементов каждой подсистемы между собой и внешней средой; 5)

способом агрегирования элементов на каждом уровне иерархии системы.

Метод «упорядоченной пятерки» формализации организации позволяет путем рассмотрения ее в различных аспектах методологии системного анализа проектировать эффективные системы управления, адекватные внешней среде во времени. При этом понятие «во времени» или просто время характеризует последний базовый элемент - жизненный цикл организации, т. е. этапы ее создания и развития.

Федеральное агентство по образованию Филиал Государственного Общеобразовательного Учреждения Высшего Профессионального Образования московского государственного индустриального университета в г. Вязьме Смоленской области

Реферат

Тема: Организация как система

Дисциплина: Общая теория организации

Специальность: 080507 «Менеджмент организации»

Группа: 04Мд3

Студентка: Алексеева Елена Викторовна

Преподаватель: Ханадеева Елена Анатольевна

Введение…………………………………………………………………………...3

Эволюция понятия «система»……………………………………………………4

Черты и свойства организаций…………………………………………………...8

Открытые и закрытые системы…………………………………………………11

Организационная культура……………………………………………………...18

Тенденции организационных изменений………………………………………20

Заключение……………………………………………………………………….22

Список использованной литературы…………………………………………...23

Введение

Каждый человек в течении всей своей жизни так или иначе связан с организациями. Именно в них или при их содействии люди растут, учатся, работают, преодолевают недуги, вступают в многообразные отношения, развивают науку и культуру. В рамках организаций повсеместно осуществляется человеческая деятельность. Нет организаций без людей, равно как и нет людей, которым не приходится иметь дело с организациями.

Организация – сложный организм. В нем переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, жесткая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, своя культура, свои традиции и репутация. Они уверено развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.

Целью написания данного реферата является изучение организации как системы.

Объектом изучения является понятие организации.

Приступая к всестороннему изучению организаций необходимо знать о том, что существуют различия в трактовке термина «организация». В одних случаях он употребляется для обозначения свойства, понимаемого как деятельность по упорядочению всех элементов определенного объекта во времени и пространстве. Такое истолкование близко к понятию «организовывать». Во множестве же других случаев термин «организация» рассматривается как объект, обладающей упорядоченной внутренней структурой.

Эволюция понятия «система»

Одним из базовых понятий в «Теории организации» является понятие системы, которое, как известно, давно и с успехом используется в других отраслях знаний. Понятие системы имеет длительную историю. Еще в античности был сформулирован тезис о том, что целое больше суммы его частей. Стоики истолковывали систему как мировой порядок. Платон и Аристотель большое внимание уделяли особенностям системы знания и системе элементов мироздания. Понятие системы органически связано с понятием целостности, элемента, подсистемы, связи, отношения, структуры, иерархии, многоуровневости и др. Термин используется, когда хотят охарактеризовать сложный объект как единое целое. Обычно система определяется как совокупность элементов, объединенных некоторой формой регулярного взаимодействия или взаимозависимости для выполнения заданной функции. В понятие «система» на разных этапах ее рассмотрения можно вкладывать разное содержание, говорить о системе как бы в разных ее формах, в зависимости от задачи, которую ставит перед собой исследователь. В философском словаре: система – совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях между собой и образующих некоторое целостное единство.

Согласно общей теории систем:

Система – это реальная или мыслимая совокупность частей, целостные свойства которой определяются связями между частями.

Система – это органическое множество взаимодействующих элементов.

Физиолог П.К.Анохин в известной работе «Теория функциональной системы» (1970 г.) привел 12 формулировок понятия системы разных авторов. В учебнике В.Н.Волковой и А.А.Денисов «Основы теории систем и системного анализа» (1999 г.) авторы говорят уже о 30 определениях понятия «система». Сейчас таких формулировок можно собрать в несколько раз больше.

Определение системы постоянно эволюционировало. Л. фон Берталанфи – определил систему как «комплекс взаимодействующих компонентов» или как «совокупность элементов, находящихся в определенных отношениях друг с другом или со средой». В Большой Советской Энциклопедии «система – объективное единство закономерно связанных друг с другом предметов, явлений, а также знаний о природе и обществе». Позднее в определение «система» вводится понятие цели: в трактовке Анохина «системой можно назвать только такой комплекс избирательно вовлеченных компонентов, взаимодействие и взаимоотношение которых приобретает характер взаимосодействия компонентов для получения фокусированного полезного результата». Подчеркнув, что «взаимодействие компонентов» является общим для всех формулировок, Анохин регламентирует недостаточность самого по себе взаимодействия для любого системного процесса. Он аргументирует ключевое значение результата (цели) деятельности, направлено ограничивающего множество произвольных взаимодействий. Таким образом, в определение системы вносится «цель».

Ю.И.Черняк, объектом исследования которого были экономические системы, вводит в определение системы наблюдателя. «Система есть отражение в сознании субъекта свойств объектов и их отношений в решении задачи исследования, познания» позднее, он же: «Система есть отображение на языке наблюдателя объектов, отношений и их свойств в решении задачи исследования, познания». Таким образом, сопоставляя эволюцию определения системы, следует отметить, что вначале в определении появляются «элементы и связи», затем – «цель», затем – «наблюдатель». В экономических системах, если определить наблюдателя, то можно не достичь цели, ради которой создается система.

С некоторой условностью все понятия «системы» можно поделить на три группы.

Определения, принадлежащие к первой группе, рассматривают систему как комплекс процессов, явлений и связей между ними, которые существует объективно, независимо от наблюдателя. Задача наблюдателя – выделить эту систему из окружающей среды, т.е., как минимум, определить ее входы и выходы, а как максимум, подвергнуть анализу е структуру, выяснить механизм функционирования ее элементов, связи, и воздействовать на нее в нужном направлении. В таком понимании система – объект исследования и управления.

Определения второй группы рассматривают систему как инструмент, способ исследования процессов и явлений. Наблюдатель, имея перед собой цель, конструирует систему как некоторое абстрактное отображение реальных объектов. При этом абстрактная система понимается как совокупность взаимосвязанных переменных, представляющих те или иные свойства, характеристики элементов, объектов, которые рассматриваются в данной системе. В этой трактовке понятие системы смыкается с понятием модели. Говоря о синтезе системы, имеют в виду ее макромодель, анализ же совпадает с микромоделированием ее отдельных элементов и процессов.

Третья группа определений представляет компромисс между двумя первыми. Система здесь – искусственно создаваемый комплекс элементов, предназначенных для решения сложной организационной, технической, экономической задачи. Следовательно, здесь наблюдатель не только выделяет систему из среды, но и создает, синтезирует ее.

Система, с одной стороны, является реальных объектом и одновременно – абстрактным отображением связей действительности, моделью. Однако во всех трех группах определений термин «система» включает в себя понятие о целом, состоящем из взаимосвязанных, взаимодействующих, взаимозависимых частей. Причем свойства этих частей зависят от системы в целом и, наоборот, свойства системы – от свойств, входящих в нее частей. Во всех случаях имеется в виду наличие среды, в которой система существует и функционирует. Для исследуемой системы среда может рассматриваться как надсистема, соответственно ее части – как подсистемы. Более полное определение, включающее элементы и связи, и цель, и наблюдателя, а иногда и язык отображения системы, помогают более конкретно сформулировать проблему, определить задачи, наметить основные этапы системного исследования.

Мозг человека состоит из нейронов, которые сами по себе не способны к какому-либо разумному действию. Но в своей совокупности они рождают некое системное свойство, присущее этой совокупности, которое мы называем мышлением. Его изучение не сводится к изучению свойств отдельных нейронов, - это действительно системное свойство совокупности нейронов. Другими словами, система обладает особыми системными свойствами. Изучение свойств кооперативных взаимодействий представляется важнейшим направлением современной науки.

Одним из основных свойств системы является то, что она состоит из элементов. Эти элементы принято называть подсистемами.

