Come scrivere un esempio di lettera formale per posta. Requisiti per la presentazione delle informazioni

Secondo la Direct Marketing Association del Regno Unito, ogni sterlina spesa in email marketing nel 2015 ha generato in cambio 38 sterline. Vuoi ottenere gli stessi risultati, ma non lo sai come scrivere una lettera a un cliente?Quindi usa il megliolettere campione ai clienti,che abbiamo raccolto per voi in questa recensione.

Come scrivere correttamente una lettera a un cliente

Pensi continuamente ai tuoi clienti, ma non è reciproco. Per catturare la loro attenzione e superare i tuoi concorrenti, devi ricordartelo regolarmente. Le e-mail lo fanno molto bene. Secondo gli autori del blog Pipedrive, ci sono diversi trucchi che possono giocare a tuo favore:

1. Pazienza e ancora pazienza. Conduci gradualmente il tuo potenziale acquirente verso un affare inviandogli regolarmente .
2. Concordare la strategia nell’invio di lettere ai clienti con l’ufficio marketing, per non essere troppo invadenti e non intasare la casella di posta del cliente con informazioni ripetute.
3. Utilizza un sistema CRM. Semplificherà il lato tecnico della comunicazione con i clienti e accelererà il lavoro con la posta.

Un sistema CRM è un programma conveniente che aiuta a tenere traccia dei clienti e delle transazioni, registra tutte le chiamate e aiuta anche a organizzare comodamente la corrispondenza con il cliente. Ad esempio, il programma si integra con il servizio di posta (è possibile collegare un numero illimitato di caselle di posta) e consente di salvare lo storico della corrispondenza direttamente sulla carta della controparte. Se un nuovo cliente ti ha scritto, puoi creare una scheda offerta direttamente dalla lettera in arrivo.

E ora la cosa più interessante: per inviare una lettera a un cliente dal CRM, non devi nemmeno digitare il testo. Utilizzando il designer di documenti, puoi creare una serie di lettere per tutte le occasioni e inviarle ai clienti in due clic. SalesapCRM inserirà nell'e-mail il nome del cliente e altri dati. Vuoi saperne di più? Quindi premere .

Lettere ai clienti: esempi e campioni già pronti

Abbiamo compilato una selezionelettere commerciali ai clienti,che puoi prendere come campione. Tutto quello che devi fare è aggiungere dettagli ad essi.

1. Stai scrivendo a un potenziale cliente per la prima volta? Invia questo breve messaggio:

Oggetto della lettera: Forse sei il nostro nuovo cliente

Ciao, [Nome].

Noi [brevi informazioni sull'azienda].

Se questo ti interessa, sono pronto a discutere la possibilità di cooperazione. Facci sapere a che ora ti conviene chiamare.

[Firma]

2. Racconta al tuo potenziale cliente la tua esperienza di collaborazione di successo con i suoi concorrenti:

Oggetto della lettera: Stai al passo con i tuoi concorrenti

Ciao, [Nome].

Lavoriamo con successo con [concorrente di X e Y] V [campo di attività] Già [così tanto tempo] e insieme abbiamo ottenuto buoni risultati. Puoi trovare informazioni dettagliate su di loro qui [link al caso/recensione].

Saremo felici se ti unisci a noi.

[Firma]

3. Se hai ricevuto contatti di potenziali clienti durante un evento aziendale, mandatelilettera di offertacomecampione:

Oggetto della lettera: Maggiori informazioni sulla nostra azienda

Ciao, [Nome].

Spero che sia piaciuto anche a te [evento] e vorrei ringraziarti per il tuo interesse per [nome dell'azienda].

Allego informazioni più dettagliate sulla nostra azienda. Sarò felice di discutere tutte le tue domande al telefono.

[Firma]

Lettere di sollecito

4. Qualche tempo dopo l'invio lettere ai clienti che offrono servizi o informazioni aggiuntive che ricordano te stesso:

Oggetto della lettera: C'è qualcosa di cui vuoi discutere?

Ciao, [Nome].

Spero che tu abbia avuto l'opportunità di leggere la mia lettera precedente e di acquisirne maggiore familiarità [ulteriori informazioni].

Hai domande o pensieri sulla mia proposta? Sarò felice di discuterne al telefono o di persona. Quando avrai tempo per questo?

[Firma]

5. Se puoi dimostrare l'efficacia della tua offerta con i numeri, condividili lettere ai clienti dell'azienda. I fatti convincono meglio.

