Создание домашнего архива примеры советы. Как систематизировать домашний архив

«Домашний архив» — пользовательское приложение на базе FileMaker Pro, позволяющее организовывать материалы домашнего (личного, семейного, родового) архива в электронной форме, сортировать их, осуществлять поиск, распечатывать материалы, списки и карточки материалов домашнего архива.

У всех, кто трепетно относится к своей семейной истории и хочет сохранить для потомков свой домашний архив, рано или поздно возникает задача организации электронной версии такого архива. Причём организовать нужно так, чтобы удобно было сортировать материалы архива, оперативно искать, обмениваться материалами и, конечно, чтоб большая часть потребностей осуществлялась автоматически, а от пользователя требовалось бы только внести материал в базу данных. Существующее программное обеспечение, также как и возможности, предоставляемые операционными системами и офисными приложениями (нпр. папки, умные папки, ключевые слова, теги, таблицы Excel) не всегда полностью удовлетворяют потребности пользователей и зачастую их использование связано с определенными трудностями и неудобствами (нпр. структурирование материалов по лицам, к которым они относятся, и их размещение в соответствующих папках неизбежно приводит к дублированию файлов). Особенно при большом количестве материалов семейной истории.

Решить такую задачу и устранить возникающие проблемы призвано приложение «Домашний архив». Документы, рукописи, печатные издания, коллекции, медиаконтент, фотографии, рисунки, схемы, карты и проч. — электронные копии всего, что нашло свое место в домашнем архиве, может быть учтено, организовано и систематизировано в данном приложении.

Посмотрим на базовую стартовую страницу приложения (рис. 1)

Рис. 1. Базовая стартовая страница приложения «Домашний архив» в классическом стиле

При первом открытии приложении целесообразно обратиться к настройкам (см. рис. 2), позволяющим:

• Дать название домашнему архиву.
• Загрузить в приложение логотип (эмблему, родовой герб, вензель). Название и логотип после их введения отображаются на стартовой странице и в печатных формах перечней и карточек материалов.
• Отключить отображение того или иного модуля (если какие то материалы отсутствуют в домашнем архиве, нет желания их систематизировать в рамках данного приложения или отсутствует необходимость в их систематизации по какому-либо критерию).
• Выбрать стиль оформления приложения («Классический» или «Древний Египет»).

Рис. 2. Стартовая страница приложения «Домашний архив» с отображением окна настроек, названия архива, логотипа и пользовательским набором модулей.

Условно приложение состоит их двух групп модулей.

Первая группа, включающая модули «Документы», «Рукописи», «Книги», «Периодика», «Воспоминания», «Фильмы», «Аудио», «Изображения» и «Коллекции», используется собственно для учёта и организации данных видов материалов путем заполнения карточек материалов, размещения электронных копий материалов, установлению взаимосвязей между материалами, печати списков и карточек материалов.

Вторая группа, включающая модули «Лица», «Места», «Организации», «Подборки», «Источники» и «Архивы», на основе данных, внесенных в поля модулей первой группы, структурирует материал по одноименным критериям.

Организация материалов в модулях первой группы может быть следующей:

Вышеуказанное практически полностью покрывает все возможные материалы, хранящиеся в домашнем архиве. При возникновении трудностей в размещении материала в том или ином модуле (нпр. при несовпадении идентифицирующих признаков) может быть использован универсальный модуль «Коллекции».

Большинство модулей предлагают две формы отображения: перечень материалов и карточку материала. Для модулей «Периодика» и «Коллекции» используются три формы: обобщённый перечень периодических изданий (коллекций), карточку периодического издания (коллекции) и карточку отдельных выпусков издания (предметов коллекции).

При переходе к модулю со стартовой страницы отображается перечень содержащихся в модуле материалов, с указанием на их основные идентифицирующие признаки, с возможностями сортировки по ним, печати списка, настройками отображения списка, а также добавления/удаления материала (см. образец на рис. 3).

Рассмотрим возможности приложения на примере модуля «Документы» (другие модули работают аналогичным образом, различия заключаются в наборе идентифицирующих материал признаков (полей)).

Рис. 3. Страница приложения «Домашний архив» с перечнем содержимого модуля «Документы»

Из страницы перечня осуществляется переход к карточке материала, содержащей поля для заполнения идентифицирующих данных, загрузке электронной версии материала (см. рис. 4). Имеются возможности сортировки материалов по полям и печати карточки материала. Карточка материала может быть настроена применительно к конкретным требованиям пользователя (имеется опция отключения отображения отдельных полей) (см. рис. 5)

Рис. 4. Форма карточки документа для заполнения

Рис. 5. Карточка документа с открытым меню настроек и пользовательским набором полей

Особый интерес представляют поля «Источник комплектования», «Место хранения оригинала», «Лица» и «Подборки». Они предназначены для систематизации материалов по данным критериям и соответствуют модулям «Источники», «Архивы», «Лица» и «Подборки».

Поле «Источник комплектования» используется для учета лиц (родственников, организаций, архивов, сайтов и проч.), от которых материал получен, например в случаях если домашний архив пополняется материалами, относящимися к семье, полученными от других лиц.

Для случаев, если пользователь ведет поиски материалов семейной истории в государственных или ведомственных архивах, получая оттуда копии документов, это возможно зафиксировать привязкой материала к такому архиву в поле «Место хранения оригинала» и сопутствующих ему полям «Фонд», «Опись», «Дело» и «Единица хранения».

Одновременное использование полей «Источник комплектования» и «Место хранения оригинала» актуально, если поиск в архивах ведется пользователем с привлечением организаций, специализирующихся на генеалогических исследования и работе с архивами. В этом случае в поле «Источник комплектования» целесообразно указать эту организацию, а в поле «Место хранения оригинала» наименование архива.

Такие взаимосвязи могут существенно облегчить работу пользователя при определении дальнейших перспектив поиска новых материалов.

Материал можно также привязать к лицам и организациям, к которым он относится (нпр. в свидетельстве о рождении указаны сведения о рожденном человеке и его родителях, трудовая книжка содержит информацию о работе члена семьи на каком-то заводе — приложение позволяет учесть эти сведения и обобщенно их увидеть в модулях «Лица» и «Организации»).

Аналогичным образом приложение позволяет сгруппировать разного вида материалы в подборку по любой заданной пользователем теме (поле «Подборки» в карточке и одноимённый модуль). Например, в домашнем архиве имеются документы, отражающие боевой путь члена семьи в Великой Отечественной войне, военная переписка, фильмы и книги о войне, звукозаписи участников. После заполнения поля «Подборки» темой «Великая Отечественная война» в карточках каждого из материалов в модуле «Подборки» наглядно отобразятся все материалы, относящиеся к теме (см. рис. 6).

Рис. 6. Карточки подборки «Великая Отечественная война»

Как видно, в модуле «Подборки» собраны все материалы архива по определенной пользователем теме. Перечни снабжены гиперссылками: щелчок мыши на материале из перечня открывает карточку материала.

Аналогичным образом работают иные модули второй условной группы. Дубликаты материалов при этом не создаются: переход по любым ссылкам осуществляется именно к первоначально введенным данным и электронной копии материала.

