Kako pravilno komunicirati sa kancelarijskim radnicima? Tajne komunikacije sa "teškim" kolegama.

Kako se osjećate kada ćete se prijaviti svom menadžeru? Strah? Nedostatak samopouzdanja?

Komunikacija sa menadžerom se ne uči u školama, ali svi moramo polagati ispit iz ovog predmeta kada započnemo karijeru. A pad na ovom ispitu mogao bi vas koštati karijere.

Lično, moje iskustvo kako da izvještavam šefa došlo je kasnije, kada sam i sam postao menadžer i shvatio koliko su podređeni nezgodni izvještaji ako ih niko ne nauči kako to da rade.

A ako ste i sami menadžer, jednostavno proslijedite vezu na ovaj članak svojim podređenima. Još bolje, sakupite ih, skrolujte kroz slajdove koje vidite iznad i prođite kroz tačke iz članka. Rezultat će biti uspostavljanje skupa zajedničkih pravila između vas, čije će poštovanje učiniti vašu komunikaciju efikasnijom na obostrano zadovoljstvo.

Prije razgovora sa menadžerom

1. Prijavi bez podsjetnika

“Ne mogu svima biti sekretarica i stalno ih podsjećati na rokove. Ponekad mi se čini da ljudi jednostavno ignorišu zadatke i rokove koje sam im postavio.”

- misli tvoj šef.

Ne pretvarajte svog šefa u živi budilnik. Nemojte prisiljavati svog menadžera da se spusti na nivo mikromenadžmenta i podsjeća vas na rokove za podnošenje izvještaja.

Ako zadatak nije spreman, sami mu pišite o tome uz kratko objašnjenje razloga i novi rok. Bolje je pokazati da niste imali vremena da izvršite zadatak nego da mu izostankom prijave date razlog da misli da ste potpuno ignorirali zadatak.

Ako je zadatak spreman i imate čime da se pohvalite, zatražite sastanak i pokažite svoje rezultate.

2. Ne zadržavajte probleme za sebe

“Ako nisam unaprijed obaviješten o problemu, onda on ne postoji i zadatak se mora obaviti na vrijeme.”

- misli tvoj šef.

Kada zadržite problem za sebe, uskraćujete svom menadžeru mogućnost da na vrijeme interveniše i pomogne vam. Osim toga, ako problem ne prijavite na vrijeme, to znači da vam nije potrebna pomoć i da možete sami riješiti problem.

Kada treba prijaviti problem? Kada ste shvatili da vam ona neće dozvoliti da završite zadatak na vrijeme ili prema navedenom standardu. Nakon toga, pokušali ste sami to riješiti i nije išlo. Onda, ni prije ni kasnije, idite kod svog šefa i tražite pomoć.

3. Ne dolazite nepripremljeni.

“Kada osoba ne može odgovoriti ni na jedno protupitanje, javlja se sumnja da li je dobro shvatio problem ili mi pokušava baciti polugotov proizvod?”

- misli tvoj šef.

Razradite unaprijed sva pitanja koja vam se mogu postaviti, sva alternativna rješenja problema. Budite spremni objasniti kako su nastali brojevi koje donosite i zašto su tačni.

U suprotnom ćete iznervirati šefa i biti poslani na reviziju - izgubit ćete reputaciju i vrijeme.

4. Planirajte svoj razgovor

Traje samo minut, ali je vrlo korisno. U pravilu, uspijevate doći do menadžera rjeđe nego što biste željeli, pa se za svaki razgovor nakuplja nekoliko pitanja, a ova lista će vam omogućiti da ništa ne zaboravite.

Uzmite prazan list papira i zapišite šta želite od ovog razgovora. Mogu postojati 4 vrste takvih ciljeva:

1. Prenesite informacije koje želi da zna: izvještaj o obavljenim zadacima, pomjeranju rokova, važnim vijestima itd.
2. Prenesite informacije koje želite da on zna: Vaše poštovanje rokova, Vaše inicijative i prijedlozi, problemi koji su se pojavili i potrebna pomoć.
3. Dobijte informacije koje će vam biti korisne: pojašnjenje zadatka, vijesti iz povezanih kompanija, statusi pitanja važnih za vas.
4. Pronađite rješenje za problem koji vam je potreban.