Oggetto della lettera: Alcuni fatti che potresti non conoscere [nome dell'azienda]

Ciao, [Nome].

Di recente ti ho inviato una lettera in merito [nome dell'azienda], e penso che potremmo essere utili [la tua azienda].

I nostri clienti stanno vedendo una crescita [specificare gli indicatori] quando utilizzato [nome del prodotto e del servizio]. Offriamo anche [parlare delle promozioni] E [menziona altre fantastiche offerte].

Se desideri conoscere maggiori dettagli, faccelo sapere e organizzeremo le trattative telefonicamente o di persona.

Non vedo l'ora della tua risposta.

[Firma]

6. Offri ai clienti un periodo di prova o campioni gratuiti. Gli acquirenti sono più disposti a concludere un accordo se prima testano il prodotto.

Oggetto della lettera: Regalo per la tua azienda

Ciao, [Nome].

Qualche giorno fa ti ho inviato informazioni su [nome del prodotto] e ora propongo di provarlo in azione.

Ho creato/allegato alcuni accessi ospite/campioni/voucher gratuiti che possono essere utilizzati per accedere/ricevere [prodotto o servizio]. Condividili con i tuoi colleghi. Sarebbe interessante sentire la loro opinione.

Sarò felice di discutere tutto in modo più dettagliato al telefono o di persona. Sono sicuro che potremo esserti davvero utili [campo di attività].

[Firma]

7. Se non sei sicuro di avere una corrispondenza con un dipendente autorizzato a negoziare, chiedigli di aiutarti a raggiungere il decisore:

Oggetto della lettera: Spero che possiate indirizzarmi alla persona giusta

Ciao, [Nome].

Qualche giorno fa ti ho inviato una lettera in merito [azienda o prodotto] e ora dubito di essere arrivato all'indirizzo giusto.

Sei tu che prendi le decisioni sulla questione che mi interessa? In caso negativo, potreste aiutarmi a contattare la persona giusta presso la vostra azienda?

Sto aspettando la tua risposta.

8. Usa questo testo della lettera al cliente se, dopo averlo incontrato, vuoi informarti sui suoi progetti futuri:

Oggetto della lettera: I tuoi piani

Ciao, [Nome].

Grazie per il tuo tempo. Ora vorrei sapere come vedete l'ulteriore discussione della nostra questione.

Se sei ancora interessato, informaci dei tuoi piani.

Sto aspettando la tua risposta.

[Firma]

9. Dopo l'incontro con il cliente, ricordargli le seguenti fasi delle trattative:

Oggetto della lettera: Piano d'azione per il prossimo futuro

Ciao, [Nome].

Grazie per il tempo che ci hai dedicato: l'incontro di oggi è stato molto produttivo. Permettetemi di ricordarvi brevemente cosa faremo dopo:

[Data]: Ti manderò [contratto/serie completa di documenti].

[Data]: Mi trasmetterai i tuoi commenti e desideri.

[Data]: Apporteremo tutte le modifiche finali e firmeremo l'accordo.

Se avete bisogno di discutere di qualsiasi cosa prima di questa data, fatemelo sapere.

10. Comporrecomelettera al cliente, qualora durante l'incontro volesse ricevere ulteriori informazioni:

Oggetto della lettera: Informazioni sulla tua richiesta

Ciao, [Nome].

Siamo stati lieti di incontrare personalmente i rappresentanti della vostra organizzazione. Ho promesso di inviarti ulteriori informazioni su [domanda]- sono nel file allegato.

Pronto a rispondere a qualsiasi domanda. Sentiti libero di chiamarmi in qualsiasi momento al [numero] o di scrivere a questo indirizzo.

Utilizzando corrispondenza commerciale non si verifica solo il coordinamento delle attività aziendali, ma anche la raccolta delle informazioni necessarie per una determinata organizzazione, che saranno richieste durante i vari audit di rendicontazione. Pertanto, innanzitutto, tra i compiti degli addetti amministrativi rientra la corretta tenuta della documentazione aziendale, per la quale vengono sviluppate varie istruzioni e modulistica interna. Il vantaggio di un modulo standard è il fatto che una persona lo compila automaticamente, risparmiando così tempo suo e dell’azienda.

La corrispondenza commerciale deve contenere:

Informazioni affidabili e complete;
- breve riassunto per mancanza di narrazione;
- tono di indirizzo neutro, ma amichevole;
- una catena logica e non una valutazione emotiva dei fatti dichiarati.

