Come fare una richiesta ufficiale all'archivio. Se sei venuto all'archivio...

Il seguente commento ha spinto alla creazione di questo articolo:

Se solo potessero scrivere un articolo su come sconfiggere gli archivi e ottenere un certificato. È impossibile aspettare.

16.4. Cittadini stranieri e apolidi di cui al paragrafo 16.1 del presente Regolamento, che hanno (hanno avuto) parenti in linea diretta ascendente, residenti permanentemente o precedentemente residenti permanentemente nel territorio della Federazione Russa o nel territorio appartenente all'Impero russo o all'URSS , all'interno del confine di stato delle Federazioni della Federazione Russa, presentare inoltre uno dei documenti (documenti) che confermano (confermando) la presenza di questi parenti, nonché il fatto della loro residenza permanente nel territorio pertinente (certificato di nascita, documento di matrimonio, certificato di adozione, certificato di morte di un parente, permesso di soggiorno, estratto del registro di casa, copia della tessera dell'appartamento, documento contenente informazioni sulla registrazione militare, carta d'identità militare o altro(i) documento(i).

16.5. In assenza dei documenti specificati nelle clausole 16.3 e 16.4 del presente Regolamento, i richiedenti dovranno presentare certificati d'archivio, estratti di documenti d'archivio, copie di documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e (o) altri documenti d'archivio.

Negli articoli sui successi ottenuti dalla RRN ( , ) poche persone scrivono in dettaglio sulla raccolta dei certificati, tuttavia, questa fase è una delle più difficili, perché è impossibile calcolare anche approssimativamente quanto tempo ci vorrà e se si tradurrà in un risultato positivo. E non si può nemmeno incolpare il servizio di migrazione - qui il suo ruolo è insignificante, al livello di "accetteremo un certificato di nascita - no, non è abbastanza". Tutto dipende solo dalla tua tenacia, intelligenza e dal desiderio dello staff dell'archivio di aiutarti.

È davvero così difficile ottenere un certificato?

SÌ. in primo luogo, un unico database, un'istituzione o organizzazione, un indirizzo dove è possibile presentare domanda e ricevere un certificato/estratto che conferma la residenza permanente in Russia (RSFSR) (soprattutto via Internet, online)NON ESISTE .

Tale certificato/documento può essere ottenuto da varie organizzazioni, il cui elenco è piuttosto ampio (uffici passaporti, organizzazioni di gestione, archivi, ecc.).

In secondo luogo, i dipendenti di queste organizzazioni non sono sempre dell'umore giusto per aiutare rapidamente uno sconosciuto gratuitamente. È nel tuo interesse non solo raccogliere tu stesso la quantità massima di dati per la richiesta, ma anche ricordarteli regolarmente (ad esempio, chiamare).

Il principio di approccio alla questione è delineato di seguito.

Tra i principali documenti che possono essere restaurati o ricevuti nuovamente (duplicati) ci sono i documenti dell'anagrafe: certificati di nascita, di matrimonio, di morte (è necessario sapere esattamente le date, o almeno in che anno è stata effettuata l'iscrizione, altrimenti l'anagrafe ufficio può rifiutarsi, spiegando di non avere la possibilità di consultare l'intero archivio).

In questa catena da te al tuo antenato, oltre ai certificati di nascita, devi portare anche i certificati di morte del defunto. Se possibile, anche sul matrimonio.

Se invii una richiesta all'ufficio anagrafe di un'altra città, assicurati di: Oltre all'indirizzo postale di residenza (cap, ecc.), indica nella richiesta l'indirizzo dell'ufficio anagrafico più vicino a te, dove ti verrà inviata la risposta.

Nella richiesta, in qualsiasi forma, indichi l'essenza del documento di cui hai bisogno, indichi le informazioni più dettagliate conosciute, nonché i dati personali completi.

Il periodo di revisione dura fino a 30 giorni. Non aspettare a lungo. Chiama e chiedi l'esito della richiesta (ora non ci sono problemi con l'indirizzo o i numeri di telefono dell'istituto, è facile scoprirlo via Internet). Se viene trovato il record dell'atto, il documento verrà inviato.

Al ricevimento del documento, l'ufficio anagrafe locale richiederà la conferma della relazione: hai bisogno del tuo certificato di nascita e più avanti lungo la catena (ad esempio, un genitore, se stai prendendo un documento per tuo nonno); + certificato di morte di un antenato (se l'antenato è morto) e passaporto con traduzione autenticata in russo (puoi portare immediatamente delle fotocopie).

Tieni presente che quando ricevi un documento "una generazione dopo" - se ricevi, ad esempio, un duplicato del certificato di nascita di tuo nonno e i tuoi genitori (padre o madre) sono vivi, potrebbero richiedere una procura notarile (da tuo padre o tua madre), altrimenti verrà rilasciato solo a loro. Quelli. Probabilmente ti daranno un documento di persona, senza procura, solo per il genitore.

Per i parenti più lontani lungo la catena: o una procura di un antenato intermedio vivente - o un certificato di morte (il certificato di morte conferma quindi che siete un unico discendente diretto).

La durata di conservazione dei libri di registrazione civile statali negli uffici del registro civile è di 100 anni (articolo 77 della legge federale "Sugli atti di stato civile").

Il modulo n. 9 contiene informazioni sulle persone registrate nello spazio abitativo. Viene spesso ottenuto per transazioni di acquisto e vendita e altre transazioni immobiliari. Per riceverlo, contattiamo l'organizzazione che conserva i registri di registrazione di questa costruzione abitativa (HOA, ecc.). Va tenuto presente che per gli estranei (non registrati) in questo spazio abitativo, ai cittadini verrà richiesta una procura da parte del proprietario dell'appartamento per ottenere un certificato.

