List do urzędnika. Jakie są rodzaje listów biznesowych? Ogólne zasady pisania

Wiele osób ma wątpliwości, jak napisać odwołanie. W rzeczywistości schemat jest prawie taki sam we wszystkich przypadkach. Wiele osób wysyła ten dokument do organizacji, firm, władz i innych miejsc, aby rozwiązać określone problemy. Musi go sporządzić zarówno zwykli obywatele, jak i różni prywatni przedsiębiorcy. Cóż, uporządkujmy wszystko.

Pierwszą rzeczą, którą musisz wiedzieć

Wcześniej musisz zrozumieć, na jakiej zasadzie sporządzono ten dokument. Cóż, pisząc taką pracę, musisz przestrzegać absolutnie wszystkich zasad. Pierwszą rzeczą, której musisz się nauczyć, jest stosowanie formalnego stylu prezentacji. Ważne jest, aby przemyśleć treść z wyprzedzeniem, skomponować ją przekonująco, jasno, logicznie i zrozumiale. to tekst, którego istota została przedstawiona zwięźle i optymalnie. Maksymalna długość dokumentu to jedna strona. Głównym zadaniem człowieka jest przyciągnięcie uwagi odbiorcy i zainteresowanie go jego problemem. Konieczne jest, aby odbiorca po przeczytaniu wiadomości natychmiast podjął decyzję. List apelacyjny powinien być bardzo znaczący. Próbką jest tekst, w którym stanowisko autora jest jasno określone i poparte więcej niż jednym faktem i dowodami. Konieczne jest konsekwentne przedstawianie swoich pytań i próśb. Nie ma sensu mieszać wszystkiego razem. I oczywiście na koniec należy podkreślić jak ważne jest to przesłanie.

Struktura

Ten aspekt również ma ogromne znaczenie. Skład jest ważny przy pisaniu odwołania. Próbka jest standardowa. W lewym górnym rogu umieść datę złożenia wniosku. Po prawej stronie - wskaż gdzie i do kogo pismo ma być skierowane. Może to być nazwa firmy, instytucji, agencji rządowej, imię i nazwisko osoby fizycznej itp. Tuż poniżej wpisz swoje dane: imię i nazwisko, adres, numer telefonu, e-mail - im więcej informacji, tym lepiej. Wskazane jest wpisanie tekstu na komputerze, a jeśli zdecydujesz się na pisanie odręczne, pamiętaj o czytelnym piśmie.

List apelacyjny: przykładowa treść

Na środku arkusza musisz bezpośrednio wpisać tekst. Jakie odwołanie wybrać? Zdecydowanie oficjalny, wybierz jedno z poniższych: szanowany, towarzysz itp. Do słowa należy dołączyć nazwisko z imieniem i nazwiskiem. Jeżeli dana osoba zajmuje stanowisko lub posiada tytuł, należy to również wskazać. Aby podkreślić wagę żądania, warto umieścić je na końcu A następnie napisać samo pismo z odwołaniem. Wzór jako taki istnieje, ale jest inny w każdym przypadku. Cóż, ogólnie rzecz biorąc, istnieje opcja uniwersalna. W pierwszej kolejności wskazane są przyczyny uzasadniające odwołanie, następnie istota problemu, a następnie cel pisma. Powinno być jak najwięcej szczegółów. Pomogą przekonać odbiorcę, że prośba zostanie spełniona. A poza tym ważne jest wskazanie podstawy odwołania. Może to być norma, ustawa, zbiór przepisów, rozporządzenie lub akt prawny.

Sformułowanie

Wiele osób ma trudności z formułowaniem swoich życzeń i próśb. Cóż, jest tu kilka zasad. Po pierwsze, należy unikać żądań. Lepiej użyć więcej perswazji. Adresat musi zrozumieć, że spełnienie prośby jest dla niego korzystne. Możesz mu podpowiedzieć, że jest zainteresowany tą sprawą. Apel powinien zakończyć się nutą optymistyczną, zachęcającą do działania, ale jak najbardziej trafną. Lepiej pokazać, że odpowiedź wiele dla Ciebie znaczy i nie możesz się doczekać, aż ją otrzymasz tak szybko, jak to możliwe. I oczywiście wszystko musi zostać podpisane. Po tym możesz wysłać. Pozostaje tylko czekać na odpowiedź.

Według GOST R 7.0.82013 „System standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Terminy i definicje „Adresat” to szczegół dokumentu zawierający informacje o odbiorcy dokumentu (klauzula 67).

Wymaganie „Adresat” jest stosowane w pismach biznesowych oraz informacjach wewnętrznych i dokumentach referencyjnych (raportach i notatkach, oświadczeniach itp.).

Dane „adresata” obejmują:

• imię i nazwisko adresata (odbiorcy pisma);
• adres pocztowy lub numer telefonu, numer faksu, adres e-mail.

Adresatem listu może być:

• urzędnik/kilku urzędników;
• organizacja;
• jednostka strukturalna organizacji;
• grupa organizacji;
• indywidualny.