Еще одно важное свойство систем заключается в том, что любая из них сама является частью какой-то, еще большей, системы.

Все организации являются системами. Независимо от целей организации – производственных, экономических, образовательных, политических, медицинских – все они относятся к классу организационных систем и имеют все признаки открытой, динамической системы.

В середине XX в. большое значение для понимания поведения больших, сложных систем приобрели кибернетика, системный подход и системный анализ. Они быстро получили широкий спектр практических приложений в различных областях знания.

Черты и свойства организаций

Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Под словами «сознательно координируемое» понимается управление, под «социальным образованием» - то, что организация состоит из людей или групп лиц, взаимодействующих между собой. Модели взаимодействия, которым следует лица, являются преднамеренными. Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации.

Организация имеет относительно определенные границы, которые могут меняться со временем. Члены организации, на которых возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных целей. Преимущество организованных групп заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может более успешно достичь своих целей, чем индивидуально. Поэтому для достижения своих целей он создает интегрированные, кооперативные системы поведения.

Определение организации предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, кто докладывает и кому, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для нее характерны комплексность, формализация и определенное соотношение централизации и децентрализации.

Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделение труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения частей организации.

Под формализацией понимаются заранее разработанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые организации минимально оперируют с такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать.

Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, действия по разрешению проблем предпринимаются высшими руководителями, в других случаях принятия решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии. Принятые соотношения централизации и децентрализации определяют характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления.

Важно подчеркнуть, что организации заранее проектируются, моделируется для формирования структуры, подчиненной интересам достижения установленных целей. При проектировании организации используется представление о ней как об организме, действующем рационально и целенаправленно, имеющем априори установленную цель и совершенствующем методы достижения цели. Проектирование в современных условиях вызвано к жизни увеличивающейся сложностью управления организациями, необходимостью применения научно обоснованных методов для выполнения функций управления и специализацией управленческого труда. Этот подход качественно отличается от широко распространенных методов повышения эффективности организаций – таких, как традиционное расчленение и объединение на опытной основе подразделений или сфер ответственности руководителей, их замена, улучшение тех или иных организационных процедур.

Примерная характеристика предназначения организации в обобщенном виде включает:

предполагаемые продукты и услуги;

место и роль в системе рыночных отношений;

цели организации (выживание, рост, доходность);

технологию (процессы, инновации);

философию (базовые взгляды, ценности, мотивации);

внутреннюю концепцию (источники силы, степень конкурентоспособности, факторы выживания);

внешний образ, имидж (ответственность перед партнерами, потребителями, обществом в целом).

Открытые и закрытые системы

Существенное проникновение во внутреннее строение организации обеспечивается использованием системного подхода.

Различают системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы порождено физическим науками. Здесь понимается, что система является самосдерживаемой. Ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.

Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки активно взаимодействующие с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и в инвестиции, используют полученную прибыль для подержания самих себя, для развития, для выплаты дивидендов и уплаты налогов.

На схеме предусматривающей промышленную организацию как открытую систему (рис. 1), можно видеть поступление материалов, рабочей силы, капитала. Технологический процесс создается для переработки сырья в конечный продукт, который, в свою очередь, продается заказчику. Финансовые учреждения, рабочая сила, поставщики и заказчики, правительство – все являются частью окружения.

Степень разграничения открытой или закрытой систем меняется в рамках систем. Открытая система может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.

Рис. 1. Промышленная организация как открытая система

Открытее системы тяготеют к нарастанию усложненности и дифференциации. Иными словами, открытая система будет по мере своего роста стремится к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими границами. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его дифференциация и усложнение. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.

Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты, которые необходимо знать тем, кто изучает организации.

Одна из таких черт – это признание взаимозависимости между системой и внешним миром. Существует граница, отделяющая систему от ее окружения. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Внешняя среда организации схематично представлена на рис.2.

Рис. 2. Внешняя среда организации

Организация должна отражать внешнюю среду. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала, получала вклад в общую работу со стороны всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей и в настоящее время, и в будущем. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна быстро узнавать о всех изменениях среды, представлять их значение, выбирать наилучшею ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды.

Без границы не существует системы, и граница или границы определяют то, где начинаются и заканчиваются системы или подсистемы. Границы могут быть физическими, иметь психологическое содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания систем.

Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытее системы постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса. Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий часть выходной продукции получить обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования производства той же выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке видов деятельности и распределении полномочий внутри любой организационной системы необходимо учитывать различные недостатки и привычки людей. Это не означает, что организация должна создаваться применительно к людям, а не на основе целей и сопутствующих их достижению видов деятельности. Однако весьма важным, зачастую сдерживающим, для руководителя фактором является то, какие лица будут работать в организации.

Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, которые могут изменить ее положение, и чтобы все ее элементы действовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаимодействия и скоординированности разных участков организации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворительность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недовольство может стать сильным, что возникнет угроза самому существованию организации. Внутренняя среда организации схематически показана на рис.3.

Для организации характерен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять цикл. Доходы, полученные заказчиками промышленных организаций, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.

Рис. 3. Внутренняя среда организации

Следует подчеркнуть и то, что организационные системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку закрытая система не получает энергию и новые вложения из своего внешнего окружения, она может со временем сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негативной энтропией, т.е. она может реконструировать сама себя, подержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей мере, чем отдает наружу.

Приток энергии и для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена энергией, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже не смотря на то, что существует постоянный приток новых вложений в систему и постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает вложения в выходную продукцию, она оказывается, тем не менее, способной поддерживать себя в течение определенного времени.

Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости. Многие подсистемы в рамках системы имеют возможность получать энергии больше, чем требуется для производства своей продукции. Считается, что стабильное положение применимо к простым системам, но на более сложном уровне оно становится одним их факторов сохранения системы через рост и расширение.

По мере роста организации высшие ее руководители вынуждены все больше передавать свои обязанности по выработке решений вышестоящим звеньям. Однако поскольку руководители высшего уровня отвечают за все решения, их роль в организации изменяется: от выработки решений руководители высшего уровня переходят к управлению процессами выработки решения. В результате увеличение размеров организаций приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа – руководители высшего уровня – обладает первичными полномочиями и несет ответственность за определение характера системы управления организацией, т.е. процесса, с помощью которого должны разрешаться проблемы организации. Другая группа руководителей подчиняется руководству высшего уровня. Входящие в нее люди являются компонентами системы управления, а их основная обязанность состоит в выработке решений.

Открытые системы добиваются применения двух, часто конфликтующих, курсов действий. Действия по подержанию сбалансированности системы обеспечивают согласованность и взаимодействие с внешним окружением, что, в свою очередь, предотвращает очень быстрые изменения, которые могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса. Один курс действий, например, ориентирован на стабильность и сохранения достигнутого положения путем покупки, подержания, проверки и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использования правил и процедур. Другой курс сосредотачивается на изменениях посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т.п. И то, и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные и хорошо оснащенные организации, но не приспособленные к изменению условий, долго просуществовать не смогут. С другой стороны, приспособляемые, но не стабильные организации будут не эффективными и также маловероятно, что они смогут долго существовать.

Организационная культура

Рассмотрение организаций как сообществ, имеющих общее понимание своих целей, значения и места, своих ценностей и поведения, вызвало к жизни понятие организационной культуры. Организация формирует свой собственный облик, в основе которого лежат специфическое качество производимой продукции и оказываемых услуг, правила поведения и нравственные принципы работников, репутация в деловом мире и т.п. Это – система общепринятых в организации значений в постановке дела, в формах отношений и в достижении результатов деятельности, которые отличают данную организацию от других.