Un certificato di registrazione può essere ottenuto anche presso l'“ufficio passaporti” dell'UVM. Tuttavia, informazioni sulla cancellazione dalla registrazione (a causa della partenza in un'altra località o della morte), secondo il Regolamento amministrativo per l'esecuzione del Servizio federale di migrazione della funzione statale di organizzazione e conduzione del lavoro di riferimento degli indirizzi, ordinanza n. 422 del 29 ottobre , 2007. l'articolo 52 viene conservato per 10 anni, dopodiché è soggetto a distruzione.

L'antenato era un militare di carriera: una copia della sua cartella personale sarà conservata nell'Archivio Centrale del Ministero della Difesa della Federazione Russa (TsAMO) http://archive.mil.ru/ (MO, Podolsk, Kirova St ., 74).

Se fossi un militare di carriera prima del 1941. - presentare una richiesta all'Archivio militare di stato russo http://rgvarchive.ru/ (Mosca, Adm. Makarova, 29).

Per cercare informazioni sugli antenati partecipanti alla Seconda Guerra Mondiale può essere utile il seguente link:

Generale: quando invii una richiesta via posta a qualsiasi organizzazione o istituzione: allega nella busta fotocopie dei documenti che confermano il tuo rapporto con la persona per la quale stai richiedendo informazioni. Questo è davvero necessario.

Archivi distrettuali, comunali e regionali (a seconda della subordinazione amministrativa della località). In ogni caso ogni regione/soggetto dispone di un Archivio Regionale dello Stato. Archivi dipartimentali e archivi di istituzioni/organizzazioni specifiche. Come autorità finale: gli archivi federali della Federazione Russa.

Troviamo indirizzi (compresi quelli elettronici) e numeri di telefono su Internet. Chiamiamo (questo è più razionale) e vediamo se hanno le informazioni necessarie (altrimenti scopriamo a chi altro possiamo rivolgerci). Successivamente inviamo loro una richiesta scritta.

Effettuiamo la richiesta in qualsiasi forma.

È indispensabile indicare il destinatario, il motivo della richiesta (nel nostro caso la richiesta sarà “sociale e legale” e viene effettuata gratuitamente) e formulare domande specifiche. Le informazioni note dovrebbero essere presentate nel modo più dettagliato possibile. Se non è possibile, chiedere aiuto riguardo alla sostanza della richiesta, suggerire l'indirizzo di un organismo autorizzato, oppure chiedere di trasferire la richiesta nell'ambito di competenza.

Innanzitutto, indica brevemente lo scopo per il quale stai richiedendo informazioni. La prossima è la massima informazione conosciuta sull'antenato. È possibile allegare una copia del suo certificato di nascita. Per comodità e facilità di percezione (nell'archivio, perché anche le persone vive lavorano!), assicurati di presentare le informazioni conosciute in ordine cronologico.

Sii il più chiaro possibile riguardo alle domande che vuoi scoprire.

In una frase separata, chiedi, se mancano le informazioni richieste, di suggerire dove altro puoi candidarti, oppure chiedi di inoltrare la tua richiesta a seconda delle competenze.

È inoltre necessario indicare i tuoi dati personali: nome completo e indirizzo del mittente, indicando il codice postale. Si consiglia di fornire un numero di telefono e un indirizzo email.

Sui siti dell'Archivio di Stato è possibile trovare anche un servizio di “indagine genealogica” a pagamento. Il listino prezzi e la modalità di erogazione dei servizi sono reperibili sul sito dell'Archivio di Stato. Di norma, in questo caso, si propone di inviare all'archivio una lettera-questionario, in cui sono indicati gli elementi obbligatori, senza i quali la ricerca è impossibile. Se le informazioni specificate sono sufficienti per effettuare una ricerca nei documenti dell'archivio statale, al richiedente viene inviata una ricevuta del pagamento anticipato. Al termine dei lavori verrà inviato un preventivo finale dei costi (incluso il pagamento anticipato) e una ricevuta. Ti verrà addebitato indipendentemente dal risultato della ricerca.

Non dovremmo inoltre dimenticare la possibilità di consultare autonomamente gli archivi nelle sale di lettura.

Gli individui (organizzazioni) che forniscono servizi di ricerca genealogica a pagamento sono una scelta possibile, tuttavia, alla fine, i documenti (copie) che ricevi devono essere adeguatamente certificati.

Conclusioni. Algoritmo delle azioni

1. Esamina il tuo archivio personale, siediti al tavolo e, sulla base di documenti e informazioni a te note, SCRIVI tutti i fatti attendibili noti della tua biografia. Rivolgiti ai tuoi parenti in vita per avere informazioni; magari hanno ancora dei documenti. Sarà anche utile utilizzare Internet per ottenere informazioni su un determinato luogo, ora, eventi politici ed economici (quale località, occupazione della popolazione, impianti industriali, chiese, ecc.).

2. Quando il quadro generale diventa chiaro, puoi passare alle domande. Dagli archivi comunali agli archivi regionali e federali. Compresi quelli dipartimentali. Rispondiamo alle richieste come conferma di fatti noti - per conferma documentale. Quindi nella direzione opposta: il tuo parente è nell'elenco dei lavoratori dell'impresa (tu, ad esempio, hai scoperto che a un certo momento c'era una sola impresa in una determinata località). Tutte le repressioni, gli esuli e le evacuazioni si riflettevano in un modo o nell'altro nelle "basi" generali dei dipartimenti.