ADRESAT - OFICJALNY

Zgodnie z GOST R 6.30-2003 inicjały są pisane przed nazwiskiem każdego urzędnika. Jeśli list zostanie wysłany do szefa agencji rządowej, wówczas na stanowisku zawarta jest nazwa organizacji, imię i nazwisko. są wskazane w celowniku, przed nazwiskiem wpisuje się inicjały:

Jeśli list zostanie zaadresowany szef organizacji komercyjnej, wówczas stanowisko zawiera nazwę organizacji ze wskazaniem formy organizacyjno-prawnej (w formie pełnej lub skróconej), przed nazwiskiem wpisuje się inicjały:

Jeśli list zostanie zaadresowany zastępca szefa, nazwa organizacji jest zawarta w tytule stanowiska. Nazwisko podaje się w celowniku:

Jeżeli adresatem dokumentu jest kierownik jednostki strukturalnej, następnie w mianowniku podaje się najpierw nazwę organizacji, następnie w przypadku celownika nazwę stanowiska osoby wskazującą jednostkę strukturalną, na przykład:

Zgodnie z klauzulą ​​5.15 nowego GOST:

• kierując pismo do urzędnika, po nazwisku umieszcza się inicjały;
• przed nazwiskiem dopuszcza się skrót „Pan” (Pan), jeśli adresatem jest mężczyzna, lub „Pani” (Pani), jeśli adresatem jest kobieta:

ADRESAT - ORGANIZACJA

Jeżeli list jest adresowany do organizacji, wówczas w mianowniku podaje się jego nazwę (pełną lub skróconą):

Kierując list do organizacji, podaj jej pełną lub skróconą nazwę, np.:

Adresowanie do organizacji stosuje się w przypadkach, gdy nadawca nie zna osoby stojącej na czele organizacji, jego nazwiska, inicjałów.

ADRESAT - PION STRUKTURALNY

Dokument może być adresowany do jednostki strukturalnej organizacji. Z reguły ten sposób adresowania jest możliwy, jeśli rozpatrzenie sprawy, której poświęcone jest pismo, leży w kompetencjach jednostki strukturalnej.

Adresując dokument do jednostki strukturalnej organizacji, nazwa organizacji jest wskazana w mianowniku w wymogu „Adresat”, poniżej - nazwa jednostki strukturalnej w mianowniku, na przykład:

Co zmienia GOST R 7.0.97-2016? Nic.

ADRESAT - INDYWIDUALNY

Rejestracja danych „adresata” podczas prowadzenia korespondencji z osobami fizycznymi ma swoją własną charakterystykę. W pierwszej kolejności należy podać nazwisko w celowniku, następnie inicjały, a na końcu adres pocztowy:

Co zmienia GOST R 7.0.97-2016? Nic.

ADRESAT - KILKA ORGANIZACJI
LUB PODZIAŁY STRUKTURALNE

List biznesowy może mieć kilku adresatów. GOST R 6.30-2003 ustanawia metodę uogólnionego formatowania adresatów podczas wysyłania listów do kilku jednorodnych organizacji lub do kilku działów strukturalnych jednej organizacji. Istnieją dwie możliwości projektowania rekwizytów.

Opcja 1: wskaż kilku adresatów w samym atrybucie „Adresat”. Tę opcję projektu stosuje się, gdy list jest adresowany do organizacji lub urzędnika (jest to główny adresat) oraz, w celach informacyjnych, do wielu innych organizacji lub urzędników.

Adresowanie jest sformalizowane jak zwykle w prawym górnym rogu jako lista danych „adresata” każdego organu/organizacji lub jednostki strukturalnej organizacji.

W takim przypadku łączna liczba odbiorców nie powinna przekraczać czterech.

Wszyscy adresaci są wpisani na samym dokumencie, słowo „Kopia” nie jest wskazane przed drugim, trzecim i czwartym adresatem.

W takim przypadku wszystkie drukowane kopie pisma są podpisane jako oryginały. Każdy egzemplarz jest zapieczętowany w osobnej kopercie, na której wpisany jest adres pocztowy konkretnej organizacji lub jednostki organizacyjnej.

Opcja 2: ogólnie wskazać adresata, jeśli wysyłamy dokument do grupy organizacji (szefów organizacji) tego samego typu lub do działów strukturalnych (oddziałów, przedstawicielstw itp.) jednej organizacji:

Jeżeli liczba odbiorców jest większa niż czterech, tworzona jest dodatkowa lista wysyłkowa listu (lista mailingowa), która wskazuje konkretnych odbiorców i ich adresy. Notatkę o tym umieszcza się w atrybucie „Adresat”:

Nie ma zatwierdzonego formularza listy mailingowej. Formę arkusza można ustalić w instrukcjach zarządzania biurem organizacji. Tak naprawdę arkusz mailingowy jest atrybutem „Adresat” przeniesionym na osobny arkusz, co oznacza, że ​​jego treść musi odpowiadać temu atrybutowi. Szczegół „Adresat” zawiera trzy bloki informacyjne: nazwę organizacji, stanowisko, inicjały i nazwisko. Na liście mailingowej listu odtwarzamy te same bloki informacyjne, ale umieszczamy je w linii, a nie po prawej stronie arkusza. Dane można także uporządkować w formie tabeli. Kolejność odbiorców może być dowolna, jednak lepiej jest ułożyć ich alfabetycznie.