Упрощенно работа с приложением сводится к следующему: заполнение карточки материала, привязка его к источникам комплектования, архивам, лицам, организациям и подборкам (при необходимости. Если её нет, то отсутствие любой привязки никак не повлияет на работу приложения), структурированный просмотр и/или иное использование материалов в соответствии с потребностями пользователя.

Таким образом, приложение «Домашний архив» представляет собой удобный инструмент для тех, кто начинает или продолжает работать с домашним архивом, изучает по нему семейную историю и хочет сохранить его для потомков.

Приложение «Домашний архив» разработано на основе изучения опыта систематизации домашних архивов нескольких десятков их владельцев и лиц, ведущих генеалогические поиски. Как показало исследование ситуация не очень удовлетворительная: используемые системы не отвечают потребностям пользователей, что негативно сказывается на полноте исследования семейных историй, приводит к потере важной информации и невозможности делится ею с другими. Ликвидировать пробел в наличии достойного программного обеспечения для ведения домашних архивов призвано приложение «Домашний архив».

В настоящее время приложение проходит тестирование у разработчика на базе его родового архива, насчитывающего в настоящий момент несколько тысяч единиц хранения и постоянно пополняющегося. После окончания тестирования разработчиком приложение будет предложено для приобретения заинтересованным лицам.

По вопросам о подробностях работы приложения и предложений по фукнционалу приложения обращаться к разработчику: Овсянников Юрий Захарович,

Принципы организации домашних семейных архивов и дополнительные материалы для проведения генеалогических исследований.

Одной из главных задач при проведении генеалогических исследований является не только архивный поиск необходимый информации, но и обеспечение обработки, хранения и передачи этой информации для ее дальнейшего использования.

Каждый из исследователей должен понимать, что необработанная и несохраненная информация может быть забыта, неверно оценена и даже потеряна. При этом сложность заключается в том, что в ряде случаев некоторую информацию будет просто невозможно восстановить. Начиная исследования, следует помнить, что задача по анализу, сохранению и передаче информации не менее сложна и трудоемка, чем сам генеалогический поиск. Более того, вследствие некоторой рутинности в подборе и хранении материалов многие исследователи уделяют мало внимание созданию личных и семейных архивов, снижая при этом результаты и ценность их генеалогических исследований. А сколько трагедий возникает при потере информации в результате таких обычных явлениях как переезд, выход из строя компьютера и т.п. Кому не знакомо отчаяние при выходе из строя винчестера, потере данных по различным причинам при отсутствии сохраненных копий!

Следовательно, очень важно не просто начинать исследования, но и правильно распоряжаться полученной информацией!

Как начинать исследования? Об этом каждый из пользователей сайта «Генеалогические чтения» может узнать из материалов «С чего начинать», размещенных в Каталоге файлов и на сайте VGD .

Данные материалы познакомят вас с некоторыми упрощенными принципами организации домашних семейных архивов.

В основе создания мало-мальски значимого архива, даже семейного, лежат принципы, характерные для организации любого архива и основанные на науке об архивах – архивоведении.

Приведу короткую справку об архивоведении и смежных областях знаний, необходимых для осуществления небольшого генеалогического исследования и формирования домашнего семейного архива.

Архивоведение – комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы «науки об архивах».

В семейных архивах, в отличие от архивов организаций можно выделить только 2 компонента:

1. Теория и методика архивоведения.

2. Компьютерные архивные технологии.

Теория и методика архивоведения

Теория и методика архивоведения (сокращенно ТИМА) – основа архивоведения.

Объектом изучения ТИМА являются:

Текстовые документы на бумажной основе;

Кино, видео и фотодокументы;

Звукозаписи;

Микрофильмы, микрофиши и другие документы на различных носителях.

Предметом разработки ТИМА являются следующие принципы и методы работы с документами:

1) принципы отбора документов, подлежащие архивному хранению;

2) методы отбора документов, подлежащие архивному хранению и комплектование архивов;

3) способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;

4) создание системы информации о содержании документов;

5) организация системы использования документной информации.

Учитывая комплексность архивоведения, стоит обратить внимание исследователей на тесную связь архивоведения с рядом областей знаний, необходимых для правильной оценки архивного документа. Укажу только несколько основных связей.

Историческая наука изучает процесс развития человеческого общества. Она помогает исследователю определить место документа и события в истории страны или региона, а так же помогает определить перспективное направление поиска того или иного документа.

История государственных учреждений изучает систему и функции учреждений и помогает исследователю разобраться в процессах формирования различных архивных фондов.

Палеография изучает систему начертаний письменных знаков и другие внешние признаки рукописей и помогает прочтению и пониманию древних документов.

Дипломатика изучает происхождение и структуру различных документов и помогает определить подлинность, дату создания документов и место их создания.

Геральдика изучает изображения на гербах, историю и т.п. и помогает установить фамильную и личную принадлежность герба.

Фалеристика изучает наградные системы и помогает установить время, событие и статут награды, и статус награжденного.

Кроме этого при исследованиях весьма перспективно использование таких областей знаний как: нумизматика, ономастика, эпиграфика, археогеография и т.п.

Конечно же, вам не надо будет сдавать экзамены по вышеперечисленным областям знаний, но по имеющемуся у автора опыту исследований можно сказать, чтоуспехи в ваших исследований будут во многом зависеть от того, насколько вы образованы и в этих областях. Все же если вас удовлетворяет знание только 4-х поколений ваших предков, эти знания, возможно, вам не понадобятся. Но если вам предстоит работать в РГАДА без палеографии будет сложно, хотя и к трудностям прочтения старославянского можно приспособиться. В любом случае: четыре ли или двадцать поколений вас интересует, без создания семейного архива не обойтись!

Итак, вернемся к ТИМА, к принципу 1, который звучит так :

Принципы отбора документов, подлежащие архивному хранению.

Шаг 1

Какие же документы надо хранить?

Для того чтобы ответить на этот вопрос рассмотрим несколько определений термина «документ».

Документ – материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве (ГОСТ 16487-83).

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р51141-98).

Эти определения для архивного дела вполне подходят, но требуют некоторого разъяснения и дополнения. Скажем, гранитный утес, в силу своей неинформативности, не является документом. А делает ли его документом надпись: «Здесь был Вася»? Такой документ призван пронести гордое имя «Вася» через века, как образец наскальной росписи, характерной для 20 века!

В архивном деле используется понятие архивный документ.

Архивный документ – ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Это определение сразу полностью формализует принцип отбора документов – значимый документ – храни, незначимый - уничтожай. Значит документ «Здесь был Вася» необходимо уничтожить.

Вопрос значимости каждый решает сам, но все же можно сформировать некий общий список значимых документов:

1) личные и семейные свидетельства (имеется ввиду о рождении, образовании и т.п.);

2) аттестаты;

3) паспорта;

4) договора;

5) акты;

6) справки и т.п.

Словом, все, что может дать информацию о человеке, времени, месте, событии и т.п.

Сюда же можно отнести фотографии, аудио и видеозаписи, словом все, что можно отнести к объектам изучения ТИМА.

Сложность заключается в том, что один и тот же архивный документ в 18 веке и в 21 имеет разную историческую ценность. Но в этом случае, повторяю, все решает собственник.