Istruzioni

La cosa principale è il design corretto richiesta UN. Per fare ciò, nell'angolo in alto a destra indica la posizione, cognome, nome, patronimico (se noto), sotto di essi, ma nella riga sotto - l'indirizzo del funzionario a cui stai inviando il documento. Nella riga successiva sotto, sotto i primi due: , il nome, patronimico del mittente e il suo indirizzo di residenza indicante (se il mittente è un'organizzazione, tutti questi dettagli sono già sul timbro di registrazione).

Parte principale richiesta e dal testo che riflette l'essenza della richiesta: che tipo di informazioni o documenti sono richiesti dal mittente. Il testo dovrebbe preferibilmente essere conciso, competente, riflettere l'essenza del tuo appello in un linguaggio scritto comprensibile al destinatario. Alla fine del testo, inserire una data, una firma, una trascrizione sotto forma di indicazione e iniziali. e un sigillo (se presente).

A richiesta Allega i documenti necessari, o preferibilmente copie degli stessi. In questioni giuridicamente rilevanti particolari è necessario allegare fotocopie autenticate.

È necessario decidere la tipologia di invio del documento. Se si tratta di un avvelenamento postale scritto, la lettera dovrà essere raccomandata (meglio se con notifica). Durante l'invio richiesta e utilizzando un fax (i cittadini possono usufruire del servizio presso l'ufficio postale centrale) è meglio chiarire le generalità dell'addetto che ha accettato la spedizione. Al momento dell'invio (via e-mail), richiamare l'organizzazione e assicurarsi che il documento sia registrato in ufficio.

notare che

Vale la pena considerare il fatto che presentare una richiesta ad un'altra città e ricevere una risposta adeguata è un processo lento, che richiede un certo tempo.
Una volta ricevute le richieste, al contraente vengono concessi 10 giorni lavorativi per rispondere. Se, tuttavia, dopo un periodo di tempo ragionevole, tenendo conto della consegna postale, il mittente non riceve risposta, in questo caso ci sono due modi per procedere ulteriormente: contattare il tribunale o il pubblico ministero oppure inviare una seconda richiesta. In questo caso è necessario fare riferimento ai dati relativi a quando è stata effettuata la prima richiesta e indicare che la lettera è stata inviata nuovamente.
Per una risposta tardiva, un funzionario sarà soggetto ad adeguate azioni disciplinari o sanzioni amministrative. Assicurati di conservare tutti i documenti e le ricevute per dimostrare le tue azioni.

Consigli utili

Nel caso del fax è necessario inviare al destinatario i documenti allegati alla richiesta e all'indirizzo di posta elettronica le immagini scannerizzate.

Istruzioni

Negli organi REGISTRO MATRIMONIO Vengono conservati i libri degli atti, che consistono nelle prime copie degli atti di stato civile. Tali libri vengono conservati nel luogo di registrazione per 100 anni. Trascorso tale periodo i registri vengono trasferiti presso l'Archivio di Stato.

Se è necessario ottenere informazioni dal libro di registrazione o un duplicato di un certificato precedentemente rilasciato, le autorità REGISTRO MATRIMONIO puoi contattare richiesta. La situazione più semplice è quando tu stesso puoi presentarti all'autorità REGISTRO MATRIMONIO, che memorizza il libro degli atti con le informazioni di cui hai bisogno. In questo caso, dovrai fornire i documenti comprovanti la tua identità e il diritto a ricevere informazioni rilevanti (ad esempio, se una donna ha smarrito il certificato di registrazione, dovrà fornire, oltre a

Conferma la parentela, l'esperienza lavorativa o i diritti di proprietà, raccogli i frammenti mancanti della tua storia familiare: gli archivi possono aiutare in queste e molte altre questioni.

Materiali correlati:

A quale archivio devo rivolgermi?

Se sai esattamente in quale regione si sono svolti gli eventi che ti interessano o ha vissuto la persona che ti interessa, puoi rivolgerti all'Archivio regionale.

Ad esempio, se desideri confermare la tua esperienza lavorativa presso un'impresa metropolitana, devi inviare una richiesta all'Archivio Principale di Mosca.

Se non sai esattamente dove cercare - ad esempio, devi tracciare il destino di un prozio nato e cresciuto a Mosca, ma poi partito "da qualche parte a nord" - contatta l'Agenzia federale degli archivi (Rosarkhiv ).

Quali richieste puoi utilizzare per ottenere informazioni da Rosarkhive?

1. Richieste sociali e legali - informazioni su questioni di protezione sociale dei cittadini, necessarie per la registrazione e il ricevimento del risarcimento previsto dalla legislazione russa e dagli obblighi internazionali della Federazione Russa. Questi potrebbero essere:

• conferma dell'esperienza lavorativa e della retribuzione;
• conferma nelle forze armate, partecipazione alle ostilità;
• conferma dei premi;
• repressione e riabilitazione;
• Persecuzione nazista;
• conferma dell'istruzione;
• conferma degli atti di stato civile;
• conferma delle prestazioni sociali.

2. Domande genealogiche: informazioni necessarie per ripristinare i legami familiari, stabilire parentele e studiare la storia familiare. Tale richiesta può essere eseguita sia in relazione a te che in relazione ad un'altra persona specificata nella tua domanda, a meno che ciò non sia limitato dalla legge, come, ad esempio, con.

Sulla base dei risultati di una richiesta genealogica, viene rilasciato un documento sotto forma di albero genealogico, elenco o tabella genealogica, oppure una selezione di certificati d'archivio, estratti, copie di documenti che stabiliscono legami familiari.

