Exempel på brev till organisationen. Vad innebär det att kräva en neutral ton i affärskorrespondens? Business skrivstil

Nuförtiden ska alla kunna skriva brev. När allt kommer omkring är detta oundvikligt för alla personer med utbildning. Alla har inte talangen att skriva brev. Men genom att känna till de grundläggande reglerna kan du utveckla förmågan att skriva bra och intressanta brev. Särskilt om dessa regler är ganska enkla. I den här artikeln kommer du att lära dig hur du skriver affärs- och personliga brev korrekt. Låt oss titta på de olika alternativen för bokstäver och viktiga punkter i deras design.

Hur man skriver affärsbrev korrekt

Ett formellt eller affärsbrev är vanligtvis avsett att upprätthålla affärsrelationer mellan företag och deras anställda eller kunder. Ett affärsbrev har många varianter. Till exempel:

• Tackbrev
• Rekommendationsbrev
• Följebrev
• Garantibrev
• Brev till presidenten
• Servicebrev
• Informationsbrev
• Grattis brev
• Kravbrev
• Klagomålsbrev
• Inbjudningsbrev

Vi skickar i huvudsak det eller det affärsbrev till högre uppsatta personer eller med förfrågan, d.v.s. Det är tydligt riktade brev som skickas med ett specifikt syfte. Målet är att säkerställa att brevet förstås på rätt sätt. Vi bestämmer till exempel hur vi ska skriva ett tackbrev korrekt så att det förstås att vi tackar; vi funderar på hur man skriver formella brev korrekt, så att de är användbara, så att de förstås korrekt av adressaten. Därför är det mycket viktigt att veta hur man skriver ett brev korrekt. Du kan hitta ett exempel för att skriva affärsbrev på länken Professionella affärsbrevmallar.

Nedan kommer vi att titta på de grundläggande reglerna för att skriva affärsbrev.

Brevet ska inte vara ansiktslöst

Har du någonsin undrat hur man skriver e-postmeddelanden korrekt? En affärspersons e-postkorg är ofta fylld med olika typer av skräppost. Din första prioritet när du skriver ett formellt brev kommer att vara att få det uppmärksammat och inte skickas till skräppostmappen.

Först bör du göra förfrågningar om företaget dit du vill skicka ditt brev. Du måste ha maximal information om din partner. När uppgifterna om företaget är kända kan du börja skriva brevet. Alla affärsmän kommer att bli glada om ett brev vänder sig till honom personligen, och inte till den kommersiella avdelningen på företaget där han arbetar, till exempel. Att tilltala mottagaren med namn kommer först och främst att visa din respekt för personen och, naturligtvis, framkalla positiva känslor hos honom, som helt enkelt inte kan låta bli att älska honom för dig. När allt kommer omkring, hur kan du starta ett samtal med en potentiell partner om affärsförslag om du inte har tagit dig tid att ta reda på hans efternamn, förnamn och patronym.

Om du inte kunde ta reda på adressatens namn, skriv under inga omständigheter: "Uv. gen. direktör!”, ”Uv. kommersiell dir. företag! Det finns ingen plats för sådana förkortningar i ett affärsbrev. Ord som "kära", "herre", "prefekt" etc. måste skrivas i sin helhet. Annars kan det inte vara tal om respekt.

Brevet måste ha en titel

Rubriken behövs för att kortfattat avslöja brevets innehåll. På så sätt kommer mottagaren att kunna behandla och sortera brevet utan problem. Varje officiell organisation får dussintals brev varje dag i helt andra frågor. Därför finns det ingen chans att ditt brev uppmärksammas. Därför, om din titel innehåller användbar information, kan den vara av intresse för en potentiell partner. Förstår du nu varför det är viktigt att skriva officiella brev korrekt?

Hur man gör ett bra intryck

Försök att lägga till en introduktion till ditt brev som uttrycker en komplimang till mottagaren. Till exempel hur glad du skulle vara att få äran att arbeta med ett så bra företag.

Vad ska man undvika

Undvik direktivfraser

Istället för frasen "Om du är intresserad av vårt erbjudande, då ska du kontakta mig per telefon...", är det bättre att skriva "För att diskutera erbjudandet har du möjlighet att kontakta oss per telefon...". En direktivfras kan psykologiskt vända en person mot dig. En sådan fras kan visa mottagaren din brist på självförtroende och arrogans. Och om du skriver ett rekommendationsbrev skulle det vara korrekt att "föreslå" och inte påtvinga, för att inte skapa intrycket av att du trycker, ingen kommer att gilla det.

Välj rätt verb

Använd perfekta verb. Till exempel skapat, färdigställt, gjort, utvecklat, ökat osv. Men verb som utföra, delta, arbeta, producera talar inte om att uppnå resultat. Detta är svårt att ta hänsyn till när du skriver brev på främmande språk, så intressera dig för ett visst språks regler i förväg för att till exempel veta hur man skriver ett engelskt brev korrekt.

Använd brevpapper

Att använda brevpapper är nödvändigt även om du skickar ett e-postmeddelande. Vad är ett brevpapper? Brevhuvudet måste innehålla ditt företags namn, adress, telefon, fax, företagslogotyp och chefens underskrift. Denna punkt är viktig för att korrekt skriva ett garantibrev eftersom du på så sätt visar att du är öppen och ansvarig för ditt företag.

Skicka ett brev med posten

När du skickar ett affärsbrev är det bättre att överge fax och e-post. Det ideala alternativet skulle vara att skicka en kurir med ett brev så att han kan lämna det personligen till chefen. Se därför till att ta hand om ett märkeskuvert. Förresten, om du skickar dokument för att få någon position, var inte lat för att ta reda på hur man skriver ett följebrev korrekt, arbetsgivaren kommer att uppskatta det.

Hur man skriver personliga brev korrekt

Ett personligt brev kan vara ett brev till en vän eller älskad, ett brev på engelska till en brevvän utomlands, ett kärleksbrev eller ett e-postmeddelande på ett socialt nätverk. Adressaten kommer alltid att bli glad över att få ditt brev om det är skrivet korrekt och intressant. När du kommunicerar via korrespondens kan du använda vänliga ord som du ofta skämdes över att säga till dina nära och kära under ett samtal. Personliga brev är mycket lättare att skriva än officiella, men det betyder inte att du inte behöver veta hur man skriver ett brev till en vän eller älskad.

Respektera mottagaren

Om du skickar ett brev med posten, använd inte en bit papper som rivits ur en anteckningsbok för texten. Välj papper av bra kvalitet. Och glöm inte att skriva adressen rätt!

Grundläggande regler

Brevet bör börja med ett överklagande. Placera ditt meddelande i mitten av raden. Huvudtexten är skriven 2 cm under adressen, indragen samma avstånd från arkets vänstra kant. Försök att hålla detta avstånd genom hela brevet. Om arket tar slut, ta ett andra tomt papper. Skriv inte på båda sidor av pappret!

Undvik korrigeringar

Kom ihåg att överstrukna linjer eller korrigeringar kan få ditt skrivande att se extremt slarvigt ut. Därför bör du till att börja med inte vara lat och skriva ett utkast.

Registrering

Brevets text ska vara läsbar och inte särskilt liten. Använd samma pasta eller bläck genom hela ditt brev. Var noga med att lämna din signatur i slutet. Efter signaturen, vid behov, placera en efterskrift (P.S.). Bokstäver är vikta med texten inuti!

Efter att ha skrivit brevet

Du ska inte skriva ett brev på dåligt humör. Om negativa känslor redan finns på papper, skicka inte detta brev. Bättre att skriva om det nästa dag. Att skriva ett kärleksbrev korrekt innebär trots allt att leverera trevliga positiva känslor till mottagaren och inte förstöra hans humör med negativa uttalanden.

Förmodligen har alla åtminstone en gång varit tvungna att ta itu med behovet av att skriva ett affärsbrev. När man sammanställer den kommer man ofrivilligt fram till att det inte alls är lätt. Det finns många regler och regler för att skriva affärsbrev som du behöver känna till. Artikeln beskriver i detalj processen för att upprätta ett dokument, ger exempel på affärsbrev och diskuterar deras typer och design.

Form

Färdiga formulär ger soliditet och indikerar företagets tillförlitlighet. De innehåller nödvändig information om organisationen, såsom:

• Namn.
• Adress.
• Kontaktnummer.
• Webbplats.
• E-post.
• Logotyp.
• Övriga kontaktuppgifter.