Ako je neko pitanje teško razumjeti ili očekujete da će izazvati kontroverzu, zapišite logiku vašeg izvještaja o njemu – svoje argumente i zaključke.

Prilikom javljanja menadžeru

Uobičajeni algoritam za izvještaj: navedite svrhu razgovora, dajte podatke, dajte zaključke, dajte rješenja, dajte svoju preporuku.

5. Bez predigre

“Da li je ovo još uvijek “ulazak u kontakt” ili treba da “uđem” u ono što on kaže?”

- misli tvoj šef.

Odmah recite direktno šta vam je potrebno: „Želim da prijavim rezultate“, „postoji problem“, „treba da se reši“, „treba da se dogovorimo“, „postoji pitanje“ itd.

Vođa mora svoju svijest postaviti na ispravan način: „Ja rješavam problem“, „Prihvatam rezultate“, „Ja donosim odluku“ itd. Sve dok nije pravilno podešen, neće moći efikasno da percipira vaše informacije.

6. On nije Nostradamus

“Nije se čak ni potrudio da pita da li sam upoznat sa ovom temom ili ne. Je li to sebičnost ili nekompetentnost?

- misli tvoj šef.

Razmislite o tome šta vaš menadžer zna, a šta ne, i dovedite ga do brzine. Sve dok on nije u istom kontekstu kao i vi, nećete imati efikasnu komunikaciju.

Ne preskačite logičke veze. „Priča“ vaše priče treba da bude kontinuirana. Ako vam se nešto podrazumeva, uopšte nije činjenica da je vaš menadžer dužan da pogodi logičku vezu koju ste odlučili da preskočite.

7. Iznesite smeće

„Zašto bih kopao po ovoj verbalnoj gomili smeća? Zašto se koherentan izvještaj nije mogao pripremiti unaprijed?”

- misli tvoj šef.

Uklonite iz svoje priče sve informacije koje nisu relevantne. Ovo uključuje informacije koje su relevantne, ali neprovjerene ili neuvjerljive. Rizikujete da razgovor skrenete ili da ga nepotrebno zakomplikujete.

Odredite koja vam je menadžerska odluka potrebna i isključite iz izvještaja one informacije koje vam ne približavaju. Naravno, važno je znati kada prestati – iskrivljavanje ili falsifikovanje informacija je neprihvatljivo.

8. Više brojeva, manje prideva

„Zaista želim da se moji podređeni oslanjaju na činjenice, a ne na prosudbe i emocije. Da bi to učinili, moraju se naviknuti na komunikaciju jezikom brojeva.”

- misli tvoj šef.

Izjave bez brojeva zvuče neutemeljeno. Dok se u razgovoru ne počnu čuti konkretni brojevi i činjenice, ljudi samo razmjenjuju subjektivne prosudbe, ne približavajući se istini ni za jotu.

Ako želite u nešto uvjeriti svog menadžera, najkraći način da to učinite je da pripremite analitiku. Najčudnije je da vas dobijeni brojevi mogu iznenaditi i promijeniti vaš vlastiti sud o temi o kojoj se raspravlja.

9. Budite konkretniji i transparentniji

„Kao da moram da koristim klešta da izvučem odgovore od zaposlenih da bih postigao potpuno razumevanje situacije. Kriju li nešto ili jednostavno nisu sami ušli u detalje?"

- misli tvoj šef.

U odgovoru na pitanje „kada“ navedite datum. Na pitanje “ko” navedite ime. Na pitanje "koliko" - broj: količina, iznos ili procenat. Što prije date konkretne podatke, prije ćete završiti ovaj dugotrajni razgovor.

10. Nemojte davati podatke bez zaključaka.

“A zašto mi treba ova hrpa stolova? Da li je on sam pokušao da ih shvati ili ga uopšte nije briga za ovo pitanje?”

- misli tvoj šef.

Nisu bitni brojevi, već vaša sposobnost da iz njih izvučete zaključke.