Come scrivere una lettera commerciale?

La cosa più importante è decidere quale tipo di lettera commerciale è adatta ad una determinata situazione. Ne esistono diversi tipi:

Promemoria;
- conferma;
- rifiuto;
- lettera di presentazione;
- invito;
- garanzia;
- informativo;
- lettera di notifica e ordinanza.

Di norma, le lettere commerciali che contengono una richiesta, una proposta, un ricorso, una richiesta o una domanda richiedono una risposta.

Regole per scrivere una lettera commerciale.

Il tono di una lettera commerciale comporta un carico emotivo molto importante, poiché nonostante le tecniche di comunicazione impeccabili apparirà comunque una velata mancanza di rispetto. Dovresti prestare particolare attenzione quando scrivi una lettera commerciale contenente un rifiuto. In questo caso, non dovresti dichiarare il rifiuto all'inizio della lettera. Nella prima parte del messaggio dovresti fornire argomentazioni convincenti a favore del tuo punto di vista, per questo puoi usare formule come

- “Purtroppo non possiamo soddisfare la tua richiesta”;
- "Siamo profondamente dispiaciuti, ma non è possibile soddisfare la tua richiesta", ecc.

Quando si rifiuta, è importante ricordare che il nostro compito è rifiutare, ma non perdere un cliente, un partner, ecc.

Quindi, le regole di base per scrivere una lettera commerciale:

Per comprendere correttamente l'essenza della lettera, è necessario ripetere più volte nel testo la richiesta rivolta al destinatario;
- nella lettera di rifiuto è importante indicare le ragioni per le quali tale richiesta non può essere soddisfatta;
- rifiutare un'offerta è una formula di rifiuto.

Lingua della corrispondenza commerciale.

È importante che il lettore della corrispondenza commerciale ne copra solo l'essenza e non la lingua in cui è scritta. È in questa condizione che risiede la padronanza delle regole per scrivere una lettera commerciale, che si sviluppa in molti anni di esperienza.

È opportuno ricordare che in una lettera commerciale:

È necessario usare parole semplici senza impoverire il contenuto;
- usa più spesso i verbi anziché gli aggettivi: questo renderà dinamico il testo della lettera;
- restare fedeli al significato del discorso, senza entrare in dettagli e ragionamenti;
- non utilizzare frasi lunghe, poiché distraggono l'attenzione del lettore;
- la transizione tra le frasi dovrebbe essere logica e invisibile;
- utilizzare il minor numero di pronomi possibile.

Una lettera commerciale si distingue per alfabetizzazione e stile.

Preparazione della corrispondenza commerciale.

Quando scrivi una lettera commerciale, ricorda che la parte superiore (1/4 del foglio A4) deve rimanere libera per la carta intestata. Sempre nell'angolo superiore della lettera sono indicati il ​​numero e la data in uscita, che vengono registrati in un apposito giornale della posta in uscita.

Nell'angolo in basso a sinistra sono indicati la carica, il cognome e la firma del responsabile, e all'estremità del foglio è indicato il cognome dell'esecutore della lettera commerciale con il suo numero di telefono per ulteriori informazioni.

Pertanto, una lettera commerciale è composta da tre parti: l'essenza della richiesta, la sua motivazione e le informazioni di supporto.

Quando si risponde ad una lettera, è necessario fare riferimento, nella prima parte del contenuto, all'ultima lettera del destinatario indicato. Se è presente corrispondenza estera, per una maggiore chiarezza è necessario allegare alla lettera un opuscolo, il cui collegamento verrà indicato in questa lettera. È molto importante concludere una lettera del genere con gratitudine per la collaborazione e con la frase "Cordiali saluti (nome) ..."

Una lettera ufficiale è un documento che è parte integrante della comunicazione aziendale. Molto spesso viene trasmesso tramite il servizio postale e serve come un modo speciale per scambiare informazioni.

Concetti di base

La corrispondenza commerciale è necessaria per risolvere varie questioni economiche o produttive. Con il suo aiuto, le imprese e le organizzazioni comunicano con l'ambiente esterno: partner, clienti o agenzie governative. Di solito a questo scopo viene utilizzata una lettera di servizio.