Det finns inga strikta regler för blanketter. Därför bestämmer varje organisation självständigt vilken information som ska inkluderas i dem.

Hur skriver man affärsbrev korrekt? Förberedelse

Affärsbrev skrivs och formateras på ett visst sätt, med förbehåll för deras inneboende regler och krav. Beroende på målet tänker författaren igenom innehållet i detalj för att få det resultat han beräknar. Han måste tydligt förstå vilken information adressaten redan känner till om ämnet för brevet, vad den ska baseras på och vad som kommer att vara nytt i det. Argumenten beror på vilket mål författaren eftersträvar. Processen för att förbereda ett affärsbrev kan delas in i följande steg:

• Studerar frågan.
• Att skriva ett utkast till brev.
• Dess godkännande.
• Signering.
• Registrering.
• Skickar till mottagaren.

Struktur av affärsbrev

När du skriver ett brev är det nödvändigt att mätta det med information, det vill säga lägga all nödvändig information där. Det kan vara enkelt eller komplext. I ett enkelt brev förmedlar innehållet tydligt och kortfattat information som i allmänhet inte kräver ett svar från mottagaren. En komplex kan bestå av flera avsnitt, punkter och stycken. Varje stycke presenterar en aspekt av information. Dessa typer av affärsbrevprover består vanligtvis av en introduktion, en text och en avslutande sektion.

Nedan är ett exempel på att skriva ett affärsbrev - dess inledande del.

Huvuddelen beskriver situationer och händelser, ger deras analys och bevis. Det är i denna del som de övertygar om att de behöver agera på ett eller annat sätt, bevisa hur det stod till och informera om behovet av att delta i alla händelser med olika argument.

Slutsatsen innehåller slutsatser som görs i form av förslag, önskemål, påminnelser, avslag och så vidare.

Ett exempel på att skriva ett affärsbrev - dess sista del - presenteras nedan. Detta sammanfattar det i huvudsak angivna kravet.

All information som tillhandahålls bör vara optimalt konsekvent och förståelig.

Varje bokstav börjar med en centrerad adress. Denna lilla del är oerhört viktig. När du väljer det måste författaren tänka på:

• Adressatens ställning.
• Förhållandets natur.
• Formalitet.
• Etikett.

Det ska finnas en artig blankett i slutet av brevet. Till exempel: "...Jag uttrycker hopp om ytterligare samarbete (tacksamhet för inbjudan)..." Dessa fraser följs av författarens signatur.

Stil

Alla brev måste vara skrivna i en officiell affärsstil, vilket innebär användning av språk för officiella affärsrelationer. Funktionerna hos ett sådant språk bildas under följande omständigheter:

• Huvuddeltagarna i affärsrelationer är juridiska personer, på uppdrag av vars chefer och tjänstemän brev skrivs.
• Relationer i organisationer är strikt reglerade.
• Ämnet för kommunikation är företagets verksamhet.
• Förvaltningsdokument har i allmänhet en specifik adressat.
• Ofta uppstår identiska situationer under en organisations verksamhet.

I detta avseende bör informationen i ett affärsbrev vara:

• Officiell, opersonlig, betonar avståndet mellan deltagare i kommunikation.
• Adresserad, avsedd för en specifik mottagare.
• Aktuell i skrivande stund.
• Pålitlig och opartisk.
• Resonerade för att förmå mottagaren att utföra någon åtgärd.
• Komplett för beslutsfattande.

Krav

Ett affärsbrev måste uppfylla följande krav:

• Tal är standardiserat på alla nivåer - lexikalt, morfologiskt och syntaktiskt. Den innehåller många uttryck, termer och formler.
• Tonen i skrivandet är neutral, återhållsam och strikt, utan användning av känslomässigt och uttrycksfullt språk.
• Noggrannhet och klarhet i texten, utan logiska fel, klarhet och omtänksamhet i formuleringen.
• Kortfattadhet och korthet - utan att använda uttryck som har ytterligare betydelse.
• Användningen av språkformler som bildats till följd av upprepade situationer.
• Användning av termer, det vill säga ord eller fraser som har speciella begrepp.
• Användningen av förkortningar, som kan vara lexikaliska (det vill säga sammansatta ord som bildas genom att ta bort bokstäver från delar av ord: LLC, GOST, och så vidare) och grafiska (det vill säga ordbeteckningar i förkortad form: grn, zh-d, etc.).
• Användningen av konstruktioner i genitiv och instrumental fall.
• Fraser med verbala substantiv ("ge stöd" istället för "stöd").
• Använd enkla vanliga meningar.

Ovanstående exempel på affärsbrev visas nedan i fullständig version (med brödtext). Informationen uppfyller alla krav för en officiell affärsstil.

Typer av affärsbrev

Det är bäst att skriva ett affärsbrev om en specifik fråga. Om det är nödvändigt att lösa flera problem samtidigt, rekommenderas det att rita upp flera olika alternativ.

Affärsbrev kan ha följande innehåll:

• Medföljande. Sådana brev behövs vanligtvis för att informera dig om var du ska skicka dokument.
  (Hur skriver man ett affärsbrev? Ett exempel på följebrev hjälper dem som behöver skriva den här typen av dokument.)

• Garanterat. De är skrivna för att bekräfta eventuella löften eller villkor. Till exempel kan betalning för arbete, hyra, leveranstider etc. garanteras.
• Tack. De har börjat användas särskilt ofta nyligen. Sådana brev visar på god partnerskapston. De kan ges ut på vanligt brevpapper eller på färgat papper med vackert tryck.
  (Hur skriver man ett affärsbrev? Ett prov av tacksorten upprättas i fri form, beroende på vilka uppgifter det löser. I det här fallet uttrycker brevet sin essens i den kortaste formen. Ett sådant prov, gjort på färgat papper med en prydnad, kan hänga på väggen i rummet företaget på en hedersplats.)

• Informationsinformation.
• Lärorik.
• Grattis.
• Reklam.

Det finns även bokstäver:

• Förslag till samarbete. Ganska vanligt på senare tid, skickat till organisationer, är ofta av reklamkaraktär, till exempel, som det här exemplet. Det är ganska svårt att skriva kommersiella brev du måste ta hänsyn till många nyanser för att få uppmärksamhet, och ännu mer för att bli intresserad. Men om du komponerar den enligt provet nedan har den alla chanser att lyckas.

• Inbjudningar. De skickas och bjuder in dem att delta i olika evenemang. De är vanligtvis riktade till en chef eller tjänsteman, men kan också riktas till ett helt team.
• Förfrågningar.
• Notiser.
• Förfrågningar och många andra.

Hur man skriver ett svar på ett brev. Exempel

Svaret måste inledas med att upprepa begäran som anges i det första brevet. Därefter ges resultatet av dess övervägande och godkännande eller skäl för avslag uttrycks. Ett företagssvarsbrev kan innehålla en alternativ lösning till den förväntade informationen. Vanligtvis uppfyller den följande principer:

• Tillgänglighet för en länk till den första bokstaven och dess innehåll.
• Identiska språkmedel.
• Jämförbar omfattning och innehållsaspekter.
• Överensstämmelse med en viss sekvens.

Registrering

Förutom att använda företagsbrevhuvuden för affärsbrev är det nödvändigt att ta hänsyn till andra finesser när du designar dem. Det är detaljer, regler för förkortningar, skrivadresser, rubriker, textlängd, fältbredder med mera.

Exempel på ett affärsbrev hjälper dig att komponera det, med hänsyn till alla finesser och nyanser. De används av både nybörjare och erfarna arbetare. Tack vare proverna lär de sig att skriva bokstäver korrekt och sparar mycket tid.

Affärsskrivande är ett av de viktigaste kommunikationsverktygen i alla företag. Ett välskrivet affärsbrev hjälper till att skapa ett positivt intryck av företaget. Och ett analfabet skrivet brev kan förstöra hela ditt rykte. Vi har redan skrivit om reglerna för affärskorrespondens, låt oss nu titta på specifika exempel på affärsbrev.

Exempel på affärsbrev

Det finns många typer av affärsbrev – affärsförslag, kravbrev, tacksamhetsbrev, avslagsbrev, följebrev, garantibrev, information och så vidare. Principerna för deras sammanställning skiljer sig praktiskt taget inte från varandra. Ta en titt igen för att undvika misstag.

