La pianificazione dell’orario di lavoro non è solo un mucchio di parole fantasiose, ma un sistema di conoscenze che può portare benefici sia a livello individuale che a livello dell’intera azienda.

Imparerai:

• Cosa offre la pianificazione razionale dell'orario di lavoro in un'impresa?
• Quali metodi di pianificazione dell'orario di lavoro esistono.
• Quali sono le regole per una pianificazione efficace dell’orario di lavoro?

Non è un segreto che l'efficacia di un'organizzazione sia influenzata anche dal rendimento del lavoro quotidiano del personale dirigente. La mancanza di tecniche e metodi di lavoro moderni, il rifiuto di migliorare lo stile di lavoro individuale del manager e dei suoi subordinati portano al fatto che le difficoltà nell'organizzare il lavoro di una tale squadra diventano un assioma.

Le componenti che determinano quanto un leader deve essere preparato per avere successo sono piuttosto semplici. Queste sono le sue capacità, abilità, conoscenze professionali e, ovviamente, qualità personali. Tuttavia, non bisogna sottovalutare l’analisi dei fattori causa-effetto che causano problemi e difficoltà, così come il desiderio di superarli e migliorare la qualità del proprio lavoro. È qui che viene in soccorso l’uso razionale dell’orario di lavoro da parte del manager, ovvero la sua pianificazione. Dopotutto, è progettato per eliminare i difetti nel processo lavorativo quotidiano.

L'efficacia della pianificazione dell'orario di lavoro si basa sugli obiettivi delle attività in base alla loro durata: a breve e lungo termine. Tale base gestionale non richiede sforzi aggiuntivi, poiché tutte le azioni e attività designate hanno ricevuto le loro scadenze durante il processo organizzativo.

Gli obiettivi fissati dal manager hanno due funzioni: determinare le azioni necessarie per la loro attuazione e stimolare la loro attuazione. Quando un leader si pone un compito chiaro, le sue azioni diventano consapevoli nella sua attuazione. La definizione degli obiettivi è una sorta di forza trainante che carica l'attore di energia fino al raggiungimento del risultato.

Affinché la pianificazione del bilancio dell'orario di lavoro sia quanto più efficace possibile, il manager deve ricorrere alla tattica dei “periodi di pianificazione” (possono essere periodi di tempo diversi: un anno, un mese, una settimana, un giorno). La particolarità sta nell'individualità di ciascuno di questi intervalli, il che implica la creazione di piani separati che riflettano il periodo di tempo corrispondente.

Pertanto, l’aspetto positivo principale di una corretta pianificazione del tempo libero è il guadagno di tempo stesso. Il manager sarà in grado di raggiungere in modo efficace ed efficiente gli obiettivi lavorativi descritti, impiegando il minor tempo possibile. Nell'organizzazione del lavoro individuale, il ruolo della pianificazione difficilmente può essere sopravvalutato: dopo tutto, aiuta a prepararsi per il raggiungimento degli obiettivi prefissati e a strutturare il tempo assegnato al lavoro.

Come delegare compiti per risparmiare il 25% del tempo di lavoro: lista di controllo

Per far fronte a un enorme flusso di informazioni e sviluppare un business, è importante gestire il tempo in modo razionale e non sprecare energie in questioni di routine. Per fare ciò, è necessario delegare correttamente le attività ai subordinati e monitorarne l'attuazione.

Utilizzando la lista di controllo preparata dalla redazione della rivista Direttore Commerciale, verifica se gestisci correttamente il tuo orario di lavoro o commetti errori nel delegare compiti e rimanere fino a tardi al lavoro.

Metodi di pianificazione dell'orario di lavoro

Principio di Pareto

Wilfred Pareto (1848-1923) formulò il principio secondo cui, all’interno di un dato gruppo, l’importanza oggettiva di una piccola parte sarà significativamente maggiore del suo peso relativo all’interno di quel gruppo. Pareto utilizzò la formula 80/20 nel suo modello, che cominciò ad essere utilizzata ovunque.

• Dal 20% della merce venduta puoi ottenere l'80% del profitto.
• L'80% dei prodotti rimanenti genererà solo il 20% del profitto.
• Il 20% degli errori causa l’80% delle perdite.
• L’80% degli altri errori causano il 20% delle perdite.

Anche i sostenitori della pianificazione dell'orario di lavoro non hanno eluso questo principio. Se lo proiettiamo sul lavoro di un manager, il risultato sarà il seguente: per ottenere l’80% dei risultati è necessario dedicare solo il 20% del proprio tempo lavorativo. Il resto del tempo impiegato porta solo il 20% del risultato totale.

Nel linguaggio del processo lavorativo, ciò significherebbe che il lavoro facile e piacevole, che richiede uno sforzo minimo ma una discreta quantità di tempo di lavoro, non dovrebbe essere una priorità. È necessario avviare le attività tenendo in massima considerazione l'importanza di ciascun compito. Le questioni vitali dovrebbero venire prima di tutto quando si pianifica il lavoro.

Per attuare pienamente il principio di Pareto in materia di pianificazione razionale e contabilità dell'orario di lavoro, è necessario analizzare tutte le attività in termini di percentuale del loro contributo al risultato complessivo e distribuirle anche in categorie ABC.

Pianificazione ABC

L'analisi ABC si basa sull'esperienza che dimostra che le proporzioni dei casi di maggiore e minore importanza sono spesso approssimativamente uguali. Le lettere A, B e C vengono utilizzate per distribuire l'importanza dei compiti relativi all'implementazione degli obiettivi in ​​tre classi. Questo principio ha catturato la fantasia di molti manager.

È inoltre possibile utilizzare questa analisi per pianificare l'utilizzo del proprio orario di lavoro. La cosa principale è ricordare che è necessario distribuire l'orario di lavoro in relazione all'importanza dei compiti e non alla loro intensità di lavoro e al loro peso nel piano generale di attività.

L'analisi ABC si basa sull'esperienza basata su tre pilastri.

• I compiti di categoria A (i più importanti) ricevono il 15% dei compiti totali del manager. Nonostante il loro basso peso relativo nella pianificazione, contribuiscono per il 65% al ​​raggiungimento degli obiettivi.
• I compiti della categoria B (importanti) costituiscono circa il 20% dell'indicatore totale dei compiti e anche la loro importanza è valutata al 20%.
• Compiti di categoria C (come i meno importanti): a loro viene assegnato circa il 65% della cifra totale, ma la loro importanza è trascurabile - solo il 15% del peso relativo.

Di conseguenza, quando si pianifica l'orario di lavoro, l'analisi ABC concentra la sua attenzione sul completamento iniziale dei compiti della categoria A, poiché apportano la parte del leone all'efficacia dell'attività lavorativa finale. Seguono nell'ordine le domande del gruppo B, il cui contributo al risultato finale non va trascurato. E infine, puoi decidere cosa fare con i restanti compiti della categoria C: includerli nella pianificazione del tuo orario di lavoro o delegarli.

Il principio di Eisenhower nella pianificazione temporale

La Matrice Eisenhower (priorità) ha ottenuto un ampio riconoscimento come strumento per pianificare il tempo personale e lavorativo.

Si compone di quattro campi (quadranti), ciascuno dei quali corrisponde a una specifica categoria di compiti. Le categorie si basano su due principi: importanza e urgenza. La loro relazione è meglio illustrata nella figura seguente.

I quadranti vengono compilati solo se i casi in essi inseriti corrispondono ad uno specifico campo. Per comprendere appieno come funziona questa matrice, è necessario identificare le attività che corrispondono a ciascun quadrante. Vale la pena ricordare che la matrice sarà efficace solo per le attività durante il giorno o per altri brevi periodi di tempo.

1. Quadrante 1: importante e urgente

Il cuore della matrice Eisenhower è proprio il primo quadrante, poiché contiene il segreto principale: viene lasciato vuoto. Ciò indicherà che la persona ha la capacità di pianificare in modo efficace l'orario di lavoro per raggiungere gli obiettivi.

La presenza di casi in lizza per il primo quadrante indica costanti lavori urgenti nella vita e nel lavoro di tale persona. Di conseguenza, una persona non è abituata alla distribuzione dei suoi affari e delle sue responsabilità, ma rimanda tutto ciò che può fino all'ultimo momento. E, quando le scadenze diventano pressanti, si mette al lavoro.

Naturalmente è meglio prevenire possibili situazioni pensando a tutto in anticipo. Dopotutto, esiste un principio ben noto secondo il quale è sempre più difficile eliminare le conseguenze che prevedere tutti i possibili problemi. Se tali compiti possono essere svolti da altre persone, dovrebbero essere trasferiti.