Questo è il nome generale di un documento scritto, che può essere:

• rispondere a messaggi o richieste precedentemente ricevuti;
• documento di accompagnamento inviato al destinatario insieme ad altri documenti o materiali;
• una lettera di iniziativa, nei casi in cui un altro metodo di comunicazione sia impossibile.

Ciascuna delle opzioni elencate ha le sue caratteristiche. Tuttavia, esistono regole generali in base alle quali viene solitamente redatta qualsiasi lettera ufficiale. Ciò è comprensibile, perché è con la corrispondenza commerciale, ad esempio, che molto spesso inizia la conclusione della maggior parte delle transazioni. Un documento redatto correttamente può creare un'impressione favorevole sul destinatario riguardo a un futuro possibile partner.

Tipi di lettere commerciali

A seconda delle informazioni contenute nella lettera di servizio, può essere:

1. Accompagnamento. Nel caso in cui contenga un messaggio che informa che esiste un pacchetto applicativo per esso.
2. Pretenzioso. Cioè, esprime insoddisfazione per una situazione particolare (reclamo).
3. Istruttivo. Il testo dà istruzioni specifiche.
4. Garantito. Il mittente conferma il futuro adempimento degli obblighi previsti nel documento.
5. Informativo. La lettera contiene informazioni che potrebbero interessare il destinatario.
6. Pubblicità. Le informazioni vengono fornite per attirare la cooperazione.
7. Lettera di notifica. Informazioni su eventi pubblici.
8. Lettera di conferma. ottenere determinati documenti o materiali.
9. Una lettera di richiesta. Il testo contiene un appello per incoraggiare il destinatario ad agire.
10. Tramite lettera di messaggio. In esso il mittente fornisce informazioni specifiche di reciproco interesse per le parti.

Lo scopo di questi documenti è mantenere i collegamenti tra le organizzazioni o le sue divisioni strutturali.

Redazione di una lettera di reclamo

In materia di cooperazione, a volte si verificano situazioni in cui una delle parti, per un motivo o per l'altro, non adempie ai propri obblighi. In questo caso, il partner invia prima una lettera alla sua controparte. In esso, di solito espone le sue proposte per eliminare la violazione dei suoi diritti legali. Questa è una lettera di servizio. Un campione di tale documento può essere redatto arbitrariamente. È necessario tenere conto dei seguenti punti:

1. deve essere formale e professionale con una mentalità di partnership.
2. L'essenza della denuncia deve essere espressa molto chiaramente.
3. Quando si presentano informazioni, è necessario operare in modo convincente con fatti specifici.

La lettera di reclamo deve contenere:

• dettagli del mittente (nome, indirizzo del mittente e numeri di contatto);
• informazioni complete sul destinatario;
• descrizione delle circostanze in cui si è verificata la situazione di conflitto;
• riferimento a norme giuridiche che la controparte ha violato da parte sua;
• specifiche prescrizioni per eliminare la violazione, indicando i termini per la loro attuazione;
• conseguenze che possono verificarsi se la controparte si sottrae alla loro esecuzione.

Particolare attenzione va posta su come è composta la lettera ufficiale. Il modello deve essere progettato in modo tale che l'intruso non lo percepisca come una minaccia. Va ricordato che questo è solo un promemoria per rispettare la legge.

Regole di progettazione

Particolare attenzione deve essere prestata alla progettazione delle lettere ufficiali. È vero, la legge non prevede norme e regolamenti rigidi al riguardo.

Nonostante ciò, quando si redigono tali documenti, è necessario tenere conto dei seguenti punti obbligatori:

1. Qualsiasi lettera ufficiale deve essere scritta su carta intestata. È sviluppato in anticipo da specialisti della gestione dell'ufficio e approvato per ordine del capo dell'impresa.

2. Il documento deve contenere alcuni dettagli:

2.1. Informazioni sul destinatario e sul mittente.

2.2. Numero in uscita e data della presente lettera. Questo è necessario per la registrazione.

2.4. Titolo.

2.5. Informazioni sulla presenza di eventuali applicazioni, indicandone nomi e numeri.

2.6. Informazioni sulla persona che ha firmato questo documento (posizione e nome completo).

3. La lettera dovrebbe affrontare solo una questione. Avere più temi renderà difficile la scelta di un artista.

4. Le informazioni devono essere presentate nel modo più breve possibile, ma chiaramente. È consigliabile che il testo occupi non più di due pagine.