Dobar zaposlenik je nezavisan zaposlenik. Na kraju krajeva, ako shvatite da će nakon primanja podataka doći faza analize, a nakon analize doći do donošenja odluka, zašto onda ne pokušate i sami proći ovim putem?

Dajući šefu početne podatke bez zaključaka, poručujete mu “e, ovo je vaš problem”. I, naravno, ovo se nikome ne sviđa. Mnogo bolji pristup bi bio: "Razumijem da je ovo moj problem, i evo kako ga pokušavam riješiti."

11. Ne dolazite bez ponuda.

“Ako sada nađem rješenje za njega, onda će on cijeli život ostati pod mojom “ručnom kontrolom”. Neka nauči da misli svojom glavom.”

- misli tvoj šef.

Kao što se kaže: „Ako nisi dio rješenja, onda si dio problema. Uvijek dolazite ne samo sa problemom, već i sa prijedlozima za njegovo otklanjanje. Po mogućnosti u nekoliko verzija.

Neka vaš menadžer samo treba da odobri vašu ideju. Neka vidi da je motivisan, nezavisan radnik.

12. Ne odlazite bez odluke.

„Umoran sam. Ne želim ništa da odlučujem. Želim bonus."

- misli tvoj šef.

Došli ste da dobijete rešenje (vidi tačku 4). .

Ali donošenje odluka nije lako. Vaš šef će ovo izbjeći. Imajte na umu svoj cilj i vratite razgovor na donošenje odluke.

U slučaju kontra pitanja od strane menadžera

13. Odgovorite na pitanje postavljeno u prvoj rečenici.

“Pa, zašto mi trebaju svo ovo skakanje i ludorije? Postavljam konkretno pitanje i želim konkretan odgovor. Ako mi nešto nije jasno postaviću sledeće pitanje. Nema potrebe da gubite vreme pokušavajući da odgovorite na pitanja koja nisam postavio."

- misli tvoj šef.

Ako šef postavi pitanje, tada, po pravilu, već unaprijed razumije šta će i kojim redoslijedom pitati sljedeće. On je već napravio okvir razgovora za sebe i želi da vodi razgovor upravo u tom pravcu.

Nema potrebe da pokušava sam da smisli svoje pitanje i odgovori na pitanje koje nije postavio, ali na koje se čini da implicira. Odgovorite odmah na doslovno postavljeno pitanje. Svi detalji, razlozi i logična objašnjenja će doći kasnije. Ako pitaju.

14. Istina i ništa osim istine

„Mogu li, u principu, raditi sa osobom koja pokušava da me prevari? Uostalom, on ne samo da pokazuje svoju nepouzdanost pokušavajući da me laže, već i svoju glupost nadajući se da ga neću uhvatiti u laži.”

- misli tvoj šef.

Nema potrebe da se bilo šta izmišlja u pokušaju da se odgovori na teško pitanje. Nema potrebe za kompletiranjem stvarnosti kada nema činjenica. I dalje ćete biti izloženi. Mnogo je lakše i brže priznati da nešto ne znate ili nešto niste uradili i krenuti dalje.

15. Ne krivite svoje podređene

“Ako osoba ne razumije da je meni odgovorna za postupke svojih podređenih, onda je ovo klinički slučaj. Imamo hijerarhiju. Ja sam odgovoran svom šefu za sve svoje podređene, a oni meni za svoje.”

- misli tvoj šef.

Zadatak je vama dat, a vi ste i odgovorni za njega. Možete delegirati zadatak svojim podređenima, ali to vas ne oslobađa odgovornosti za njegovu implementaciju. Kada delegirate, između vas i vašeg podređenog nastaju dodatne odgovornosti, ali vaša prvobitna odgovornost prema vašem šefu ne nestaje.

16. Ne gubite vrijeme tražeći izgovore.

“Što više slušam izgovore, to će se moji podređeni više nadati da će me se otarasiti lijepom pričom u nedostatku rezultata.”

- misli tvoj šef.

Ako je vaš šef orijentisan na rezultate, onda ga razlozi njegovog odsustva (posebno oni koji se otkrivaju tek u trenutku prijave – vidi tačku 2) malo zanimaju.