3. Domande tematiche: informazioni su un argomento specifico, ad esempio la biografia di una persona o un determinato evento. Se la ricerca di informazioni e la copiatura di documenti su richiesta richiedono molto tempo, l'archivio vi informa per iscritto dei risultati provvisori.

Le informazioni su questioni sociali e giuridiche sono fornite gratuitamente, su questioni tematiche e genealogiche - a pagamento. La fascia di prezzo approssimativa può essere trovata nel "Regolamento temporaneo sulla procedura per l'esecuzione del lavoro e la fornitura di servizi su base retribuita da parte delle istituzioni statali federali subordinate a Rosarkhiv".

Come presentare una richiesta

Per ottenere le informazioni che ti interessano, devi redigere una domanda di richiesta e inviarla a Rosarkhiv. Puoi richiedere:

• inviare una lettera all'indirizzo 103132, Mosca, st. Ilinka, 12 anni;
• inviare tramite e-mail [e-mail protetta]
• inviare tramite un modulo speciale sul sito web di Rosarkhiv: http://archives.ru/feedback.shtml

I cittadini stranieri possono anche inviare la loro richiesta tramite il Ministero degli Affari Esteri russo. Le domande possono essere inviate al Dipartimento consolare, all'indirizzo 119200, Mosca, 1a corsia Neopalimovsky, 12.

La richiesta viene effettuata in forma gratuita. Dovrebbe contenere:

1. Informazioni sul richiedente: cognome, nome, patronimico, indirizzo postale completo, telefono, e-mail.
2. Per le persone giuridiche: nome dell'organizzazione, indirizzo postale completo, telefono, e-mail.
3. L'oggetto della richiesta e l'inquadramento cronologico delle informazioni che ti interessano.
4. Il testo della richiesta, scritto in uno stile libero e contenente quante più informazioni possibili sull'argomento a te noto, faciliterà il lavoro dello staff dell'archivio. Il testo deve essere comprensibile e non contenere oscenità o altre volgarità.
5. Se hai già affrontato questo problema da qualche parte, indica dove esattamente.
6. Come preferisci ricevere una risposta: via email o posta ordinaria?
7. Modulo di risposta.

Secondo le "Regole per l'organizzazione della conservazione, acquisizione, registrazione e utilizzo dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti d'archivio negli archivi statali e comunali, musei e biblioteche, organizzazioni dell'Accademia russa delle scienze", il modulo per ricevere una risposta può essere:

• certificato d'archivio - un documento d'archivio redatto su carta intestata d'archivio, avente valore legale e contenente informazioni documentali sull'oggetto della richiesta, indicando codici di archivio e numeri di foglio delle unità di conservazione di quei documenti d'archivio sulla base dei quali è stato compilato;
• copia d'archivio - una copia che riproduce fedelmente il testo di un documento d'archivio, indicando il codice d'archivio e i numeri dei fogli dell'unità di conservazione, certificata secondo le modalità prescritte;
• estratto archivistico - documento d'archivio redatto su carta intestata d'archivio, che riproduce fedelmente parte del testo di un documento d'archivio relativo a un determinato fatto, evento, persona, indicando il codice archivistico e i numeri dei fogli dell'unità di conservazione;
• lettera informativa - una lettera redatta su carta intestata dell'archivio su richiesta dell'utente o su iniziativa dell'archivio, contenente informazioni sui documenti d'archivio conservati nell'archivio su un problema o argomento specifico;
• elenco tematico dei documenti d'archivio - un elenco sistematico breve o commentato di titoli di documenti d'archivio, unità di archiviazione/unità contabili su un argomento specifico, con indicazione delle loro date e codici di archivio, compilato su richiesta dell'utente o su iniziativa dell'archivio;
• selezione tematica di copie di documenti d'archivio - un insieme sistematico di copie di documenti d'archivio o parti di essi su un argomento specifico, preparato dall'archivio su richiesta dell'utente o su iniziativa dell'archivio. La selezione tematica comprende un frontespizio, un elenco tematico di documenti d'archivio e, se necessario, informazioni storiche sull'argomento;
• revisione tematica dei documenti d'archivio.

Se il documento archivistico per il quale hai inviato richiesta è destinato ad essere inviato in un Paese estero, deve essere contrassegnato. La tassa statale per l'apposizione di un'apostille è di 1.500 rubli per ciascun documento.

Quanto tempo aspettare per una risposta

Un dipendente autorizzato di Rosarkhiv esaminerà la tua richiesta e, entro 15 giorni, la trasferirà al dipartimento competente per l'esecuzione. Se i documenti su tua richiesta sono archiviati in un altro archivio o organizzazione, Rosarkhiv li trasferirà all'indirizzo entro 5 giorni dalla data di registrazione della domanda. Una volta inviata la tua richiesta all'opera o ad un altro archivio, sarai avvisato di ciò.

I termini per completare una richiesta tematica o genealogica saranno stabiliti previo accordo con voi - dipendono dalla complessità del reperimento delle informazioni necessarie.

È necessario ricevere una risposta alle domande sociali e legali entro un massimo di 30 giorni dalla data di registrazione della domanda. Se per motivi oggettivi questo periodo viene prolungato, devi esserne informato.

Se la richiesta non viene accolta

In alcune situazioni la tua richiesta potrebbe non essere accettata.