5. Indicare correttamente i dati del destinatario. Se parliamo di un'organizzazione, è necessario rispettare la seguente sequenza:

5.1. Ragione sociale (al caso nominativo).

5.2. Unità strutturale (se necessario).

5.3. Posizione del destinatario (nel caso dativo).

5.4. Le sue iniziali.

5.5. Indirizzo postale dell'impresa.

6. Se sono presenti più destinatari, viene indicato prima quello principale e poi tutti gli altri.

Se si prendono in considerazione tutti questi punti, in linea di principio non sarà difficile redigere lettere ufficiali.

Ordine di presentazione

Affinché un documento venga redatto correttamente, è necessario tenere conto di un certo ordine di presentazione delle informazioni in esso contenute. Ad esempio, puoi considerare la possibilità di scrivere una lettera di risposta professionale. Innanzitutto devi ricordare che, secondo le regole del galateo, devi rispondere alle informazioni entro 24 ore dal momento in cui le ricevi. Se stiamo parlando di un messaggio elettronico, il tempo ottimale non sarà superiore a due ore. Nei casi in cui non è possibile aderire a tale regola, è meglio inviare un messaggio appropriato al proprio partner.

La lettera stessa sarà composta essenzialmente da due parti:

1. Introduttivo. Il mittente dichiara l'argomento, il motivo e le ragioni del suo scritto. Qui puoi fare riferimento alle norme che, per legge, servono come base per fornire una risposta. Inoltre, vale la pena prestare attenzione ad alcuni punti riguardanti la situazione in questione. Aiuteranno a rivelare l'essenza del problema.
2. Principale. Questa parte ha lo scopo di chiarire e persuadere. Il testo deve essere chiaro, conciso e conciso e i fatti presentati devono essere verificati e oggettivi. Se necessario, possono essere confermati con numeri reali.

Questo testo è solitamente seguito da un elenco di applicazioni. Il documento termina con la firma del mittente. Inoltre, è necessario sapere come scrivere una lettera di servizio per non offendere il destinatario. In primo luogo, è consigliabile iniziare a rivolgersi a lui con la frase “Caro”. In secondo luogo, puoi utilizzare frasi avverbiali nel testo come “avendo studiato attentamente le tue proposte” o “controllato attentamente i tuoi commenti”. Tale osservanza dell'etichetta andrà solo a vantaggio di entrambe le parti.

Procedura

La redazione delle lettere ufficiali spetta agli impiegati, ai segretari o ad altri dipendenti preposti a tali compiti. Quando iniziano a lavorare, devono aderire a una determinata sequenza nelle loro azioni. Il processo di redazione di tale documento di solito passa attraverso le seguenti fasi:

1. Uno studio approfondito delle circostanze di questo problema. È necessario padroneggiare appieno la situazione per valutare correttamente i possibili modi per risolverla.
2. Redazione di una lettera. Qui è necessario tenere conto di tutti i requisiti di cui sopra.
3. Coordinamento del testo preparato. A volte deve essere modificato tenendo conto dei commenti del manager. Potrebbe apportare alcune precisazioni o chiarimenti sull'argomento.
4. Approvazione da parte del suo supervisore.
5. Esecuzione finale e firma del documento.
6. Registrazione di una lettera.
7. Invio della corrispondenza al destinatario.

Solo dopo aver attraversato tutte queste fasi, la lettera, giunto al destinatario, potrà compiere la missione affidatale.

Norme obbligatorie

Per emettere una lettera di servizio, è necessario tenere conto del fatto che la sua prima pagina deve essere stampata su un modulo speciale. Per il resto potete utilizzare normali fogli A4 bianchi. Qui devi ricordare che il campo di testo stesso ha i suoi confini: la parte superiore e inferiore sono 2 centimetri, la sinistra - 3,5 centimetri, la destra - 1 centimetro. Non violare le dimensioni standard per adattare le informazioni su un foglio. È meglio rispettare tutte le regole e aggiungere semplicemente una pagina in più.

È inoltre necessario digitare il testo secondo tutte le regole:

1. Per la stampa, utilizzare il carattere standard Times New Roman. È meglio non usare altre opzioni.

2. Anche le dimensioni dei caratteri sono regolamentate:

• per il testo principale - 14;
• disposizione delle pagine e segno di esecuzione - 12.

3. Anche il posizionamento dei dettagli viene effettuato in conformità con le regole:

• interlinea - 1;
• il testo è allineato “in larghezza”;
• i trattini vengono posizionati automaticamente;
• la distanza dal numero di registrazione all'intestazione è di 2 interlinea e da esso al testo principale - 3.