Характеристика организационной культуры охватывает:

индивидуальную автономность – степень ответственности, независимости и возможностей выражения инициативы в организации;

структуру – взаимодействие органов и лиц, действующих правил, прямого руководства и контроля;

поддержку – уровень помощи, оказываемой руководителями своим подчиненным;

вознаграждение – степень зависимости вознаграждения от результатов труда;

идентифицированность – степень отождествления работников с организацией в целом;

управление конфликтами – степень разрешаемости конфликтов;

управление рисками – степень, до которой работники поощряются в инновациях и поиске риска.

Та или иная организация может быть подвергнута анализу и подробно описана на основе перечисленных выше параметров и свойств.

В организациях можно выделить доминирующие культуры и субкультуры. Субкультуры развиваются в крупных организациях и отражают общие проблемы, ситуации, с которыми сталкиваются работники, или опыт разрешения. Они развиваются географически или по отдельным подразделениям. В успешно работающих организациях существуют собственные культуры, которые приводят их к достижению положительных результатов.

Организационная культура позволяет отличать одну организацию от другой, создает атмосферу идентифицированности для членов организации, генерирует приверженность чему-то большему, чем личный интерес; укрепляет социальную стабильность; служит контролирующим механизмом, который направляет и формирует отношения и поведение работников.

Культуру организации можно рассматривать как производную двух составляющих: 1) допущений и предпочтений тех, кто ее создал; 2) опыта, привнесенного их последователями. Подержание культуры на необходимом уровне непосредственно зависит от подбора работников, действий высших руководителей и методов социализации.

Цель подбора работников – выявить и нанять людей со знаниями, умениями, способностями выполнять соответствующую работу успешно. Окончательный выбор кандидата определяется субъективной оценкой того, кто принимает решение, насколько данный кандидат будет отвечать потребностям и требованиям организации. Эта субъективная оценка часто предопределяется существующей в организации культурой. Действия высших руководителей также оказывают значительное влияние на организационную культуру. Их поведение и то, что они провозглашают, устанавливают некие нормы, которые затем воспринимаются всей организацией. Социализация же представляет собой процесс адаптации новых членов в организации, процесс восприятия ее культуры. Нередко организационная культура может служить более важным фактором предвидения поведения организации, чем сами по себе ее объективные характеристики.

Тенденции организационных изменений

Можно проследить три фазы фундаментальных изменений в организациях, произошедших в XX столетии и имеющих подлинно историческое значение. Первая фаза – отделение управленческих функций от собственников и превращение управления в профессию. Вторая фаза – появление, начиная с двадцатых годов, командно-административных организаций с вертикальной соподчиненностью и высоким уровнем централизации решений. Третья фаза – переход к организациям с преобладанием горизонтальных структур и связей, базирующихся на широком использовании информационных технологий, специальных знаний и системных методов принятия решений.

На пороге следующего столетия совершается кардинальный переход от организационной рационализации, основанной преимущественно на накопительном опыте, к всестороннему применению современных знаний, информационных сетей и компьютерного образования. Этот процесс сопровождается целым рядом капитальных преобразований. Активизируется интеграция в управлении путем образования ассоциативных структур, альянсов разных типов, включая организации транснационального характера. Набирают силу процессы комплексной реструктуризации, перехода к организациям с внутренними рынками, сокращения размеров организационных звеньев, использования целевых групп, матричных структур и самообучающихся организаций.

Все это призвано обеспечить ликвидацию противоречий и антагонизмов в функционировании современных организаций, сдерживающих эффективное использование производственного и интеллектуального потенциала. В перспективе необходимо преодолеть все еще имеющееся противостояние жестких корпоративных требований и устремлений работников, современных технологических систем и социальной системы, интегрированных производственных процессов и ожиданий рабочих, рутиной работы и удовлетворения от нее. Отлаженные системы интерфейсов не должны противоречить гуманитарным нуждам, сложные структуры – чувству индивидуальности, факторы расходов и доходов – необходимости развития личности. Важно добиться гармонии и соответствия между стабильностью и инновациями, единообразием и изменениями, устойчивостью организационной системы и творческим подходом, ростом организации и уменьшением ее размеров, стремлением к прибыли и запросами общества.

Наряду с традиционными экономическим критериями оценки деятельности организаций, основанными на измерении эффективности использования ресурсов по отношению к результатам, на передний план все больше выходят «неосязаемые» измерители: интеллектуальный капитал, удовлетворенность потребителя, социальная прибыль, организационная культура. Такие критерии ориентированы на перспективу. Во многих случаях они лучше свидетельствуют о будущих результатах, чем финансовые показатели.

В условиях стремительного развития техники и технологии производства, динамичных изменений потребительских свойств продуктов и услуг, беспрецедентного роста коммуникаций и взаимозависимостей в управлении принципиальную важность приобретает стремление к организационным переменам и инновациям как к возможности препятствовать застою и обеспечивать эффективное использование всех имеющихся ресурсов. Главным источников всех этих возможностей становится управление, целеустремленная деятельность, компетентность и предприимчивость руководителей. Создавать условия для этого должна рационально построенная организация управления.

Заключение

В ходе написания данного реферата я определила, что входит в понятие «организация как система» и сделала следующие выводы.

Понимание сущности организаций расширяется благодаря ознакомлению их с внутренней и внешней средой, с миссией и системой целей, с концепцией жизненного цикла, включая все стадии развития – от рождения до старения и обновления.

Организационные процессы пронизывают все виды деятельности человека в экономической, социальной, политической, духовной, идеологической, семейно-бытовой и других сферах. Острые и хронические болезни социальной системы, локальные и глобальные кризисы, возрастающая борьба за природные ресурсы, конкуренция из-за рынков сбыта, безработица, обнищание все большей части населения планеты – все это заставляет рассматривать организационную науку как востребованную самим процессом развития человечества, а организационные задачи как наиважнейшие.

Способность к системному мышлению стала одним из требований к современному руководителю, менеджеру, а системное мышление рассматривается как производственная необходимость.

Список использованной литературы

1. Акимова Т.А. Теория организации: Учебное пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 367 с.

2. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие – Минск: «Новое знание», 2003. – 298 с.

3. Кусков А.Н., Чумаченко А.П. Менеджмент: Учебное пособие. – М.: МГИУ, 2004. – 345 с.

4. Мильнер Б.З. Теория организаций. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 336 с.

5. Туровец О.Г., Родионова В.Н. Теория организации: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 318 с.

1. Системный подход. Соотношение понятий «организация» и «система»

2. Признаки, свойства организации как системы

3. Организация как открытая система

4. Внутренняя и внешняя среда организации

5. Жизненный цикл организации

Весь окружающий нас мир в той или иной форме упорядочен и организован. Его элементы взаимодействуют, образуя всевозможные причудливые переплетения. Рассмотрением их во взаимосвязи и единстве со средой (последняя является элементом более высокого порядка) занимается системный подход. В философском смысле системный подход - это одно из методологических направлений современной науки, связанное с представлением, изучением и конструированием объекта как системы.

Системный подход - специальный метод познания, направленный представление, изучение, конструирование сложного объекта как единого организованного целого на основе выявления его важнейших черт, внутренних и внешних связей, решающих факторов влияния.

Основоположниками системного подхода являются: наш соотечественник - талантливый врач, философ, экономист Александр Александрович Богданов (Малиновский), автор всеобщей организационной теории (тектологии ) и австрийский биолог Людвиг фон Берталанфи, сформулировавший в 1937 году общую теорию систем.

Системный подход к исследованию организаций строится на использовании категории «система». Понятие «система» рассматривается в курсах философии, теории систем, но поскольку с этим понятием тесно связаны понятия «организация», «организованность» как неотъемлемое свойство любых систем, то остановимся на определении и основных характеристиках систем. Существует достаточно много определений систем.

Под системой в общем смысле принято понимать совокупность взаимосвязанных (взаимовлияющих, взаимодействующих) элементов (частей), формирующую целостное образование. Очевидно, что определения организации и системы близки по своему смысловому содержанию. Однако понятие «организация» все-таки шире понятия «система», поскольку система - это некое статическое упорядоченное состояние целого, а организация - это и состояние порядка, и процессы по упорядочению.