Другим интересным моментом является то, что для общества и для исследователя один и тот же документ является различным по ценности.

Рассмотрим копию с метрической книги 19 века о бракосочетании Аверьяна Васильева сына Шарапова, дворянина села Яблонево, Скопинского уезда Рязанской губернии, 38 лет, 1 брак, с дочерью дворянина Василия Антонова Гавердовского, Ольгой Васильевной, 23 лет, и поручителями: д. Тонкачевой Пронского уезда дворянином Николаем Алексеевым Сукочев, д. Крутой дворянином Сергеем Марковым Стаханов, д. Крутой Михаилом Васильевым Шараповым и д. Гальцовой Куминского приходадворянином Иваном Ильиным Зарецким.

Для ГАРО (Государственный архив Рязанской области) эта копия стоит 5 – 10 рублей, а для исследователя это документ большой ценности!!!

В этом документе имеется и дата бракосочетания, и возраст жениха и невесты, девичья фамилия невесты, фамилия, имя и отчество ее отца, география дальнейшего поиска! Кроме того, явное перспективное направление исследований по линии Шараповых, т.к.Михаил Васильевич, скорее всего родной брат Аверьяна Васильевича. Сразу интересны связи между всеми вышеуказанными фамилиями. Особое внимание к сословной принадлежности всех участников этого события: дальнейшие поиски можно проводить по линии дворянского собрания, а это другие фонды и другие поиски.

Кроме того, знание географии (и наличие карты Рязанской области) подскажет, что д. Тонкачевой уже нет, но на карте Рязанской области есть урочище Тонкачи. Дальнейшие поиски определят, что это урочище и является искомым местом, но в этом случае без археографии (географии прошлого) уже не обойтись.

Более углубленное изучение документа показывает, что возраст жениха – 38 лет, скорее всего, определяется его военной службой характерной для дворян Рязани, а дата бракосочетания - 1866 год указывает, что это, возможно, Кавказская война. Теперь данные по семье Аверьяна Васильева сына Шарапова можно поискать не только в ГАРО, но и в Москве, на 2-ой Бауманской, в Военно-историческом архиве. Там очередь желающих и нужны дополнительные данные, но кто ищет…

Следовательно, перед нами генеалогический документ большой ценности, равно как и любая переписка с архивами, также как и отрицательный ответ на запрос тоже является архивным документом для личного архива. Рекомендую относиться к этим документам с особой тщательностью. Вот так можно определить понятие «архивного» документа для вашего личного или семейного архива.

Методы отбора документов, подлежащие архивному хранению.

Шаг 2

Как из документов собрать архив

Если вы только начинаете свои исследования, то можно сразу делать все как надо. Если же ваш архив пока представляет собой большую коробку с бумагами, то необходимо выполнить предварительный анализ всех документов, их классификацию и систематизацию.

Держатели коробок не должны пугаться названий «классификация» и «систематизация», это не так сложно. Вам необходимо внимательно разложить ваши архивные документы по трем уровням, которые в вашем семейном архиве будут называться: фонд, опись, дело.

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой. Это могут быть документы одной организации (для нас это не интересно), одного фондодержателя, документы, связанные единством объекта, времени, местонахождения, семьи, рода, отдельного лица. Это может быть так же деление на идеологические или теологические особенности, как-то церковные документы и т.п. Желательно, чтобы в рамках одного семейного архива фондов было не слишком много, хотя их количество определяет сам фондодержатель.

Архивная опись – часть фонда, в которой архивные документы объединены по какому-либо признаку: скажем только электронные копии или только материалы одной губернии и т.п. В архивах есть целая система классификационных признаков архивных описей, но затруднять личные архивы точной системой классификации нет смысла. Желающим провести четкую классификацию описей авторы сайта готовы предоставить учебник по архивоведению. Главное для нас это то, что опись – это объединение документов по признаку.

Дело – часть описи, объединенная конкретными особенностями. Это могут быть совершенно разные особенности, история, содержание, изображение и т.п. Если документ выделить по особенностям трудно, логично собирать документы по времени, к примеру, дела за 2007 год.

Дело – это уже вполне материальный объект, состоящий из листов, каждый из которых представляет собой архивный документ. В архиве дела могут быть очень большими, но мы можем ограничиваться обычной папкой делопроизводителя.

Каждое дело характеризуется заголовком, который раскрывает состав и содержание документов и датой начала дела. Торец дела и его обложка должна содержать информацию о местоположении дела в системе классификации (№фонда, № описи, № дела), название дела. Очень удобно, если к оборотняя сторона обложки содержит опись названий документов в деле.

Дело закрывается по различным признакам: окончание года, окончание события, наконец, по причине наполнения. Дата окончания дела и количество листов вносится при закрытии дела. Также производится отметка – дело закрыто.

Хорошие результаты дает создание аннотации документов в деле, в случае если заголовок дела не охватывает всех особенностей архивных документов.

Подобную аннотацию удобно иметь и на фонды и на описи архива

Самое главное – классификация и систематизация производится один раз. В архивах вообще существует правило – документы не перекладываются и не дублируются.

Итак, если вы поняли, как будете классифицировать и систематизировать документы с шагом 2 закончено.

Шаг 3

Способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов

Очень важный момент для семейного архива – документы требуется сохранить. Существует множество подходов к хранению документов, у каждого свой вкус. Лично мы храним бумажные носители и носители в виде каких-либо корочек в папко-файлах, формата А5-А3.

Возможно так же применение папок с «липкими» страницами, такие дела имеют очень опрятный вид. При этом следует оценивать структуру материала оригинала, корочки некоторых документов так прилипают, что отрываются только с потерей верхнего слоя. Стоит так же учитывать, что в подобных альбомах сложно ознакомится с оборотней стороной документа.

Самые важные документы должны обязательно иметь электронные копии (быть отсканированы). Дубликаты документов, как и видео- и аудиоматериалы хранятся на электронных носителях и имеют несколько резервных копий.

Более сложно хранить «емкие» предметы памяти. Некоторую сложность представляет хранение орденов и медалей из-за их ценности.

Шаг 4

Создание системы информации о содержании документов

Система информации о содержании документов тесно связана с системой использования документной информации и основана на проведении каталогизации архива.

В общем виде, архивный каталог – это архивный справочник в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам), расположенной в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документарной информации. Для семейных архивов главная цель каталогизации:

А) быстрый поиск информации о содержании документа;

Б) быстрый поиск местонахождения самого документа.

Несмотря на тот факт, что в прошлом и позапрошлом веках основой каталога являлась картотека (и по сей день существуют такие «монстры» как картотека департамента полиции в ГАРФ или картотека Сената в РГИА), все же рекомендуем вести каталог вашего архива в электронном режиме.

Главные условия действенного каталога:

Каждое дело должно иметь название и дату начала дела, а так жеколичество листов и дату окончания дела при его закрытии;

Наличие аннотаций на фонды, описи и дела существенно упрощает поиски;

Необходимо разработать и поддерживать собственный вариант каталога архива в компьютерном режиме, который должен соответствовать фактическому состоянию архива.