Il rispetto di questi standard è obbligatorio per la corretta esecuzione delle lettere per lo scopo appropriato.

Posizione dei dettagli

Per comporre correttamente una lettera commerciale standard, è necessario sapere chiaramente dove dovrebbero trovarsi i suoi dettagli e i suoi componenti. Le risposte a queste domande sono contenute in GOST R 6.30-2003. Descrive in dettaglio la forma di una lettera di servizio. In sostanza, questo è un campione in cui la totalità di tutti i dettagli del documento si trova in un certo modo. È necessario per:

1. Unificare il processo di emissione di lettere ufficiali (commerciali).
2. Essere in grado di preparare in anticipo moduli standard a livello centrale, riducendo al tempo stesso la necessità di svolgere parte del lavoro manualmente.
3. Facilitare e ridurre i tempi di ricerca visiva delle informazioni.
4. Espandi le capacità di elaborazione delle lettere utilizzando computer e altre apparecchiature.

Pertanto, per una normale lettera commerciale vengono utilizzati 30 dettagli standard, che si trovano in undici zone obbligatorie:

• emblemi e stemmi;
• autore;
• dati di origine;
• titolo;
• dichiarazioni;
• destinatario;
• risoluzioni;
• testo;
• firme e allegati;
• approvazioni e assicurazioni;
• segni.

L'inserimento delle informazioni in determinati settori consente agli specialisti di navigare meglio nel documento e ne facilita la compilazione per gli utenti comuni.

Requisiti di base

Alcuni manager credono erroneamente che la corrispondenza commerciale possa essere condotta arbitrariamente, senza osservare norme e regolamenti. Ma gli specialisti responsabili di ciò devono conoscere i requisiti di base per le lettere ufficiali:

1. Disponibilità di un modulo speciale (aziendale).
2. Uso corretto e posizionamento dei dettagli.
3. Il testo dovrebbe essere leggibile e ben redatto. Per presentare l'essenza della questione, è meglio dare la preferenza a frasi semplici e comuni. Devi esprimerti brevemente in modo che ogni parola contenga quante più informazioni possibili.
4. A seconda della tipologia, il documento dovrà essere preparato di conseguenza. La lettera può contenere anche diversi aspetti. In questo caso, nel presentare, è necessario provare a combinarli.
5. Utilizzare correttamente gli standard stabiliti per la digitazione.
6. Cerca di assicurarti che il contenuto della lettera non contenga espressioni categoriche. Il destinatario può percepire queste frasi come minacce. Quando si costruiscono le frasi, è meglio usare parole introduttive come "apparentemente", "come è noto", "possibilmente" e "come segue".

Soddisfare questi requisiti nella pratica aiuta a gestire correttamente il flusso di documenti nell'azienda.

Esistono requisiti speciali per l'elaborazione della corrispondenza in uscita. Ciò è dovuto al fatto che ha carattere informativo e di riferimento. Quando si redige una lettera di servizio, vale la pena tenere conto dei requisiti di GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la documentazione” e utilizzare i moduli dell'organizzazione. Per i dettagli è necessario fare riferimento a GOST R 6.30-2003 (dal 01/07/2018 sarà necessario fare riferimento a GOST R 7.0.97-2016). Ciò ti consentirà di mantenere una struttura chiara del documento e di mantenere lo stile di comunicazione aziendale richiesto, nonché di organizzare correttamente i dettagli di una lettera commerciale.

È importante notare che GOST R 6.30-2003 (così come GOST R 7.0.97-2016) è consultivo e le organizzazioni possono sviluppare autonomamente carta intestata per la corrispondenza commerciale. Il rispetto di questo GOST è obbligatorio solo per le autorità esecutive federali.

L'intestazione del documento può essere posizionata longitudinalmente o avere una posizione angolare (i dettagli del modulo della lettera, i numeri di telefono e gli indirizzi delle organizzazioni si trovano solitamente qui). Una lettera di esempio con una disposizione angolare dei dettagli è l'opzione più comune nel moderno lavoro d'ufficio.

Esempio di modulo di lettera con dettagli sugli angoli

Nella parte superiore del documento sono indicati:

• data;
• numero;
• riferimento al numero di registrazione e alla data del documento (se la corrispondenza è una risposta);
• titolo del testo, espresso in una frase.