Свойства организации схожи со свойствами систем. Рассмотрим системные признаки, свойства организаций:

1. Компонентность - наличие множества составляющих элементов (компонентов).

2. Структурность - наличие,совокупность связей и отношениймежду частями целого.

3. Целостность - целое состоит из определенного количества элементов. Все элементы целого прямо или косвенно взаимодействуют через систему связей, поэтому если в одном элементе что-либо изменяется, то это влечет за собой изменение во всех других элементах и в самом целом.

4. Функциональность - целое ориентировано на выполнение какой-либо функции или совокупности функций, каждая организация, система функционирует, действует, для чего-то предназначена.

5. Эмерджентность - эмерджентностью называется наличие качественно новых свойств целого, отсутствующих у его составных частей. Это означает, что свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его элементов, хотя и зависят от них. При этом объединяемые в целое элементы могут терять свойства, присущие им вне организации, или приобретать новые.

6. Устойчивость (адаптивность, гомеостазис) - организация всегда стремится восстанавливать свое равновесие, нарушаемое влиянием внешних факторов.

По характеру взаимодействия систем и внешней среды (или по степени восприятия влияния внешних факторов) различают открытые и закрытые системы.

Понятие закрытой системы возникло в физике. Закрытые системы - это системы, внутреннее состояние которых не зависит от внешней среды, где не происходит обмена с внешней средой (например, хранилища радиоактивных отходов). Закрытые системы имеют малую применимость

Открытые системы - это системы, которые находятся в динамическом взаимодействии с внешней средой, обмениваются с окружающей средой информацией, энергией или материалами. Примерами открытых систем могут быть любые живые организмы или предприятия, фирмы. Действительно, любая фирма в процессе функционирования вступает во взаимодействие с поставщиками, потребителями, конкурентами, пытается приспособиться к изменениям, происходящим в деловой среде.

Таким образом, основными частями открытой системы являются входы, процесс преобразования входов, а также выходы.

Вход представляет собой материальные, трудовые, финансовые, энергетические, информационные и другие ресурсы и различные сочетания их видов, которые получает организация из внешней среды.

Процесс преобразования - это воздействие на вход. Система должна быть устроена так, чтобы необходимые процессы (производственные, материально-технического снабжения, подготовки кадров и т.д.) воздействовали на каждый вход в определённое время и в определенной последовательности для достижения желаемого выхода.

Выход системы - это продукт деятельности системы или результат. По выходам можно судить о степени достижения целей, поставленных перед системой. В качестве продукта выступают товары, услуги и отходы.

Необходимо отметить , что абсолютно замкнутых систем не существует, но при определенных условиях, когда влияние внешних факторов настолько мало, что ими можно пренебречь, некоторые системы можно рассматривать как замкнутые, например, племена аборигенов, живущие изолированно в джунглях. Аналогично нет и абсолютно открытых систем. Открытая и закрытая системы - это научные категории, позволяющие отразить степень влияния внешней среды на функционирование конкретных систем. До 60-х гг. проблемы организации рассматривались с точки зрения закрытых систем, т. е. внешняя среда игнорировалась. Считалось, что успех организации обеспечивается использованием наилучшим образом внутренних ресурсов. В настоящее время преобладают концепции организации как открытой системы. Считается, что окружающая среда является главным фактором их успехов и неудач.

Любая система состоит из двух составляющих:

1) внешнего окружения, включающего вход и выход системы, а также связь с внешней средой и обратную связь;

2) внутренней структуры как совокупности взаимосвязанных компонентов, обеспечивающих процесс воздействия субъекта управления на объект, а также переработку входа системы в ее выход и достижение целей системы.

Рассмотрим составляющие внутренней среды организации, т.е организации, состоящей из людей (рис. 2).

1. Миссия и стратегия . Миссия - наиболее общая цель организации, раскрывающая предназначение организации, смысл её существования, принципиальные отличия от других, ей подобных. Миссия обозначает масштаб деятельности организации, вид выпускаемой продукции, тип рынка и основную технологическую систему производства. Миссия определяется для организации в целом, может также формулироваться и для ключевых подразделений. В интересах выполнения миссии организация разрабатывает стратегию.

Под стратегией понимается определение перспективного направления деятельности организации. Это общая концепция того, как достигаются цели организации, решаются стоящие перед ней проблемы и распределяются необходимые для этого ограниченные ресурсы. Это совокупность главных целей организации и способов их достижения. Стратегия планируется на длительный период и должна пересматриваться и корректироваться с учетом изменения факторов внутренней и внешней среды.

2. Цели и задачи. Цель это тот желаемый результат, который хочет получить организация, выполняя определенную деятельность. Цели организации, как правило, включают в себя миссию (генеральную цель), общие и специфические цели. Цель должна быть конкретной, достижимой, измеримой, определенной во времени и согласованной с другими целями.

Цели конкретизируются в задачах и адресуются структурным подразделениям, а в них конкретным людям, сообразно их функционалу. Задача - это конкретная, предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена исполнителем заранее установленным способом в установленный срок.

3. Структура организации . Любая организация определенным образом построена, в ней есть организационная структура. Структура организации - это ее внутреннее строение, характеризующее состав подразделений, подчиненность и взаимодействие. В структуре организации существуют несколько уровней. На каждом уровне располагаются определенное количество звеньев, а связи между уровнями показывают, как осуществляются кооперация и взаимодействие.

Основная функция структуры заключается в закреплении горизонтального и вертикального разделения труда, поэтому структура - это упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов организации, закрепляющее горизонтальное и вертикальное разделение труда.

Разделение труда - качественное разграничение и обособление различных его видов, закрепляемых за теми субъектами, которые их могут выполнить наиболее успешно. Оно служит основой дальнейшей специализации деятельности.

Горизонтальное разделение труда касается тех его разновидностей, которые организация осуществляет в соответствии со своей миссией, предназначением, разделяет всю работу на составляющие её компоненты и является основой специализации работ.

Вертикальное разделение труда осуществляется между руководителями и исполнителями, между руководителями различных уровней. То есть оно образует иерархию, подчиненность одних звеньев организации другим.

4. Технология и технологическая оснащенность. Технология - это способ осуществления процесса преобразования исходного сырья в конечные продукты или услуги; стандартный способ соединения отдельных видов работ с целью достижения заданного результата.

Технология зависит от типа производства, применяемого организацией. При единичном производстве в технологическом цикле большую часть составляют неповторяющиеся операции. В серийном производстве происходит выпуск партий товаров через определенные промежутки времени. Здесь уже появляются однородные повторяющиеся операции. При массовом производстве происходит выпуск большого количества изделий в течение достаточно длительного периода. Для этого типа производства характерно наличие однородных повторяющихся операций, а, следовательно, и автоматизация таких операций.

5. Персонал. Цели организации достигаются через участников, людей, задачи выполняются людьми. Ни одна технология не будет полезной без сотрудничества людей. Человеческая составляющая организации - это основная её составляющая. Люди, персонал - это центральный фактор управления организацией, потому что все в организации делается людьми и через людей. Управление персоналом - очень сложная сфера, поскольку потребности, цели человека и организации далеко не всегда совпадают. Организация должна стремиться к тому, чтобы удовлетворение потребностей человека шло через реализацию её целей.

6. Финансы предприятия. В процессе хозяйственной деятельностиобразуются финансы предприятий. Они связаны с созданием собственных и заемных средств, формированием основного и оборотного капитала. Без обеспечения денежными средствами деятельность предприятия невозможна, поэтому любая организация должна иметь источники для финансирования всех затрат, связанных с производством, и планировать движение денежных потоков в рамках управления денежными ресурсами с целью получения прибыли.