Для семейных архивов каталог – название слишком громкое, можно ограничить его названием путеводитель. Пример путеводителя в Каталоге файлов.

Шаг 5

Организация системы использования документной информации

При создании каталога или путеводителя пользоваться семейным архивом становится легко и удобно. Главное, при добавлении новых документов не следует забывать делать их электронные копии и вносить данные о них в электронный путеводитель.

Более сложным моментом является создание системы использования полной документной информации.

Действительно, возможности каждого исследователя по приобретению и размещению сопутствующих материалов ограничены: мы не можем держать у себя в домах многотомные собрание всей вспомогательной к генеалогии литературы. А сколь нам необходимо сопутствующей информации?

Возможно, придет время, и мы будем иметь библиотеку подобной литературы, но что пока?

Пока данную сложность мы можем преодолеть, используя «держателя» информации. Подобный выход из ситуации успешно применяется участниками крупных военных сайтов. Возьмем, к примеру, источники информации о награждении георгиевскими крестами за РЯВ. В 2006 году вышло уникальное издание с очень маленьким тиражом и очень высокой ценой. Достать это издание желающим просто не было никакой возможности. Решение довольно простое. На сайте Цусима можно задать вопрос об интересующим вас георгиевском кавалере, и участники этого сайта помогут вам его решить!

Если вы обладаете уникальным, дорогостоящим или просто редким материалом по генеалогии или другим смежным областям знаний вы указываете данные этого материала и адрес его ме c тонахождения: скажем «держатель predok ».

Компьютерные архивные технологии

Большинство пользователей сайта «Генеалогические чтения» в качестве компьютерного программного комплекса использует программу PAF 5. Вопросы по работе данной программы можно задавать на форуме нашего сайта. Прекрасные материалы размещены на сайте А.Иванова:

http://alex-m-ivanov.narod.ru/ .

Для тех, кто интересуется другими программами сообщаю, что у держателя predok есть книга М.Б.Петриченко «Компьютер в генеалогических исследованиях». Если есть желание, могу дать ознакомиться.

При этом помните самое главное! Минимальное количество электронных копий для ваших материалов – 3 экземпляра!!! При этом одна из копий не должна хранится у вас дома.

Успехов вам!

Д окументы есть в каждом доме , и их скапливается немало. Квитанции, гарантийные талоны, инструкции, документы на недвижимость, авто, медицинские карточки, паспорта, свидетельства, дипломы…. Как показывает практика места они занимают довольно много, а требуются обычно не очень часто, но почти всегда внезапно и срочно. Вот поэтому они должны быть упорядочены и структурированы, а еще…их количество можно свести к минимуму. Сегодня об этом).

Чтобы навести порядок в документах надо последовательно выполнить следующие три шага:

1 шаг. Выкинуть лишнее

2 шаг. Сортировка оставшегося.

3 шаг. Организовать хранение.

У меня документы занимали два ящика в тумбе в гостиной. В первом лежали собственно документы, а во втором инструкции и гарантийные талоны. Где-то раз в год я все это разбирала, какая-то часть выкидывалась, но в любом случае два ящика по-прежнему были заняты этим добром. В этом году я решила организовать хранение иначе. Но сначала надо все разобрать и избавиться от лишнего, размусориться. Ох, не люблю это слово, но… так емко характеризует процесс). Вот задумалась, если бы не гипс на ноге, затеяла бы я это мероприятие? По времени вышло очень прилично.

1 шаг. Размусоривание.

Складываем всю документацию в одну кучу или несколько, я раскладывала в две и разбирала в два этапа: инструкции и документы. Именно так они у меня уже были рассортированы по ящикам.

Выкидываем инструкции от тех девайсов, которые приказали долго жить, просроченные гарантийные талоны. Квитанции, которым больше трех лет. Остальные документы индивидуально.

2 шаг. Сортируем.

3 шаг. Организация хранения.

Самый приятный и творческий процесс.

Начала я с инструкций и гарантийных талонов. Думаю, Вы со мной согласитесь, довольно редко мы ими пользуемся. Какими-то только первое время, пока осваиваем покупку, а какие-то даже и не открываем – всё очевидно. Вещи приобретаются, инструкции копятся. Я вообще любитель техники, целый ящик макулатуры в итоге нажила. Решила я перевести абсолютно все инструкции в электронный вид. В результате внушительная куча бумаги трансформировалась в маленькую электронную папку «инструкции» в ноутбуке.


Расскажу как. В сети есть практически все инструкции, просто надо в поисковике забить название техники (марку и модель) и скачать файл pdf или обычный текстовый файл. Для пары вещей инструкции скачать не удалось и я их отсканировала. Также создала текстовую папочку, где сохранила важную информацию по отделочным материалам (например, какая и где кафельная плитка (модель, коллекция), ткань на диване, артикулы напольных покрытий, производитель и колер краски). Это позволило распрощаться с еще большим количеством бумажек. Да, эта работа заняла время, но в итоге искать нужное стало гораздо быстрее и удобнее. Не надо рыться в куче бумаг, не надо их как-то упорядочивать, регулярно перебирать и размусоривать, они не занимают место,а еще на пк удобно увеличить мелкий шрифт. Кроме разово затраченного времени (и то только потому, что не делала это по мере покупок раньше), минусов такого хранения инструкций я не нашла. Единственное, что я делаю дополнительно, это и документы, и фотографии копирую на внешний носитель, мало ли ноутбук устанет и откажется работать.
Если хранение в электронном виде для Вас неудобно, то можно завести папку и разбить все инструкции на группы. Сортировка может быть по назначению (электроника, бытовая техника, для здоровья, разное) или по местоположению (кухня, ванная, комнаты). Не стоит под каждый девайс делать отдельную папку, такое хранение не сильно будет отличаться от стопки, да и пользоваться приходиться редко.

Остальные документы. Они уже рассортированы на группы и их объем понятен. Вот исходя из объема и надо продумать хранение. Удобное хранение☝!

Хранить документы лучше вертикально, стопка – это не самый удобный вариант. При вертикальном хранении не надо ничего доставать, чтобы добраться до нижележащего.

Ящик для документов у меня уже есть - размеры ящиков я еще при заказе мебели делала такие, чтобы помещался формат А4. Я купила сортер (можно было и без него обойтись), канцелярские конверты на зип-молнии и кнопке. Разложила документы в папки, подписала их и составила в ящик. Те что реже используются (документы на право собственности, старые, но пока хранящиеся квитанции) в глубину, часто используемые ближе.
! Если папки на виду, то стоит потратиться и выбрать что-то красивое, чтобы не портить интерьер.

! Большое количество папок, на мой взгляд, не очень удобно, поэтому документы надо группировать достаточно объемно, а в более крупные папки можно вложить более мелкие конверты, чтобы структурировать документы внутри. Никто не просматривает домашнюю документацию ежедневно, а значит чрезмерно усердствовать и под каждую бумаженцию делать отдельную папку, маркировать ее нет смысла. Возможно, это красиво и интересно, но на счет целесообразности поспорила бы))).