1. Quadrante 2: Importante e non urgente

Nel pianificare il suo tempo di lavoro, Eisenhower identificò i compiti del secondo quadrante come i compiti più importanti. Se un artista completa costantemente un compito posto in un dato quadrante in modo tempestivo, può permettersi di dedicarvi tutto il tempo necessario. Non sarà perseguitato dalla vanità, dalla fretta e da varie conseguenze negative. È molto simile alla visita dal medico: proprio come una visita preventiva da parte di un oculista eviterà problemi alla vista più gravi, il momento giusto per lavorare su un referto eviterà turni urgenti fino a tarda notte.

La pianificazione e la registrazione dell’orario di lavoro all’interno del secondo quadrante vengono effettuate in modo tale da raggiungere gli obiettivi personali del dipendente.

E anche se sui lavoratori non pende la spada di Damocle sotto forma di urgenza del lavoro, che consente loro di concentrarsi sulla qualità del lavoro, non dobbiamo dimenticare che ci sono ancora delle scadenze e devono essere monitorate, poiché il mancato rispetto completare un'attività nel secondo quadrante la trasferisce automaticamente nel primo. E questo risultato è carico di conseguenze sulla pianificazione del tempo personale.

1. Quadrante 3: urgente e non importante

La tipologia di casi corrispondenti al terzo quadrante non consente di concentrarsi su questioni più importanti a causa della sua urgenza. E tali questioni sono facili da confondere con questioni del primo quadrante. Tuttavia, vale la pena tracciare una linea di demarcazione tra urgente e importante, poiché questi concetti non sono sinonimi. C'è un modo semplice per prendere questa decisione: devi chiederti se questo o quel compito ti avvicina al raggiungimento di un determinato obiettivo. In genere, i casi del terzo quadrante ricevono una risposta negativa.

Molto spesso, le questioni quotidiane sono incluse in questo quadrante: lavare a secco i vestiti a fine stagione, aiutare i vicini in una questione urgente, riunioni e trattative non importanti. C'è un altro esempio: la riparazione del computer, ma qui dovresti stare estremamente attento: se questa attrezzatura è necessaria per il lavoro, la sua riparazione diventerà un compito di fondamentale importanza (cioè il primo quadrante) e se viene utilizzata solo per intrattenimento, allora la sede di questo problema è nel terzo quadrante.

Le cose in questo quadrante non solo non rientrano nella pianificazione dell'orario di lavoro, ma distraggono anche dagli obiettivi principali e portano via tempo prezioso. È meglio non prestare loro attenzione, se possibile. Come puoi determinare l'importanza di un compito per te stesso? Molto semplice. La domanda che dovresti porti è: “Cosa succederà se non lo faccio?”

1. Quadrante 4: Non importante e non urgente

In questa categoria rientrano questioni della nostra vita quotidiana che non hanno nulla a che fare con il lavoro: social network, forum, navigazione in Internet, giochi per computer, visione di serie TV. Sì, queste attività sono sicuramente divertenti, ma non sono obbligatorie.

In generale, questa attività riduce significativamente la produttività della giornata lavorativa; Eisenhower chiamava le attività di questa categoria “perdite di tempo personali”.

Prendiamo, ad esempio, una serie della durata di 200 ore: ricalcolando si ottiene un'intera settimana di tempo sprecato, che avrebbe potuto essere utilizzato con un beneficio molto maggiore.

Pertanto, è necessario identificare i propri mangiatori personali e impegnarsi per un controllo rigoroso su di essi pianificando non solo il lavoro, ma anche il tempo personale.

In questo quadrante ci sono anche compiti di routine, che per molti non sono così piacevoli: ad esempio lavare i piatti, pulire, cucinare. Anche qui vale la pena cercare un compromesso con le persone con cui si vive nella stessa casa, in modo da pianificare un carico uniforme.

Sana indifferenza: istruzioni per chi non crede nella gestione del tempo

Le istruzioni, preparate dalla redazione della rivista “Direttore Commerciale”, vi diranno come trovare l'armonia nella vita anche in situazioni disperate, spiegheranno quali atteggiamenti imposti dalla società e dai media dovete eliminare urgentemente e racconteranno tu cosa fare se non hai abbastanza tempo nemmeno per un giorno per portare a termine il lavoro.

Tabella di pianificazione dell'orario di lavoro

Facciamo un semplice esempio sotto forma di tabella.

Questo esempio dimostra chiaramente il principio della costruzione di piani di lavoro. Se necessario, le tabelle possono essere più profonde, con più spazio per le note. Non importa quale programma verrà utilizzato per implementare, diciamo, individualmente pianificare l'orario di lavoro di un manager/specialista. Tavolo - Lo strumento è universale, può essere disegnato anche su carta comune. Ciò che è veramente importante è poterlo adattare a te stesso, ai tuoi compiti e ai tuoi obiettivi, e determinare per quali intervalli di tempo verrà utilizzato: per giorno, settimana, mese.

Come è pianificato il fondo orario di lavoro

La fase di pianificazione iniziale consiste nell'analizzare i parametri iniziali del sistema: la presenza di attività per migliorare il fondo orario di lavoro (WF) e le sue indicazioni. Segue la risposta alle domande: chi è responsabile di questa attività (specialisti, servizi) e della sua pianificazione? In che misura viene preso in considerazione l'orario di lavoro? Il tempo trascorso al lavoro viene monitorato? Le riserve della Federal Reserve Bank vengono rese pubbliche? Vengono adottate misure per ridurre la perdita di orario di lavoro in fase di pianificazione? Quali metodi vengono utilizzati per questo?

La fase successiva è l'analisi dell'utilizzo del PDF. All'interno del suo quadro, viene studiata la dinamica della produzione dei lavoratori (limitata al tempo - oraria, giornaliera, annuale) e vengono identificati i fattori che la influenzano; analizzare lo stato della FRF e individuare le opportunità non utilizzate per ridurre alcune tipologie di assenze; studiare i dati di osservazione sul funzionamento del fondo per l'orario di lavoro, ecc. Maggiori informazioni sui metodi per analizzare l'uso del fondo per l'orario di lavoro possono essere trovate nella letteratura educativa e metodologica.

La base informativa per l'analisi della FRF è costituita da dati statistici e timesheet dell'orario di lavoro; riepilogo della contabilità primaria (scheda relativa ai tempi di inattività, agli straordinari, all'eliminazione dei difetti); autoscatti e fotografie degli orari di lavoro; dati provenienti da indagini e questionari.

L'analisi prende in esame l'utilizzo dell'intero FRF e delle sue componenti, fondi giornalieri e infraturni, all'interno dei vari livelli aziendali (divisioni strutturali, azienda nel suo insieme, professioni e gruppi). Questo approccio consente di identificare i colli di bottiglia che dovrebbero essere affrontati per primi. Il risultato dell'analisi è una valutazione delle riserve per migliorare l'uso della FRF e, di conseguenza, aumentare l'efficienza della pianificazione dell'orario di lavoro.

I risultati ottenuti vengono utilizzati per pianificare il fondo orario di lavoro utile. Questo evento include la preparazione di un budget di bilancio pianificato, il confronto dei suoi componenti con gli standard aziendali, nonché il risparmio di tempo di lavoro sui costi improduttivi. I metodi per distribuire l'equilibrio dell'orario di lavoro hanno ricevuto un'adeguata copertura nei materiali e nei manuali didattici.

La pianificazione e l'analisi dell'orario di lavoro hanno acquisito caratteristiche specifiche in un'economia di mercato. Ad esempio, i congedi amministrativi obbligatori sono vantaggiosi per un'impresa in termini di costi. I lavoratori a tempo parziale hanno perso lo status di riserva.

Nella pianificazione della Federal Reserve diventa rilevante un approccio differenziato per i dipendenti a tempo pieno e permanenti e per i lavoratori temporanei; nelle modalità part-time.

Per organizzare e pianificare nel modo più efficace l'orario di lavoro, l'impresa attua misure speciali: socioeconomiche, organizzative, tecniche, terapeutiche e preventive. Essi si riflettono in vari piani organizzativi e tecnici, piani per il miglioramento delle condizioni di lavoro, ecc. Il coinvolgimento di partecipanti esterni dovrebbe essere discusso con le autorità locali e solo successivamente incluso nella pianificazione delle attività. Qualsiasi evento deve essere basato sulle risorse.

Come pianificare correttamente il proprio orario di lavoro

Regola 1. Alzati alla stessa ora

Questa fase iniziale di qualsiasi pianificazione è molto disciplinata e promuove un'ondata di forza.

Regola 2. Umore positivo all'inizio della giornata

Lavora ogni mattina sul tuo umore, perché influenza notevolmente la soluzione dei compiti per raggiungere i tuoi obiettivi. Per fare ciò puoi porti tre domande:

• In che modo “oggi” mi avvicinerà al successo?
• Cosa dovrei fare per rendere oggi quanta più gioia possibile?
• Cosa dovresti fare in questo giorno per mantenere la tua salute?

Rispondere a queste domande e creare una motivazione positiva spesso richiede meno di due minuti. Regalateli a te stesso prima di iniziare le normali attività mattutine.