7. Информационная система. Информационная системаорганизациипредставляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений. Она состоит из собственно информации, компонентов её обработки, внутренних и внешних каналов её передачи, используемых информационных технологий. Базы данных, интернет-сети, системы автоматизированного управления ресурсами - вот основа современной информационной системы организации.

8. Бизнес-процессы. Они представляют собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, в результаты процесса, представляющие ценность для потребителя. То есть, другими словами бизнес-процесс - это комплекс взаимосвязанных действий, мероприятий или задач, направленных на создание необходимого продукта или услуги для потребителя.

9. Организационная культура. Каждая организация обладает своей культурой. Культура представляет собой систему понятий, ценностей, норм, традиций, символов, принимаемых и разделяемых сотрудниками организации, которая во многом определяет отношения в коллективе и поведение людей.

10. Стиль управления - это привычная манера поведения руководящего состава организации, предпочитаемые способы, методы руководства, которые во многом определяют и отношения между сотрудниками, и эффективность производственного процесса.

Отдельные исследователи (М. Мескон, М. Альберт, Ф Хедоури) называют составляющие внутренней среды организации внутренними переменными, подчеркивая тем самым их взаимосвязь. Изменение в одной из них в определенной степени влияет на все остальные. Совершенствование одной из переменной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если люди не готовы работать в этих новых условиях.

Любая организация развивается на основе взаимодействия с внешней средой и её основные компоненты (элементы, процессы) невозможно рассматривать вне среды, в которой она действует.

Внешняя среда в целом характеризуется:

Во-первых, сложностью. Её обусловливают число и многообразие элементов и связей между ними, на которые организация должна реагировать;

Во-вторых, динамизмом, подвижностью, скоростью изменений. Успех деятельности организации зависит от динамики внешней среды;

В-третьих, неопределённостью, поэтому организации бывает очень трудно прогнозировать возможные её изменения, предсказать события;

В-четвертых, ресурсными возможностями, их нужно знать и вполной мере использовать.

Внешняя среда представляет собой сумму находящихся за пределами организации факторов, оказывающих заметное влияние, воздействие на выполнение ею своих функций.

Внешняя среда организации иначе называется окружением. Сегодня принято выделять два его уровня:

Микроокружение (деловое окружение) с которым организация непосредственно контактирует, взаимодействует. Деловое окружение формирует факторы прямого воздействия, непосредственно влияющие на деятельность организации. Это поставщики ресурсов, покупатели, партнеры, конкуренты, органы государственной власти и управления, банки, страховые общества.

Макроокружение (фоновое окружение), которое формирует факторы косвенного воздействия, создаёт общие условия жизнедеятельности организаций. Его образуют политические, экономические, технологические, правовые, социо-культурные, демографические, природные, экологические и другие факторы. Факторы косвенного воздействия оказывают опосредованное воздействие на организацию через изменение факторов прямого воздействия.

В рыночной экономике руководителям приходится постоянно учитывать влияние факторов внешней среды, так как организация как открытая система зависит от поставок ресурсов, энергии, кадров, а также действий потребителей, конкурентов. Поскольку любую организацию окружает огромный мир с множеством влияющих факторов, ее руководство должно отслеживать и учитывать только те существенные для нее факторы, которые решающим образом влияют на успех организации. Для эффективного выполнения управленческих функций необходимо не только учитывать влияние факторов внешней среды, но и своевременно принимать меры по нейтрализации негативного их воздействия на организацию.

Организация и внешняя среда находятся в сложных, противоречивых отношениях.

Организация и её внешняя среда находятся в диалектическом единстве и взаимодействии, но среда чаще всего играет в нем главную роль, определяет, какой должна быть организация и имеет ли она вообще право на существование, определяет пределы её роста.

Организация существует, пока может приспосабливаться к среде. Чем больше она адаптивна к ней, тем больших результатов может достичь; чем больше зависит от среды, тем более уязвима. Приспособиться к среде можно различными способами. Например, перенести деятельность в сферу с меньшей неопределённостью, или создать запасы, или заключить альянс с партнерами для взаимного сотрудничества по отдельным направлениям. Лучше приспосабливаются к изменениям среды новые организации или те, которые появляются в результате кризиса и распада предыдущих.

Организация не только зависит от внешней среды, но может успешно противостоять среде, её изменениям, если изменения в самой организации будут протекать быстрее, т.е. будет работать на опережение. В изменяющейся среде сохранить себя как целостное образование может только развивающаяся организация. Хотя организации всегда превосходят своё окружение более высокой организованностью, им приходится действовать с учетом его особенностей, быстро улавливать изменения во внешней среде, правильно оценивать их последствия и выбирать наилучший вариант ориентации в пределах имеющихся ресурсов. Например, изменяя направление деятельности или темпы развития.

Ежедневно многие организации ликвидируются и создаются новые. Организации зарождаются, развиваются и прекращают свое существование, то есть организации, как люди, проживают собственную жизнь от рождения до гибели. Этот путь, который проходит организация за период своего существования принято называть жизненным циклом организации.

В жизненном цикле организации выделяют несколько стадий развития: зарождение и становление, рост, зрелость, упадок.

Новые организации появляются тогда , когда в этом возникает необходимость. На этапе рождения требуются очень большие затраты всех видов ресурсов. Руководство должно верить в успех и быть готовым рисковать. На этапе роста организация активно заполняет выбранный ею сегмент рынка, укрепляет свои позиции на рынке, повышает конкурентоспособность. На стадии зрелости фирма характеризуется устойчивой структурой и четким управлением. Организация работает устойчиво, сохраняет имеющуюся долю рынка под своим контролем и проникает в новые сферы деятельности. На этапе старения или упадка фирма быстро теряет свою долю рынка и вытесняется конкурентами. В зависимости от реакции руководства на стадию упадка организация либо ликвидируется, либо возрождается, либо преобразуется, вливаясь в более крупную организацию, или, наоборот, разбиваясь на более мелкие организации.

Нет ни одной организации, которая не проходила бы все этапы своего жизненного цикла. Руководитель всегда должен знать, на каком этапе развития находится организация, и оценивать, соответствуют действия руководства этому этапу или нет. Именно поэтому руководитель обязательно должен иметь представление о жизненном цикле организации. Жизненный цикл делает предсказуемыми последовательные изменения организации с течением времени.

Понятие и сущность организации

Организация - (лат. – organizo – делать сообща, стройный вид, устраиваю) - это

1. внутренняя упорядоченность, взаимодействие, согласованность более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная его строением;

2. совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

3. объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил (социальная организация).

В общем смысле под организацией (социальной организацией) имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп.

В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

Одна из трудностей определения этого понятия состоит в том, что организация (процесс организации) не представляет собой конкретной, материальной сущности, но вместе с тем она может иметь ряд свойств как материальных, так и нематериальных. Так, любая фирма обладает многими материальными объектами, имуществом, активами и т.д., но она имеет также много социальных аспектов, которые нельзя увидеть или потрогать, например, человеческие отношения.

Дополнительные трудности в определении этого понятия вызываются тем обстоятельством, что существует много разновидностей организаций, начиная с организации в семье и кончая организацией в неформальных рабочих группах и в формальных системах. Однако все организации обладают некоторыми общими элементами.

Организации – это:

1) социальные системы, т.е. люди, объединенные в группы;

2) их деятельность интегрирована (люди работают вместе, сообща)

3) их действия целенаправленны (люди имеют цель, намерение).

Организация рассматрива­ется как процесс и как явление . Как процесс она представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совер­шенствованию взаимосвязей между частями целого, например, процесс создания работоспособного коллектива. Организация как процесс регулируется законами о труде, процессуальным и уголов­ным кодексами. Как явление она представляет собой объединение элементов для выполнения программы или цели, действующей на основании определённых правил и процедур. В России организации как явление регулируются Гражданским кодексом РФ.

Слово «организация» имеет множество производных, напри­мер: организация производства, организованный человек, органи­затор, профсоюзная организация, Организация Объединенных Наций, организм, дезорганизация и др.