Informację o numerze i dacie pisma wychodzącego wprowadza się po jego rejestracji (Przykład 1).

Wszystkie listy wysyłane do grupy odbiorców mają jeden numer rejestracji wychodzącej; dla wszystkich listów numer przychodzący będzie inny.

Co zmienia GOST R 7.0.97-2016? Nic.

UMIESZCZENIE DANYCH „ADRESATA” W FORMULARZU

Szczegół „Adresat” znajduje się w prawej górnej części dokumentu (na formularzu z detalami kątowymi) lub po prawej stronie pod szczegółami formularza (na formularzu z detalami podłużnymi). Lokalizacja wymaganego „adresata” jest pokazana w dodatku B do GOST R 6.30-2003:

• na formularzu ze szczegółami narożników - Przykład 2;
• na formie z detalami ułożonymi wzdłużnie - Przykład 3.

Co zmienia GOST R 7.0.97-2016? Nic. Atrybut „Adresat” pozostaje w tym samym miejscu.

PROBLEMY TECHNICZNE

• Czy elementy rekwizytów „Adresata” powinny być oddzielone odstępami?

Szczegół „Adresat” zajmuje zwykle kilka linijek.

W klauzuli 6.1 Zaleceń metodologicznych dotyczących wdrożenia GOST R 6.30-2003 (zatwierdzonych przez Rosarchiw) jest powiedziane, że szczegóły dokumentu składającego się z kilku wierszy są drukowane z jednym odstępem między wierszami. Składniki szczegółów „Adresat”, „Stempel zatwierdzenia dokumentu”, „Znak obecności wniosku”, „Stempel zatwierdzenia dokumentu” są oddzielone od siebie odstępem 1,5-2 wierszy.

Podobną normę zawarto w nowym GOST R 7.0.97-2016 w sekcji 3, który ustanawia ogólne wymagania dotyczące tworzenia dokumentów: „Detale wielowierszowe są drukowane z jednym odstępem między wierszami, części składowe detali są oddzielone dodatkowym odstępem ”:

• Jak wyrównać atrybut „Adresat”?

Wieloliniowy atrybut „Adresat” projektuje się równolegle do lewej krawędzi strefy zajmowanej przez atrybut lub wyśrodkowany względem najdłuższej linii, na przykład:

W dzisiejszych czasach wystarczy po prostu umieć poprawnie napisać list, niezależnie od tego, do kogo skierowana jest Twoja wiadomość (ewentualny pracodawca, arogancki urzędnik czy bliski znajomy) i w jaki sposób korespondencja jest wysyłana (pocztą zwykłą czy e-mailem). pocztą, ewentualnie faksem).

Opcje z przykładowymi literami można zobaczyć w sekcji „” na tej stronie. Porozmawiajmy teraz o niektórych zasadach pisania i formatowania. Listy można podzielić na trzy ogólne kategorie:

• osobisty – do bliskich, członków rodziny, bliskich i mniej bliskich przyjaciół (stosuj styl nieformalny),
• półoficjalna - korespondencja z różnymi organizacjami w sprawach dotyczących Ciebie osobiście (np. z bankiem w sprawie stanu konta, z ZUS w sprawie udzielanych świadczeń, z siecią handlową w sprawie odbioru towaru itp.),
• listy biznesowe (oficjalne) - wymagany jest formalny, biznesowy styl prezentacji i rygorystyczne wymagania dotyczące formatowania.

Jak poprawnie napisać list prywatny

Listy osobiste Pisanie jest przede wszystkim przyjemne, ponieważ komunikujesz się z rodziną i przyjaciółmi. Najpierw musisz się przywitać, wystarczy słowo „Cześć!”.

Jeśli spóźnisz się z odpowiedzią, uprzejmie przeproś i podaj powody. Jeśli prowadzisz już korespondencję z odbiorcą i zadano Ci pytania, to teraz jest czas, aby na nie odpowiedzieć. Następnie, po wstępnym zdaniu „U mnie wszystko w porządku”, możesz przejść do zestawienia wydarzeń, napisać o tym, co Cię niepokoi.

Ponieważ styl komunikacji jest nieformalny, odpowiednie są żarty, plotki (własna ocena wydarzeń lub opis opinii innych) i opowiadanie artykułu z magazynu o modzie. Krótko mówiąc, użyj wszystkiego, co sprawi, że Twój list będzie interesujący. Buźki i pytania typu „jak leci?”, „czy to nie wspaniale?” mogą być dobrym sposobem na ożywienie osobistego listu.