L'intestazione della lettera di servizio si trova sotto il numero di registrazione. Contiene un appello al destinatario. Nome e cognome e la posizione del destinatario dovrebbe essere posizionata nell'angolo in alto a destra del documento. Al centro è scritto un messaggio per il destinatario.

Da chi e a chi

I dettagli dell'azienda del mittente sono spesso indicati sulla carta intestata dell'azienda. È inoltre necessario indicare correttamente il destinatario della corrispondenza, ovvero i dati del destinatario:

• nome dell'azienda;
• nome dell'unità strutturale a cui viene inviata la corrispondenza in uscita;
• posizione del destinatario;
• cognome e iniziali del destinatario;
• indirizzo postale dell'organizzazione.

Esempio di lettera su carta intestata dell'azienda

È importante notare che se una lettera con lo stesso contenuto deve essere inviata a più destinatari, è necessario indicare prima l'indirizzo del destinatario principale e solo dopo gli altri.

Per esempio:

LLC "Elki-Palki"

Dipartimento legale

Mosca, via Zelenaya, 5

COPIA

Direttore Generale

LLC "Rami verdi"

Simakov V.A.

San Pietroburgo,

Frunze Street, 3

Data e numero

Dopo che il documento in uscita è stato firmato, su di esso viene stampigliata una data. La data può essere nel formato 17/05/2018 oppure 17 maggio 2019. Nei casi in cui la data è indicata più volte in un documento, si consiglia di mantenere lo stesso stile di scrittura.

Il numero di registrazione viene assegnato in conformità al sistema di registrazione della documentazione in uscita adottato dall'organizzazione, e solo dopo aver firmato il documento. Il numero di registrazione è costituito dal numero progressivo del documento, che può essere integrato da un indice della cassa o da lettere.

È importante notare che la registrazione di un documento in uscita semplifica l'elaborazione della posta sia per te che per il destinatario.

Quando si risponde alla corrispondenza ufficiale ricevuta, è necessario compilare i dettagli “link al numero di registrazione e data della richiesta”. In questo caso la lettera di risposta indica la data e il numero del messaggio ricevuto. Ciò garantirà un'elaborazione più rapida della corrispondenza presso l'azienda destinataria.

Chi firma

La corrispondenza ufficiale è firmata principalmente dai dirigenti e, in caso di sua assenza dal posto di lavoro, dai suoi delegati o altri funzionari che svolgono le funzioni del dirigente durante la sua assenza.

È importante notare che la corrispondenza commerciale moderna viene inviata non solo tramite posta, ma anche tramite telegrafo, fax ed e-mail.

È necessario indicare l'artista?

Nonostante ogni messaggio commerciale sia firmato dal capo dell'azienda o dai suoi funzionari autorizzati, la corrispondenza stessa è condotta da un normale dipendente ordinario, ovvero dal dirigente. È il suo nome e le informazioni di contatto che indichiamo in questa parte.

Le informazioni sull'artista si trovano sempre in fondo, nelle ultime righe. Viene scritto il nome completo, patronimico e cognome del dipendente, con il suo numero di telefono di contatto su una nuova riga e, ancora più in basso, il suo indirizzo e-mail. Lasciamo il carattere lo stesso.

C'è un timbro?

Le lettere di solito non sono affrancate, ma se la corrispondenza in uscita è di carattere ufficiale, emessa su carta intestata dell'organizzazione e destinata a entrare in rapporti giuridici con qualcuno o un'altra organizzazione ed essere responsabile di tutte le posizioni espresse nella lettera, la direzione potrebbe voler aggiungere dettagli aggiuntivi sotto forma di sigillo.

Una lettera commerciale è il tuo rappresentante ufficiale. Oltre al contenuto, è molto importante formattare correttamente una lettera commerciale, come è noto, “sei accolto dai tuoi vestiti”. Diamo un'occhiata alla procedura per scrivere una lettera commerciale.

Modulo

La lettera commerciale deve essere emessa su carta intestata ufficiale dell'organizzazione. Le intestazioni e i piè di pagina del modulo devono contenere le seguenti informazioni:

• nome dell'organizzazione;
• indirizzo fisico dell'organizzazione;
• telefono e fax;
• sito web e posta elettronica.

Il modulo può contenere anche i dettagli dell'organizzazione e il suo logo.

Disporre di tutte queste informazioni consente al destinatario di riconoscere rapidamente il mittente e inviare una lettera di risposta all'indirizzo corretto.