1. Se non hai il diritto di ricevere le informazioni richieste. Potrebbero trattarsi di informazioni contenenti segreti statali, militari e commerciali, nonché informazioni sulla vita privata di terzi. Quando si tratta di segreti commerciali, è necessario fornire l'autorizzazione a ricevere la richiesta dal proprietario dell'organizzazione. Quando si richiedono dati personali di una persona privata, autorizzazione a ricevere queste informazioni da questa persona o dai suoi eredi.
2. Se la richiesta non contiene le informazioni necessarie per trovare le informazioni pertinenti.
3. Se hai inviato una richiesta in forma anonima, senza indicare i tuoi dati. Un indirizzo email non è sufficiente.
4. Se i documenti necessari per soddisfare la richiesta non sono disponibili a Rosakhiv e nei suoi archivi subordinati.

In caso di rifiuto, dovrà inviare entro 15 giorni un rifiuto motivato per prendere in considerazione la sua richiesta.

Puoi presentare ricorso presentando una domanda al capo di Rosarkhiv, al Ministero della Cultura della Federazione Russa o.

Nel reclamo deve essere indicato:

• cognome, nome, patronimico;
• indirizzo postale al quale ti verrà inviata la risposta;
• sostanza della denuncia.

Per confermare le tue parole, allega alla domanda una copia del rifiuto e altri documenti necessari sull'oggetto della richiesta (se presenti).

Se è necessario ripristinare informazioni su parenti o ottenere informazioni di natura diversa, è necessario scrivere e inviare una richiesta all'archivio appropriato. Ma come fare una richiesta all'archivio? Va detto che negli archivi esistono alcune regole per l'elaborazione delle richieste provenienti dai cittadini, quindi quando si crea una richiesta è necessario seguire alcune regole abbastanza semplici. Ora vi dirò come presentare una richiesta all'archivio in modo tale che venga accettata per l'esame e, soprattutto, riceva una risposta positiva dagli archivisti, anche se bisogna ammettere che l'archivio potrebbe non rispondere a molti richieste. Cosa fare in questo caso: leggi l'ultimo capitolo del nostro articolo. Inoltre, per vostra comodità, alcuni materiali sono presentati sotto forma di elenco.

Tipi di richieste

Per coloro che non hanno ancora riscontrato richieste di archivio, sarà utile sapere che esistono tre tipologie di richieste di archivio:

1. tematico - associato all'ottenimento di informazioni su un problema o argomento specifico (biografia di una persona specifica, informazioni storiche su qualcosa, ecc.);
2. sociale e legale - relativo alla garanzia degli interessi e dei diritti legittimi di qualsiasi persona o organizzazione;
3. genealogico: domande sulla storia di una famiglia o di un clan o per stabilire una parentela.

Inoltre, anche le richieste sociali e legali si dividono in tre tipologie:

1. da persone fisiche o giuridiche;
2. richieste consolari: da persone residenti all'estero;
3. di carattere ufficiale: da diverse autorità.

Come scrivere una richiesta all'archivio

• Innanzitutto la richiesta deve contenere informazioni sul mittente. Se sei un individuo, è sufficiente indicare il tuo cognome, nome e patronimico e, se rappresenti un'organizzazione, indicarne il nome e l'indirizzo legale.
• Assicurati di indicare il tuo indirizzo di ritorno nel testo della richiesta, altrimenti gli archivisti semplicemente non saranno in grado fisicamente di inviarti una risposta.

• È molto importante formulare la tua domanda nel modo più chiaro e chiaro possibile. Se stai raccogliendo informazioni sui tuoi antenati, non descrivere dettagliatamente la storia della tua famiglia ed evita anche di essere vago nei tuoi desideri. Il fatto è che esistono norme per lavorare con richieste e ricorsi di cittadini e organizzazioni, secondo le quali, prima di tutto, la richiesta va alla gestione dell'archivio per essere esaminata. È il responsabile che determina la classificazione della richiesta: tematica, socio-giuridica o genealogica. E poi, a seconda della natura della richiesta, il manager la trasferisce al dipartimento competente per l'esecuzione. Pertanto, più la tua formulazione è vaga, più è probabile che la natura della tua richiesta venga determinata in modo errato (ovviamente per te) e, di conseguenza, la nomina del suo esecutore testamentario aumenterà. Una richiesta vaga verrà inviata da un dipartimento all'altro e potresti attendere molto tempo per una risposta.
• Assicurati di definire l'ambito al momento della richiesta: temporale (cronologico) o territoriale. Ciò è particolarmente importante se stai cercando persone con un cognome comune. In questo caso, semplicemente non sarà possibile trovare tutti i tuoi omonimi. Indicare quindi il periodo temporale, nonché l'inquadramento territoriale, affinché la ricerca dei parenti sia coronata dal successo.

Dove contattare

Molti si chiedono anche a quali archivi rivolgersi e con quali richieste. Se la tua domanda riguarda informazioni civili generali (ad esempio date di nascita o di morte, date di matrimonio), l'archivio dell'anagrafe distrettuale ti aiuterà. Tieni solo presente che tutti i record sono archiviati lì per 75 anni. Per ricercare documenti più vecchi è necessario rivolgersi all'Archivio regionale dello Stato, dove gli uffici anagrafici trasferiscono tutti i documenti dopo il periodo indicato. Per ottenere informazioni sulla carriera lavorativa di un parente, contattare gli archivi delle organizzazioni interessate o l'RGVA - Archivio militare statale russo, se si tratta di militari. Per cercare informazioni sui marinai c'è l'Archivio Navale Centrale - Archivio Navale Centrale. È meglio se hai già informazioni sul numero dell'unità in cui la persona ha prestato servizio, nonché sugli anni approssimativi del suo servizio nelle truppe interessate.