Regola 3. Inizia bene la giornata

La chiave per una mattinata armoniosa è una buona notte di sonno e una buona colazione. Ma molti li sacrificano, con la scusa della mancanza di tempo. Tuttavia, entrambe le missioni richiedono la definizione delle priorità solo durante la fase di pianificazione della routine quotidiana: in sostanza, devi solo allocare il tuo tempo in modo da andare a letto presto.

Regola 4: considera fattori come la stanchezza quando pianifichi la tua giornata lavorativa

Molte persone ritengono che la produttività del proprio lavoro cambi durante il giorno come un'onda sinusoidale. Ciò non dipende dai bioritmi quotidiani, che tu sia un'“allodola” o un “nottambulo”. Vale la pena scoprire i vostri periodi personali di maggiore attività e inserire le cose più importanti nella pianificazione delle vostre attività per questo intervallo quotidiano. È meglio dedicare il pomeriggio al lavoro di routine quotidiano che non è particolarmente importante.

Regola 5. Fai delle pause in tempo

Una delle regole fondamentali per pianificare l'orario di lavoro è un breve riposo, poiché consente al corpo di recuperare le forze e ritrovare l'attenzione per il lavoro. Assicurati di fare brevi pause dal lavoro; imposta tu stesso la durata e la frequenza. Ricorda di essere regolare.

Regola 6. Finisci ciò che inizi

Cerca di non saltare di qua e di là nel tuo lavoro e di portare il lavoro che inizi alla sua logica conclusione. Non farti distrarre dalle cose più piccole, perché rubano tempo di lavoro. Ricorda che ogni volta che torni a qualcosa che hai già iniziato, dovrai ripetere vecchie azioni e ciò influenzerà l'equilibrio della pianificazione della tua attività personale.

Regola 7. Trova usi utili per il tuo tempo libero

Sforzati di colmare tutte le lacune non contabilizzate nel tuo programma (attesa in fila, riunioni poco informative) con attività utili. Determina tu stesso la sua essenza ponendoti la domanda: "Come posso riempire questi minuti per ottenere il massimo beneficio?"

Regola 8. Attenersi al principio 70/30

Devi solo registrare il 70% del tuo tempo di lavoro nel tuo diario. Altrimenti, anche se pianifichi la tua giornata lavorativa al 100%, non riceverai garanzie che tutte le attività saranno completate, e ancora di più: molte azioni non coincideranno con la pianificazione. Lo scopo di pianificare l'orario di lavoro secondo questo principio è quello di preservare il sistema nervoso dal sovraccarico, per evitare la sensazione di essere una macchina e di essere confinati in una struttura rigida.

Regola 9. La sera, fai un programma per domani

Pianifica i tuoi compiti per domani alla fine di oggi e fallo sotto forma di un elenco scritto: in questo modo non ti perderai nulla. È meglio stabilire in anticipo l'importanza dei compiti e distribuirli in colonne. Ciò consentirà di focalizzare l'attenzione sui compiti necessari e di spostare quelli meno significativi in ​​caso di forza maggiore.

Regola 10. Trova il tempo per riposare in ogni ora

Una regola immutabile per tutti. Quanto più spesso riesci a trovare il tempo per rilassarti, tanto più produttivo sarai al lavoro in seguito. Durante questo periodo puoi pulire il posto di lavoro o la casa, lavare i piatti, leggere una rivista o un libro, fare una passeggiata all'aria aperta e aiutare gli altri. Se non puoi farlo spontaneamente, sottoponi queste azioni alla pianificazione.

Regola 11. Sii realistico riguardo alle tue capacità.

Non sopraffarti con un’enorme quantità di lavoro, pensando di poter affrontare qualsiasi montagna. Adotta un approccio sobrio nel valutare i tuoi punti di forza e prendi meglio ciò che sei sicuro di affrontare in un giorno/settimana/mese, tale pianificazione dell'orario di lavoro sarà più efficace;

Regola 12. Dopo aver utilizzato un oggetto, rimettilo al suo posto

Questo approccio agli oggetti sulla tavola e in ufficio aiuta a risparmiare tempo in futuro. Stabilisci una regola, dopo aver utilizzato un oggetto, riportarlo dove lo hai portato. Imposta luoghi specifici per diversi tipi di cose: una cartella per documenti, un astuccio, un cassetto della scrivania o una scatola per ricevute.

Regola 13. Conduci uno stile di vita attivo e sano

Sembrerebbe, perché un impiegato ha bisogno di sport, yoga, fitness, corretta alimentazione e ginnastica? Quindi, un corpo sano e il benessere creano l'atmosfera migliore per l'energia positiva e la prontezza per un'attività lavorativa altamente produttiva, soprattutto dopo che è stata ben pianificata.

Regola 14. Fai ciò che ti dà piacere

Il modo migliore per auto-organizzarsi nella pianificazione e realizzazione delle attività professionali è provare un senso di soddisfazione e amore per il proprio lavoro. Il suo vantaggio è che la motivazione non deve essere tirata fuori con le tenaglie, arriva da sola e in grandi quantità.

Pianificazione e organizzazione dell’orario di lavoro del manager

Suggerimento 1. Rivedi i tuoi programmi per la giornata

Per fare ciò, puoi utilizzare l'analisi ABC o la matrice Eisenhower. Anche dieci minuti di preparazione per la giornata lavorativa possono far risparmiare fino a due ore al giorno. Usateli saggiamente.

Suggerimento 2. Formazione di blocchi di casi simili

Una persona costantemente distratta ha bisogno di molto più tempo per lavorare rispetto ad una persona concentrata ed entusiasta. Ciò avviene a causa della necessità di un altro “decollo” e “immersione”, cioè di un ritorno all’attività lavorativa. Blocchi di attività dello stesso tipo aiuteranno a risparmiare tempo di lavoro: sono più facili da risolvere nella fase di pianificazione delle attività.

Suggerimento 3. Concediti del tempo personale al lavoro

Spesso visitatori, subordinati o clienti al telefono ti distraggono dai tuoi doveri diretti. Tutti creano forti interferenze nello svolgimento di compiti davvero importanti e interrompono l’equilibrio dell’orario di lavoro. A questo proposito, è impossibile essere a disposizione di tutti durante l'intera giornata lavorativa, sia in ufficio che per telefono. Nel processo di pianificazione dell'orario di lavoro, i maestri del loro mestiere si organizzano per periodi in cui nessuno li disturberà. Puoi anche utilizzare i loro strumenti, ad esempio impostare gli orari di visita, utilizzare una segreteria telefonica.

Suggerimento 4: concedere un tempo limitato per ciascuna attività lavorativa

La durata di un certo tipo di lavoro dipende direttamente dal tempo a disposizione. Anche il compito più piccolo è soggetto a pianificazione: impara a dedicare a un compito esattamente tanto tempo quanto necessario per portarlo a termine. Ad esempio, le trattative commerciali non dovrebbero essere ritardate; tutte le questioni di interesse dovrebbero essere discusse il più possibile, ma non più di un'ora. Ciò può essere fatto utilizzando tempi e regolamenti rigorosi. Segui la semplice regola: “Il tempo è denaro”, valorizzalo e risparmialo.

Suggerimento 5: utilizzare la delega

Nessuna persona che rispetti il ​​tempo dovrebbe svolgere tutti i compiti da sola. Questo approccio è già stato descritto nei principi e nelle regole della pianificazione dell'orario di lavoro: tutto ciò che può essere delegato ad altre persone (il 65% dei compiti che consumano tempo e fatica, ma non portano risultati significativi) dovrebbe essere delegato a loro. Ciò vale non solo per l'aiuto dei dipendenti, ma anche per l'utilizzo dell'aiuto di agenzie, organizzazioni e società di consulenza di terze parti.

Suggerimento 6. Suddividi le attività di grandi dimensioni in componenti

Le persone tendono a sottrarsi a compiti grandi o voluminosi e a ritardarne il completamento in ogni modo possibile perché il risultato sembra loro troppo lontano. Questo fatto indica scarse capacità di pianificazione del tempo personale, ma può essere aggirato. Quasi a tutti piacciono le cose che danno i risultati più rapidi. Albert Einstein lo ha notato con l'esempio del taglio della legna. La stessa cosa si può fare con obiettivi a lungo termine e progetti di grandi dimensioni: dividerli in piccoli compiti, pianificarli e poi completarli metodicamente in un certo periodo di tempo (ad esempio, due ore al giorno). Dopo, diciamo, una settimana, appariranno i primi risultati: l'obiettivo della prima parte del progetto sarà raggiunto (secondo la pianificazione), questo darà forza e motivazione per continuare a lavorare in questa direzione.