Для любой организации (компании) характерно вертикальное (по уровням управления) и горизонтальное (по выполняемым функ­циям) разделение труда.

Организация в правовом отношении рассматривается в четырех формах:

· юридическое лицо зарегистрировано в государственном органе, имеет печать и расчетный счет в банке;

· неюридическое лицо, не зарегистрированное в государствен­ном органе, например, подразделения юридического лица, про­стое товарищество, ряд объединений;

· неюридическое лицо, зарегистрированное в государственном органе, но не имеющее отдельного зарегистрированного офиса, официальной печати, например, индивидуальный предприниматель;

· неформальная организация граждан, например, активисты жи­лого дома, объединение любителей пляжного волейбола.

Общими чертами для них являются наличие, по крайней мере, одного человека, хотя бы одной цели, направленной на удовлетво­рение потребностей или интересов человека или общества; совме­стная деятельность для получения прибавочного продукта в раз­личных формах (материальной, духовной, информационной).

Система и её основные свойства. Организация как система.

Термин «организация» в одном из своих лексических значений означает также «систему», но не любую систему, а в определенной мере упорядоченную, организованную.

Система – ­это целое, созданное из частей и элементов для целенаправлен­ной деятельности. Иногда систему определяют как совокупность взаимосвязанных действующих элементов.

Признаками системы яв­ляются:

ü множество составляющих ее элементов,

ü единство главной цели для всех элементов,

ü наличие связей между ними,

ü целостность и единство элементов,

ü наличие структуры и иерархичности,

ü отно­сительная самостоятельность,

ü наличие управления этими эле­ментами.

Каждая организация должна обладать признаками системы. Выпадение хотя бы одного из них неизбежно приводит организацию к ликвидации (таблица 1).

Таблица 1

Свойства систем:

* свойство связности. Элементы набора могут действовать только вместе друг с другом, в противном случае эффективность их дея­тельности резко снижается;

* свойство эмерджентности: потенциал системы может быть большим, равным или меньшим суммы потенциалов составляю­щих его элементов;

* свойство самосохранения. Система стремится сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и использует для этого все свои возможности;

* свойство организационной целостности. Система имеет потребность в организации и управлении.

Система может включать большой перечень элементов и ее целесообразно разделить на ряд подсистем. Подсистема - это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область, например, технологическая, экономическая, организаци­онная, правовая подсистема.

Существуют следующие виды подсистем:

Техническая подсистема включает станки, оборудование, ком­пьютеры и другие работоспособные изделия, имеющие инструк­ции для пользователя и используемые им. Набор решений в техни­ческой подсистеме ограничен и их последствия обычно предопре­делены. Например, порядок включения и работы с компьютером, порядок управления автомобилем, методика расчета мачтовых опор для ЛЭП. Эти решения носят формализованный характер и вы­полняются в строго определенном порядке. Профессионализм специалиста, принимающего решения, предопределяет качество принятого и выполненного решений.

Биологическая подсистема обладает большим разнообразием функционирования, чем техническая. Вариантов решений в биологической системе, так же как и в технической, немного, однако последст­вия решений в биологических подсистемах иногда оказываются непредсказуемыми. Например, решения руководителя об установ­лении в помещениях компании кондиционеров. В некоторых слу­чаях кондиционеры провоцируют увеличение простудных заболе­ваний. Решения в таких подсистемах предполагают разработку нескольких альтернативных решений и выбор лучшего из них по каким-либо признакам. Профессионализм специалиста определя­ется его способностью находить лучшее решение.

Социальная (общественная) подсистема характеризуется нали­чием человека в качестве объекта управления. В качестве харак­терных примеров социальных подсистем можно привести семью, производственный коллектив, неформальную организацию и даже одного человека (самого по себе). Эти подсистемы существенно опережают биологические по разнообразию функционирования. Набор решений в социальной подсистеме характеризуется боль­шим динамизмом. Это объясняется достаточно высокими темпами изменения сознания человека, а также нюансов в его реакциях на одинаковые и однотипные ситуации. Социальная подсистема может включать биологическую и техническую подсистемы, а био­логическая - техническую подсистему.

Классификация систем

Абстрактные системы – системы, все элементы которых являются понятиями.

Конкретные системы – системы, элементы которых являются физическими объектами. Они разделяются на искусственные и естественные.

Искусственные системы создаются по желанию человека или какого-либо общества для реализации намеченных программ или целей. Например, семья, конструкторское бюро, студенческий профсоюз, предвыборное объединение.

Естественные системы создаются природой или обществом. На­пример, система мироздания, циклическая система землепользования, стратегия устойчивого развития мировой экономики.

Открытые системы характеризуются широким набором связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее. Например, ком­мерческие фирмы, средства массовой информации, органы мест­ной власти.

Закрытые системы характеризуются главным образом внутрен­ними связями и создаются людьми или компаниями для удовлетворения потребностей и интересов преимущественно своего пер­сонала, компании или учредителей. Например, профсоюзы, поли­тические партии, масонские общества.

Полностью предсказуемые системы функционируют по заранее заданным правилам с заранее определенным результатом. Напри­мер, система обучения студентов в институте, система регистра­ции товариществ и обществ.

Частично предсказуемые (вероятностные) системы характеризу­ются тем, что выходные воздействия могут отличаться от ожидае­мых, а результаты деятельности не всегда совпадают с запланиро­ванными. Это может быть обусловлено тем, что одни события в организации происходят помимо нашей воли (форс-мажор), дру­гие - из-за недостатка профессионализма персонала, третьи ­из-за сложности задания или новизны информации. Например, научно-исследовательские подразделения, венчурные компании, игра в рулетку.

Жесткие системы основаны на высоком профессионализме не­большой группы руководителей и отлаженной технологии управ­ления и производства. Они обладают большой устойчивостью к внешним и внутренним возмущающим воздействиям, медленно реагируют на слабые воздействия.

Мягкие системы имеют высокую чувствительность к внешним и внутренним воздействиям и в этой связи - слабую устойчивость. Например, система котировок ценных бумаг, коллектив творчес­ких работников, новые организации, ребенок в семье.

Динамические системы представляют собой структуризованный объект, имеющий входы и выходы, объект, в который в определённые моменты времени можно вводить и из которого можно выводить вещество, энергию, информацию. В одних динамических системах процессы протекают во времени непрерывно, а в других – совершаются только в дискретные моменты времени.

Адаптивные системы – системы, функционирующие в условиях начальной неопределённости и изменяющихся внешних условиях.

Кроме того, системы могут быть простыми и сложными , актив­ными и пассивными.

Таким образом, системный характер организации - это необ­ходимое условие ее деятельности.

С понятием системы связана широта подхода при анализе и синтезе различных организационных образований. Речь идет о системном, комплексном и аспектном подходах. Системный под­ход требует учета всех ключевых элементов (внутренних и внеш­них), влияющих на принятие решений. Комплексный подход требу­ет определения приоритетов ключевых элементов и учета наибо­лее важных из них. Аспектный подход ограничивается учетом от­дельных элементов при анализе или синтезе организационных образований. Системный подход требует наибольших затрат ре­сурсов и времени. Если они оправданны, то использование этого подхода целесообразно. Комплексный и аспектный подходы де­шевле, но и менее точны.

Организация как система, виды систем. Под “системой” в общем случае принято понимать совокупность взаимосвязанных (взаимовлияющих, взаимодействующих) элементов (частей), образующую целостное образование. Термин “организация” в одном из своих лексических значений тоже означает “систему”, но не любую систему, а уже в определенной мере упорядоченную, организованную. Дело в том, что организовать что-либо означает создать нечто, и этот вновь образованный объект всегда можно выделить по составу характеризующих его признаков. Последние обусловлены как составом образующих его как целое частей, так и теми свойствами, какие появляются лишь при их интеграции в данном объекте. Поэтому организация - это такая система, свойства которой не сводятся к сумме свойств, какими обладают ее части (подсистемы) по отдельности. Организация как система обычно является следствием организации как процесса. В этом значении термина она представляет собой процесс соединения исходных элементов в целостное образование для реализации определенной цели. Отсюда организация трактуется также и как условие существования систем. Пропали связи, соединявшие и удерживавшие части в рамках целого, и нет системы как таковой: ее части отсоединились и “рассыпались” как отдельные элементы.