Stoga ne gubite vrijeme na izgovore - bolje ga je potrošiti na dovršetak svog zadatka.

Prilikom primanja zadatka

17. Pitanja odmah

Ako kao odgovor na vašu prijavu dobijete još jedan zadatak, a ne razumijete nešto u vezi s tim, odmah postavite pitanja. Bolje je izgledati glupo kada dobijete zadatak nego ga predati radeći pogrešnu stvar.

Zaključak

Kao što vidite, navedena pravila su prilično jednostavna i čak donekle očigledna. Međutim, prema mom iskustvu, vrlo je malo ljudi koji ih sistematski izvode – za to je potrebna hrabrost i samodisciplina. Trudite se da ih se pridržavate i vjerujte mi, zajamčeno vam je povjerenje i podrška menadžmenta.

Vidi također:

• 18 preporuka kako savladati napetost i strah u komunikaciji sa nadređenima.
• Vlasnik i menadžer: kako izbjeći sukobe. Savjeti za menadžera.

Šta vam je najteže u komunikaciji sa menadžerom?

Jeste li sigurni da je vaše ponašanje prema podređenima efikasno? Pročitajte članak o tome kako se ponašati sa podređenima.

1. Komunikacija između menadžera i podređenog

Kao što pokazuje praksa, imenovanje novog vođe u tim nije. Glavna greška neiskusnog vođe u interakciji sa podređenima je njegovo nekorektno neverbalno ponašanje. to je:

• Gestovi
• Izrazi lica
• Glasovni tembar
• Kontakt očima

U ovom slučaju, poželjno je izbjeći invarijante zatvorenosti. Ukrštanje nogu za muškarce nije dozvoljeno. Kada je kritično, naravno, možete gledati TV sa prekrštenim nogama. Ali ako predstoje, ili dolaze važni pregovori, odnosno, trebate prilagoditi neke od njegovih obrazaca ponašanja, onda se morate vrlo pažljivo pripremiti. Ne ulazite u bitku u pokretu.

Odnosno, ako želite da utičete na ljude oko sebe, ne zaboravite na neverbalizam, prilagodite se. Da biste ovo postavili, morate to naučiti.

Prirodno je učiti ne tokom perioda uticaja na podređenog.

Činjenica je da je svaka zatvorenost, uprkos činjenici da je prilično ugodna za osobu, zaštita. A svaka zatvorenost se podsvjesno doživljava kao oprez, strah, laž, prikrivanje informacija i nedostatak samopouzdanja. A ako želite da ostavite pravi utisak o sebi na svog podređenog, nikada ne biste trebali komunicirati iz zatvorene pozicije.

Nije bitno kakve su vam navike, nije bitno da li vam odgovara ili ne, nije bitno. Ako želite da ostavite pravi utisak, zaboravite na zatvorene poze.

Ovo se odnosi na prodaju, pregovore i odnosi se na međuljudsku komunikaciju. Jer kada vođa utiče na podređenog sa zatvorene pozicije, kako će to podsvjesno procijeniti? U stvari, kao Stanislavski: "Ne verujem!" Ne vjerujem u prijeteće, u autoritet, u usitnjavanje resursa, ne vjerujem u motivaciju. To je glavni problem neiskusnog vođe, nesklad između verbalnog i neverbalnog.

Kako ne biste osjećali nelagodu svaki put kada komunicirate u otvorenom položaju, ovu poziciju je potrebno uvježbati. A da biste to prakticirali u situacijama koje nisu na vrhuncu, samo se uvježbajte da budete u otvorenom položaju. Vježbajte, povremeno uhvatite sebe gdje su vam ruke. Izbjegavajte sve invarijante: držite olovku ispred sebe, zaključajte ruke itd.

Činjenica je da nam ovaj borbeni sistem, uglavnom, danas nije potreban. Potreban je za fizički opstanak, ali danas nemamo pitanje o fizičkom preživljavanju, u većini slučajeva. Govorimo o društvenoj borbi, a kada društvenu borbu vodite fizičkim metodama, to nije ispravno.