Suggerimento 7. Stabilisci scadenze personali per le attività prioritarie

Quando sai in anticipo esattamente quali attività saranno prioritarie per il mese corrente, puoi segnarle sul calendario lavorativo e considerarle nella tua personale pianificazione delle attività alla pari delle stesse trattative/riunioni. Pertanto, quando sorge la necessità di programmare un altro evento o azione per questa data, sarà già “prenotato”, il che ti ricorderà ancora una volta il significato oggettivo del compito da svolgere. Questo consiglio è di particolare valore in materia di pianificazione delle attività lavorative.

Suggerimento 8. Organizza correttamente il tuo posto di lavoro

Innanzitutto riguarda l'ordine sul desktop. Dovrebbero essere lasciati solo quei documenti di cui è impossibile fare a meno nello svolgimento dei compiti della categoria A. Questa azione ha un background psicologico: l'ordine sul tavolo aiuta a mettere in ordine i pensieri e i documenti extra richiedono tempo.

Suggerimento 9. Cerca di non lasciare che gli altri ti attribuiscano ulteriori responsabilità.

I manager spesso si interessano e si impegnano in nuove attività, ampliando le proprie aree di competenza. Essendo interessato personalmente a trattative a cui il dipendente di solito non partecipa, potrebbe finire in gruppi di lavoro o ricevere compiti aggiuntivi che non sono inclusi nel suo piano e alla fine diventeranno un peso per il lavoro principale e la sua pianificazione. È meglio ricontrollare tutte le tue azioni per vedere se sono necessarie nell'ambito della tua posizione, migliorando così le tue capacità di pianificazione dell'orario di lavoro.

Suggerimento 10. Valuta quanto sono importanti e urgenti le cose in cui improvvisamente vogliono coinvolgerti sono veramente importanti e urgenti.

Forza maggiore e altre questioni urgenti sono un evento comune per qualsiasi azienda o impresa, anche se si sforza di operare nell'ambito di una rigorosa pianificazione. Per risolverli, tutte le risorse disponibili vengono mobilitate. Se accetti di aiutarti nella tua situazione attuale, ricorda che ti porterà via del tempo dalle importanti attività attuali del tuo programma, quindi valuta sempre se vale la pena sacrificare.

Suggerimento 11. Non agire d’impulso: prendi solo decisioni informate

A volte certe decisioni vengono prese a seguito di un impulso, un impulso incontrollabile. Ma ciò provoca deviazioni nel programma e interferisce con la pianificazione efficace dell'orario di lavoro per raggiungere l'obiettivo. Se senti il ​​bisogno momentaneo di fare qualcosa (ad esempio, fare una chiamata), pensa attentamente e valuta se vale davvero la pena portare avanti il ​​tuo piano.

Suggerimento 12. Imposta correttamente le tue priorità

In un grande flusso di cose - conferenze, riunioni, chiamate, messaggi - può essere molto difficile orientarsi e quando si affronta tutto in una volta o si prendono parti da scopi diversi, si finisce per portare a termine ben poco. Qui è utile ricordare questo metodo di pianificazione del tempo come matrice di priorità e iniziare le attività completando compiti chiaramente definiti e chiaramente significativi, spostandosi gradualmente verso quelli meno importanti.

Pianificazione dell'orario di lavoro della segretaria del direttore

La responsabilità principale e lo scopo della pianificazione dell'orario di lavoro individuale del segretario è alleviare il più possibile il capo e aiutarlo a distribuire il suo tempo. È sua responsabilità aumentare l'efficienza nell'utilizzo di tutte le ore e i minuti possibili per l'attività lavorativa. Ciò significa che i compiti e la pianificazione delle attività del manager e del segretario sono interdipendenti.

Innanzitutto la segretaria aiuta nei lavori di tipo organizzativo, preparatorio e gestionale, liberando spazio per la creatività del capo. A tal fine, l'assistente deve conoscere la routine quotidiana del livello superiore, il programma dei suoi compiti per tutti i periodi possibili: giorno/mese/trimestre. Una pianificazione efficace dell'orario di lavoro di un segretario dipende dal programma del suo diretto superiore, poiché è coinvolto nella preparazione di tutte le riunioni, trattative e altre questioni (ricezione di visitatori, elaborazione di documenti) che sono nel programma del capo. Un ruolo chiave nella pianificazione è svolto dalla gerarchia dei compiti in base al loro valore e importanza.

Inoltre, i compiti del segretario comprendono altri lavori che non dipendono dalla routine quotidiana del capo (e si riflettono nella pianificazione dell'attività lavorativa): controllare la posta e rispondere alla corrispondenza, flusso di documenti, scheda di controllo, ecc. Le capacità di pianificazione del tempo dell'assistente devono essere eccellenti. I punti di partenza del suo programma sono sempre azioni ripetitive, ad esempio:

• preparare il posto di lavoro del manager;
• riordinare il proprio posto di lavoro;
• elaborare tutti i tipi di lettere in arrivo;
• visualizzare la scheda di controllo;
• fornire alla direzione un riepilogo dello stato delle cose e chiarire il programma per la giornata corrente.

Consideriamo un semplice esempio di pianificazione dell'orario di lavoro in relazione al programma del manager. Il programma d'azione del segretario sarà simile a questo. Quando i piani del capo prevedono una riunione alle 11:00, il piano dell'assistente per le 10:30 includerà la sua organizzazione con tutte le azioni conseguenti: promemoria, fotocopiatura di materiali, pulizia della sala conferenze, verbalizzazione. Se alle 14:00 il manager ha programmato trattative fuori dall'ufficio, il programma della segretaria includerà elementi relativi alla chiamata di un'auto e alla raccolta dei documenti. L'elenco dei lavori indica anche con chi e a che ora il capo deve collegarsi per una conversazione telefonica, quale documentazione deve essere corretta e quale deve essere compilata ex novo, ecc.

L'opzione migliore è stabilire, insieme al tuo capo, un intervallo di tempo costante per le attività quotidiane: firmare documenti, ricevere visitatori. Ciò migliorerà il lavoro e aiuterà a pianificare l'orario di lavoro sia dello specialista che del suo assistente. Quando si sviluppa un programma di lavoro, è inoltre necessario lasciare una riserva decente in caso di incarichi improvvisi urgenti e importanti, telefonate e altre situazioni di emergenza.

La segretaria dedica la fine della giornata lavorativa all'invio della corrispondenza in uscita e pianifica anche gli eventi per domani.

Quando la giornata lavorativa è finita, e il direttore tarda in ufficio, l'assistente può tornare a casa solo se c'è un apposito accordo tra loro e fornisce al capo tutti i dati necessari.

Prima di lasciare la sede, la segretaria rimuove tutti i documenti, chiude armadi e casseforti, spegne le apparecchiature elettroniche (questo non si applica a telefono, modem, fax) e mette in ordine il posto di lavoro.

Pianificazione dell'orario di lavoro del manager

L'essenza della pianificazione è la preparazione per l'attuazione degli obiettivi e la regolamentazione dell'orario di lavoro. I principi di pianificazione dell'orario di lavoro di un manager non sono particolarmente diversi dai principi generali di regolamentazione dell'attività lavorativa. L'uso razionale delle risorse di tempo implica la comprensione delle funzioni, degli scopi, degli obiettivi e del budget temporale.

Nel processo di organizzazione dell'orario di lavoro di uno specialista, vengono utilizzate tecniche di pianificazione ampiamente conosciute. Il gestore deve seguire queste regole:

• Il 60% del piano di lavoro giornaliero è destinato al lavoro pianificato;
• Il 20% delle volte - per azioni impreviste;
• È meglio lasciare l'ultimo 20% per compiti che sorgono spontaneamente.

Le strutture organizzative “piatte” vengono utilizzate nelle piccole imprese per risolvere problemi complessi in condizioni di significativa incertezza. Tali unità sono caratterizzate dai seguenti svantaggi: carico di lavoro eccessivo dei manager, difficoltà nel controllare le azioni di un gran numero di persone, nonché difficoltà associate al coordinamento del lavoro delle unità.

Il tempo impiegato (soprattutto se non annotato in fase di progettazione) deve essere registrato con l'indicazione obbligatoria di cosa e come è stato utilizzato. Ciò garantisce che, avendo ricevuto un quadro completo dei costi del proprio tempo di lavoro, il manager sarà in grado di organizzare in modo più efficace la propria pianificazione in futuro; Al fine di sviluppare un piano di qualità, i compiti saranno suddivisi in breve, medio e lungo termine.

Regolarità, sistematicità e coerenza dovrebbero essere posizionate come principi di base della pianificazione. È necessario seguire uno dei principi importanti della pianificazione delle attività: la realtà degli obiettivi: assumersi quante più responsabilità è possibile gestire.