Staraj się być szczery. Zapytaj, jak się czuje odbiorca i zadawaj pytania, aby kontynuować korespondencję. Na koniec wyraź swoje uczucia, na przykład: „Kocham cię”, „Chciałbym cię poznać”, „Czekam na twoją odpowiedź” itp. Pamiętaj, aby umieścić swój podpis (często brakuje adresu e-mail), ale odbiorca może nie zgadnąć, od kogo jest list (nie zawsze wynika to z adresu e-mail). Przeczytaj ponownie list i w razie potrzeby popraw błędy. Zwykle irytują ludzi i okazują brak szacunku.

Jak poprawnie napisać list półformalny

Listy półoficjalne powinien być możliwie zwięzły i jasno przedstawiać istotę zagadnienia. Prostota i logika mile widziane. Nie możesz napisać dobrego listu w złym nastroju. I lepiej wykluczyć wszelkie liryczne odstępstwa od tematu i przejawy emocji i skupić się na podstawie dowodowej (szczególnie ważnej w przypadku skarg).

Polecam napisać list za pomocą komputera, następnie wydrukować go na zwykłej białej kartce formatu A4 i podpisać długopisem. Dozwolone są listy pisane odręcznie. W takim przypadku pisz czytelnie i dokładnie, szczególnie swoje nazwisko.

Kiedy już jest czytelny, łatwo się go czyta. Obecnie poważne organizacje często rejestrują dokumenty drogą elektroniczną. Twoje nazwisko (może i piękne, ale skomplikowane) jest dobrze znane tylko Tobie. Jeśli podczas rejestracji listu zmienisz przynajmniej jedną literę w swoim nazwisku, wówczas elektroniczne wyszukiwanie w ogromnej bazie danych nie przyniesie Twojej wiadomości. I trudno będzie Ci dowiedzieć się, czy w ogóle jest zarejestrowany, chociaż odpowiedź może nadejść później.

Zwyczajowo zawsze wskazuje się adresata w prawym górnym rogu litery. Dam ci kilka opcji, które mogą ci pomóc, wszystkie są do zaakceptowania. Wszystko zależy od Twoich preferencji i tego, czy znasz nazwę jednostki strukturalnej lub urzędników odbiorcy:

Służba federalna
o pracy i zatrudnieniu

Szef Służby Federalnej
to czy tamto
I O. Nazwisko

różnie

Administracja Wołgogradu
Dział taki a taki - jego nazwa

Do redaktora naczelnego
Wydawnictwo „Pszyk”
E.F. Kagajłowski

Perepoloch spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Główny księgowy
sztuczna inteligencja Kwoczyńska

jakakolwiek osoba

Tugrikov S.M.
ul. Lusnaya, 207, lok. 1375,
Woroneż, 400001

Poniżej adresata wpisz swoje nazwisko, imię, patronimię, pełny adres do wysłania odpowiedzi pocztą zwykłą, lepiej podać również numer telefonu.

Jeśli już gdzieś aplikujesz, musisz to wskazać link do numeru i daty otrzymanego pisma(prawdopodobnie kilka). To znacznie ułatwia obsługę korespondencji, a na pewno otrzymasz odpowiedź, uwzględniającą wcześniejszą korespondencję w danej sprawie. Jest napisane „Do nr (cyfry) z dnia 31.08.2014.” Link ten znajduje się po lewej stronie nad tekstem; widać go na rysunku ze schematem elementów litery.

Jeżeli znasz imię i nazwisko osoby, do której się zwracasz, możesz rozpocząć tekst słowami „Szanowni Państwo…!”, a następnie zakończyć słowami „Pozdrowienia”.

Jeżeli istnieją jakieś dokumenty potwierdzające, fakt ten należy odnotować pod tekstem. Wtedy w przyszłości będziesz mógł łatwo udowodnić, co dokładnie wysłałeś wraz z listem. Które konkretne dokumenty (lub kopie) są wysyłane, można wskazać w tekście lub bezpośrednio w znaku dostępności aplikacji. Umieszczony jest pod tekstem głównym, np.:

Zastosowanie: na 2 l. w 1 egzemplarzu.

Załącznik: kopie potwierdzeń wpłat... 2 arkusze. w 1 egzemplarzu.

Należy pamiętać, że ty należy zawsze wskazać we wniosku:

• nazwisko, imię, patronimika,
• Twój adres do wysłania odpowiedzi,
• numer i podpis osobisty.

W przeciwnym razie Twój list może zostać uznany za anonimowy. Pisma takie nie podlegają rozpatrzeniu, co oznacza, że ​​nie otrzymasz odpowiedzi na swoje odwołanie. Organy mają obowiązek udzielić odpowiedzi w terminie nie dłuższym niż miesiąc od dnia zarejestrowania Twojego pisma.