Documenti e servizi

Oltre alle informazioni familiari e personali nello stato. negli archivi puoi anche ottenere informazioni su vari eventi storici e persino lavorare con molti documenti storici. Nel caso in cui raccogli informazioni per preparare qualsiasi lavoro scientifico, devi portare con te un documento speciale chiamato "Attitude" dall'istituto scientifico in cui lavori o studi. Nella richiesta sarà indicato quale organizzazione scientifica ti ha inviato e l'oggetto della tua richiesta in questo archivio. Se contatti l'archivio per una questione personale relativa alla ricerca di informazioni sui parenti, avrai bisogno solo di un passaporto e di una domanda, il cui modulo viene solitamente rilasciato dagli stessi addetti all'archivio. Inoltre, quando si lavora in archivio, si tenga presente che oltre ai servizi gratuiti (lavoro in sala di lettura), esistono anche una serie di servizi a pagamento che non sono previsti dalle regole del lavoro in archivio. Pertanto, può essere addebitata una tariffa per la preparazione da parte degli archivisti di riferimenti archivistici o per la preparazione accelerata di vari documenti, servizi di scansione o fotocopiatura, ecc. Puoi vedere come si presenta un esempio di richiesta all'archivio in questo articolo: "Se venissi all'archivio..." - qui troverai varie richieste e potrai anche vedere le risposte degli archivisti alle richieste dei cittadini e organizzazioni. E un'altra domanda che spesso si pone tra le persone che accedono a vari archivi. La questione riguarda i tempi di esame delle richieste. Qui non possiamo che rispondere così: non sono previsti termini precisi per la risposta, a meno che la procedura adottata in un particolare archivio non preveda diversamente. E in linea di principio, potresti non ricevere affatto una risposta alla tua richiesta, quindi due o tre mesi dopo aver inviato la richiesta è saggio inviarne un'altra.

Se vuoi saperlo come fare una richiesta all'archivio sui parenti o antenati, allora questa pubblicazione è sicuramente per te. Le richieste della popolazione si dividono in tre tipologie: socio-giuridiche (certificati di esperienza lavorativa, ecc.), tematiche (informazioni biografiche su una persona) e genealogiche. Per i primi due tipi vengono forniti materiali separati, ma qui considereremo in dettaglio la questione su come presentare una richiesta all'archivio sugli antenati. Alla fine dell'articolo si trova un collegamento per il download gratuito di campioni di diversi moduli, ma prima di inviarlo ti consigliamo di leggere le spiegazioni per aumentare la probabilità di una risposta positiva con informazioni sugli antenati da parte di un ente governativo. Per quei lettori che vogliono risparmiare tempo e nervi, suggeriamo di ordinare una richiesta genealogica all'archivio sui parenti nel nostro ufficio di ricerca familiare. Nell'ambito di questo servizio, ad un costo simbolico, comporremo un testo alfabetizzato e forniremo le coordinate esatte degli archivi a cui dovrà essere inviata la domanda. Successivamente, leggi le sfumature interessanti dei rapporti con i dipendenti delle sale di lettura e dei dipartimenti di archiviazione dei documenti, poiché, nella maggior parte dei casi, sono loro che lavorano con le richieste sui parenti che provengono dai cittadini.

Prima di presentare una richiesta all'archivio sugli antenati, prestare attenzione a un importante fattore psicologico quando si comunica con i rappresentanti delle organizzazioni regionali, dove dovrebbero essere trasferiti i documenti più vecchi di cento anni dall'ufficio del registro civile. I fondatori del sito hanno cercato parenti in più di cinquanta regioni del paese e, tenendo conto di queste statistiche, è stato rivelato che la maggior parte del personale degli archivi di stato sono persone istruite e intelligenti. Secondo i dipendenti, non è nel loro interesse ritardare il processo di elaborazione delle richieste di archiviazione, poiché prima aiutano il richiedente, prima inizieranno i loro compiti immediati. Vale anche la pena considerare il fatto che le entrate derivanti dalla risoluzione dei problemi relativi alle richieste di parenti (e questo è un servizio a pagamento) vanno al tesoro e non a qualche esecutore specifico. Dato che le risposte alle richieste all'archivio sugli antenati non riguardano le principali attività dei dipendenti, la domanda può essere respinta senza spiegare le ragioni del rifiuto o con la fornitura di una risposta formale. Su alcune risorse Internet delle istituzioni federali è scritto: "l'archivio non elabora richieste di carattere genealogico sui parenti a causa del pesante carico di lavoro degli specialisti".

Con gli uffici di stato civile (uffici di stato civile) le cose stanno diversamente. Sono obbligati a rispondere a una richiesta all'archivio sui parenti. Le richieste variano radicalmente, alcuni sono interessati al matrimonio o al suo scioglimento tra i membri più anziani della famiglia, altri cercano il certificato di nascita o di morte di un parente. La legislazione cambia periodicamente, per questo motivo è necessario conoscere la procedura esatta per l'esecuzione delle richieste all'archivio degli antenati al momento della richiesta. L'istituzione può richiedere una prova della parentela con la persona o un certificato di morte. Ad esempio, durante uno degli studi familiari, un dipendente del dipartimento di archiviazione dei documenti presso l'ufficio del registro ha chiarito che è consentito solo richiedere informazioni sul defunto e solo i bambini possono farlo senza ulteriore autorizzazione. Ci si aspetta che le persone ripristino i certificati personalmente o tramite rappresentanti autorizzati. Cioè, un nipote, con genitori in vita, non riceverà esito positivo su una richiesta all'archivio sui parenti di terza generazione (nonni). Se il padre o la madre non possono ricercare i dati, allora devono rilasciare una procura notarile a nome dell'esecutore testamentario, che può essere chiunque. Tuttavia, come già detto, l'effettivo algoritmo delle azioni diventa noto in una situazione specifica durante il periodo in cui si verifica e dipende dal grado di relazione del cittadino che invia richiesta all'archivio sugli antenati, con la persona desiderata. C'è una logica nelle regole rigide. Pochi lettori saranno contenti del fatto che qualcun altro “scavi” liberamente nella biografia e nelle relazioni dei suoi parenti o conduca uno studio sulla storia familiare, cercando di trovare prove incriminanti per scopi egoistici.