L’uso razionale dell’orario di lavoro di un manager si basa sul suo piano a lungo termine. Si tratta di un sistema pluriennale, tenendo conto dei piani annuali e trimestrali creati. Quest'ultimo può essere coordinato con l'annuale ed essere suddiviso in mensile. I piani giornalieri e settimanali li rispettano pienamente e allo stesso tempo riflettono in modo più accurato l'utilizzo dell'orario di lavoro del manager. La pianificazione delle attività lavorative a livello di una giornata è un passo importante nella pianificazione complessiva delle attività lavorative di un manager è soggetto a costante monitoraggio e aggiustamento a seconda della situazione;

Ciao! In questo articolo parleremo di come pianificare la tua giornata lavorativa.

Oggi imparerai:

1. Perché pianificare la tua giornata lavorativa;
2. Chi ne ha bisogno?
3. Come pianificare correttamente la tua giornata lavorativa.

Pianifica la tua giornata lavorativa

Nel 21° secolo, il ritmo della vita è notevolmente accelerato e continua a guadagnare slancio. Se prima, per avere successo, dovevi fare una quantità di lavoro, ora devi fare molto di più per raggiungere il successo. E le persone iniziano ad affrontare la mancanza di tempo. Se rincorriamo tutti i compiti quotidiani che la vita ci pone ogni giorno, non ci resta più tempo.

La pianificazione della giornata lavorativa è uno strumento che aiuta non solo a utilizzare l'orario di lavoro in modo efficace, ma anche a ridurlo. Questa non è una banale lista di cose da fare che deve essere completata in rigoroso ordine. La pianificazione è la capacità di scegliere cosa è necessario fare, perché e quando.

Ecco perché una corretta pianificazione non solo struttura tutto ciò che fai durante la giornata, ma ti libera anche tempo. Prima di tutto, devi fare le cose più importanti: questa è la regola principale. È utile per ogni persona che ha tempo libero al lavoro e non ha un programma chiaro per distribuire correttamente il proprio tempo.

Cosa comprende la pianificazione?

La pianificazione dell'orario di lavoro comprende:

• Stabilire le priorità.
• Selezione di compiti importanti.
• Trovare il modo migliore per risolverli.
• Trovare lavoro nel tempo libero.

Priorità ti aiuta a capire cosa richiede attenzione, cosa può risolversi da solo e quale problema dovrebbe essere semplicemente ignorato. Il tempo e le informazioni sono diventati molto più preziosi di prima, ed entusiasmarsi per qualcosa che non produce risultati è inutile.

Selezione di compiti importanti- quasi uguale alla definizione delle priorità, solo nell'ambito di una giornata lavorativa. Scegli cosa porterà un risultato importante, cosa deve essere fatto con urgenza e cosa può essere rinviato.

Trovare modi migliori per risolvere i problemi- un punto molto importante. Quando pianifichi, devi considerare non solo cosa farai, ma anche il modo migliore per farlo. Allo stesso tempo, è importante non solo risparmiare tempo, ma fare tutto nel modo più rapido ed efficiente possibile.

Lavorare con il tempo libero dovrebbe essere incluso anche nel piano di lavoro. Hai 2 ore libere al giorno che puoi dedicare a qualcosa? Puoi dirlo al tuo capo e lui ti caricherà di lavoro, potrai istruirti o impegnarti nello sviluppo del tuo progetto.

Perché è importante pianificare la propria giornata lavorativa?

Chiunque abbia mai incontrato il freelance, l'impresa o il "lavoro a volontà" (come un taxi) comprende perfettamente l'importanza di organizzare le attività durante la giornata. Ma, ad esempio, la maggior parte degli impiegati non ritiene necessario pianificare la propria giornata lavorativa.

In effetti, il motivo principale per pianificare la giornata lavorativa è aumentare la propria efficienza. Se ascolti il ​​tuo corpo, puoi capire che alcune cose funzionano meglio per te in un momento e altre in un altro. Ad esempio, è più conveniente per te chiamare ad altre aziende dopo pranzo, dato che ti sei già svegliato, ma non sei ancora stanco, e la sera il lavoro monotono viene completato più velocemente, quindi è meglio posticipare l'inserimento delle informazioni in il database fino a 5 - 6 ore.

La pianificazione di una giornata lavorativa tiene conto non solo degli elementi base della risoluzione dei problemi, ma anche delle preferenze personali di ciascuna persona. La gestione del tempo non è stata progettata per imporre a tutti lo stesso modello di lavoro altamente efficiente. Devi adattare i tuoi compiti alle caratteristiche del tuo corpo.

Organizzare e pianificare la tua giornata lavorativa ti consente di fare di più in meno tempo, lasciandoti il ​​tempo per fare le cose che ti piacciono.

Chi dovrebbe pianificare la propria giornata lavorativa?

Ogni persona dovrebbe essere in grado di pianificare la propria giornata lavorativa. In questo modo puoi risparmiare tempo e lavorare in modo più efficiente. Ma ci sono 3 categorie di persone che devono semplicemente impegnarsi nella pianificazione personale.

. Il lavoratore più indisciplinato è un libero professionista. Non ha un programma chiaro e solo la scadenza gli ricorda che è ora di sedersi e fare qualcosa. Ecco perché è molto importante per i liberi professionisti che lavorano con più clienti pianificare la propria giornata lavorativa. Spesso si scopre che i nuovi ordini compaiono con una differenza di uno o due giorni e, se aspetti fino all'ultimo minuto, potresti non avere il tempo di lavorare su due progetti.

Uomini d'affari. Qui tutto è quasi uguale a quello del freelance. Soprattutto se si tratta di un business online. Da un lato puoi rilassarti a casa mentre i tuoi dipendenti lavorano, ma dall'altro questo approccio inevitabilmente fallirà. In Occidente, il culto del maniaco del lavoro fiorisce tra gli uomini d'affari. Credono che se non lavori 60 ore a settimana, significa che sei pigro e non hai niente da fare negli affari.

Manager. Un leader non sarà sempre un uomo d’affari. Il proprietario dell'azienda non può prendere parte attiva negli affari della sua azienda, ma il suo direttore è responsabile del funzionamento dell'intero meccanismo. Ecco perché i leader delle aziende di medie e grandi dimensioni devono utilizzare il proprio tempo in modo efficace, perché le loro decisioni determinano il futuro dell'azienda a lungo termine. Pianificare la giornata lavorativa di un manager è un modo per distribuire nel modo più efficace il proprio tempo tra compiti strategicamente importanti.

Metodi di pianificazione della giornata lavorativa

Possono esserci molti metodi per pianificare correttamente la propria giornata lavorativa. Ma uno dei più efficaci è Matrice di Eisenhower. La sua essenza è la seguente.

Ci sono 4 quadrati:

1. Quadrato A - Questioni urgenti e importanti.
2. Riquadro B: questioni non urgenti e importanti.
3. Quadrato C: questioni urgenti e non importanti.
4. Quadrato D: questioni non urgenti e non importanti.

Piazza A dovrebbe rimanere quasi sempre vuoto. Con una corretta pianificazione, tutti i compiti importanti dovrebbero essere sistemati nel riquadro B ed essere completati man mano che si avvicinano ad A.

Piazza B sono cose importanti che ti aiuteranno a raggiungere il tuo obiettivo. Ciò include tutte le attività che devono essere completate entro 1 giorno lavorativo.

Piazza C significa compiti urgenti e non importanti che devono essere delegati ad altri. Un ottimo esempio di questioni urgenti ma non importanti è chiamare un potenziale cliente. Un dipendente può farlo, è meglio che ti concentri su altre cose.

Quadrato D, significa che ci sono cose non urgenti e non importanti che non ti avvicinano al tuo obiettivo, non danno emozioni positive e, in linea di principio, non sono necessarie. Tutte le idee inutili dovrebbero essere scritte in questa piazza.

Questa divisione dei compiti in base alla loro importanza e urgenza ti consente di capire a cosa devi prestare attenzione durante la giornata lavorativa e cosa puoi tranquillamente dimenticare. La matrice aiuta non solo nei processi lavorativi, ma anche nella vita di tutti i giorni. Se vuoi imparare l'inglese, è interessante per te e ti aiuterà nella tua carriera, questo è il punto B. Ma se vuoi imparare lo spagnolo solo per il gusto di conoscerlo, questo è D, e puoi tranquillamente dimenticartene Esso.

Regole per la pianificazione dell'orario di lavoro

Esistono diverse regole su come condurre in modo efficace la giornata lavorativa. Per comodità divideremo la giornata in 3 parti:

• L'inizio della giornata lavorativa.
• Flusso di lavoro di base.
• Completamento.

La mattina è la fase più importante. A seconda di quanto hai dormito, di come ti sei alzato e di cosa hai fatto, dipenderanno il tuo umore, il tuo atteggiamento psicologico e le tue prestazioni.