List musi być napisany przez Ciebie w duplikacie. Z wybraną organizacją możesz skontaktować się osobiście. W takim przypadku pamiętaj, aby poprosić kierownictwo biura (sekretarza, biura lub działu ogólnego) o umieszczenie datowanego stempla odbioru na kopii pisma. Lepiej od razu wpisać numer rejestracyjny, jednak w dużych organizacjach listy mogą nie zostać zarejestrowane od razu ze względu na ich dużą liczbę. Dlatego w momencie składania wniosku wystarczy, że Twój egzemplarz pisma będzie opatrzony pieczątką z nazwą organizacji i datą. Jest to bardzo ważne, jeśli chcesz dotrzymać terminu lub później potwierdzić fakt złożenia wniosku.

Ale wcale nie jest konieczne udanie się gdzieś osobiście. Być może łatwiej będzie Ci udać się do najbliższego urzędu pocztowego. W takim przypadku należy wysłać listem poleconym z powiadomieniem. Efekt będzie taki sam. Po pewnym czasie możesz zadzwonić do organizacji i dowiedzieć się, jaki będzie los Twojego listu. Albo nie musisz do nikogo dzwonić, po prostu poczekaj na odpowiedź.

Jeśli zamiast jasnej odpowiedzi otrzymasz odpowiedź, skontaktuj się z nami ponownie. W organach rządowych monitorowany jest np. fakt powtarzania się odwołań w tej samej sprawie. Lub napisz list w formie skargi, możesz spróbować wysłać go do wyższej organizacji. Takie prośby również traktujemy z dużą uwagą.

A co do – to jeden z najważniejszych tematów w pracy biurowej i zasługuje na to, aby poświęcić mu osobny artykuł.

Jewgienij Polosa

*** Jeśli jesteś przyzwyczajony do zakupów online (kupowanie ubrań, telefonów, usług, rezerwacja hoteli itp.), to możesz odzyskać część pieniędzy, na przykład korzystając z tej USŁUGI. Mi to pasuje.

Dziękujemy za dodanie tego artykułu do:

Bardziej interesujące w temacie:

8 komentarzy do tego wpisu

Listy motywacyjne stanowią integralną, ważną i niezbędną część korespondencji biznesowej. Z jednej strony są to prośby taktowne i dyplomatyczne w sprawach bieżących, z drugiej strony stanowią narzędzie do osiągnięcia określonych celów adresata. Celem każdego pisma z prośbą jest nakłonienie adresata do podjęcia określonych działań wymaganych przez autora pisma. Jak napisać list motywacyjny, aby uzyskać jak najbliżej pozytywnej odpowiedzi?

Każdy wniosek musi zawierać przemyślane uzasadnienie i jasne określenie wniosku. Dodatkowo możesz zastosować techniki zwiększające efektywność pisania.

Krok 1. Do kogo zwracasz się ze swoją prośbą?

Zwracaj się do adresata osobiście, najlepiej po imieniu i nazwisku:

„Drogi Iwanie Iwanowiczu!”, „Drogi Panie Iwanow!”

Po pierwsze, okażesz szacunek adresatowi, po drugie, prośba skierowana do konkretnej osoby nakłada na nią odpowiedzialność za jej realizację. Zdarzają się sytuacje, gdy prośba skierowana jest do zespołu lub grupy osób. W tym przypadku również wskazane jest maksymalne spersonalizowanie odwołania:

„Drodzy koledzy!”, „Drodzy menadżerowie!”, „Drodzy młodsi pracownicy!”, „Drodzy pracownicy HR!”

Krok 2. Dlaczego się ze mną kontaktujesz?

Przekaż komplement odbiorcy. Komplementując obdarowanego, odpowiadasz na jego pytanie: „Dlaczego zadajesz mi to pytanie?” Zwróć uwagę na jego przeszłe osiągnięcia lub cechy osobiste.

„Zawsze jesteś gotowy wysłuchać i znaleźć najlepszy sposób rozwiązania problemu prawie każdego, kto się z Tobą kontaktuje. I muszę przyznać, że pomogłeś wielu ludziom.

„Jesteś czołowym ekspertem w swojej dziedzinie…”

„Pomogliście wielu osobom rozwiązać najtrudniejsze problemy z zakresu...”

Technika ta pozwoli adresatowi przyjrzeć się prośbie bliżej i spróbować znaleźć możliwość jej zaspokojenia pieprzyć ją.

Komplement jest odpowiedni, gdy chodzi o niestandardowe prośby, gdy chcesz przekonać odbiorcę, gdy chcesz zwrócić uwagę na pewne zalety i cechy, które są niezbędne i ważne dla spełnienia Twojej prośby.

Bardzo ważne jest, aby nie przekraczać granicy między komplementem a niegrzecznym pochlebstwem. Bądź szczery.

Krok 3. Uzasadnienie żądania

Każda prośba musi być uzasadniona, dlaczego składasz tę konkretną prośbę. Wprowadź adresata w kontekst swojego problemu.

Na tym etapie należy wybrać trzy najważniejsze dla adresata argumenty. Argumenty najlepiej budować według schematu: mocny – średni – najsilniejszy.