Статическая и динамическая организация . Поскольку мир, все образующие его тела (предметы) и все происходящие в нём процессы существуют и протекают в пространстве и во времени, постольку различают понятия статической и динамической организации. Статическая организация есть пространственная организация, ею определяется состав связей между образующими целое частями, состав самих частей, их размещение и взаимное расположение. Ее атрибутивными элементами выступают структура, спецификация (перечень, список), площадь (габариты), коммуникация. Статическая организация устанавливает строение системы. Динамическая организация есть временная организация, ею определяется последовательность реализации связей между частями целого, их распределение во времени. Ее атрибутивным элементом выступает действие (операция), правило его выполнения, а целым, в отличие от статической организации, является не система, а процесс. Поэтому и частями здесь являются временные отрезки (фазы, стадии, этапы и т.п.), на которые расчленяется процесс. Динамическая организация устанавливает “порядок движения”, то, каким образом должен осуществляться процесс. Элементы статической организации более устойчивы относительно элементов динамической. Но статическая организация не есть нечто “законсервированное”, абсолютно неизменное, ее элементы также могут претерпевать изменения, но гораздо реже и на значительном временном интервале. Соотношение между статикой и динамикой организации примерно такое же, как и между анатомией и физиологией в организме.

Классификация систем . Мир систем чрезвычайно многообразен, и системы отличаются друг от друга, прежде всего:

По своей “природе”: физические, химические, биологические, социальные, экономические, технические и др. Дихотомическая классификация систем дает их распределение по следующим признакам:

По субстанционной основе: идеальные (информационные, абстрактные) и материальные (физические, предметно осязаемые) ;

По происхождению: естественные (возникающие спонтанно в ходе эволюции материи и энергии вселенной) и искусственные (являющиеся продуктом человеческой деятельности);

По предсказуемости поведения: детерминированные (связь выхода со входом каузальная или функциональная) и стохастические (связь выхода со входом вероятностная);

По чувствительности к внешнему воздействию: открытые и замкнутые (понятие замкнутости условно: в действительности все реально существующие системы являются, в той или иной мере, открытыми);

По мобильности: активные (органические, живые или содержащие живые элементы) и пассивные (неорганические, мертвые). В мире живого “системой можно назвать только такой комплекс избирательно вовлеченных компонент, у которых взаимодействие и взаимоотношение приобретают характер взаимосодействия компонентов на получение фокусированного полезного результата”.

По пластичности: жесткие (устойчивость преобладает над гибкостью) и мягкие (гибкость преобладает над устойчивостью);

По внутреннему устройству: простые и сложные. Понятие “простоты” или, напротив, “сложности” не абсолютно, а относительно возможностей некоторого внешнего наблюдателя, какой отслеживает поведение системы. В частном случае таким наблюдателем выступает субъект управленческой или организаторской деятельности. “Организация как объект организаторской деятельности воспринимается как более сложная или простая не сама по себе, а в зависимости от поставленной цели”. Общими же признаками сложности принято считать:

Большое количество переменных (признаков, показателей, параметров), используемых для характеристики и описания состояния и поведения системы;

Большое разнообразие переменных, использование различных размерностей;

Частые изменения численных значений переменных;

Большое количество связей между переменными или частями, поскольку каждая часть как минимум характеризуется одной переменной;

Частые изменения связей (ослабление одних связей и усиление других, исчезновение бывших связей и возникновение новых связей);

Делимость системы, т.е. возможность ее подразделения на составные подсистемы.

Под простыми организованными системами понимаются такие, части которых соединены последовательно и без рециклов, а действия заданы линейно-временной последовательностью. Действия сложных неорганизованных систем хаотичны, их поведение, как, например, “газа определяется случайным взаимодействием огромного, но конечного числа молекул”. К сложноорганизованным системам относятся живые и некоторые типы искусственных систем. Сложным системам присуще иерархическое строение. Иерархия - тип структуры, характеризующийся наличием иерархических уровней (ступеней), так что наиболее мелкие части располагаются на нижних уровнях, а большие - на вышестоящих. Под “структурой” же понимается состав устойчивых системообразующих связей. Специфические свойства, присущие системе, детерминируются ее структурой. Наглядно это можно видеть на примере изомеров - веществ, обладающих одинаковым химическим строением и молекулярным весом, но различающихся по своим свойствам.

Всеобщность организации . Организация имеет место быть в природе и в обществе. В природе она присутствует как в микромире (структура кристаллической решетки, строение клетки, молекулы, атома), так и в макромире (устройство вселенной, строение галактики, звездной системы). Отсюда организация - свойство материи. Во вселенной, вещество которой эволюционирует от простого - к сложному или от “низших” форм движения материи (физических и химических) - к “высшим” (биологическим и социальным), различают соответствующие уровни организации. “Фактором различия между системами, основой системного подхода является организация”. В то же время “один из главных признаков живого – организация”, ибо “связь частей целого не может быть бессистемной, неупорядоченной”. Таким образом, система предполагает организацию, причем, закономерно, что с переходом на более высокий иерархический уровень (организации) масса систем уменьшается. Но организация систем каждой природы неоднородна: там тоже имеются разные организационные уровни. Так, организация биологических систем характеризуется уровнями: молекулярным, клеточным (цитологическим), тканевым (гистологическим), органным, организменным, популяционным, видовым, экологическим (биоценозным), социальным, ноосферным (полевые формы жизни).

Наличие организации предполагает организационные отношения, какие относительно некоторого условного уровня устойчивости могут рассматриваться как переменные или, напротив, постоянные. Переменные отношения, возникнув в какой-либо среде или системе, не успевают, в виду их относительной нестабильности, распространиться на системы других классов. Иначе дело обстоит с отношениями, обладающими стабильностью. Так, “постоянные отношения между частями общества аналогичны постоянным отношениям между частями живого существа”, и в системах “устанавливается та взаимная зависимость частей, которая составляет организацию”.

От понятия организованной системы как созданной и обладающей внутренней упорядоченностью следует отличать понятие “организационная система”. Организационная система инвариантна природе и субстанции системы, т.е. она всегда есть в системе любого типа и размера, поскольку складывается вследствие тех организационных отношений, какие устанавливаются между образующими ее элементами. Организационная система - совокупность связей, отношений и построений, обусловливающих соответственно взаимодействие, соотношение и состав частей, формирующих систему, по каким бы признакам они как подсистемы ни вычленялись. Похожее словосочетание - системная организация обозначает уже иное понятие. Системная организация - организация тщательно продуманная в целом (композиция) и в частях (спецификация), когда ничего из того, что может потребоваться, не упущено, когда все потребные части детализированы и сопрягаются в сопоставимом масштабе измерения. Это понятие, как следует из данной дефиниции, в отличие от выше определенного, относиться лишь к классу искусственных систем.