I principi di una mattinata “corretta” includono quanto segue:

• Attitudine positiva. Se ti svegli ogni giorno pensando che odi il tuo lavoro, la tua produttività diminuirà. Cerca di iniziare la giornata con pensieri piacevoli.
• Cerca di non "oscillare". Hai notato che dopo esserti alzato la mattina, hai bisogno di altri 30 - 40 minuti per riprendere finalmente i sensi? Questo è tempo che non vale la pena sprecare. Subito dopo esserti svegliato, fai una doccia, prepara un caffè e, invece di passare mezz'ora senza andare da nessuna parte, puoi fare colazione in tutta tranquillità.
• Una piacevole colazione e il modo di lavorare. Iniziare la giornata senza fretta è molto importante. Quando sei di fretta, il tuo corpo spende energia e nervi extra che potrebbero essere utilizzati per un lavoro più produttivo. Se non puoi permetterti una colazione abbondante e un viaggio piacevole, vai a letto più tardi e alzati prima.
• Compiti chiave. Gli uomini d'affari di maggior successo tendono a dire che i compiti più importanti dovrebbero essere completati al mattino. Come dice il proverbio: “Se vuoi fare tutto, mangia una rana a colazione”. Il ruolo di una rana è un compito che non vuoi assolutamente svolgere. Fallo al mattino e l'atmosfera positiva derivante dal fatto che "la rana è stata mangiata" durerà per tutto il giorno.

Il flusso di lavoro principale è costituito dalle seguenti attività:

• Risolvere problemi urgenti. È importante capire che se durante la giornata lavorativa ti capita una questione urgente, non è necessario rivolgere tutta la tua attenzione esclusivamente ad essa. Per prima cosa devi capire se è importante o meno. Se è importante, allora devi iniziare a lavorarci immediatamente. In caso contrario, trasferire la responsabilità della sua attuazione a un'altra persona.
• Rispettare le scadenze. Ogni giorno dovresti fissarti delle scadenze approssimative entro le quali devi far fronte all'intero volume di compiti. È importante che non sia "Fai tutto prima delle 18", ma "Alle 14:00 - inizia a fare un piano, alle 15:00 - analizza gli indicatori, alle 16:00 - fai un rapporto", ecc.
• Ordine sul posto di lavoro. Questo è un punto implicito ma molto importante. Se la tua scrivania è in disordine, i tuoi occhi saranno costantemente persi in mezzo ad essa. E se c'è qualche documento straniero sul tuo posto di lavoro, puoi iniziare a studiarlo e perdere solo 20-30 minuti.
• Non seguire gli impulsi. È la cosa più importante. Ci sono alcuni fattori scatenanti che ti fanno spostare la tua attenzione dal lavoro a qualcosa di meno importante. Chiamare un amico mentre rivedi il tuo piano di vendita? È meglio non farlo, altrimenti perderai la concentrazione e potresti facilmente perdere lo spirito lavorativo.
• Raggruppa la tua routine. È molto importante. Se devi fare 60 telefonate durante il giorno, è meglio dividerle in più piccoli gruppi, 10-15 alla volta. Dopo aver effettuato la chiamata, è possibile eseguire un'altra attività. Passando costantemente dalla routine all'attività attiva, puoi fare molto di più.

La fine della giornata lavorativa si basa sui seguenti principi:

• Finisci ciò che è necessario. C’è un gruppo di cose che rientrano nella casella “importante ma non urgente”. È meglio completarli durante la giornata lavorativa e mantenere sempre vuota la casella “importante e urgente”.
• Confronta i risultati con il tuo piano. Tutto ciò che hai fatto durante la giornata deve essere confrontato con ciò che hai pianificato. Se hai appena iniziato a pianificare la tua giornata lavorativa, saranno necessarie piccole deviazioni dal piano. Cerca di mantenerli il meno possibile.
• Fai un piano per il giorno successivo. È meglio farlo alla fine del giorno lavorativo precedente. In questo modo manterrai uno spirito lavorativo e, allo stesso tempo, è importante elaborare un vero programma di affari.

Se sei un manager, durante la giornata lavorativa devi lavorare a stretto contatto con la tua segretaria.

Ricorda che questi sono tutti consigli generali. Non tengono conto delle tue caratteristiche individuali. Se per te è più conveniente svolgere il lavoro urgente nel pomeriggio piuttosto che la mattina, è un tuo diritto. Se preferisci svolgere un compito grande e difficile per ultimo e non influisce sul tuo umore per un giorno, fallo per ultimo.

La pianificazione della giornata lavorativa dovrebbe essere individuale.

Errori comuni nella pianificazione della giornata lavorativa

Nonostante il fatto che la pratica della gestione del tempo sia saldamente radicata nelle nostre vite, la maggior parte delle persone commette errori comuni quando pianifica la propria giornata lavorativa. Eccone alcuni.

Errore 1. Prioritizzazione sbagliata.

La matrice Eisenhower ci dice che dobbiamo fare cose importanti. Ma molte persone possono facilmente confondersi su ciò che è importante per loro. Il quadrato A, che dovrebbe rimanere vuoto ed è responsabile di questioni urgenti e importanti, viene spesso confuso con il quadrato C, dove si sono accumulate questioni non importanti che richiedono attenzione immediata.

È importante ricordare che dovresti spendere le tue energie esclusivamente su ciò che è importante per te in un dato momento. Dovresti lavorare per il futuro quando le cose potranno essere messe da parte e pianificate saggiamente.

Errore 2: dedicare troppo tempo alle piccole cose.

Per spiegare perché è necessario fare prima le cose “di base”, e solo dopo le piccole cose, utilizzeremo la Legge di Pareto. Dice che il 20% dell’impegno produce l’80% dei risultati. Cioè, quando lavori su qualcosa di importante, spendi il 20% dello sforzo e ottieni l'80% del risultato. Quando lavori sulle piccole cose, ottieni 4 volte meno risultati e impieghi 4 volte più impegno.

Diamo un'occhiata a un piccolo esempio. Devi lanciare una campagna pubblicitaria. Se crei 10 creatività, selezioni parole chiave e frasi per esse e le lanci su siti preparati, questo sarà il 20% del lavoro che darà l'80% del risultato. Ma se dedichi del tempo a modificare caratteri e immagini, a selezionare e perfezionare frasi e a cercare piattaforme aggiuntive per la pubblicità, dedicherai molti più sforzi. Tutto ciò dovrà essere fatto, ma dopo l'inizio della campagna pubblicitaria, quando si otterrà il primo risultato.

Errore 3. Mancanza di tempo per questioni personali.

Ogni persona dovrebbe avere una vita personale e la libertà di scegliere un'occupazione. Se hai molto da fare e non trovi una o due ore per dedicarti al tuo hobby, allora stai pianificando male la tua giornata. Pianificare l'orario di lavoro è importante non solo perché ti consente di fare di più. Ti dà l'opportunità di fare ciò che ti piace senza fretta.

Probabilmente hai notato che la carriera di alcuni specialisti sta andando in salita, mentre altri, come si suol dire, sono in ritardo nella vita d'ufficio. Alcune persone riescono a risolvere sia i compiti attuali che quelli strategici, mentre altri non rispettano sempre le scadenze. Secondo gli esperti non è solo una questione di rapidità di risposta e di professionalità generale. Una carriera di successo è principalmente il risultato di un’efficace pianificazione dell’orario di lavoro.

Come puoi imparare a sfruttare ogni minuto lavorativo a tuo vantaggio? Leggi i consigli dal portale di reclutamento.

Gestire il tuo tempo
Fresco e in vena di un lavoro produttivo, vieni in ufficio, accendi il computer, controlli la posta e allo stesso tempo ricordi cosa devi fare oggi. Ma mentre rispondi alle lettere, il tuo capo ti distrae con un compito piccolo ma dispendioso in termini di tempo, e il tuo collega parla emotivamente dell'incontro di ieri con il direttore. Nel frattempo riceverai altre due lettere contrassegnate come “urgenti”. Quando finalmente ti ricordi che stamattina avresti dovuto iniziare a preparare una presentazione importante, la giornata è già passata a metà. Molto probabilmente dovrai restare di nuovo in ufficio...

È un'immagine familiare? Ma tutto questo avrebbe potuto essere evitato dedicando cinque minuti al giorno prima di pianificare la giornata. Naturalmente, questo non ti salverebbe dalle lettere urgenti, ma la giornata sarebbe comunque notevolmente più organizzata.

Secondo il Centro di ricerca del portale di reclutamento, il 23% dei russi economicamente attivi non sa come pianificare la propria giornata. Nel frattempo, secondo gli esperti di gestione del tempo, una pianificazione competente è la chiave per il benessere nella vita e, naturalmente, per una carriera di successo. Facendo un piano per il giorno, la settimana, il mese, diventiamo più organizzati, impariamo a valorizzare il tempo e a stabilire le priorità. Una persona che pianifica il proprio tempo, lo gestisce da sola, a differenza di chi segue il flusso.

Cosa dovrebbe essere incluso nel piano?
In che modo uno specialista focalizzato sul successo professionale dovrebbe pianificare il suo orario di lavoro? Un piano strategico per un anno o sei mesi dovrebbe essere trasformato in un piano tattico per la giornata di tutti i giorni. La pianificazione quotidiana è il segreto dell’efficacia personale per molte persone di successo.