Prośby mają różny poziom złożoności, więc odbiorca nie zawsze jest zainteresowany spełnieniem czyjejś prośby. Musi być przekonany, że spełnienie prośby niesie ze sobą potencjalne korzyści:

Zainteresuj odbiorcę

Zaproponuj mu realizację atrakcyjnej możliwości związanej z realizacją Twojej prośby:

„Ludzie przedsiębiorczy, przedsiębiorczy przez cały czas dążyli nie tylko do osiągnięcia sukcesu materialnego, ale także do pozostawienia swojego śladu w historii Ojczyzny, bycia zapamiętanym za swoje dobre uczynki i zdobycia szacunku”.

« Sukcesem każdego środowiska zawodowego jest przede wszystkim zrozumienie i wsparcie zaprzyjaźnionych Związków, udział we wspólnych wydarzeniach i projektach».

« Oczywiście Twoim głównym celem jest czyste i wygodne miasto dla ludzi».

Lub wyraź problem, który jest bardzo istotny konkretnie dla Twojego adresata:

„Ty, jako mądry właściciel miasta, prawdopodobnie martwisz się chaotycznymi spacerami dzieci w różnym wieku w nieodpowiednich miejscach, co prowadzi do większej liczby wypadków drogowych i wzrostu przestępczości wśród dzieci”.

„Twój dział otrzymuje częstsze telefony w sprawach innych niż podstawowe, co zajmuje dużo cennego czasu pracy”.

Pokaż, jak Twoja prośba może pomóc w wykorzystaniu szansy:

« A dzisiaj, gdy nasz kraj opiera się na młodzieży, trudno znaleźć bardziej potrzebną, świętą sprawę niż pomoc młodym mężczyznom i kobietom z rodzin znajdujących się w niekorzystnej sytuacji. W naszym mieście są już tacy, którzy taką pomoc niosą – pod patronatem Prezydenta Miasta działa nasz ośrodek charytatywny „Dziedzictwo” działający dzięki darowiznom od obywateli, ucząc zmartwioną młodzież rzemiosła ludowego ».

Lub rozwiązać problem:

„Wyposażenie wyspecjalizowanych miejsc do spędzania czasu przez dzieci w różnym wieku pomoże zmniejszyć poziom przestępczości wśród dzieci i zminimalizować liczbę wypadków drogowych z udziałem dzieci”.

Opisz znaczenie prośby

Gdy nie ma już nic do zaoferowania adresatowi lub w kontekście tej prośby jest to niestosowne, wówczas lepiej jest poinformować adresata o aktualnej sytuacji. W tym miejscu należy opisać sytuację tak szczegółowo, jak to konieczne, aby zrozumieć znaczenie wniosku i znaczenie jego realizacji. Znaczenie prośby należy opisać tak, aby „dotykała duszy”. Jeśli prośba nie należy do kategorii „drażliwych”, należy pokazać adresatowi związek przyczynowo-skutkowy, który zapewni, że adresat spełni prośbę.

„Od (data) zgodnie z umową najmu nr X czynsz za 1 m2 wynosi 20 USD. w dzień. W ciągu ostatnich trzech miesięcy nastąpił spadek aktywności handlowej ze względu na niestabilność gospodarczą i niepokoje społeczne. Średni zysk z handlu wynosi 10 USD. dziennie, co nie wystarcza nawet na opłacenie czynszu. Jeśli nie zostaną podjęte działania, prywatni przedsiębiorcy będą zmuszeni zamknąć swoje punkty sprzedaży detalicznej, co może negatywnie wpłynąć na Twoje dochody.”

Musisz zatem jasno dać do zrozumienia odbiorcy, że spełnienie prośby niesie ze sobą perspektywę uzyskania korzyści materialnych lub niematerialnych.

Krok 4. Sformułowanie żądania

Gdy adresat będzie już przygotowany, możesz podać faktyczne żądanie. Treść żądania powinna być dość zwięzła i wyjątkowo jasna. W żadnym przypadku nie powinno być dwuznaczności ani niedopowiedzeń. Przykładowo, jeżeli mówimy o obniżeniu czynszu, to ważne jest wskazanie do jakiego poziomu:

„Prosimy o obniżenie poziomu czynszu do czasu ustabilizowania się sytuacji na poziomie 5 USD. za m2 dziennie.”

Jeśli mówimy o świadczeniu usług, to sformułuj żądanie tak szczegółowo, jak to możliwe, wskazując żądane daty, kwestię ceny itp.:

« Do wyposażenia pracowni garncarskiej potrzebujemy pieca do wypalania ceramiki - prosimy o pomoc w jego zakupie. Koszt pieca z instalacją wynosi 998 tysięcy rubli».