Campi

Una lettera commerciale deve avere margini: a sinistra - circa tre centimetri, a destra - circa uno e mezzo. Ti consigliamo di utilizzare i moduli standard di Microsoft Word. I campi sono necessari per eventuali annotazioni che il destinatario farà, nonché per archiviare la lettera in una cartella di archivio.

Numero di registrazione

Per vostra comodità è necessario il numero di registrazione della lettera, che comprende la data in cui la lettera è stata firmata dal gestore. Ad esempio, hai deciso di inviare una lettera a un'altra organizzazione e non le hai assegnato una data e un numero. E se questa azienda riceve diverse migliaia di lettere al giorno, come potrai seguire il destino del tuo messaggio? Solitamente la ricerca avviene per data e numero. Ciò è particolarmente vero per le agenzie governative. La lettera di risposta deve contenere, oltre al proprio numero in uscita, anche l'informazione relativa al numero della lettera in arrivo a cui risponde. Il numero di registrazione è posizionato nell'angolo in alto a sinistra della lettera. Naturalmente, in qualsiasi organizzazione, le lettere in entrata e in uscita devono essere attentamente registrate.

Esempio:

Rif. N. 546 del 28 luglio 2008 all'ingresso. N. 321 del 25 luglio 2008

Intestazione della lettera

L'intestazione della lettera, contenente un appello al destinatario, è posta appena sotto il numero di registrazione ed è solitamente formattata come segue: la posizione e il nome completo del destinatario sono scritti nell'angolo in alto a destra della lettera. L'appello stesso è scritto al centro della lettera e termina con un punto esclamativo. L'intestazione può essere in grassetto.

Esempio:

Direttore Generale
LLC "Rassvet"
Miloslavskij P.N.

Caro Pavel Nikolaevich!

Font

Il carattere di una lettera influenza fondamentalmente la sua percezione da parte del destinatario. Il carattere non deve essere né troppo piccolo né troppo grande. Allo stesso tempo, dovrebbe essere lo stesso per tutta la lettera. La pratica standard consiste nell'utilizzare il carattere Times New Roman di dimensione 12 con interlinea singola. Ma se sai che il destinatario ha problemi di vista, mostra preoccupazione: aumenta il carattere della lettera.

Puoi affrontare la scelta del carattere per le lettere commerciali personali (inviti, congratulazioni, condoglianze, ecc.) in modo più creativo.

Numerazione dei fogli

La numerazione dei fogli è particolarmente importante per le lettere più lunghe di 2 pagine e soprattutto per quelle contenenti allegati. Quando si numerano i fogli nell'editor di testo di Microsoft Word, si consiglia di utilizzare la funzione "Intestazione/piè di pagina" - "Inserisci glossario" - "Pagina". No. di tutto." Ciò consentirà al destinatario di valutare correttamente il volume totale della lettera e di non confondere la sequenza delle sue pagine.

La numerazione è posizionata nell'angolo inferiore destro del foglio.

Informazioni sull'artista

Le informazioni sull'appaltatore devono essere contenute in tutte le lettere commerciali firmate dai vertici e dai capi dipartimento dell'azienda. Ciò consentirà al destinatario di trovare rapidamente uno specialista specifico responsabile della risoluzione del problema presso l'azienda mittente.

Le informazioni sull'appaltatore devono contenere il suo nome completo (preferibilmente per intero, altrimenti sarà difficile per la controparte avviare una conversazione telefonica, che potrebbe essere necessaria per ottenere ulteriori informazioni) e un numero di telefono di contatto: lavoro o cellulare. Si consiglia inoltre di fornire un indirizzo email.

Le informazioni sull'artista sono scritte alla fine della lettera dopo la firma. La dimensione del suo carattere dovrebbe essere una o due unità più piccola del carattere del testo principale della lettera.

Applicazioni

Se la lettera contiene allegati, questi sono redatti su fogli separati. In questo caso la numerazione dei fogli può essere comune per l'intero documento oppure separata per la lettera principale e ciascun allegato. Le informazioni sugli allegati devono essere contenute nel corpo della lettera principale prima della firma.

Esempio:

In allegato alla presente lettera sono presenti 2 documenti su 3 fogli:
1. certificato di accettazione del lavoro completato in duplice copia;
2. fatture.

Cordiali saluti, capo contabile della fabbrica di mobili Bolshevichka N.K