Quando pianifichi la tua giornata, scrivi tutto ciò che devi fare, dalla partecipazione a una riunione alle congratulazioni con colleghi o partner via e-mail. E ricorda, per una carriera di successo devi sempre fare un po’ di più o meglio di quello che ci si aspetta da te. Ad esempio, se il tuo manager ti ha incaricato di sistematizzare gli archivi del dipartimento, fallo in modo tale che l'utilizzo dei risultati del tuo lavoro non sia solo conveniente, ma anche piacevole. Inoltre, allenati a includere nel tuo piano giornaliero non solo quelle attività che il capo si aspetta che vengano completate, ma anche quelle che funzioneranno per la tua immagine personale, portandoti ulteriori “punti” nelle faccende quotidiane dell'ufficio.

Puoi creare un elenco di cose da fare in un normale diario cartaceo o in un programma speciale sul tuo computer: non importa. La cosa principale è mettere in ordine i tuoi pensieri e non dimenticare nulla che richieda la tua attenzione.

Stabilire le priorità
Dunque, la lista delle cose da fare per la giornata è stata stilata. Ora è necessario stabilire le priorità: determinare cosa è di fondamentale importanza da ciò che è scritto (designare tali compiti nel piano con la lettera A), cosa è importante, ma non urgente (B) e cosa è desiderabile, ma non necessario ( C).

Quando stabilisci le priorità, non dimenticare: ciò che funziona per la tua carriera (le tue iniziative, i progetti di cui sei personalmente responsabile, ecc.) dovrebbe essere di fondamentale importanza, cioè contrassegnato con la lettera A.

Dopo aver deciso la cosa principale, pensa a quando sarà più conveniente per te completare questa o quell'attività. È meglio pianificare il lavoro che richiede concentrazione e assorbimento in un periodo in cui non si è troppo spesso distratti da chiamate e colleghi eccessivamente socievoli. Molte persone di successo hanno da tempo stabilito come regola fare qualcosa di difficile o importante al mattino presto, in tutta tranquillità, mentre la giornata lavorativa non è ancora in pieno svolgimento.

E, al contrario, le attività che richiedono il contatto con colleghi, clienti o partner saranno più facili da svolgere nel bel mezzo della giornata lavorativa, quando tutti sono disponibili alla comunicazione e in uno stato d'animo professionale.

Gestione del tempo per la tua carriera
Una regola abbastanza efficace per la gestione del tempo personale, che aiuta a non tenere in testa tanti piccoli compiti contemporaneamente, suona così: se qualcosa richiede meno di tre minuti, deve essere eseguita immediatamente, senza indugio. Hai bisogno di chiamare il tuo cliente per confermare l'orario dell'incontro? Non pensare a quale ora del giorno è meglio farlo: prendi il telefono e chiama. Seguendo questo principio libererai il tuo diario da voci non necessarie e la tua testa da pensieri e piani non necessari.

Un altro comandamento molto utile è quello di non fare più cose contemporaneamente. E anche se gli allori di Giulio Cesare ti perseguitano, non cercare di discutere al telefono i termini del contratto e allo stesso tempo apportare modifiche alla tabella sul monitor del computer. In questo modo rischi di commettere un errore nella tabella e di perdere qualcosa di importante nella conversazione telefonica. In altre parole, fai le cose importanti in sequenza, non in parallelo.

Flessibilità o durezza?
Il piano è pronto, le priorità sono definite e ora il tuo compito è mantenere la rotta. Quasi sicuramente, fin dal mattino avrai tante altre cose da fare, alcune importanti e altre meno importanti. Il tuo manager potrebbe affidarti importanti trattative con un cliente e ai tuoi colleghi potrebbe essere affidata la preparazione di un documento importante.

Quale di questi è più importante per il successo nella vita e nella carriera spetta a te decidere. Da un lato, devi essere in grado non solo di elaborare un piano per la giornata, ma anche di adattarlo se necessario. D’altronde, per non affogare in questioni poco importanti, prima o poi dovrai imparare a dire “no” alle persone.

Valore principale
La pianificazione quotidiana ci insegna a dare valore al tempo. Una persona che ha un piano per il giorno, la settimana, il mese o addirittura l'anno difficilmente si permetterà di perdere un'ora ogni giorno, ad esempio andando al lavoro in metropolitana. Molto probabilmente, trascorrerà questo tempo leggendo riviste professionali o ascoltando podcast in inglese. Dopotutto, un'ora al giorno equivale a venti (o più) ore al mese e almeno 240 ore all'anno! Un sacco di tempo che può e deve essere speso con beneficio per te stesso e il tuo sviluppo professionale.

Tra le altre cose, per un avanzamento di carriera di successo, dovrai imparare a dimenticare le tentazioni di Internet, come i social network, i forum, le chat room e i giochi online. Le uniche eccezioni possono essere gli specialisti le cui attività quotidiane sono strettamente legate alla promozione della propria azienda nello spazio virtuale. Per il resto, consigliamo vivamente di utilizzare le risorse social Internet a casa, nel tempo libero dal lavoro.

Buona fortuna a te nella pianificazione del tuo orario di lavoro!

MA Lukashenko, dottore in economia, professore, vicepresidente dell'Università finanziaria e industriale di Mosca "Synergy", principale consulente esperto della società "Organizzazione del tempo"

Pianifica in modo efficace il tuo orario di lavoro

Una volta parlando con un direttore generale estremamente impegnato, ho sentito da lui una frase meravigliosa: “Non perdo un minuto. Pranzo addirittura solo con il capo contabile per risolvere tutte le questioni accumulate”. In quel momento ho provato un sentimento misto di compassione e ammirazione per il capo contabile. Dopotutto, durante la sua meritata ora di pranzo, non può rilassarsi e prendersi una pausa.

È noto che il lavoro di un contabile è molto difficile, responsabile e stressante. E, di regola, ce n'è molto. Pertanto, la maggior parte dei contabili è filosofica sul fatto che spesso devono restare fino a tardi o lavorare nei fine settimana per avere tempo di fare tutto. Ma non ci sono miracoli al mondo e, nel tempo, il sovraccarico costante si fa sentire con la stanchezza cronica. E per una persona stanca, anche il suo lavoro preferito non è una gioia.

Tuttavia, esistono strumenti di gestione del tempo che possono rendere il tuo lavoro molto più semplice, prevedibile e gestibile. Con il loro aiuto, puoi riuscire a svolgere tutte le attività pianificate e tornare a casa in tempo. Questo articolo è dedicato a loro.

Come fare una lista delle cose da fare per il lavoro

Hai mai sentito il detto "La memoria più acuta è più stupida della matita più opaca"? In caso contrario, assicurati di tenerne conto, perché riflette il principio chiave della gestione del tempo: il principio della materializzazione. Dice: “Non tenere nulla in testa, scrivi tutto E in un posto conveniente, per trovarlo immediatamente, e nella forma corretta, così che dopo un po’ di tempo tu possa capire te stesso”. Di conseguenza, tutti gli strumenti di pianificazione si basano non sul tentativo di ricordare le attività richieste, ma sulla loro immediata scrittura.

Creare semplici elenchi di attività è il modo più affidabile ed efficace per non dimenticare nulla e portare a termine tutto. Prendi un pezzo di carta e scrivi tutto ciò che devi fare oggi. Allo stesso tempo, devi dare la priorità a tutte le attività, dalla più importante alla meno importante. E devono essere eseguiti rigorosamente in ordine. Quindi, entro la fine della giornata lavorativa, avrai la certezza di aver fatto la cosa più importante e potrai decidere se vale la pena restare fino a tardi al lavoro per le attività rimanenti.

Formuliamo correttamente ciò che deve essere fatto

Quando si stila una lista di cose da fare, è consigliabile utilizzare un modulo di registrazione orientato ai risultati. Immagina di scrivere tu stesso per la prossima settimana: "Ivanov, accordo". È passata una settimana durante la quale ti sono accaduti molti eventi diversi. E quando rivedrai questa voce, per tutta la vita, non riuscirai a ricordare cosa intendevi, di che tipo di accordo stiamo parlando e cosa bisogna farne: ritirare, redigere, firmare, risolvere... Pertanto, nella tua voce devi essere un verbo che denota l'azione stessa più il suo risultato. Nel nostro caso è necessario scrivere a Ivanov: "Presentare il contratto di prestito n...." per l'approvazione.