Exempel på tackbrev

Exempel på garantibrev

Exempel på svarsbrev

Detta är ett tydligt exempel på vad ett artigt brev som innehåller ett avslag kan vara:

Exempel på ett nyhetsbrev

Exempel på ett klagomål

Exempel på brev på engelska i affärskorrespondens

Tyvärr har inte alla en hög nivå av engelska. Och ofta är chefer något vilse när de behöver skriva ett affärsbrev på engelska. Om även på ryska människor inte alltid kan förstå varandra i korrespondens, vad kan vi då säga om ett främmande språk? Den bästa vägen ut i den här situationen är att söka efter liknande bokstäver och använda lämpliga fraser från dem i ditt brev. Här är tre exempel på affärsbrev på engelska: ett tackbrev till kunden, ett brev som klargör villkoren för transaktionen och ett svarsbrev på köperbjudandet. Varje fil innehåller en version av brevet på engelska och dess översättning till ryska.
Ladda ner ett tackbrev till kunden på engelska.
Ladda ner brevet med villkoren för avtalet på engelska.
Ladda ner svarsbrevet på köperbjudandet på engelska.

Strukturen för ett affärsbrev

En tydlig struktur är en väsentlig egenskap hos ett affärsbrev. Det kommer att hjälpa mottagaren att snabbt förstå innebörden av det som skrivs och minska tiden det tar att läsa det. Ett affärsbrev består av följande huvuddelar:

1. Rubrik (föremålet för brevet). Titeln på brevet bör innehålla dess korta syfte eller essens. Du kan inte använda några abstrakta fraser här. Det ska vara tydligt för mottagaren vad brevet handlar om bara utifrån rubriken. Till exempel "Om förändringar i priser för leverans av produkter" eller "Affärsförslag för handelssamarbete med företag XXX."

2. Hälsning. Hälsningen "Dear + First Name and Patronymic!" anses vara traditionell i affärsbrev. Det är dock inte nödvändigt att använda namnet. Du kan också tilltala adressaten genom hans position: "Kära herr direktör!" Tänk dock på att att ringa vid namn minskar det psykologiska avståndet något och understryker den väletablerade affärsrelationen. Om brevet är adresserat till en grupp människor, är det acceptabelt att skriva "Kära mina damer och herrar!", "Kära partners!" och så vidare. Att använda förkortningarna Mr., Ms. eller initialer upplevs som respektlöst, så försök undvika det.

3. Uttalande av syftet med att skriva brevet, dess väsen och huvudidé. Detta är huvuddelen av brevet. Här skriver du direkt om själva anledningen till att skriva brevet.

4. Dina förslag för att lösa detta problem, rekommendationer, förfrågningar, klagomål. Affärsbrev kräver nästan alltid en viss reaktion från mottagaren (förutom rena informationsbrev). Därför är det viktigt att beskriva inte bara själva problemet, utan också erbjuda dina egna alternativ för att lösa det. Om du skriver ett klagomål, be då att vidta lämpliga åtgärder om du ger ett erbjudande om samarbete, beskriv sedan dess möjliga alternativ. Kort sagt, mottagaren av ditt brev måste inte bara förstå "vad" du vill ha av honom, utan också förstå "hur" du föreslår att genomföra det. Då blir det ett riktigt affärsbrev.

5. Kort sammanfattning och slutsatser. I slutet kan vi sammanfatta allt ovan. Det är dock inte alltid möjligt att göra detta väldigt kort. I det här fallet är det inte värt att skriva i flera meningar vad du redan beskrev i de två första styckena. Kom ihåg att ett affärsbrevs bästa vän är korthet. Därför räcker det i de flesta fall att begränsa dig till fraserna "Jag hoppas på framgångsrikt samarbete", "Jag väntar på ditt svar i denna fråga" och så vidare.

6. Signatur. Ett affärsbrev undertecknas med avsändarens position, för- och efternamn med den traditionella frasen "Med respekt." Andra alternativ är också möjliga: "Bästa hälsningar", "Med vänlig hälsning" och så vidare, beroende på hur nära din kontakt med mottagaren är. Frasen "Med respekt" är den mest universella, så om du är osäker på hur det skulle vara lämpligare att prenumerera, använd den här frasen och du kommer definitivt inte att missa.

Det skulle också vara en bra idé att lägga till alternativ för att kontakta dig i din signatur: andra e-postadresser, jobbtelefonnummer, Skype. Fördelen med detta är inte bara att mottagaren, om så önskas, snabbt kommer att kunna kontakta dig på ett för honom lämpligt sätt, utan också att du på så sätt visar din öppenhet och beredskap att kommunicera med mottagaren.

Och glöm inte att ett officiellt brev först och främst är ett dokument. Därför, genom att försumma reglerna för att utarbeta det, förstör du oåterkalleligt ditt företags rykte och dig själv som specialist.

Gå tillbaka

Oavsett syftet med affärsbrev är de skrivna för att uppnå det önskade målet i verksamheten. Inte alla anställda i en organisation har den nödvändiga kompetensen inom affärskorrespondens med ett olämpligt tillvägagångssätt, det finns en risk att helt förstöra företagets rykte med en bokstav. Men om du använder brevskrivningstjänsten från vår byrå kommer mottagaren säkert att vara intresserad av att arbeta med dig.

Syftet med affärsbrev

Affärsbrev förlorar inte sin relevans för att lösa arbetsfrågor och marknadsföringsuppgifter. Information som lämnas skriftligen är bekväm eftersom du alltid kan återvända till den eller överklaga när du löser kontroversiella frågor. Skriftlig text gör att du kan formulera tankar mer kortfattat och tydligt än muntlig kommunikation. Vissa mottagare kan dessutom endast kontaktas genom att skicka ett affärsbrev. Och ju högre status denna adressat har, desto professionellare bör texten vara sammansatt. Typer av affärsbrev lika mångskiftande som sfären för affärsrelationer. Affärskorrespondens kan vara kommersiell (en önskan att sluta en affär, ett krav på en part i en transaktion) och icke-kommersiell (ett tackbrev, information, ett garantibrev, förfrågningsbrev, inbjudningar, påminnelser, etc.) Utifrån sin funktionalitet skiljer de på initiativbrev och svarsbrev samt meddelanden som inte kräver svar.

Hur man skriver affärsbrev korrekt.

Funktioner i strukturen och texten i ett affärsbrev

Affärsbrev har en tydlig sammansättning:

Inledningen anger syftet med och anledningen till brevet, och ger en länk till det dokument som fungerade som utgångspunkt för detta meddelande;

Huvuddelen beskriver läget, ger en analys av situationen och argumentation.

Bevisets karaktär beror på brevets riktning: till exempel att övertala att komma till en konferens, att investera i ett projekt, att köpa en produkt;

Avslutningsvis dras en slutsats utifrån ovanstående: erbjudande, begäran, avslag, önskan osv.

Före texten i brevet placeras alltid en artig adress till adressaten (till exempel "Kära Sergei Mikhailovich!") Och även i början eller i slutet av texten finns en artighetsformel utarbetad enligt kanonerna av affärskorrespondens. Artighetsformler börjar vanligtvis så här: "Jag uttrycker min tacksamhet för den hjälp som getts... / tacksamhet för inbjudan... / hoppas på ett fruktbart samarbete...". När du skriver denna typ av brev observeras affärsstil. Dess egenskaper: kortfattad, klarhet, entydighet, användning av termer, neutral ton, standardisering.

Svårigheter att skriva affärsbrev

Var väl medveten om adressaten och den information som han redan har på din fråga;

Kunskap om reglerna för det ryska språket och affärsstilens särdrag: språkformler, regler för att komponera meningar etc.;

Korrekt och lämplig användning av terminologi;

Rättighet i att tilltala adressaten.

Hur man skriver affärsbrev korrekt.

Ordböcker och exempel på att skriva affärsbrev kan hjälpa dig att klara av denna uppgift på egen hand. Men om det inte finns tillräckligt med kompetent anställd eller tid för att förbereda sig för att skriva affärsbrev, kan en professionell byrå tillhandahålla denna tjänst. Specialisterna från kommunikationsbyrån Comagency hjälper dig att utveckla ett företagsbrevpapper, samla in de nödvändiga dokumenten för ett övertygande argument, skriva ett kompetent och presentabelt affärsbrev och därigenom förbättra bilden av din organisation.