Jer sa stanovišta zaštite vašeg tijela, kako vam ne bi izgrizli unutrašnjost, naravno da ga trebate zaštititi. Ali sa stanovišta međuljudskog kontakta, društvenog, ovo je nepotrebno. Zato što imate pogrešan uticaj. I stoga, ovaj borbeni sistem treba onemogućiti. I morate ga onemogućiti koristeći nešto poput naredbe: "Neće te pojesti!"

Formulirajte takvu naredbu za sebe i povremeno je šaljite s desne hemisfere na lijevu. Odnosno, ovaj borbeni sistem treba povremeno isključivati, kao dugme. Ne treba nam ona. U današnjem stvarnom gradskom životu to nam nije potrebno. To samo smeta jer radi na potpuno drugačijim principima. Ovaj sistem je rođen u fizičkom obračunu.

I još jedan primjer. Ako želimo da iskažemo poštovanje prema podređenom, ako on sjedi, onda možemo napustiti svoj stol i početi mu prilaziti, držeći kontakt očima. I sada osoba počinje razmišljati, šta će se dalje dogoditi? A ono što nam je zaista potrebno je naš zadatak da izvršimo uticaj. Ako zaposleni radi i zauzet, na primjer piše nešto na računaru. I treba da izvršite neku vrstu uticaja na vođstvo, pozovite osobu u svoju kancelariju, pozovite je u salu za sastanke, zamolite je da se omesti.

8. Kako razgovarati sa podređenima – uticaj dikcije

Poslovna komunikacija je važna kada vodite bilo koju vrstu posla. Govornička umjetnost je urođena osobina rijetkih. Međutim, to se može naučiti. Šefu kompanije su posebno potrebni govornički kvaliteti. Učinkovito upravljanje poslovanjem i računovodstvene usluge zavise od pravilnog dodjeljivanja zadataka podređenima. Stoga menadžer treba jasno formulirati pitanje - i tek onda zahtijevati vjerno izvršenje.

Kako razgovarati sa podređenima

Kvalitet upravljanja također određuje. Nekoliko preporuka u vezi poslovne komunikacije sa podređenima:

• Ako podređeni ne ispuni svoje dužnosti, mora se izreći opomena. Ako propustite ovaj previd, on će nastaviti da radi bez dužne odgovornosti.
• Kritika treba da se odnosi na postupke, a ne na ličnosti.
• Lični životi zaposlenih ne bi trebalo da ometaju rad. Ne biste trebali davati savjete.
• Poštovanje dolazi do onih koji znaju kako da sačuvaju prisebnost u svim situacijama. Nema potrebe da gubite živce i kontrolu.
• Pravda u svemu. Prema zaslugama - nagrada.
• Čak i ako je uspjeh poslovanja ovisio lično od lidera, tim treba pohvaliti
• Neophodno je ojačati samopoštovanje podređenih. Pohvale i bonusi su idealna sredstva.
• Uvek treba da govorite u ime svojih zaposlenih. To će ojačati njihovu vjeru u vođu i dovesti do povećanja učinka.
• Naređenja treba davati u zavisnosti od situacije i ličnosti podređenog koji mora da obavi posao.

Narudžbe se najbolje koriste u hitnim situacijama. Zahtjevi se primjenjuju ako je slučaj običan i ne zahtijeva hitnost. Posljednji oblik podnošenja naređenja uspostavlja prijateljske odnose između nadređenih i podređenih. Uz pravilnu komunikaciju, sve su šanse za uspjeh u poslovanju - registracija preduzeća je vaše glavno zanimanje ili prodaja - jer tome će težiti ne samo sam menadžer, već i svi zaposleni.

Mnogi ljudi pogrešno vjeruju da kada zauzmu lidersku poziciju, mogu se opustiti i jednostavno uživati ​​u životu. U stvari, šef je odgovorna i ozbiljna pozicija koja od osobe zahtijeva maksimalnu koncentraciju. Pored obavljanja svojih direktnih dužnosti, menadžer će morati da uspostavi i kontakte sa podređenima.