Progettiamo per il futuro

Con l'aiuto degli elenchi "aziendali", puoi organizzare non solo la pianificazione a breve termine, ma anche a medio e persino a lungo termine. Per fare ciò, è necessario creare tre diversi elenchi di attività: per il giorno, per la settimana e per il mese (trimestre, semestre, ecc.). notare che stiamo parlando su compiti che non sono legati a un tempo specifico. Ad esempio, è possibile raccogliere i resoconti dei viaggi di lavoro in qualsiasi giorno della settimana successiva; ciò non deve essere fatto tassativamente il lunedì entro le ore 12.00;

Il trucco principale di questa tecnica è rivedere regolarmente gli elenchi e spostare le attività da uno all'altro. Allo stesso tempo, dovresti rivedere quotidianamente l'elenco delle attività della settimana. Sposti le attività che sono "mature" per essere completate il giorno successivo nell'elenco delle attività della giornata. "Non maturo": lasciali dov'erano. E guardi l'elenco delle attività a lungo termine una volta alla settimana, ad esempio venerdì. Sposti le cose che devono essere completate la prossima settimana nell'elenco appropriato. In questo modo non ti dimenticherai di quelle attività che devono essere completate non immediatamente, ma in seguito.

A proposito, è vero anche il movimento inverso. Dopotutto, un contabile diligente di solito cerca di inserire più cose nella sua lista quotidiana. Allo stesso tempo è consapevole che non riuscirà fisicamente a portarli a termine tutti, ma spera per il meglio. Qual'è il risultato? Una persona lascia il lavoro con un lavoro incompiuto, formando in se stesso un complesso perdente. Ma devi fare il contrario: pianificare quante più attività puoi facilmente completare in un giorno e tornare a casa con un senso di realizzazione.

La migliore tecnica di pianificazione viene implementata utilizzando MS Outlook. Utilizzando il pannello "Attività", puoi creare elenchi di cose da fare assegnando loro una categoria specifica: "Giorno", "Settimana" o "Mese". E imposta il raggruppamento delle attività in base a queste categorie (vedi illustrazione sotto). Quindi puoi trasferire facilmente le attività da un elenco a un altro in un secondo, semplicemente cambiando la loro categoria. Tuttavia, questa tecnica può essere implementata perfettamente in un diario e su tavole di pianificazione.

Ogni compito ha il suo tempo

Ora dimmi, ti è mai capitato di incontrare per caso la persona di cui hai bisogno, per la quale hai un paio di domande importanti, ma al momento dell'incontro, loro, per fortuna, ti sono volate fuori di testa ? E probabilmente i tuoi colleghi ti chiamano spesso con le parole: “Volevo dirti una cosa, ma mi sono dimenticato... Va bene, mi ricordo e ti richiamo”.

Abbiamo molti compiti che devono essere svolti non in un determinato momento, ma a determinate condizioni. Ad esempio, quando riusciamo a catturare il direttore, dobbiamo firmare con lui tutti i documenti, discutere il rapporto, risolvere le questioni relative allo smantellamento delle attrezzature, ecc. Ma a volte non abbiamo idea di quando potremo parlargli . Ciò significa che non capiamo dove annotare tali compiti, perché è impossibile legarli a un momento specifico. Necessario qui contestuale tecnica di pianificazione. Questo è quando si osserva una serie di condizioni favorevoli per l'esecuzione di un compito particolare.

Uno dei nostri contesti è posto. Ad esempio, quando sono all’ufficio delle imposte, firmo per una riconciliazione. Quando vado in viaggio d'affari, mi fermo allo stesso tempo presso la nostra filiale. Cioè, i compiti sono legati a un determinato luogo.

Un altro contesto è Persone. Tutti noi periodicamente abbiamo questioni legate a determinate persone. Ad esempio, quando vedo il cliente N, devo discutere con lui un nuovo listino prezzi e una proroga del contratto. Altri contesti lo sono circostanze, esterno ed interno. Esempi di circostanze esterne: quando il capo è di buon umore, quando esce questa o quella legge. Le circostanze interne sono, ad esempio, una forte ondata di ispirazione o, al contrario, riluttanza a lavorare.

Pianificazione contestuale: varie tecniche

Qui torniamo di nuovo ai nostri elenchi di attività, solo che ora li raggruppiamo per contesto. Ad esempio, creiamo sezioni nel diario per contesti tipici. Supponiamo di chiamare una delle sezioni "Banca" ed elencare tutti i problemi che devono essere risolti mentre si è in banca. O, ad esempio, "Progetto XXX" - e c'era un elenco di domande che devono essere chiarite sul progetto. La cosa principale è non dimenticare l'attività al momento giusto.

E ci sono molti di questi metodi di pianificazione contestuale. Ad esempio, scrivi su un foglietto adesivo le domande che devi assolutamente porre durante una riunione e metti questo pezzo di carta nella custodia degli occhiali. Allo stesso tempo, sai che la prima cosa che fai in ogni riunione è togliere e indossare gli occhiali. Di conseguenza, le domande per la discussione si ricorderanno.

Puoi prepararti per casi diversi cartelle di contesto di vita. Ad esempio, sai che tra un anno il tuo ufficio verrà ristrutturato con la sostituzione dei serramenti. Crea una cartella "Riparazione" e inserisci tutti gli articoli "contabili", le lettere del Ministero delle finanze e del Servizio fiscale federale su questo argomento, ecc. Credimi, quando arriva il momento di prendere in considerazione i costi di riparazione, il contenuto della cartella ti sarà di grande aiuto e ti farà risparmiare molto tempo.

Quando si pianifica utilizzando MS Outlook, le categorie assegnate alle attività possono essere utilizzate come contesti. Ad esempio, puoi creare categorie "Capo", "Banca", "Imposte", "Progetto XXX", ecc. E quando si presentano determinate attività, aggiungile immediatamente alla categoria desiderata. Quando il tuo capo ti chiama, puoi aprire la categoria “suo”, vedere tutte le attività ad essa associate e risolverle rapidamente.

Ragioniere, sei pronto per i cambiamenti delle circostanze? Sempre pronto!

Nella pratica aziendale, il cambiamento improvviso di compiti è un evento comune ed è certamente deprimente. Tuttavia, possiamo pianificare le cose in modo che i cambiamenti causino danni minimi o nulli ai nostri piani. Per fare ciò è conveniente utilizzare l’algoritmo di pianificazione rigido-flessibile. Si tratta di dividere le nostre attività quotidiane in tre tipologie.

Primo tipo- Questo compiti difficili la cui esecuzione è legata ad un tempo specifico. La loro pianificazione è normale: li annotiamo semplicemente sulla griglia temporale del diario. Ad esempio, alle 10 - una riunione, alle 12 - chiama la previdenza sociale, alle 17 - una riunione.

Secondo tipo - compiti flessibili, non legato al tempo. Ad esempio, devi scrivere una lettera di accompagnamento per il chiarimento. E non importa quando lo fai: alle 11 del mattino o alle 3 del pomeriggio. La cosa principale è oggi.

E infine, terzo tipo- Questo compiti preventivati, richiedendo un budget temporale. Ad esempio, redigere un bilancio per 9 mesi. È chiaro che non è questione di un minuto, ci vorranno almeno un paio di giorni.

Il principio di un approccio rigido-flessibile alla pianificazione giornaliera è quello di non includere nel programma dell'orologio quelle attività che non sono strettamente legate a un orario specifico. Per fare ciò, dividiamo la pagina del nostro diario a metà verticalmente.

(1) Registriamo solo le attività difficili nella griglia dell'orologio. Inseriamo qui anche le attività preventivate, assegnando loro il budget di tempo necessario.

(2) Sul lato destro del diario scriviamo un elenco di tutte le attività flessibili, classificandole in base alla priorità.

Abbiamo così davanti agli occhi il quadro completo della giornata. Sappiamo quali casi difficili ci attendono e in quale momento. Comprendiamo quali attività richiedono molto tempo da svolgere e abbiamo tempo riservato per loro. Allo stesso tempo, vediamo chiaramente il tempo libero e affrontiamo con calma compiti flessibili. Se emergono nuovi compiti, possiamo semplicemente riconsiderare le priorità e, se necessario, modificare la sequenza dei compiti. Ma in generale il piano non cambia.

Per riassumere la pianificazione della giornata, evidenziamo le regole base.

1. All'inizio della giornata lavorativa, dedica 5-10 minuti alla pianificazione delle attività. Idealmente, dovrebbero essere pianificati la sera. Ma questo non sempre funziona; inoltre, il giorno prima potremmo non essere a conoscenza di alcune questioni urgenti. Pertanto, la sera puoi elaborare un programma approssimativo per la giornata e, quando vieni al lavoro, controlla con calma se sono sorte questioni urgenti.

2. Includiamo solo le attività difficili nella griglia temporale.

3. Un programma quotidiano redatto in modo tale da occupare ogni riga del diario è già di per sé faticoso e snervante. Pertanto, la quantità di tempo pianificato non deve superare il 70% dell'orario di lavoro totale. Riserviamo il 30% per circostanze impreviste. Cerca di avere più “aria” nel tuo piano, cioè tempo di riserva. Più è, maggiore è la probabilità che il piano venga completato e allo stesso tempo rimarrai in buona salute e buon umore.