Папки получились такие:

• документы на недвижимость по каждому объекту отдельно;
• документы на авто;
• личная папка для каждого члена семьи;
• медицинская папка для ребенка;
• квартирная папка (документы по электрике, счетчикам на воду, договор с телефонной станцией…);
• старые платежи (архив за три года);
• текущие платежи «платежи 2018» (в большой конверт положила дополнительно средний с маркировкой «оплачено»).

Папка с коммунальными платежами, думаю, в скором будущем тоже аннулируется, но пока не рискнула, надо понаблюдать, как все это работает. Как я понимаю ситуацию, при платежах онлайн, их история хранится 3-5 лет. То есть при любых недоразумениях с коммунальщиками можно попросить выдать еще раз квитанцию и найти в истории платежей соответствующий чек. С этого года чеки я распечатывать перестала, просто делаю пометку на квитанции «оплачено», ставлю дату оплаты (чтобы, если что, чек быстро найти) и отправляю в соответствующий конверт.

Если нет специального «мебельного» ящика для хранения папок, как у меня, то подойдет любая соответствующая коробка, корзина, контейнер, куда могут поместиться конверты А4. Можно использовать и обычную коробку нужного размера, просто обклеить ее обоями или самоклеящейся пленкой. Здесь нет предела для фантазии.

Как создать семейный архив.

Дятлова Алина 7 кл., Дятлова Наталья 10 кл., Лицей № 344

Гордиться славою своих предков не только можно, но и должно: не уважать оной есть постыдное малодушие... Бескорыстная мысль, что внуки будут уважать за имя, нами им переданное, не есть ли благороднейшая надежда человеческого сердца.

А.С. Пушкин

В чём смысл семейных архивов, почему они так важны? Когда-то понятие “фамильная честь” звучало естественно и было понятно многим. Честь семьи, честь рода, передаваемые из поколения в поколение, ко многому обязывали. Запятнать себя значило запятнать честь рода. В романе “Война и мир” старый князь, отправляя сына на войну, говорит: “...коли тебя убьют, мне, старику, больно будет... <...> А коли узнаю, что ты повёл себя не как сын Николая Болконского, мне будет... стыдно!”. - “Этого вы могли бы не говорить мне, батюшка, - улыбаясь, сказал сын”. А в столовой висело генеалогическое древо рода: “Князь Андрей глядел на огромную, новую для него, золотую раму с изображением генеалогического дерева князей Болконских, висевшую напротив такой же громадной рамы с дурно сделанным (видимо, рукою домашнего живописца) изображением владетельного князя в короне, который должен был происходить от Рюрика и быть родоначальником рода Болконских”.

Традиции дворянской, а вместе фамильной чести упразднились после революции 1917 года. Появились новые понятия - “потомственный сталевар”, “потомственный учитель”, “потомственный военный”, но в основу теперь была положена профессия, а не нравственное достоинство члена семьи. В 20-е и 30-е годы стало просто опасно обнаруживать свои дворянские корни. И только в конце XX века, после перестройки, возродился интерес к семейным традициям.

Кроме чувства гордости за принадлежность к семье, есть нормальный интерес к своим предшественникам. Кто они? Откуда? Чем занимались? Какой у кого был характер? Интересно рассматривать старые фотографии, читать бабушкины письма, додумывать истории. Когда-то имена и сведения о родственниках передавались из уст в уста. Потом родственные связи стали изображать в виде дерева, отсюда пошло название “родословное древо” - прообраз родословных таблиц. Затем данные о родственниках начали заносить в родословные росписи. Зародилась и начала развиваться историческая дисциплина, изучающая происхождение, историю и родственные связи родов и семей, а также занимающаяся составлением родословных - генеалогия. Ещё при Ярославе Мудром появились греческие рукописи, в которых употреблялось слово “генеалогия”, в переводе на русский означающее “родословие”, но росписи появились только в XVI веке. В русские родословия, создававшиеся с XVI века, записывали потомков по мужской линии: сведений о браках, женах, судьбах дочерей там не было. Уже в конце XVI века росписи начали украшаться маленькими историями. Записывалось не только упоминание об участии предка в какой-то баталии, но и рассказ о том, как геройски он воевал.

На ленте времени вырисовывается несколько поколений: дети - родители - бабушки/дедушки - прабабушки/прадедушки - прапрабабушки/прапрадедушки. Непосредственные родственники: родители, бабушки и дедушки - это семья. Прабабушки и прапрабабушки с прапрадедушками - предки. На протяжении столетия одновременно живут три поколения: в начале века начинается жизнь деда, в конце века живет внук. На протяжении двухсот лет сменяется шесть человеческих поколений, на протяжении тысячи лет - тридцать.

В средние века рыцарь, желавший вступить в рыцарский союз, должен был доказать свое рыцарское происхождение. Доказательством служило рыцарское родословное древо. Рисовалось оно так. Внизу ствола - герб рыцаря; далее ствол делился на две главные ветви: справа рисовался герб отца, слева - герб матери, каждая из ветвей тоже делилась на две ветви, поменьше, на которых помещались гербы деда и бабки с отцовской и материнской сторон.

Необязательно быть рыцарем и обладать гербом, чтобы нарисовать свое родословие. Нам нравится работа по воссозданию истории нашей семьи. Вместе с родителями, бабушками и дедушками мы собрали бесценный материал в виде документов, фотографий, значков и медалей, статей в газетах, предметов быта. Родственники из разных уголков страны прислали фотографии, воспоминания. Мы записываем все рассказы, собираем и подписываем фотографии, чтобы знать, кто на них изображен. Очень интересно отправляться с родителями в места, где раньше жили родственники - в Белоруссию, Казахстан, Сибирь. Мы еще не везде побывали, но, по рассказам родителей, бабушек и дедушек, это очень красивые места.

При составлении родословного древа возникали затруднения. Родственники жили в разных уголках распавшегося Союза: не всегда удаётся получить сведения из местных архивов. Существует программа информатизации архивной системы страны. Наверное, лет через двадцать у каждого из нас будет возможность не только составлять родословные деревья, используя Интернет, но и иметь доступ к электронным копиям архивных документов. Компьютерные технологии выручают уже сегодня. Компьютер качественно и быстро обрабатывает архивные материалы. Представьте, что Вы много лет занимались составлением родословной своей семьи. У вас есть нарисованное родословное древо, большое количество фотографий, документов, записанных воспоминаний. Вы придумали собственную систему хранения информации, но, кроме вас, вряд ли кто сможет во всем этом разобраться. Используя компьютерные технологии, достаточно один раз ввести в компьютер необходимые данные, сохранить их, и большинство процессов, таких как составление родословных росписей, построение таблиц родства, создание групповых и индивидуальных отчетов, сохранение информации о первоисточниках, подготовка всевозможных указателей и другие будут автоматизированы. Использование современных методов поиска информации в генеалогических базах данных Интернета и на CD-Rom не только делает процесс составления родословной увлекательным, но экономит время на поиски документов в архивах и библиотеках.

Существует много генеалогических программ, по большей части англоязычных, но есть и русскоязычные версии. Наша семья выбрала программу “Древо Жизни”. Программа проста в использовании, ею могут пользоваться даже дети. В то же время у “Древа Жизни” широкие возможности: она автоматически строит родословные деревья, содержит механизм событий, позволяющий создавать сложные жизнеописания, позволяет хранить текст, фотографии, звуковые и видеоматериалы, имеет систему поиска, возможность сортировки и фильтрации данных, получения статистических отчётов.