Hur man lär sig att skriva affärsbrev

Se videon nedan, som enkelt och enkelt förklarar hur man lär sig att skriva affärsbrev, och ger tydliga och förståeliga rekommendationer och metoder för utbildning:

Vad planerar du att lägga ut på entreprenad under 2017?

Servicebrevär ett generaliserat namn för dokument med olika innehåll som fungerar som ett sätt att kommunicera med institutioner och individer, rapportera något, meddela om något.

Affärsbrev upprättas för att informera korrespondenten, kommunicera till honom information som kan vara extremt viktig för honom, brev skrivs för att erhålla nödvändig information, för att etablera kontakt, upprätta affärsförbindelser, så att det i framtiden kommer att vara möjligt att genomföra gemensamma aktiviteter, göra transaktioner etc. Business a letter är ett medel för snabbt informationsutbyte vid genomförandet av gemensamma aktiviteter. Ett brev kan användas som bekräftelse på muntliga överenskommelser, som garanti för åtaganden, som krav för att uppfylla antagna villkor, som en påminnelse. Dessutom, i något av dessa fall, är ett affärsbrev alltid ett sätt att presentera företaget. Precis som det första intrycket av en person avgör attityden till honom under lång tid, kan brevets form, kuvertet, brevets utformning och slutligen texten ha en gynnsam eller ogynnsam effekt på mottagaren av brevet. brev. Så om du vill att denna påverkan ska vara gynnsam måste affärsbrevet vara oklanderligt i alla avseenden.

Ett affärsbrev bör inte vara långt. I affärsrelationer är varje minut värdefull, så du måste uttrycka dina tankar kortfattat, enkelt och tydligt. Brevet bör endast innehålla uppgifter som är direkt relevanta för ärendet. Brevet måste skrivas logiskt, tydligt och förståeligt. I ett affärsbrev ska du använda komplext språk, komplexa begrepp, och affärsbrevet ska inte vara torrt, det ska intressera adressaten. Samtidigt betyder det inte att brevet ska vara känslomässigt, än mindre uttrycksfullt. Även om situationen i sig är ganska spänd, orsakar allvarlig rädsla eller oro, bör känslor hållas tillbaka i brevet, tonen i brevet ska vara utåt lugn och neutral. Dessutom är förtrogenhet inte tillåten i ett brev. Konversationssätt för kommunikation, informell stil - inte för affärsskrivande.

Följande krav gäller för affärsbrev:

− ett affärsbrev upprättas på en särskild blankett - en brevblankett (för andra typer av korrespondens kan även särskilda blanketter användas: telegramformulär, faxmeddelandeformulär, telefonmeddelandeformulär);

− formateringen av ett affärsbrev måste överensstämma med GOST R 6.30-2003;"

− ett affärsbrev är undertecknat av chefen för organisationen, eller dennes ställföreträdare eller annan tjänsteman i enlighet med ansvarsfördelningen mellan ledningen som accepteras i organisationen;

− Skrivelsen måste ägnas åt en fråga som kan behandlas i en skrivelse endast om dessa frågor är relaterade till varandra och ett beslut kommer att fattas om dem.

− Brevet bör inte vara stort i volym (de flesta bokstäver - upp till en sida text, och endast i undantagsfall som kräver en detaljerad beskrivning och analys, kan ett brev innehålla mer än en sida text);

− ett svar måste ges på ett initiativbrev (förfrågan, förfrågan, begäran, etc.).

− ett affärsbrev måste skrivas korrekt, korrekt, utan korrigeringar;

− ett affärsbrev ska innehålla objektiv information om de händelser och fakta som presenteras, och vid behov ha förklarande och kompletterande material.

Datorteknik används för att förbereda och formatera affärsbrev. Affärskorrespondensens officiella karaktär och affärskommunikationens etik kräver högkvalitativ produktion av dokument på utskriftsenheter, och följande måste observeras:

− enhetlig dokumentdesignstil;

− Fastställda storlekar på serviceområden.

− korrekt plats för adressaten, namnteckning, datum, registreringsnummer och andra uppgifter.

− lika styckeindrag om stycket börjar med en röd linje;

− Tydliga, tydliga avtryck av tecken;

− en rak linje av linjer, bokstäver;

− lika mellanrum mellan tecken, bokstäver och siffror.

Förberedelsen av dokument som överförs via telekommunikationskanaler har sina egna egenskaper och involverar:

− Närvaro av tjänstehuvuden;

− begränsning av meddelandevolym;

− Användning av en etablerad begränsad uppsättning förkortningar.

− registrering i enlighet med de regler som fastställts av kommunikationsmyndigheterna.

Av allt som har sagts tidigare följer att det krävs en kreativ attityd för att komponera texten och utforma brevet. Varje specialist måste inte bara vara kompetent inom sitt verksamhetsområde, utan också vara läskunnig, behärska förmågan att formulera tankar och formalisera dem inom ramen för kraven i gällande regleringsdokument. Teoretiska principer, oavsett hur fullständigt de presenteras, kräver att för deras assimilering och praktiska tillämpning visas modeller, prover och exempel på deras specifika implementering.

Korrespondensförmåga utvecklas som regel med erfarenhet, så brevskrivaren måste noggrant studera organisationens tidigare korrespondens, använda brev som tidigare sammanställts av specialister som prov, studera korrespondensreglerna, analysera funktionerna i att komponera brevtexter om organisationens ämne, med hänsyn till dess mål, mål, specifika aktiviteter. En viktig roll spelas av en persons allmänna kultur, hans kunskaper, färdigheter och synsätt, så det är mycket viktigt att ständigt arbeta med sig själv, förbättra den allmänna kulturen, inklusive kulturen för affärskommunikation och talkulturen.

Att förbereda ett brev inkluderar följande steg:

Studera kärnan i frågan;

Insamling av nödvändig information, inklusive från tidigare korrespondens;

Förbereda ett utkast till brev;

Projektgodkännande (om nödvändigt);

Underskrift av chefen.

Utkast till skrivelser utarbetas av exekutörer på uppdrag av företagets chef.

Affärsbrev upprättas på brevhuvuden i enlighet med GOST R 6.30-2003, som regel, med vinkelplacering av permanenta detaljer ("stämpel"). Blanketter med en längsgående uppställning av permanenta uppgifter för brev används mer sällan, främst av myndigheter och högre organisationer. A4 och A5 format används. A5-format används om bokstaven inte överstiger 7-8 rader.

Den första sidan av brevet skrivs ut på brevhuvud, resten - på tomma ark av A4-papper.

Brevet ska upprättas i minst två exemplar.

Det första exemplaret upprättas på brevpapper och skickas till mottagaren, det andra (det kallas en kopia) skrivs ut på ett tomt pappersark och arkiveras som bevis på det utförda arbetet.

När du förbereder affärsbrev används följande uppgifter:

− Statens emblem ryska federationen;

− Vapen för en konstituerande enhet i Ryska federationen.

− organisationsemblem eller varumärke (tjänstemärke);

− organisationskod.

− huvudstatsregistreringsnummer (OGRN) för en juridisk person.

− skattebetalarens identifikationsnummer/orsakskod för registrering (TIN/KPP);

− kod för dokumentformulär;

− organisationens namn.

− referensinformation om organisationen;

− Dokumentdatum.

− Dokumentets registreringsnummer.

− Adressaten.

− upplösning;

− rubriken till texten.

− kontrollmärke.

− Texten i dokumentet.

− markera om ansökans närvaro;

− Underskrift.

− Godkännande av viseringsdokument.

− tätningsavtryck;

− anteckning om utövaren;

− En anteckning om utförande av handlingen och sändning av den till akten.

− en anteckning om mottagandet av dokumentet av organisationen;

− Identifiering av den elektroniska kopian av dokumentet.

De listade detaljerna kan delas in i tre grupper:

− uppgifter om brevformuläret: Ryska federationens statsemblem; vapensköld av en konstituerande enhet i Ryska federationen; organisationsemblem eller varumärke (tjänstemärke); organisationskod; huvudstatsregistreringsnummer (OGRN) för den juridiska personen; skattebetalarens identifikationsnummer/orsakskod för registrering (TIN/KPP); kod för dokumentformulär; organisationens namn; referensinformation om organisationen;

− Uppgifter som används när man skriver ett affärsbrev: hänvisning till registreringsnummer och datum för dokumentet; destination; rubriken till texten; text; markera närvaron av applikationen; signatur; godkännande av visumdokument; täta; märke om artisten;

− uppgifter som används vid arbete med affärsbrev och nödvändiga för att organisera dokumentflödet, verkställa brev, systematisera brev och organisera deras lagring: dokumentdatum; dokumentets registreringsnummer; upplösning; rubriken till texten; kontrollmärke; en anteckning om utförandet av dokumentet och skicka det till filen; en anteckning om mottagandet av dokumentet av organisationen; ID för den elektroniska kopian av dokumentet.