W tym przykładzie nie do końca jest jasne, jakiego rodzaju pomocy oczekuje się od adresata. Lepiej byłoby sformułować żądanie bardziej szczegółowo: „Prosimy Państwa o pomoc w zakupie pieca do wypalania ceramiki poprzez wpłatę kwoty 333 tys. USD na konto bankowe firmy zajmującej się produkcją i montażem pieców.”

O cokolwiek poprosisz, odbiorca musi dokładnie wiedzieć kiedy, co, ile i za jaką cenę chcesz otrzymać. Uogólniona prośba jest bardziej narażona na odmowę, ponieważ odbiorca nie zawsze ma czas i ochotę zajmować się szczegółami. Poza tym ryzykujesz, że nie osiągniesz tego, czego chcesz, przekazując inicjatywę odbiorcy.

Przykładowo prywatni przedsiębiorcy napisali pismo z prośbą o obniżkę czynszu, ale nie wskazali, do jakiego poziomu chcą obniżyć czynsz:

„Prosimy o obniżenie czynszu do czasu ustabilizowania się sytuacji”.

W rezultacie otrzymali obniżkę czynszu, ale tylko nieznacznie (o 1% dotychczasowego). Tym samym uwzględniono ich prośbę, niewiele jednak wpłynęło na zmianę stanowiska inicjatorów listu.

W niektórych przypadkach tekst prośby można pogrubić, aby wyróżnić się w tekście, ale nie należy nadużywać tej techniki.

Krok 5: Podsumuj swoją prośbę.

Powtórz swoją prośbę i podkreśl, jakie korzyści odniesie odbiorca, jeśli prośba zostanie spełniona. Żądanie należy nieco zmodyfikować. Najlepiej zbudować zdanie według schematu: „Jeśli spełnisz prośbę, będziesz szczęśliwy”.

„Jeśli wyjdziecie naprzeciw nam w połowie drogi i obniżycie czynsze do czasu ustabilizowania się sytuacji w regionie, nie tylko będziecie w stanie uratować ponad 150 miejsc pracy, ale też nie poniesiecie globalnych strat z powodu całkowitego braku czynszów”.

Ale mogą być inne opcje:

„Możecie być pewni, że każdy rubel przekazany przez Was na cele charytatywne zostanie przekazany na szczytny cel i pomoże dzieciom znajdującym się w trudnych sytuacjach wyrosnąć na godnych obywateli”.

„Możesz być pewien, że uśmiech każdego dziecka da Ci moralną satysfakcję z trudnej pracy, a Twoje wysiłki i wysiłki są inwestycją w godnych i szczęśliwych obywateli najbliższej przyszłości”.

Najważniejsze jest powtórzenie znaczenia prośby i korzyści płynących z jej spełnienia. Korzyść nie musi być materialna. Pamiętaj, że adresat jest osobą i uczucia nie są mu obce.

PRZYKŁAD:

I nie zapomnij o projekcie listu – to „twarz” organizacji. Jeżeli inicjatorem wniosku jest organizacja, wówczas pismo takie sporządza się na papierze firmowym z podpisem kierownika lub osoby upoważnionej. Jeżeli jesteś osobą prywatną wystarczy zastosować się do podstawowych norm w rozmieszczeniu elementów listowych. Szczegóły te są bardzo ważne z prawnego i psychologicznego punktu widzenia dla adresata i kształtowania prawidłowego wizerunku nadawcy.

	-
	-	Wysyłasz codziennie setki propozycji, próśb i innych listów biznesowych, ale Twoja wiadomość nie przynosi oczekiwanego rezultatu? Nie wiesz, jak dyskretnie i grzecznie przypomnieć odbiorcy o jego obowiązkach? W takim razie szkolenia online z pewnością Ci pomogą „Umiejętność pisania tekstów biznesowych”! Można przez nie przejść w dogodnym dla siebie momencie.	-	-
	-

Pisanie biznesowe jest jednym z głównych narzędzi komunikacji w każdej firmie. Dobrze napisany list biznesowy pomoże wywrzeć pozytywne wrażenie na firmie. A jeden niepiśmiennie napisany list może zniszczyć całą twoją reputację. O zasadach korespondencji biznesowej pisaliśmy już, teraz przyjrzyjmy się konkretnym przykładom listów biznesowych.

Próbki listów biznesowych

Istnieje wiele rodzajów listów biznesowych - propozycje biznesowe, listy reklamacyjne, listy wdzięczności, listy odmowne, listy motywacyjne, listy gwarancyjne, informacyjne i tak dalej. Zasady ich kompilacji praktycznie nie różnią się od siebie. Spójrz jeszcze raz, aby uniknąć błędów.