Составление родословной возможно при общей заинтересованности членов семьи. Подобно тому, как мы расспрашивали дедушек и бабушек об их юности, они в своё время расспрашивали о том же своих родителей. Так рассказы передаются из поколения в поколение.

Для составления родословного древа, прежде всего, следует обратиться к ближайшим родственникам - родителям, бабушкам, дедушкам, а также дядям и тетям. Надо расспросить их о том, кого из предков и какие события из истории семьи они помнят.

Всякое генеалогическое исследование основывается на трех составляющих: именах, датах, названиях населенных пунктов или учреждений. Отсутствие хотя бы одного компонента часто делает поиски невозможными. Нельзя найти человека в каком-либо городе, если нет привязки по времени. Или найти того же человека, родившегося в 1700 году, если неизвестно, где это произошло. Начинайте с опроса родственников. Снимайте копии со старых фотографий и документов, записывайте информацию, выясняя степени родства. Любая мелочь, самая бредовая легенда могут оказаться ключом к открытию или указать направление поисков. Важные сведения часто содержатся в старых записях и письмах.

После опроса родственников, живущих поблизости, следует написать письма родным, живущим в других местностях, задать те же вопросы.

Вторым этапом исследования будет работа с материалами домашнего (семейного, родового) архива: документами, фотографиями, письмами, рукописями. Если архив не разобран, вам предстоит работа по его систематизации.

Третьим этапом, скорей всего, будет работа с документами в библиотеках, музеях, архивах.

В Интернете есть сайт “Всероссийское Генеалогическое Древо” - постоянно пополняющаяся интернет-коллекция сведений о людях, связанных с Россией, независимо от национальности и времени жизни (). В нём много разделов, один из них, “Советы начинающим”, окажется полезен для человека, решившего построить генеалогическое древо.

А ещё, мы думаем, было бы хорошо, если бы появилось общество школьников, изучающих свои родословные. Мы могли бы общаться по Интернету, обсуждать новые генеалогические программы, делиться опытом составления семейных архивов и создания родовых гербов, помогать друг другу в решении возникающих проблем и просто встречаться, чтобы рассказать о себе.

Посольский приказ – первое внешнеполитическое ведомство России.

Малышев Алексей 11 А класс, гимназии № 107

Сейчас, когда по всему миру постоянно вспыхивают военные конфликты и происходят другие катаклизмы, в результате которых страдают тысячи людей, начинаешь понимать, что всего этого, возможно, можно было бы избежать, проведя мирные переговоры, попытавшись разрешить назревающие проблемы дипломатическим путем. Поэтому тема, выбранная мною, очень актуальна и имеет особое значение для нашего общества.

Современные проблемы и трудности внешней политики лучше постигаешь, углубившись в прошлое, подойдя к истокам русской профессиональной дипломатии. История внешнеполитического ведомства Русского государства своими корнями уходит в глубину веков. Впервые регулярное ведение дел внешней политики начинается еще в середине XV века. Однако первым ведомством “иностранных дел” Московского государства является именно Посольский приказ. Учреждение его стало начальным этапом на пути формирования российской внешнеполитической службы. Конечно, дипломатические сношения Русское государства с другими народами имели место и в более ранние периоды, например, во времена Киевской Руси. Но тогда они носили непрофессиональный частный характер.

Задачей своего исследования я не ставил рассмотрение всей внешней политики, проводимой Посольским приказом на протяжении полутора веков его существования, это практически невозможно. Цель моей работы – раскрыть значение для русской истории появления в системе государственного управления такого органа, как Посольский приказ, а также – определить роль этого ведомства в становлении отечественной внешнеполитической службы. В связи с этим, перед началом работы над рефератом мной было поставлено несколько вопросов:

1) Как сформировался Посольский приказ, и что сопутствовало этому процессу?

2) Какую структуру имело первое российское внешнеполитическое ведомство?

3) Кто осуществлял руководство приказом, и как выкристаллизовывались из общего государственного управления люди, ведавшие только дипломатическими делами?

4) Кем были руководители Посольского приказа по своему социальному положению, и как они подходили к ведению вверенных им дел?

Детальное изучение Посольского приказа позволяет не только внести соответствующие коррективы в общую картину эволюции приказной системы России XVI-XVII веков, но и более основательно подчеркнуть значение приказного строя как уникального, самобытного явления российской государственности и культуры.

В работе над рефератом были использованы не только труды известных русских историков: В.О Ключевского, С.М. Соловьева, Н.М.Карамзина, – но и исследования современных авторов, в частности работы А.П.Богданова и Н.М. Рогожина. Наибольший интерес у меня вызвали труды последнего. В своей монографии “Посольский приказ. Колыбель российской дипломатии” Николай Рогожин последовательно анализирует деятельность и состав приказа в XVII веке, дает характеристику этого учреждения. В.О. Ключевский в труде “Боярская Дума Древней Руси”, описывая Думу, одновременно рассматривает проблемы, связанные с возникновением приказа. А.П.Богданов в книге “Первые российские дипломаты” характеризует первых руководителей этого ведомства. Также мной были использованы сочинения служащего Посольского приказа середины XVII века Г.К. Котошихина. В его трудах собраны сведения обо всех учреждениях того времени, в том числе немалое внимание уделяется вопросам, связанным с Посольским приказом.

В своем реферате я подробно исследую процесс становления первого русского внешнеполитического ведомства, а также рассматриваю дипломатию Московского государства до образования этого учреждения. На основе изучения данной проблемы, я пришел к выводам, что еще до создания особого ведомства, великие московские князья устанавливают регулярные отношения более чем с двадцатью иностранными государствами, причем многие из которых желали заручиться поддержкой молодого еще Московского государства. Сложные задачи, стоявшие перед Русским государством со времени Ивана III в области внешней политики, требовали создания особого учреждения для руководства дипломатическими сношениями. И действительно, именно с этого периода в России начинается выделение внешнеполитической службы в системе общего государственного управления.

Образование Посольского приказа происходило одновременно с формированием всего государственного аппарата России, но в то же время оно имело свои особенности. Со второй половины XV века начинает складываться исполнительная власть, органами которой и были приказы, возникавшие в известной мере стихийно, подчиняясь требованиям времени и нуждам государства и московских князей.

Созданию же Посольского приказа препятствовало несколько обстоятельств. Царь все ещё не может решить один из основных вопросов: кому поручить внешнеполитические дела – представителю ли родовой знати, боярину, или же представителю служилого дворянства? Первый стоит по своему рангу недалеко от царя и может позволить себе проявлять дельное участие во внешней политике государства, чего не сделает дворянин, лишь безропотно выполняющий предписания монарха, но не смеющий вмешиваться в их суть. Существует не только социальный вопрос, но и проблема профессиональной компетентности. Также большую роль в торможении создания отдельной, полноценной дипломатической службы играл и психологический фактор. Московские государи никак не могли принять, что кто-то помимо них или даже наряду с ними будет руководить внешней политикой, заниматься только ней, иметь преимущество перед другими царедворцами и перед самим главой государства.