Brevets text består oftast av en inledande del och en huvuddel. Den inledande delen anger skälen till att skrivelsen upprättades, åtföljd av hänvisningar till fakta, datum och dokument. Huvuddelen av brevet anger dess huvudsakliga syfte (erbjudande, avslag, begäran, garanti etc.).

Brevets text är skriven i första person plural: "vi frågar..., vi skickar...", eller tredje person singular – "företaget anser..., organisationen har ansett...".

Om brevet är skrivet på det officiella brevhuvudet för organisationens chef, är texten som regel skriven i första person singularis: "Jag erbjuder ..., jag frågar ...".

Skrivelsens text kan börja med ett överklagande.

Denna lilla del av texten är oerhört betydelsefull för kommunikationsändamål. Ett korrekt valt meddelande lockar inte bara adressatens uppmärksamhet, utan sätter också rätt ton för korrespondensen och hjälper till att etablera och upprätthålla affärsrelationer. Överklagandets betydelse bestäms av brevets författare. Överklagandet låter dig säkra en lyssnare. Skiljetecken efter adressen förtjänar särskild uppmärksamhet. Ett kommatecken efter en adress ger bokstaven en tillfällig karaktär, medan ett utropstecken framhäver betydelse och officiell karaktär. Uppropet är tryckt på ett centrerat sätt.

Käre Mikhail Petrovich!

Fru Petrova!

Käre herr Smirnov!

Herr president!

Kära kollegor!

Brevet är vanligtvis sammansatt enligt följande schema: inledning, huvuddel, avslutning.

"I enlighet med dekret från Ryska federationens regering av den 27 juni 2003 nr 620 "Om godkännande av modellföreskrifterna ...".

Huvuddelen innehåller en beskrivning av händelsen, den aktuella situationen, deras analys och de bevis som tillhandahålls.

Slutsatsen av brevet representerar slutsatser i form av förfrågningar, förslag, yttranden, avslag, påminnelser.

Bokstäver bör endast använda officiellt accepterade förkortningar, beteckningar och termer. Namnen på institutioner, organisationer och befattningar, titlar, måttenheter, geografiska namn och andra måste exakt överensstämma med de officiella namnen.

Den sista delen av texten kan avslutas med en förväntan på att en begäran ska uppfyllas, såväl som med en artighetsformel:

Brevet får endast innehålla en sista del.

En anteckning om förekomsten av bilagor skrivs ut i två intervall under brevets text från textfältets vänstra kant om brevet innehåller en bilaga till det.

Signaturen skiljs från texten med tre radavstånd.

Godkännandevisum utfärdas på en kopia av det kvarvarande brevet. Visum placeras längst ner i brevet.

Exekutoranteckningen är tryckt på fram- eller baksidan av dokumentets sista ark på dokumentets vänstra sida.

Datumet för brevet är datumet för dess undertecknande.

Skrivelser undertecknas av tjänstemän i enlighet med ansvarsfördelningen och tilldelningen av deras rätt att skriva under handlingar i föreskrifter om strukturella enheter och arbetsbeskrivningar.

Innan attributet "signatur" kan det också finnas en artighetsformel, som skrivs ut från stycket och separeras från positionen med ett kommatecken, till exempel:

Artighetsformeln kan se ut så här:

Med vänlig hälsning,...

Med vänliga hälsningar,…

Med uppriktig tacksamhet...

Med vänlig hälsning,…

Sigillet intygar äktheten av en tjänstemans underskrift på dokument som intygar personers rättigheter, registrering av fakta relaterade till ekonomiska, materiella resurser etc. Sigillet intygar brev som innehåller förpliktelser (garantibrev), bekräftande fakta, händelser, finansiella brev innehåll.

Sigillavtrycket på ett dokument kan fånga en del av tjänstetiteln, men inte tjänstemannens signatur. Förseglingens avtryck måste vara tydligt läsbart.

Layouten för ett affärsbrev visas i fig. 7.

Om brevets text består av två eller flera stycken, börjar bokstaven med det 5:e tecknet (från marginallinjen). Text utan stycken kan skrivas ut direkt från vänstermarginalen.

Brevets text bör innehålla tre strukturella element: en inledande del som beskriver anledningen till att skriva brevet; bevisdel; den sista delen, som anger begäran, samtycke, avslag osv.

Den omvända ordningen för att strukturera brevet är möjlig: den sista delen ges före bevisdelen. Denna procedur är typisk för brev från högre organisationer.

Bilaga: på ... ark, i ... kopia.

Arbetstitel

huvud (signatur) I.O.

Arbetstitel

(signatur) I. O. Efternamn

00.00.0000

Artist (I.O. Efternamn)

Telefon (000 00 00)

ID för den elektroniska kopian av dokumentet

Fig. 7. Affärsbrev layout

Publiceringsdatum: 2014-10-19; Läs: 6692 | Sidans upphovsrättsintrång

Studopedia.org - Studopedia.Org - 2014-2018 (0,008 s)...

Skrivplan

1. I den första inledande frasen, informera om syftet med ditt brev som introducerar ditt företag, produkt, tjänster.

Jag skriver till dig för att presentera vårt företag.

Jag skriver till dig för att presentera vårt företag.

Jag är mycket glad över att kunna presentera vårt företag.

Jag är glad att kunna presentera vårt företag.

Efter vårt telefonsamtal är jag mycket glad att kunna skriva mer om vårt företag och dess produkter.

I fortsättningen av vårt telefonsamtal är jag mycket glad att kunna berätta mer om vårt företag och de produkter det producerar.

Med hänvisning till vårt telefonsamtal den 19 maj angående den pedagogiska programvaran, är jag mycket glad att kunna informera dig.

Enligt vårt telefonsamtal den 19 maj, angående utbildningsprogrammen, är jag mycket glad att kunna informera er.

Jag skriver till dig i samband med...

Jag skriver till dig om...

Med hänvisning till vårt telefonsamtal i morse skriver jag till dig för att bekräfta...

Enligt vårt telefonsamtal i morse skriver jag till dig för att bekräfta...

Jag skriver till dig angående...

Jag skriver till dig angående...

Du kanske minns att vi träffades och utbytte adresser på CeBIT’2004 i Hannover.

Ni kanske minns att vi träffades på CeBIT’2004 i Hannover och utbytte adresser.

Vi är ett företag som importerar verktyg för industri- och gör-det-själv-marknaden.

Vårt företag importerar verktyg för industri och gör-det-själv-konsumenter.

2. Lista de viktigaste fördelarna, innovationerna, fördelarna med den föreslagna produkten och tjänsterna.

Detta är en ny granskad utgåva som innehåller mer än 20 nya bilder.

Detta är en ny, reviderad utgåva som innehåller mer än 20 nya bilder.

3. Bestäm det marknadssegment där du planerar att introducera din produkt. Identifiera potentiella kunder.

Våra kunder är småföretagare.

Våra konsumenter är småföretagare.

Vi jobbar för tonåringar.

Vi jobbar för tonåringar. Vi producerar produkter för tonåringar.

Vi antar att våra produkter kommer att vara intressanta för unga familjer och personer med ganska låg inkomstnivå.

Vi tror att våra produkter kommer att vara intressanta för unga familjer och människor med ganska låga inkomster.

4. Gör ett specifikt förslag till samarbete: grossist- eller detaljhandelsförsäljning, licensavtal, skapande av ett distributionsnät osv.

Vi är särskilt intresserade av långsiktiga arbetsrelationer.

Vi är särskilt intresserade av långsiktiga arbetsrelationer.

Vi söker tyska företag för att skapa en återförsäljarkedja.

Vi söker tyska företag för att skapa ett detaljhandelsnätverk.

I själva verket är vi bara intresserade av licensavtal.

I verkligheten är vi bara intresserade av licensavtal.

5. Om du bifogar produktprover ska du förklara vilka produkter som finns i den serie som erbjuds.

Jag bifogar 5 exemplar av programvaran som nämns ovan.

Jag bifogar 5 exempel på program som nämns ovan.