Широко применяются также составные термины, образованные из комбинаций форм тех же ключевых слов – “система” и “организация” в словосочетаниях. Под выражением система организации понимается: 1. Всё необходимое из того, что имеет отношение к процессу организовывания (организация как процесс), без чего он не может быть успешно завершен, или то, без чего недостижима организованность; 2. Характеризующая компанию и применяемая ею технология, либо принятая на фирме методика выполнения работ, культивируемый стиль деятельности, воспринимаемые ее потребителями и контрагентами (клиентами, заказчиками, подрядчиками и др.) как отличительный признак предприятия или учреждения, своего рода “фирменный знак”, символ присущего организации имиджа, наличие которых важно для продуктивной деятельности, особенно в условиях неценовой конкуренции. А выражение организация системы может означать: 1. Создание чего-либо на основе применения методологии системного подхода, т.е. как системы; 2. Внутреннее устройство, структуру чего-либо, например, конструкцию машины и обусловленный ею состав образующих узлов – блоков, модулей, агрегатов и т.п., или службу предприятия (директора по сбыту, главного механика, главного энергетика и др.; 3. Социальную или хозяйственную организацию, входящую в качестве подсистемы в соответствующую систему, например, предприятие или учреждение, относящиеся к ведению государственного (министерство, ведомство), принадлежащие коммерческому (холдинг, концерн) либо общественному (фонд, партия) образованию.

Идентификация систем . Обнаружение элементов, на фоне их общего множества, относящихся по своей принадлежности к определенной их совокупности, формирует внутреннюю среду системы и тем самым идентифицируют ее. Элементы не вошедшие в состав системы образуют по отношению к ней внешнюю среду. Конфигурационная линия, разделяющая элементы на внутренние и внешние, представляет собой границы системы. Для естественных систем они заданы и легко различимы. Не возникает принципиальных сложностей и для вычленения для тех или иных целей искусственных систем “по периметру” естественных, даже, если такое определение контура требует специальных измерительных процедур. Так, например, зонирование территорий, проводившееся в целях социальной защиты граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, осуществлялось с учетом измеряемых характеристик плотности их радиоактивного загрязнения. Для искусственных же систем установление их границ, - или разграничение того, что относится к одной системе, от того, что включается в другую, - часто бывает проблемой.

Организуя искусственную систему, важно установить то, что в ней должно быть для того, чтобы она могла нормально функционировать. Например, для промышленного предприятия существенно, будет ли в нём реализоваться технология по полному циклу, т.е. должно ли оно само производить все полуфабрикаты, потребные для выпуска конечной продукции, или же производство можно организовать так, что часть деталей и комплектующих можно получать в уже готовом виде по кооперации от стороннего поставщика. Познание, открывая новые взаимосвязи, позволяет обнаруживать ранее остававшиеся незамеченными существенные переменные, материальные носители которых поэтому не включались в состав искусственно создаваемых систем. Поэтому с течением времени приходится считаться с дополнительными факторами и пересматривать “границы” уже организованных и действующих систем. Это значит, что новое знание в принципе ведет к расширению границ искусственных систем и увеличивает масштабы деятельности организатора.

Для идентификации как процесса установления тождественности, совпадения или принадлежности системы определенному типу или классу систем нужны систематизация, классификация, таксономизация. Систематизация - приведение чего-либо в систему на основе выявления и группировки однородных элементов по определенным признакам. Классификация - распределение элементов некоторой их совокупности как классифицируемого множества по классам. Основным требованием к классификации является такое отнесение элементов к классам, при котором они группируются в них в порядке логической соподчиненности на основе присущих им закономерностей. Это предполагает системность классификации, что означит:

В рамках одной классификации используется только один классификационный признак - основание деления классифицируемого множества элементов;

Все элементы классифицируемого множества распределяются по выделенным классам: нет ни “пустых” классов, ни “свободных” элементов - не вписавшихся ни в один из имеющихся классов (объём делимого понятия должен быть равен сумме объемов членов деления). Но и системная классификация не может быть достаточной для всех случаев жизни: сложные явления и предметы могут классифицироваться по ряду признаков. Это позволяет иметь несколько взаимодополняющих классификаций, выбирая каждый раз ту, что дает срез наиболее полезной для решения стоящей задачи информации.

Таксономизация - иерархическое выделение в сложно организованных системах действительности таксонов - объектов, обладающих общностью свойств и признаков, проводимое для определения принадлежности объектов нижних уровней, последовательно и относительно, к объектам верхних уровней. Таксономическое требование запрещает ставить в один ряд понятия (элементы, объекты) разных уровней общности, как, например, целое и часть.

Методы идентификации как способы упорядочения . Рассмотренные категории представляют собой, с организационной точки зрения, наиболее распространенные способы упорядочения представлений об элементах и системах. Примером их использования может служить систематизация в биологии, где всё разнообразие живых систем подразделяется на типы, классы, отряды, семейства, роды и виды. Очевидно, если в голове у организатора не хватает четкости в представлении о предметах и явлениях окружающего мира, то он и не сможет воздействовать на них так, чтобы в итоге что-либо путное организовать. А он должен уметь “превратить неорганизованные материальные, денежные и трудовые ресурсы в полезное и эффективное предприятие”, поскольку “функция организации (в контексте следует понимать - организовывания - Я.Р., см. также лекцию 4) обеспечивает взаимосвязь или, другими словами, взаимозависимость между различными подсистемами и всей системой в целом”.

Средством установления границ искусственных систем, являющихся продуктом деятельности организатора, служит системный подход. Он представляет собой методологию решения сложных проблем, при которой учитываются все существенные переменные, могущие оказать влияние на результат. Эта методология не есть строгий алгоритм или формализованное правило: многое зависит от личностных качеств системного аналитика, а любой организатор обязан им быть. Ее применение предполагает осуществление последовательных шагов:

Формулирование цели (как деятельности вообще или в сложившейся ситуации, так и создания или переделки чего-либо) как проблемы, требующей решения (Проблема - задача для решения которой нет апробированных методов или ресурсов. Обычно она порождается рассогласованием между тем, что имеется, что “дано” условиями задачи, и тем, что хотим иметь. Решение заключается в том, чтобы перебросить “мостик”, по которому можно перейти оттуда, где находимся, туда, где хотим быть);

Декомпозиция цели, т.е. разбиение ее на подцели, каждая из которых может рассматриваться как один из необходимых промежуточных результатов на пути к цели, так что “пропуск” одной подцели делает невозможным достижение цели;

Декомпозиция подцелей, и так далее по уровням до тех пор, пока не доходят до “простых систем”, т.е. не поддающихся дальнейшему членению формулировок. Таким образом выявляются контуры организуемой системы, так как становятся “видны” все потребные для ее построения элементы и связи между ними. Графической моделью системного подхода служит как бы перевернутое стволом вверх “дерево цели” (рис.1.1).

Рис.1.1. Логическая схема дерева цели

Тогда отдельная ветвь - аспектный подход. Аспектный подход должен применяться не вопреки, а как детализация направления деятельности, следующая из системного подхода, для конкретного исполнителя. В тех же случаях, когда “ветви дерева” требуют совместного участия специалистов или организаций разного профиля - имеет место комплексный подход. Он применяется при групповом принятии решения посредством совещания, в деятельности комиссий высококвалифицированных экспертов, консилиумах врачей и т.д. Комплексный подход проявляется и в профессиональном составе работников организации в тех случаях, когда ее деятельности присущ комплексный характер. Так, например, в российской компании “ИНЭКОТЕХ”, представляющей собой экологическую организацию, работают специалисты: экологи, аэрогеологи, геофизики, нефтехимики.

Системность служит инструментом реализации замыслов, поскольку существенно уменьшает вероятность возникновения непредвиденных ситуаций, сбоев в работе. Поэтому она является также и признаком культуры мышления лица принимающего решение. Недаром “одним из общепризнанных критериев научности со времен И.Канта является системность”. Системности в статике организации эквивалентна систематичность в динамике организации. Это значит, что построению организации как организационной системы аналогична системная технологизация процесса ее функционирования. Последнее предполагает: а) определение всех необходимых, - на разных уровнях рассмотрения, т.е. масштабов детализации, - этапов (стадий, периодов, фаз, задач, работ, операций) с учетом их “вложенности”; б) установление степени их регулярности (непрерывности или периодичности) и последовательности, с учетом возможности синхронизации, а также в) возможности частичной или полной (параллелизм) совмещенности во времени.