Come fare una richiesta all'archivio sui parenti della famiglia

Dopo aver spiegato il concetto di base dell'approccio alla comunicazione con gli archivisti, passiamo all'essenza del tema della pubblicazione sul sito di genealogia Livemem. Come presentare una richiesta all'archivio sui parenti in modo che non venga ignorata e soddisfatta il prima possibile? Per prima cosa, determina a quale archivio cittadino o ufficio anagrafe devi rivolgerti con la tua domanda per trovare un antenato. La scelta dell'istituzione a cui inviare la richiesta di parenti dipende dal tipo di incarico (recupero di certificati o ottenimento di informazioni) e dalla data dell'evento (nascita, matrimonio o morte). Secondo gli standard, se non sono trascorsi cento anni dalla creazione del documento, allora deve essere conservato dall'anagrafe territoriale. Ma dalla pratica del nostro ufficio di ricerca sulla famiglia, è noto che nei depositi degli archivi regionali si trovano anche atti di stato civile “più giovani”. Cioè, quando sei interessato ai documenti di famiglia di origine sovietica, dovresti inviare una richiesta sui parenti all'ufficio del registro civile nel luogo dell'evento e, se sono già stati trasferiti negli archivi federali, lo sarai informato di ciò in una lettera di risposta. I servizi governativi stanno sviluppando un database elettronico centralizzato con le informazioni rilevanti sui cittadini, quindi è possibile che presto sarà possibile inviare richieste sugli antenati alle organizzazioni locali.

Quando si considera il caso di una richiesta di ricerca di fatti sui parenti dai quaderni metrici della chiesa (predecessori dei libri con atti di stato civile, che erano un documento ufficiale ~ fino al 1917), vale la pena prestare attenzione al fatto che è necessario fare il contrario. Inizialmente richiede informazioni sugli antenati all'archivio federale, a seconda della regione in cui si è verificato l'evento, e se gli atti non sono stati trasferiti loro per la conservazione, il richiedente verrà reindirizzato all'ufficio dello stato civile. Notiamo l'intricata confusione con le aree in cui, nell'ambito della divisione amministrativo-territoriale, i confini talvolta sono cambiati. Ci sono situazioni ambigue quando un villaggio (villaggio, città) e la parrocchia della sua chiesa, ad esempio, nel 1850 appartenevano a una provincia e nel 1851 a un'altra. Ciò significa che i registri ecclesiastici con la genealogia degli antenati per una determinata località possono trovarsi in due archivi regionali. Esiste la possibilità che il cittadino non venga informato di ciò e alla richiesta venga data risposta con la classica risposta “non trovato”. Se hai dubbi sulla completezza dell'elaborazione di una richiesta all'archivio sui parenti, duplica la lettera alle istituzioni nelle città vicine, dove potrebbero essere inviati libri con registrazioni di rituali ancestrali nei territori contesi.

Ora spiegheremo direttamente la procedura per compilare una domanda di archivio per la ricerca di informazioni sugli antenati con la scrittura del corretto supporto testuale. Consideriamo la situazione utilizzando l'esempio di una richiesta genealogica all'Archivio di Stato, poiché nel caso degli uffici dell'anagrafe i gesti sono abbastanza simili, e i moduli che abbiamo preparato tramite il link per il download gratuito alla fine della pubblicazione non lo fanno necessitano di ulteriori spiegazioni. Una richiesta all'archivio sui parenti può essere suddivisa in tre blocchi (come nell'esempio nella prima foto): dove viene inviata la richiesta, la sua essenza e da chi è stata inviata. Diciamo subito che è necessario compilare tutte le parti, se ne manca almeno una, allora con una probabilità del 99% la tua domanda verrà respinta; Prima come effettuare una richiesta all'archivio sugli antenati, visitare il sito web dell’istituzione o verificare telefonicamente se i dipendenti sono coinvolti in linea di principio nella loro attuazione. E se sono in corso i lavori con gli appelli dei cittadini sul tema della ricerca di dati sui parenti, scopri in che modo sarà più conveniente per l'archivio accettare la domanda: tramite e-mail o lettera tradizionale. Quando le richieste vengono evase solo su supporto fisico (per iscritto), sarebbe opportuno allegare al pacco una seconda busta. Purtroppo, secondo gli archivisti, a volte proprio a causa della mancanza di mezzi propri di trasmissione, le richieste di parenti possono essere ignorate (più piccolo è l'archivio, più modesto è il budget per la comunicazione sugli antenati della famiglia).