Постепенно ведение дел внешней политики усложнялось, потребовалось их упорядочение, то есть создание самостоятельного ведомства, таким органом и стал Посольский приказ. Сведения об этом учреждении очень противоречивы, в качестве примера я приведу вопрос, связанный с датой образования этого учреждения.

Белокуров, историк начала XX века, сделал выписку из посольских книг: “в 1549 году поручено посольское дело Ивану Висковатому”. Этот год он и определил как дату создания Посольского приказа. Существуют мнения, что он был создан раньше, но это не справедливо, так как до 1549 года внешнеполитическое ведомство (“Стол” повытчика Посольских дел в Казенном дворе) было лишь частью Казенного двора – общей правительственной канцелярии – и не являлось самостоятельным органом. Также до Висковатого нельзя назвать ни одно лицо, которое бы занималось исключительно внешними, посольскими делами. С февраля 1549 года такой человек появляется, поэтому именно этим времен и датируется оформление Посольского приказа как отдельного внешнеполитического ведомства. Некоторые ученые, не отрицая мнения С.А.Белокурова, предполагают, что он был создан не раньше 1549 года, но здесь встает уже вопрос скорее не исторический, и терминологический. В. О. Ключевский высказывает мнение, что он был основан в 1565 году. Он объясняет свое заявление тем, что именно в этом году было построено отдельное здание для Посольского приказа. Но я склоняюсь к 1549 году и считаю, что именно этот год следует считать жатой образования Посольского приказа.

Однако созданное ведомство не стало полностью самостоятельным, оно находится под властью Боярской Думы и царя. Данное “промежуточное” состояние приказа продолжалось более века и завершилось только после заключения Андрусовского перемирия (1667), когда значение этого учреждения настолько повысилось, что оно перестает быть в зависимости от Думы. Хотя на первом этапе своего существования внешнеполитическое ведомство и действовало как канцелярия Боярской Думы, значение появления его в Русском централизованном государстве велико. Теперь, с появлением специального приказа, ведавшего международными делами, наступила некоторая стабильность во внешней политике. Посольский приказ имел единственного руководителя, в руках которого были сосредоточены сведения по всей внешней политике государства. Международными делами занимались теперь люди, ведение внешней политики для которых было основным родом деятельности. С появлением Посольского приказа в Московском государстве вопросы, разрешавшиеся дипломатическим путем, стали гораздо сложнее и разнообразнее, чем раньше. В их числе было много таких вопросов, которые до тех пор не входили в круг дипломатических сношений. К этим делам можно отнести выдачу политических преступников, покупка боевых припасов, наем военных сил, заключение займов, ограждение интересов своих торговых людей и т.д. В решении этих и подобных вопросов – большая заслуга внешнеполитического ведомства.

В своей работе я анализирую также структуру этого учреждения, что помогает лучше оценить значимость Посольского приказа для Русского государства. После рассмотрения этого вопроса я пришел к выводу, что первое внешнеполитическое ведомство играло огромную роль в развитии нашей страны. Это легко увидеть на примере оплаты труда служащих Посольского приказа. Она была в 3-5 раз выше, чем в других приказах. Этот факт неоспоримо свидетельствует о большой значимости первого внешнеполитического ведомства и о заинтересованности царской власти в этом органе государственного управления.

Хотя служащие Посольского приказа и не были полными профессионалами своего дела (в то время еще не существовало дипломатических школ), небольшой по численности штат приказа на протяжении полутора столетий поддерживал отношения почти с тремя десятками стран. Роль Польского приказа в формировании русской внешнеполитической службы огромна: фактически служащие приказа заложили основы и принципы российской дипломатии, и оставалось лишь развивать, совершенствовать и дополнять их.

В процессе работы я вышел на очень важную проблему. Посольский приказ был не только учреждением, ведавшим внешней политикой, постепенно он превращался в своеобразный культурный и идеологический центр страны. Здесь работало большое число переводчиков, сюда стекались многочисленные сообщения о событиях в России и за рубежом. Посольский приказ располагал большой библиотекой с печатными и рукописными книгами, географическими картами, архивом, здесь хранилось довольно большое число произведений искусства, выполненных иностранными авторами. Именно в стенах Посольского приказа зародилась и была осуществлена мысль о необходимости составления трудов по истории России. Посольский приказ, как и любое другое ведомство, бедующее внешней политикой, рассматривается часто однозначно. Многие считают, что он занимался исключительно дипломатией, но это не так. Обширная деятельность Посольского приказа по развитию русской культуры является ярким подтверждением этого.

Кроме того, немалое внимание я уделяю причинам расформирования Посольского приказа.

Во-первых, как и любой другой приказ, Посольский приказ не был избавлен от волокиты и медлительности в делопроизводстве. Во-вторых, недостаточная унификация и специализация первого русского внешнеполитического ведомства. В-третьих, одной из причин можно считать также излишнюю загруженность самих служащих этого учреждения. В-четвертых, это относительно низкая эффективность установления связей с новыми государствами.

Однако можно полноправно сказать, что Посольский приказ, несмотря на бывшею в нем волокиту и запутанность делопроизводства, несмотря на его архаичность, подготовил своей целеустремленной работой основной хребет, крепкий фундамент внешнеполитического ведомства России, с которым было не стыдно и вполне надежно вступать в новый XVIII век. В своей дипломатии Россия уже к началу века оказалась на довольно большой высоте, что очень помогло Петру Великому в его реформировании, но вовсе не было создано в результате его деятельности.

В ходе исследования были рассмотрены два совершенно противоположных типа государственных деятелей.

В истории русской дипломатии, как и в любой иной сфере, существуют различные типы деятелей: одни добиваются своего положения исключительно своими способностями, другие достигают всего путем интриг. Первые из них – истинные патриоты своей страны и готовы на все ради Отечества, вторые, напротив, – используют занимаемое ими положение в корыстных целях, работая только на себя. Первый глава Посольского приказа Иван Михайлович Висковатый лучшие годы своей жизни, талант и силы отдал служению Отечеству. Братья Щелкаловы же наоборот постоянно старались использовать свое положение для личных целей. Их поступки и поведение является отражением дней сегодняшних. Рассматривая личности этих начальников внешнеполитического ведомства, можно лучше понять проблемы нынешние.

Рассмотрев основные вопросы, связанные с Посольским приказом, можно точно сказать, что роль этого учреждения в русской истории очень велика.

Посольский приказ заложил основы русской дипломатической школы, оставил богатое наследство сменившей его коллегии Иностранных дел. Он создал прочный фундамент для дальнейшего формирования российской внешнеполитической службы.

История этого приказа является ярким примером того, что к началу XVI века в государственном управлении все большую роль начинают играть неродовитые, но грамотные чиновники. Практически все руководители Посольского приказа, происходя из простого народа, добивались значительного результатов на государственной службе.

Проанализировав структуру первого русского внешнеполитического ведомства, можно сделать вывод, что оно имело огромное, постоянно возрастающее значение для государства. Именно по причине своей значимости и важности рассматриваемых в нем дел Посольский приказ входил в число ведомств, в которых разрешалась сверхурочная работа.