U prvim nedeljama, pa čak i mesecima nakon imenovanja novog šefa, svi zaposleni u kompaniji će pažljivo pratiti šefa, analizirati njegove reči, postupke, dela itd. Zato je veoma važno u komunikaciji sa podređenima pravilno izgraditi komunikacijsku strategiju i znate šta ne treba reći svojim zaposlenima.

Ne vjerujem da se išta može postići samo naređujući ljudima ovo ili ono.
Morate, slikovito rečeno, uzeti veslo i veslati s njima.
Harold Jenin

Moć reči

Ispravno odabrana strategija komunikacije s timom pomoći će vam da izbjegnete mnoge probleme. Dobar šef uvijek mora kontrolirati šta i kako govori uspjeh timskog rada između šefa i tima uvelike zavisi od toga.

Mnogo je primjera u istoriji da moć riječi može uvjeriti osobu da izvrši određenu radnju ili djelo. Stoga, vođa prije svega mora postati dobar govornik koji ne samo da može naređivati, već i održavati entuzijazam svojih podređenih.

Zabranjene fraze u komunikaciji sa podređenima

Ako želite da dobijete podršku zaposlenih, pokušajte da isključite određene fraze i izraze iz svog govora:

1. "Uvijek smo to radili na ovaj način."

Umjesto da koristite ovaj sumnjiv argument, pokušajte dati uvjerljiv argument u korist svog gledišta. Ne vršite pritisak na podređene svojim autoritetom, već naprotiv, pokažite da ste spremni na kompromis i zajedno tražiti pravo rješenje.

2. “Odlučite sami (sami)”

Ako vam se zaposleni obrati za pomoć, onda je najvjerovatnije već isprobao sve moguće načine da izvrši zadatak i sada mu je potreban vaš savjet.

3. “Vaš prethodnik je uradio bolji posao.”

Ovo je vrlo uvredljiva primjedba koja će definitivno povrijediti ponos zaposlenika. Ne treba upoređivati ​​(barem naglas) svoje podređene. Kritika treba da bude konstruktivna: najbolje je reći šta tačno zaposleni radi pogrešno, a ne lično.

4. "Imaš sreće da su te uopšte zaposlili."

Ova fraza, koju šef izgovara odgovarajućom intonacijom, može izazvati samo jednu želju kod podređenog - tražiti novo mjesto.

5. "Ne treba mi tvoje objašnjenje."

Čak i ako ste jako ljuti i ne želite da razgovarate sa zaposlenim, nađite snage da se smirite i saslušajte ga. Zapamtite da je dijalog put do kompromisa.

6. “Stalno te gledam.”

Šef nije vaspitač u vrtiću koji kontroliše svaki pokret zaposlenih. Dajte svojim podređenima više slobode, samo će u tom slučaju njihov rad postati produktivniji.

7. “Ovo je glupa ideja.”

Ne bi trebalo da dajete takvu ocenu sudovima svojih kolega (čak i ako zaista tako mislite). Pokušajte ublažiti frazu: “Ovo nije baš ono što nam treba”, “Nastavite raditi u ovom smjeru” itd.

8. "Znao sam da se ne možeš nositi s tim."

Prije nego što ovo izgovorite naglas, razmislite o tome da zaposlenik koji nije uspio u zadatku već ima teškoće. Pokušajte ne pogoršavati situaciju, već, naprotiv, podržati podređenog čije je samopoštovanje na nuli.

Ponašanje vođe utiče na odnos između šefa i podređenog. U nekim timovima stručnjaci idoliziraju svoje vođe, dok u drugima osjećaju strah prilikom ulaska u kancelariju na sljedeći sastanak. Neki odjeli rade kao sat, čak i kada je menadžer odsutan sa radnog mjesta. Dok zaposleni u drugim odjelima piju kafu i razgovaraju o ličnim vijestima. Hajde da shvatimo koje upravljačke vještine šefova odjela i službi utiču na organizaciju efektivnih radnih timova, a koje ih aktivno uništavaju.

Pravila komunikacije između menadžera i podređenih

Komunikacija sa podređenima je umjetnost koju treba naučiti. Upravljanjem najvrednijim resursom organizacije – njenim zaposlenima – možete postići izvanredne rezultate ili ne uspjeti dobro obavljati jednostavne radne zadatke.