Per quanto riguarda il contenuto del documento, è necessario conoscere le seguenti sfumature. L'archivio, dove viene inviata la richiesta sugli antenati della famiglia, e il mittente si trovano in uno spazio visivamente unico, nell'angolo in alto a sinistra. In questo caso la domanda dovrà essere inviata al direttore. Troverai il nome esatto e l’attuale direttore sul sito dell’istituzione. Questa parte della richiesta di informazioni sui parenti assomiglia a questa: “Al direttore dell'archivio di stato di questo o quel soggetto della Federazione Russa (regione, repubblica, territorio, ecc.), il suo cognome, nome, patronimico (su una nuova riga).” Successivamente, indica il tuo nome completo sul modulo. del richiedente, il suo indirizzo di residenza effettivo (dove potrà ricevere la corrispondenza), nonché le informazioni di contatto (numero di telefono o email, o meglio ancora, entrambe le opzioni). Per ovvi motivi, le richieste anonime all'archivio relative a parenti e le richieste senza indicazione di un mezzo di riscontro non sono accettate per l'esecuzione da parte dei dipendenti.

Come scrivere il testo di una domanda per aumentare le possibilità di un esito positivo? Riteniamo necessario confutare il mito diffuso che dice: "più dettagliata è l'essenza della richiesta all'archivio sugli antenati, maggiore è la probabilità di ricevere una risposta con informazioni dai parenti". Questo approccio è rilevante quando si interagisce con genealogisti privati ​​o organizzazioni specializzate come il nostro ufficio di ricerca familiare “Keepers of Family Secrets”. Ma con le istituzioni governative dovrebbe accadere esattamente il contrario. Più il compito è formulato in modo chiaro e conciso, maggiori sono le possibilità che l'archivio risolva la questione e prenda in considerazione la richiesta di parenti in breve tempo. Non dovresti scrivere un tema sul rispetto degli antenati; indicare solo i fatti esatti: luogo con data di nascita, località, nome di un parente, grado di parentela e tipo di documento. È possibile scrivere dati approssimativi, ma ciò aumenterà i costi e i tempi di esecuzione di una richiesta genealogica all'archivio sugli antenati e in alcuni casi renderà impossibile la ricerca di informazioni sui parenti. Al termine della richiesta di archiviazione, nota che il tuo interesse è legato al restauro del pedigree e accetti di pagare il lavoro. Cerca di adattare l'essenza in 3-4 righe.

Un appello competente all'archivio con una richiesta di ripristinare la storia degli antenati assomiglia a questo: “Ti chiedo di trovare nel registro un registro della nascita (o della morte) del mio bisnonno tal dei tali ( il suo cognome, nome, patronimico) per X anno in un villaggio (villaggio, città) N. Se non ci sono parametri, le sarei grato se potesse informarmi sulla sicurezza dei racconti di audit, delle dichiarazioni confessionali e di altre fonti genealogiche per il periodo specificato Se cerchi con successo un parente, desidero rilasciare un certificato d'archivio (fare un estratto, una fotocopia o una fotografia della pagina). Se sei interessato alla cerimonia nuziale dei tuoi antenati, sostituisci semplicemente la frase sulla nascita con il testo corrispondente sul matrimonio. I dipendenti degli archivi non accolgono con piacere formulazioni vaghe e richieste su larga scala sui parenti sotto forma di “condurre ricerche genealogiche sulla famiglia” o “voglio conoscere l’albero genealogico del mio cognome”. Risolvere tali problemi è piuttosto difficile ed è improbabile che l'archivio se ne occupi, poiché la genealogia familiare non è l'area centrale della sua attività. Nelle conversazioni informali, gli archivisti notano che la comunicazione educata e culturale motiva inoltre un lavoro di alta qualità, il che, in linea di principio, è del tutto naturale. Sui siti web di alcune istituzioni, nella sezione con le regole per il trattamento delle domande, scrivono: "non verranno prese in considerazione le richieste all'archivio relative a parenti contenenti linguaggio osceno". È spaventoso immaginare con che tipo di popolazione abbiamo a che fare. Non perdere la faccia, non screditare la memoria dei tuoi antenati e comportati con dignità!

Metti la data in fondo al modulo e firma. Cioè, devi stampare il documento, firmarlo e scansionarlo (se si tratta di inviarlo via email). Attiriamo l'attenzione dei lettori sul fatto che non ha senso duplicare l'invio di una richiesta all'archivio sui parenti, poiché una nuova richiesta andrà alla fine della coda e creerà un onere aggiuntivo per i dipendenti. Meglio inviare una domanda all'istituzione: "Si prega di chiarire lo stadio di esecuzione della mia richiesta dalla data Y, il richiedente è tale e tale". Per quanto riguarda le tempistiche, evidenziamo il fatto che il completamento del lavoro da parte dell'archivio può richiedere sia alcuni giorni che diversi mesi. Ci sono casi confermati su Internet in cui hai dovuto aspettare 10 mesi per una risposta. Tuttavia, in tutta onestà, notiamo che per le richieste di archiviazione sugli antenati preparate dagli specialisti del sito, il risultato di solito arriva entro 1-2 settimane, il che conferma ancora una volta l'importanza della corretta esecuzione e di una chiara formulazione del compito. Tenendo conto di tutti i nostri consigli nella preparazione della domanda, potrete effettuare una corretta richiesta all'archivio sui parenti e ottenere informazioni sui familiari. A proposito, ti consigliamo di ordinare un piano di ricerca dettagliato presso il nostro ufficio genealogico, che faciliterà in modo significativo la ricerca degli antenati, oltre ad aumentare l'efficienza del tempo speso e del denaro investito nel ripristino del pedigree.

scarica le richieste standard sugli antenati agli archivi e agli uffici di stato civile (185 Kb; formato: docx).

Se hai qualche aggiunta, faccelo sapere nei commenti e creeremo insieme una risorsa utile!

Tutti i diritti riservati, la copia del testo è consentita solo con collegamento al sito.