Vänligen hitta bifogade 3 enheter av "Smart Styler" för utvärdering.

3 prover av Smart Styler-produkten ingår för testning och utvärdering.

6. Uttryck din vilja att svara på alla frågor som kan uppstå under produktutvärderingsprocessen.

Om det finns ytterligare information du behöver, vänligen kontakta oss.

Meddela oss om du behöver mer information.

Vi tillhandahåller gärna ytterligare information du behöver.

Vi ger dig gärna all information du behöver.

Tveka inte att höra av dig om du behöver ytterligare information.

Meddela oss om du behöver mer information.

7. Avsluta brevet med en standardfras som uttrycker hopp om samarbete.

Hoppas att höra från dig snart.

Vi ser fram emot att höra från dig.

Vi hoppas att höra från dig snart.

Vi ser fram emot att göra affärer med dig.

Vi ser fram emot att arbeta tillsammans.

Vi skulle vara tacksamma för ett tidigt svar.

Vi skulle vara glada att få ditt snabba svar.

Hoppas på framtida samarbete.

Vi ser fram emot att arbeta tillsammans. Ser fram emot att arbeta tillsammans.

8. Din signatur, namn och befattning

Gyllene regeln:

Du måste lista alla prestationer, fördelar med ditt företag, produkt, tjänst och dina personliga ärligt, utan onödig överdrift. All information kan enkelt verifieras.

Gyllene regeln:

Ett formellt affärsbrev bör skrivas som ett personligt brev, adresserat till honom ensam, mottagaren. Inga kalla, formella fraser!

Hela världsaffären bygger på personliga relationer, och de måste byggas!

Gyllene regeln:

Brevet ska vara både informativt och kortfattat och ta inte mer än en sida. Kom ihåg att ingen kommer att läsa mer än en sida. Brevet bör avslutas med ett direkt uttalande om vad du förväntar dig av detta företag. Det är denna sista fras som kommer att komma ihåg mest.

Gyllene regeln:

När du skriver några bokstäver bör du alltid vägledas av formeln:

KISS = Keep It Short and Simple

Exempel 1. Representationer av ett företag som utvecklar pedagogiska datorprogram.

Jag är mycket glad att kunna presentera dig för vårt företag och dess mjukvaruprodukter för eventuellt samarbete med ditt företag.

Våra interaktiva mjukvaruprodukter "öppna" versioner innehåller de senaste prestationerna av modern teknik och gör utbildningsprocessen mycket attraktiv och effektiv. Denna "öppna" version är en unik kombination av möjligheter att lyssna och läsa texter, göra datorexperiment och lösa en uppsättning problem. Jag skulle vilja påpeka att det inte finns några sådana kvalitetsprodukter för utbildningsprogramvara på den tyska marknaden för tillfället.

"Öppen" version rekommenderas starkt för gymnasie- och högskolestudenter samt för självutbildning.

Denna "öppna" version innehåller för närvarande:

"Open Physics" (2 delar, 2 CD-ROM), tyska/ engelska/ryska/franska, och

"Open Math" (6 delar, 6 cd-romskivor) tyska/ engelska/ryska/franska.

Programvaran som nämns ovan har utvecklats av det gemensamma företaget Open Learn Inc. (USA) – MATHEMATIC Ltd. (Ryssland) och används ofta i USA, Ryssland och Europa.

Eftersom vår verksamhet expanderar i den tysktalande delen av Europa är vi intresserade av långsiktiga kontakter med tyska mjukvaruåterförsäljare och anser att Media Surep-Market är en av de bästa.

Hitta därför uppsättningen "Öppen" som bifogas för din granskning och utvärdering.

Jag ser fram emot att höra från dig snart.

Med vänlig hälsning,

Exempel 2.

Skulle "Seans Printers" vara intresserad av att marknadsföra de spännande nya bläckpatronerna från "Russian Rainbow ink"?

Jag har utvecklat och äger alla rättigheter till perfekta bläckpatroner för "Seans-skrivare" som jag tror kan sälja exceptionellt bra i en skrivarindustri som din.

Den nya bläckpatronen erbjuder en mängd fördelar för sina användare.

Färgerna på bläcket är helt fräscha och ljusa.

Själva patronen har samma storlek som föremålet du använder nu, men innehåller två gånger fler olika färger.

Kvaliteten på utskriften är högre jämfört med de nuvarande modellerna du använde.

Jag tror ärligt talat att den här produkten skulle passa väldigt bra med den realistiska prissättningen och de starka distributionskanalerna som verkar vara kännetecknet för "Seans Printers".

Det här brevet är inte ett försök att locka till sig alla som skulle vara intresserade av en ny bläckpatron.

Det skickas enbart till "Seans Printers", och jag skulle verkligen uppskatta att du återkommer till mig så snart som möjligt så att vi kan diskutera möjligheterna med det här problemet ytterligare.

Överväg den nya bläckpatronen och låt mig veta vad du tycker!

Exempel 3.

Ett förslag om att producera och sälja i Ryssland en produkt som ägs av ett utländskt företag.

Jag skulle vilja undersöka möjligheten att göra några affärer med ditt företag.

Jag besökte nyligen Boston och behövde lite leksak som present för mitt eget personliga bruk. Jag köpte "Selfducable Box" utvecklad av ditt företag och den gjorde precis vad jag behövde.

Tanken slog mig att om den förpackas korrekt och korrekt märkt kan denna produkt visa sig vara ett mycket effektivt reklamverktyg, åtminstone för utbildning.

Jag föreslår att producera och paketera din produkt, tillsammans med kompletterande produkter, och sälja den i Ryssland initialt till våra kunder inom bokhandels- och biblioteksområdet. Vi tror att detta mer direkta tillvägagångssätt för att sälja din produkt skulle hjälpa till att etablera några betydande långsiktiga relationer.

Jag skulle vilja veta vad som skulle kunna utarbetas i vägen för ett royalty-/licensavtal för oss att använda "Selfducable Box". Som ett alternativt sätt att sälja din produkt kan detta visa sig vara ett utmärkt sätt att "Magic Tools" och "Selfeducable Box" till den ryska marknaden som för närvarande är outnyttjad.

Jag skulle uppskatta dina tankar.

Med vänlig hälsning,

Exempel 4.

Ett erbjudande om att hitta ett förlag utomlands för en bok av en rysk författare.

Som en uppföljning av vår diskussion igår bifogar jag ett exemplar av vår "Emergent Markets"-bok som publicerades av Moscow Business Press. Det har tagits emot mycket väl av pressen.

Till våren 1999 ska boken ha kommit ut på fyra språk: ryska, kinesiska, danska och slovenska. Som jag nämnde för er skulle jag väldigt gärna också se en amerikansk utgåva. Jag tror att frågan om Emergent Markets kommer att vara mycket läglig i USA. Kan du hjälpa mig att hitta ett bra förlag? Jag skulle vara mycket tacksam.

Som sådant utvecklas samarbetet; Jag skulle också vilja undersöka möjligheten att prata med några av dina kollegor i Bergamon Press i samma ämne.

Tror du att det skulle finnas ett intresse?

Jag ser fram emot att höra från dig.

Med vänliga hälsningar,

Med vänliga hälsningar,

Exempel 5.

Erbjud dig att få korrespondensutbildning.

Kära fru Vancouver

Tack för ditt intresse för World Open University Business School.

Handelshögskolan tillhandahåller ledarutveckling utformad för personer i heltidsanställning. När du väljer denna typ av program kommer du att kunna fokusera på din egen organisation och situation som en grund för praktiskt uppdrag, samtidigt som du får insikt i andra organisationer och branscher från fallstudier och från interaktion med din lokala studiegrupp.

World Open University är världens ledande universitet inom "Supported Open Learning". Det har mer erfarenhet och expertis än något annat universitet när det gäller att tillhandahålla effektiv utbildning av hög kvalitet för vuxna i heltidsanställning.

Våra program är relevanta för ditt arbete och karriär och garanterar flexibilitet, där du lär dig i en takt som passar dina övriga åtaganden.

World Open University är ett erkänt brittiskt statligt universitet, och Business Schools MBA är ackrediterat av AMBA, som endast ackrediterar de översta 30% av alla Europeam MBA-program.

Innan du bestämmer dig för ditt nästa steg, dra nytta av vår lokala rådgivningstjänst! Vi erbjuder regelbundna informationskvällar i Moskva och St.Petersburg eller valet av ett personligt möte vid en tid som passar dig.