Przykłady listów z podziękowaniami

Przykład listu gwarancyjnego

Przykładowy list z odpowiedzią

Oto wyraźny przykład tego, czym może być uprzejmy list zawierający odmowę:

Przykład newslettera

Przykład pisma reklamacyjnego

Przykłady listów w języku angielskim w korespondencji biznesowej

Niestety, nie każdy może pochwalić się wysokim poziomem znajomości języka angielskiego. Często menedżerowie są nieco zagubieni, gdy muszą napisać list biznesowy po angielsku. Jeśli nawet w języku rosyjskim ludzie nie zawsze rozumieją się w korespondencji, to co możemy powiedzieć o języku obcym? Najlepszym wyjściem w tej sytuacji jest wyszukanie podobnych listów i użycie w swoim liście odpowiednich zwrotów z nich. Oto trzy przykłady listów biznesowych w języku angielskim: list z podziękowaniami dla klienta, list wyjaśniający warunki transakcji oraz list z odpowiedzią na ofertę zakupu. Każdy plik zawiera wersję listu w języku angielskim i jego tłumaczenie na język rosyjski.
Pobierz list z podziękowaniami dla klienta w języku angielskim.
Pobierz list z warunkami umowy w języku angielskim.
Pobierz odpowiedź na ofertę zakupu w języku angielskim.

Struktura listu biznesowego

Przejrzysta struktura jest istotną cechą listu biznesowego. Pomoże odbiorcy szybko zrozumieć sens tego, co jest napisane i skróci czas potrzebny na jego przeczytanie. List biznesowy składa się z następujących głównych części:

1. Nagłówek (temat listu). Tytuł listu powinien zawierać jego krótki cel lub treść. Nie można tu używać żadnych abstrakcyjnych sformułowań. Już na podstawie samego tytułu powinno być jasne dla odbiorcy, czego dotyczy list. Na przykład „O zmianach cen dostaw produktów” lub „Propozycja biznesowa współpracy handlowej z firmą XXX”.

2. Powitanie. Powitanie „Szanowny + Imię i patronim!” jest uważane za tradycyjne w listach biznesowych. Jednakże nie jest konieczne używanie tej nazwy. Można też zwrócić się do adresata poprzez jego stanowisko: „Szanowny Panie Dyrektorze!” Należy jednak pamiętać, że wołanie po imieniu nieco zmniejsza dystans psychologiczny i podkreśla ugruntowaną relację biznesową. Jeżeli list adresowany jest do grupy osób, dopuszczalne jest napisanie: „Szanowni Państwo!”, „Drodzy Partnerzy!” i tak dalej. Używanie skrótów Pan, Pani lub inicjałów jest odbierane jako brak szacunku, dlatego staraj się tego unikać.

3. Określenie celu napisania listu, jego istoty i głównej idei. To jest główna część listu. Tutaj piszesz bezpośrednio o samym powodzie napisania listu.

4. Twoje propozycje rozwiązania tego problemu, zalecenia, prośby, skargi. Listy biznesowe prawie zawsze wymagają określonej reakcji adresata (z wyjątkiem listów o charakterze czysto informacyjnym). Dlatego ważne jest, aby opisać nie tylko sam problem, ale także zaproponować własne możliwości jego rozwiązania. Jeśli piszesz reklamację, poproś o podjęcie odpowiednich działań; jeśli składasz ofertę współpracy, opisz jej możliwe opcje. Krótko mówiąc, odbiorca Twojego listu musi nie tylko zrozumieć „czego” od niego chcesz, ale także zrozumieć „w jaki sposób” proponujesz to zrealizować. Wtedy będzie to prawdziwy list biznesowy.

5. Krótkie podsumowanie i wnioski. Na sam koniec możemy podsumować wszystkie powyższe. Jednak nie zawsze można to zrobić w bardzo krótkim czasie. W takim przypadku nie warto pisać w kilku zdaniach tego, co opisałeś już w dwóch pierwszych akapitach. Pamiętaj, że najlepszym przyjacielem listu biznesowego jest zwięzłość. Dlatego w większości przypadków wystarczy ograniczyć się do wyrażeń „mam nadzieję na udaną współpracę”, „czekam na odpowiedź w tej sprawie” i tak dalej.

6. Podpis. List biznesowy podpisuje się stanowiskiem, imieniem i nazwiskiem nadawcy oraz tradycyjnym zwrotem „Z wyrazami szacunku”. Możliwe są także inne opcje: „Najlepsze życzenia”, „Z poważaniem” i tak dalej, w zależności od bliskości kontaktu z odbiorcą. Wyrażenie „Z szacunkiem” jest najbardziej uniwersalne, więc jeśli masz wątpliwości, jak lepiej zapisać się, użyj tego wyrażenia, a na pewno nie przegapisz.

Dobrym pomysłem byłoby również dodanie w podpisie opcji kontaktu z Tobą: inne adresy e-mail, numery telefonów do pracy, Skype. Zaletą tego jest nie tylko to, że odbiorca w razie potrzeby będzie mógł szybko skontaktować się z Tobą w dogodny dla niego sposób, ale także to, że w ten sposób zademonstrujesz swoją otwartość i gotowość do komunikacji z odbiorcą.

I nie zapominaj, że oficjalne pismo to przede wszystkim dokument. Dlatego zaniedbując zasady jego sporządzania, bezpowrotnie psujesz reputację swojej firmy i siebie jako specjalisty.