Najefikasniji menadžeri su u stanju da komuniciraju sa svojim podređenima na način da zaposleni budu entuzijastični i zainteresovani za njihov rad i vrednuju dostignuća čitavog tima.

Osnovna pravila komunikacije za takve menadžere zasnivaju se na nekoliko osnovnih principa:

• Samopoštovanje i poštovanje podređenih.
• Ciljani uticaj na zaposlene.
• Procjena postignuća.
• Pružanje povratnih informacija.
• Redovno praćenje izvršenja zadataka.

I menadžeri i podređeni, sticanjem radnog iskustva, stječu i mnoge stereotipe:

• šefovi vjeruju da se njihovi zaposlenici ne razlikuju mnogo od svih ostalih;
• Zaposleni često očekuju kritiku umjesto pohvale.

Loše je što menadžer može sebi priuštiti da kaže podređenom da nije opravdao njegovo povjerenje i da se ne razlikuje mnogo od drugih. Takve fraze uvelike smanjuju motivaciju zaposlenih.

Važno je pažljivo proučiti postignute rezultate i koristiti konstruktivnu kritiku koja je usmjerena isključivo na posao ili nepravilno obavljene zadatke, a ne na vaš odnos prema greškama općenito.

Treba imati na umu da svaka neosnovana generalizacija dovodi do pogoršanja međusobnog razumijevanja između šefa i podređenog.

Uđimo u situaciju

Jedna od grešaka koje menadžeri prave je da radnu situaciju posmatraju kao tipičnu, što je nekada već bilo u njihovom iskustvu. To dovodi do velikog broja stereotipnih odluka, uputstava i naređenja koja se distribuiraju podređenima.

Kao rezultat toga, nema nijednog lidera koji bar jednom u karijeri ne bi rekao: „Kako sam promašio... Zašto mi nisi rekao...“. To se događa jer se situacija nepažljivo procjenjuje, ne uzimajući u obzir nijanse i utjecaj novih uvjeta.

Stoga je važno da bi se formirali efikasni proučite situaciju prije nego što preduzmete akciju ili motivirajte zaposlenike da preduzmu akciju.

Vagamo odluke

Brzo rješavanje problema često se smatra neophodnom vještinom. Ali u stvari, velika brzina ne garantuje uvijek najpozitivniji učinak. Ovo se posebno odnosi na odluke koje se odnose na kažnjavanje podređenih za neizvršavanje ili loše izvršavanje postavljenih zadataka.

Ako emocije preplave, postoji velika vjerovatnoća da će odabrana kazna biti nepotrebno oštra.

Stoga, prije nego što donesete odluku, morate se smiriti i provjeriti kod sebe da li je ono što bi trebalo da bude kazna adekvatno za prekršaj.

Dajemo povratne informacije

Povratna informacija i sposobnost da je pruži jedna je od najvažnijih vještina svakog lidera. Odgovorni zaposlenik je zainteresovan da dobije ocjenu svojih postupaka - i ispravnih i pogrešnih. Shvatite koliko je kompanija zadovoljna njegovim radom.

Povratne informacije dozvoljavaju

• analizirati rezultate rada zajedno sa podređenim;
• razumiju razloge neuspjeha;
• pohvale za visoke performanse;
• stvoriti motivaciju za promjenu i razvoj;
• ispraviti radnje zaposlenog.

Osnovni principi prijenosa povratnih informacija

1. Pravovremenost. Procjenu treba dati ubrzo nakon što je događaj ili zadatak završen, a ne sedmicu ili mjesec kasnije.
2. Specifičnost. Potrebno je razgovarati o konkretnim radnjama, a ne o cjelokupnom radnom iskustvu stručnjaka.
3. Povratna informacija je dijalog između podređenog i menadžera, a ne monolog šefa. Neophodno je pitati podređenog za mišljenje o tome šta se dogodilo, njegovu viziju situacije i rješenja koja bi on sam mogao predložiti da se to ispravi.
4. Zabrana razgovora o ličnosti podređenog. Može se raspravljati samo o konkretnoj radnji ili činjenici, ali ne o samoj osobi i njenoj profesionalnosti u cjelini.
5. Fokusirajte se na postizanje određenog rezultata, a ne na proces rasprave o samoj situaciji.
6. Sa zatvorenim vratima. Komunikacija mora biti strogo individualna, bez prisustva trećih lica. Ako se kritikuje tokom dostavljanja povratne informacije, prisustvo stranaca će naglo smanjiti motivaciju podređenog da promijeni ponašanje.