Exempel 6. Svar på en tidningsannons om ett erbjudande att representera ett ryskt företag i USA.

Re: Din annons i Business Weekly

Jag fick veta av Business Weekly att du är intresserad av att representera ryska företag i USA.

Vårt företag är ännu inte representerat i USA. Förra året gav vi ett marknadsundersökningsinstitut i uppdrag att undersöka marknaden där för försäljning av våra produkter. Resultaten av studien var mycket uppmuntrande och vi söker därför nu en representant i denna region.

Business Weekly skrev väldigt mycket om dina prestationer som ett nystartat företag, så jag tror att vi skulle kunna samarbeta framgångsrikt.

Kan du därför ge mig några referenser och en lista över de företag som du representerar?

Maila eller faxa mig gärna referenserna, tillsammans med namn och telefonnummer till en kontakt med vilken jag kan diskutera projektet i detalj.

Med hopp om framtida samarbete.

Med vänlig hälsning,

Övning 1. Erbjud att representera ett utländskt företag i Ryssland.

Nedan är texten till ett brev som erbjuder representationstjänster av ett ryskt företag för ett visst utländskt företag. Brevets text är uppdelad på något sätt. Använd ovanstående plan för att komponera sådana bokstäver, skapa en bokstavsformel för en riktig bokstav. Kontrollera resultatet genom att klicka på knappen "Kontrollera".

Bäste herr Heathrow

d. Om du är intresserad av att vara representerad i Ryssland är jag övertygad om att du skulle vara nöjd med våra tjänster.

b. Vårt företag "Soft-System" har arbetat i mjukvaruindustrin i mer än 10 år, och vi är mycket intresserade av att representera dig och sälja din systemmjukvara i Ryssland. Meddela oss om du är intresserad av att distribuera din programvara i Ryssland.

a. Vi har fått din adress från den amerikanska handelskammarens Moskva-filial.

e. Vi bifogar en broschyr och ytterligare information om vår organisation för din information.

f. Jag ser fram emot att höra från dig snart,

c. Vi representerar för närvarande två amerikanska och ett franskt företag med stort rykte här i Ryssland. Jag vill påpeka att vi har försäljningsresultat över genomsnittet. Vi har en välutbildad och effektiv säljare och har även adekvata lokaler och transportmedel.

Med vänlig hälsning,

Rätt svar: a, b, c, d, e, f.

Nedan finns den återställda texten i brevet.

Exempel 7. Erbjudande att representera ett utländskt företag i Ryssland.

Bäste herr Heathrow

Vi har fått din adress från den amerikanska handelskammarens Moskva-filial.

Vårt företag "Soft-System" har arbetat i mjukvaruindustrin i mer än 10 år, och vi är mycket intresserade av att representera dig och sälja din systemmjukvara i Ryssland. Meddela oss om du är intresserad av att distribuera din programvara i Ryssland.

Vi representerar för närvarande två amerikanska och ett franskt företag med stort rykte här i Ryssland. Jag vill påpeka att vi har försäljningsresultat över genomsnittet. Vi har en välutbildad och effektiv säljare och har även adekvata lokaler och transportmedel.

Om du är intresserad av att vara representerad i Ryssland är jag övertygad om att du skulle vara nöjd med våra tjänster.

Löften: – brådskande, spektrum (av tjänster)–breda, rabatter–betydande / obetydlig, förslag–konstruktiv, oenighet–betydande / obetydlig, lönsamhet–hög/låg, beräkningar–preliminär eller slutlig etc.

Tackbrev till leverantören

Brev #1:
Kär Ivan Ivanovich,

uttrycker sin tacksamhet LLC "Delopis.ru" för ömsesidigt fördelaktigt och fruktbart samarbete under flera år.

Ditt företag är ett företag som är riktigt intressant att arbeta med, eftersom "Delopis.ru" Ett mycket dynamiskt utvecklande företag som varje år släpper nya produkter av utmärkt kvalitet till marknaden. Jag skulle vilja notera separat att den, bara sex månader efter att ha kommit in på marknaden, kunde vinna sin vanliga kund.

Vi ser fram emot releasen.

Det hoppas vi i framtiden september 2013års utställning LLC "Delopis.ru" kommer återigen att glädja oss med sina nya produkter.

"Delopis.ru"– det här är ett team av proffs som du kan ha att göra med!

Uppriktigt,
Petr Petrov

Brev #2:
Kär Ivan Ivanovich,

Företag "Delopis.ru"är en upprepad vinnare av tävlingar för inköp av produkter och tjänster för statliga behov, och har etablerat sig som en pålitlig leverantörspartner.

Under hela samarbetsperioden, från och med kl 2005 år genomfördes leveranserna i tid och i sin helhet.

Under arbetsprocessen visade företagets anställda en hög grad av professionalism och kommunikationsförmåga.

Vi uttrycker vår tacksamhet för många år av gemensamt arbete och ser fram emot ytterligare givande samarbete.

Uppriktigt,
Petr Petrov

Brev #3:
Kär Ivan Ivanovich,

Med detta brev uttrycker vi vår tacksamhet till företaget "Delopis.ru" för snabb överensstämmelse med leveranstider, installationsarbete av ett team av professionella installatörer med lång erfarenhet och hög professionalism inom sitt område. Jag vill särskilt notera den höga kvaliteten på produkterna, som har visat sig vara de bästa under hela driftperioden.

Uppriktigt,
Petr Petrov

Brev #4:
Kär Ivan Ivanovich,

Företaget uttrycker sin tacksamhet och uppskattning till dig för den högkvalitativa och snabba leveransen av utrustning och för din uppmärksamma inställning till uppgiften.

Vi vill också rikta ett personligt tack till prefekten Alexey Alexandrovich Semchenko för professionalism, tålamod och förmåga att lösa problem så snabbt som möjligt.

Uppriktigt,
Petr Petrov

Brev #5:
Kär Ivan Ivanovich,

tack LLC "Delopis.ru" för snabb leverans av produkter till stadsreparationsanläggningar Tver.

har etablerat sig som en pålitlig leverantör som levererar utrustning i sin helhet och i tid. De levererade produkterna håller genomgående hög kvalitet och har klarat alla nödvändiga tester och certifieringar.

Dessutom tillhandahåller det informationsstöd till vårt företag och ger professionella konsultationer om hela utbudet av elektrisk utrustning.

Tack för ditt samarbete och snabba svar på de angivna volymerna. Vi är redo att fortsätta arbeta med gemensamma projekt.

Uppriktigt,
Petr Petrov

Brev #6:
Kär Ivan Ivanovich,

Jag tackar företagets team "Delopis.ru" och dig personligen för ett framgångsrikt och fruktbart samarbete med oss ​​på stadens byggmarknad Moskva.

Under perioden av vårt samarbete har företaget "Delopis.ru" har etablerat sig som en pålitlig leverantör av kvalitetsprodukter, kapabel att utföra komplexa uppgifter på en hög professionell nivå.

Jag önskar dig och ditt företag uppriktigt välstånd och ytterligare framgång med att implementera nya projekt.

Uppriktigt,
Petr Petrov

Begäran är en integrerad, viktig och nödvändig del av affärskorrespondens. Å ena sidan är det taktfulla och diplomatiska förfrågningar i aktuella frågor, å andra sidan är de ett verktyg för att uppnå vissa mål för adressaten. Syftet med varje begärandebrev är att förmå mottagaren att vidta vissa åtgärder som krävs av brevets författare. Hur skriver man ett förfrågningsbrev för att komma så nära ett positivt svar som möjligt?

Varje begärandebrev måste bestå av en genomtänkt motivering och en tydlig redogörelse för begäran. Dessutom kan du använda tekniker som ökar effektiviteten i skrivandet.

Steg 1. Vem kontaktar du med din förfrågan?

Tilltala adressaten personligen, helst med förnamn och patronym:

"Kära Ivan Ivanovich!", "Kära herr Ivanov!"

För det första kommer du att uttrycka din respekt för adressaten, och för det andra, en begäran riktad till en specifik person ålägger honom ansvaret för dess genomförande. Det finns situationer när en förfrågan riktas till ett team eller en grupp människor. I det här fallet är det också lämpligt att anpassa överklagandet så mycket som möjligt:

"Kära kollegor!", "Kära chefer!", "Kära junioranställda!", "Kära HR-anställda!"

Steg 2. Varför kontaktar du mig?

Ge en komplimang till mottagaren. Genom att ge en komplimang till mottagaren svarar du på hans fråga: "Varför ställer du mig den här frågan?" Notera hans tidigare prestationer eller personliga egenskaper.

”Du är alltid redo att lyssna och hitta det optimala sättet att lösa problemet för nästan alla som kontaktar dig. Och för att ge dig kredit, du hjälpte många människor.”

"Du är en ledande expert på området..."

"Du har hjälpt många människor att lösa de svåraste frågorna inom..."

Denna teknik gör det möjligt för adressaten att titta närmare på begäran och försöka hitta en möjlighet att tillfredsställa knulla henne.

En komplimang är lämplig när det kommer till icke-standardiserade förfrågningar, när du behöver vinna mottagaren över, när du behöver uppmärksamma vissa meriter och egenskaper som är nödvändiga och viktiga för att uppfylla din förfrågan.

Det är mycket viktigt att inte gå över gränsen mellan en komplimang och oförskämt smicker. Var uppriktig.

Steg 3. Motivering av begäran

Varje begäran måste motiveras varför du gör just denna begäran. Ange mottagaren i sammanhanget för ditt problem.

I detta skede måste du välja de tre viktigaste argumenten för adressaten. Det är bäst att bygga argument enligt följande schema: stark - medel - starkast.

Förfrågningar har olika komplexitetsnivåer, så mottagaren är inte alltid intresserad av att uppfylla någons önskemål. Han måste vara övertygad om att uppfyllandet av begäran har potentiella fördelar:

Intressera mottagaren

Erbjud dig att implementera någon attraktiv möjlighet för honom i samband med uppfyllandet av din begäran:

"Vid alla tider har affärssinnade, företagsamma människor strävat efter att inte bara nå materiell framgång, utan också att sätta sin prägel på sitt fosterlands historia, att bli ihågkommen för sina goda gärningar och att vinna respekt."

« Den framgångsrika aktiviteten för alla yrkesgrupper är först och främst förståelse och stöd från vänliga fackföreningar, deltagande i gemensamma evenemang och projekt».

« Naturligtvis är ditt stora mål en ren och bekväm stad för människor».

Eller uttryck ett problem som är mycket relevant specifikt för din adressat:

"Du, som en klok stadsägare, är förmodligen oroad över barn i olika åldrars kaotiska promenader på olämpliga platser, vilket leder till ökade trafikolyckor och en ökning av barnkriminalitet."

"Din avdelning har fått fler samtal om icke-kärnfrågor, vilket tar upp mycket värdefull arbetstid."

Visa hur din förfrågan kan hjälpa till att förverkliga möjligheten:

« Och idag, när vårt land förlitar sig på ungdom, är det svårt att hitta en mer nödvändig, helig sak än att hjälpa unga män och kvinnor från missgynnade familjer. I vår stad finns det de som redan ger sådan hjälp - under överinseende av borgmästarens kontor arbetar vårt välgörenhetscenter "Heritage" på donationer från medborgare och lär svåra tonåringar folkhantverk ».

Eller för att lösa problemet:

"Att utrusta specialiserade platser för barn i olika åldrar att spendera tid på kommer att bidra till att minska nivån av barnkriminalitet och minimera trafikolyckor med barn."

Beskriv betydelsen av begäran

När det inte finns något att erbjuda adressaten eller i samband med denna begäran är det olämpligt, då är det bättre att uppdatera adressaten. Här måste du beskriva situationen så fullständigt som nödvändigt för att förstå relevansen av begäran och vikten av dess genomförande. Betydelsen av begäran måste beskrivas på ett sådant sätt att den "rör själen". Om begäran inte faller inom kategorin "berörande", måste du visa mottagaren orsak-och-verkan-förhållandet, vilket säkerställer att mottagaren uppfyller begäran.

”Från och med (datum), enligt hyresavtal nr X, är hyran för 1 m2 20 USD. per dag. Under de senaste tre månaderna har det skett en nedgång i handelsaktiviteten på grund av ekonomisk instabilitet och social oro. Den genomsnittliga vinsten från handel är 10 USD. per dag, vilket inte ens räcker för att betala hyra. Om åtgärder inte vidtas kommer privata företagare att tvingas stänga sina butiker, vilket kan påverka din inkomst negativt.”

Därför måste du göra det klart för mottagaren att uppfyllandet av begäran medför utsikter att få materiella eller ideella förmåner.

Steg 4. Redogörelse för begäran

När adressaten är förberedd kan du ange själva begäran. Texten i begäran bör vara ganska kortfattad och extremt tydlig. I inget fall får det finnas oklarheter eller underdrift. Om vi ​​till exempel pratar om att sänka hyran är det viktigt att ange till vilken nivå:

"Vi ber er att sänka hyresnivån tills situationen stabiliseras till 5 USD. per m2 och dag.”

Om vi ​​pratar om tillhandahållande av tjänster, gör förfrågan så specifik som möjligt, ange önskade datum, prisfråga etc.:

« För att utrusta en keramikverkstad behöver vi en ugn för bränning av keramik - vi ber dig hjälpa oss att köpa den. Kostnaden för kaminen med installation är 998 tusen rubel».

I detta exempel är det inte helt klart vilken typ av hjälp som krävs från mottagaren. Det vore bättre att formulera begäran mer specifikt: "Vi ber dig att hjälpa oss att köpa en ugn för bränning av keramik genom att överföra 333 tusen USD till företagets bankkonto för produktion och installation av ugnar."

Vad du än frågar om måste mottagaren veta exakt när, vad, hur mycket och till vilket pris du vill få. En generaliserad begäran löper större risk för avslag, eftersom mottagaren har inte alltid tid och lust att ta itu med detaljerna. Dessutom riskerar du att inte få som du vill genom att överföra initiativet till mottagaren.

Till exempel skrev privata företagare ett brev och bad om hyressänkning, men angav inte till vilken nivå de vill sänka hyran:

"Vi ber er att sänka hyran tills situationen stabiliseras."

Som ett resultat fick de en sänkning av hyran, men endast något (med 1 % av den befintliga). Därmed beviljades deras begäran, men det gjorde inte mycket för att ändra ståndpunkten för initiativtagarna till brevet.

I vissa fall kan texten i begäran vara fetstil för att den ska sticka ut i texten, men överanvänd inte denna teknik.

Steg 5: Sammanfatta din förfrågan.

Upprepa din förfrågan och betona hur mottagaren kommer att gynnas om begäran uppfylls. Begäran bör ändras något. Det är bäst att konstruera en mening enligt schemat: "Om du uppfyller begäran kommer du att vara glad."

"Om du möter oss halvvägs och sänker hyrorna tills situationen i regionen stabiliseras, kommer du inte bara att kunna rädda mer än 150 jobb, utan du kommer inte heller att drabbas av globala förluster på grund av den totala frånvaron av hyra."

Men det kan finnas andra alternativ:

"Du kan vara säker på att varje rubel av dina donationer till välgörenhet kommer att gå till en god sak och kommer att hjälpa barn i svåra situationer att växa till värdiga medborgare."

"Du kan vara säker på att varje barns leende kommer att ge dig moralisk tillfredsställelse från ditt svåra arbete, och dina ansträngningar och ansträngningar är en investering i värdiga och lyckliga medborgare i den närmaste framtiden."

Det viktigaste är att upprepa innebörden av begäran och fördelarna med att uppfylla den. Förmånen behöver inte vara väsentlig. Kom ihåg att adressaten är en person och känslor är inte främmande för honom.

EXEMPEL:

Och glöm inte brevets design - det här är organisationens "ansikte". Om initiativtagaren till förfrågningsbrevet är en organisation, så upprättas ett sådant brev på brevpapper med underskrift av chefen eller behörig person. Om du är en privatperson räcker det att följa de grundläggande normerna i arrangemanget av delarna i brevet. Dessa uppgifter är juridiskt och psykologiskt mycket viktiga för mottagaren och bildandet av den korrekta bilden av avsändaren.

	-
	-	Skicka hundratals förslag, förfrågningar och andra affärsbrev varje dag, men får du inte det önskade resultatet med ditt budskap? Vet du inte hur man diskret och artigt påminner mottagaren om hans skyldigheter? Då kommer onlineutbildning säkert att hjälpa dig "Skrivfärdigheter för företag"! Du kan gå igenom det när som helst.	-	-
	-