Jasna pozicija lidera

Nemogućnost menadžera da se pridržava svog gledišta i stalne promjene u stavu prema radnim situacijama pogoršavaju odnose sa podređenima.

Zaposleni takvog šefa smatraju nedosljednim, nesigurnim u sebe i svoje odluke.

Ako iz nekog razloga menadžer još nije formirao mišljenje, onda je bolje prvo razumjeti situaciju, a tek onda iznijeti svoje gledište zaposlenicima.

Upravljanje timom nije samo postavljanje zadataka i praćenje njihove implementacije. Nemaju svi zaposleni dovoljno iskustva da efikasno izvrše zadatak. Uzimajući to u obzir, morate biti spremni pomoći zaposleniku savjetom i dati dodatno vrijeme. U nekim slučajevima, privremeno dodijelite iskusnijeg zaposlenika.

Postavljamo konkretne ciljeve

Jasna izjava o cilju je ključ za postizanje kvalitetnog rezultata. Rad bez cilja stvara osjećaj beskorisnog rada bez kraja i početka, odlaska na posao radi procesa, a ne rezultata.

Za povećanje motivacije zaposlenih važno je da ciljevi su pomogli profesionalni razvoj specijalista. Pokazao kako zaposleni rade omogućava kompaniji da reši ambiciozne probleme.

Ako završetak zadatka uključuje postizanje nekoliko ciljeva, morate odrediti prioritete, pokazujući koji su najvažniji.

Procjena posljedica

Prilikom donošenja bilo kakve upravljačke odluke, menadžer je dužan da proceni kako će to uticati ne samo na celokupni proizvodni proces, već i na dalju interakciju podređenih međusobno. Ovo posebno važi za nagrađivanje i kažnjavanje zaposlenih, rešavanje situacija i unutrašnjih kontradikcija u timu.

Takođe je važno proceniti uticaj ponašanja vođe i njegovog stila upravljanja na opštu klimu u odeljenju: Da li šef dodaje entuzijazam i motivaciju u rad, ili obeshrabruje želju za obavljanjem zadataka?.

Mi kontrolišemo rezultate

Nedostatak kontrole nad izvršenjem zadatka rađa neodgovornost. Svaki zaposleni mora znati da će zadatak koji mu je dodijeljen biti provjeren. Svaki rezultat, čak i najneefikasniji, može se smatrati zadovoljavajućim ako nema kontrole.

Ali čak i ako se odrede rokovi za izvršenje nekog zadatka, a na kraju izostane kontrola od strane šefa, onda se zaposleni naviknu na to da se njihov rad ne provjerava. Odjeljenje će u budućnosti pokazivati ​​loše rezultate.

Trezveno se procjenjujemo

U nekom trenutku, pojedini menadžeri razvijaju iluziju permisivnosti, jer je važan samo rezultat, a ljudi koji obavljaju zadatke su promjenjiva vrijednost.

U ovoj situaciji postoji samo jedan lijek - zdrava samokritičnost. A podređeni će takvom vođi brzo signalizirati da ide dalje od dozvoljenog: javlja se više pritužbi zaposlenih na šefa, pojavljuju se odbijanja da se povinuju naredbama, stručnjaci otvoreno izjavljuju da zaslužuju poštovanje, a ne stalno podmetanje i kritiku upućenu njima .

Učinkoviti menadžeri uvijek definiraju svoje razvojne horizonte i nastoje naučiti nove tehnologije za upravljanje osobljem i proizvodne procese.

Prateći osnovne principe poslovne komunikacije, menadžer će moći da postigne visoke rezultate u radu odjela, a zaposleni će rado dolaziti na posao i izvršavati postavljene zadatke.