конференцию по вопросам гимназического образования. 2. Делегировать представителей Ассоциации гимназий Санкт -Петербурга в рабочую группу...

В последние годы пленочная фотография перестала быть массовым явлением и стала уделом не слишком многочисленных энтузиастов. Мы не будем подробно описывать все последствия состоявшегося перехода от пленки к цифре, это тема отдельного большого материала. Остановимся лишь на двух из них: количество фотографий, создаваемых среднестатистическим фотографом в год, резко увеличилось, причем печатаются тем или иным образом лишь очень немногие из них.

Понятно, что эти два явления связаны между собой самым непосредственным образом. Если вы снимаете на пленку, волей-неволей приходится задумываться, стоит ли сейчас давить на кнопку спуска, или нет. В кассете максимум 36 кадров («кропнутую» семидесятидвухкадровую экзотику прошлых лет не рассматриваем), плюс к тому проявка и печать стоят денег.

Ну а в том случае, когда мы используем цифровую фотокамеру, ограничений нет практически никаких. Флеш-карточки сейчас до неприличия емкие и дешевые, зачастую они могут вместить несколько тысяч кадров максимального качества. Да и за просмотр полученных «шедевров» на экране компьютера денег не берут.

Результат – гораздо большее количество фотоснимков. Уже этого было бы вполне достаточно для того, чтобы радикально снизить количество печатаемых карточек. Дело даже не в цене отпечатка, дело в том, что готовые фотографии надо где-то хранить.

Современный фотолюбитель средней руки за год может отснять и десять, и пятнадцать тысяч кадров. Даже если распечатать их в формате 10х15, мы получим огромный объем материала – а куда его девать, особенно в обычной квартире?

Более того, на увеличение количества снимков наложилось ухудшение их среднестатистического качества. В самом деле, если создание фотографии ничего не стоит, многие люди вообще перестают задумываться над построением кадра и выбором правильных настроек: «И так сойдет, в случае чего – переснимем!». Разумеется, получившийся при таком подходе к творчеству продукт печатать обычно никому не хочется, ибо он ужасен как с технической точки зрения, так и с художественной. Такие «фотки» не радуют обычно даже самого фотографа, просматривают их только один раз. После чего плоды фотосессии исчезают в глубинах жесткого диска домашнего компьютера, где со временем и гибнут бесславно.

И Бог бы с ними – кабы не тот факт, что вместе с плевелами уничтожаются и зерна. В самом деле, у любого человека есть какие-то снимки, которые ему нравятся, и очень обидно бывает, когда их не удается найти среди залежей мусора.

Некоторым людям, недавно вошедшим в мир цифровой фотографии, такая ситуация может показаться абсурдной. «Как это, мол, так – не получается найти нужный снимок? У меня это занимает пару секунд!»

Вынужден предостеречь их от излишнего оптимизма – так бывает только поначалу, когда снимков не много, и сняты они недавно. Поэтому фотограф еще хорошо помнит, где у него что лежит.

Фотографии, лежащие в беспорядке – это неудобно

Но проходит время, и ситуация меняется. Количество снимков нарастает лавинообразно, а память начинает подводить. Не так уж просто вспомнить, что именно изображено на фотографии десяти- пятнадцатилетней давности, особенно если изображений за тот период было накоплено много. И с каждым новым съемочным днем положение лишь усугубляется.

Доходит до абсурда – один знакомый хвастался мне однажды, что «сумел найти нужный снимок за пять часов, и это очень быстро». Именно тогда я окончательно понял, что стихийно сложившуюся систему управления изображениями – если, конечно, можно так назвать бессистемную фотосвалку – надо радикально менять.

Что мы можем сделать? Многое. Прежде всего, необходима максимально полная унификация всего и вся. Не секрет, что люди часто хранят свои фотографии крайне небрежно. Часть находится на жестком диске компьютера – и, конечно, в разных местах. Часть – на CD-диске, полученном от друга. Еще часть – на каких-то флешках, и так далее. Такой «зоопарк» по определению не может обеспечить нам ни удобства поиска фотографий и доступа к ним, ни надежности хранения.

Поэтому первое, что нам стоит сделать, так это скопировать все накопленное добро на жесткий диск компьютера. Не факт, что мы его потом там оставим, но для начала так будет правильнее. Если материалов скопилось много, а жесткий диск невелик, то обработку фотографий можно производить порциями, хотя это и не столь удобно.

Ладно, фотографии мы собрали, попутно обнаружив, что часть сменных носителей пропала, а часть уже неработоспособна. Укрепились во мнении, что поддержание порядка – дело нужное. Дальше что?

А дальше надо вспомнить, какой у нас стиль съемки. Часто ли мы фотографируем, или не очень? Если выходы «на дело» – редкость, все сравнительно просто; нет необходимости прибегать к сложным методам каталогизации. Вполне достаточно будет создать отдельную папку для каждого года, а в ней уже – несколько подпапок для отдельных событий, будь то встреча друзей, туристический поход, поездка на отдых или чья-то свадьба.

Сопутствующая информация в таком случае может храниться просто в именах папок и, иногда, файлов. Вот пример: « 2008_05_12-France_Germany-Ivan_Ivanov/IMG_6401-Tour_Eiffel.jpg ».

Название папки начинается с даты, когда был сделан первый снимок, причем вначале указывается год, потом месяц, и лишь за тем число. Соблюдение такого порядка важно потому, что в результате наши папки будут расположены в хронологической последовательности. Предположим, что весной мы ездили во Францию, а осенью – на Бали. Если дата не указана, папка «Bali» будет перед папкой «France», что неудобно.

Кому-то указание даты в начале имени папки может показаться излишним: мол, рассортировать объекты по времени их создания и так несложно, благо средства операционной системы позволяют считывать информацию о времени создания файла или директории. Однако такой метод крайне ненадежен, ибо масса программ обожает переписывать разного рода метаданные – и практически каждый сталкивался с ситуацией, когда, по мнению ОС, картинка была изменена раньше, чем создана. Именно поэтому указать дату в названии лишним не будет.

Дальше мы пишем, какого рода фотографии содержатся в папке. Это могут быть – как в нашем случае – кадры из туристической поездки. В таком случае целесообразно указать название посещенного места или страны. Но также речь может идти о каком-нибудь событии. Если вы фотографировали свадьбу своих друзей, то текст может быть приблизительно такой: « Ira_Max_wedding ». В общем, принцип именования у нас прост и понятен.

Дальше – опционально – можно упомянуть и фотографа, осуществлявшего съемку. Это будет полезно в том случае, когда одно событие фотографировали несколько человек одновременно. Ну а в том случае, если снимал лишь один человек – то есть вы – авторство можно и не указывать, дабы не удлинять сверх меры путь к файлу.

Итак, с именем папки разобрались, теперь следует верно назвать файл. Прежде всего, стоит отметить, что в подавляющем большинстве случаев целесообразно оставить имя – или, правильнее будет сказать, номер, присваиваемый камерой. Благодаря нему фотографии будут рассортированы в хронологическом порядке, то есть номер выполняет ту же функцию, что и дата в начале имени папки.

В принципе, сгенерированное камерой название можно оставить прямо так, как оно есть – но можно и добавить к нему описание того, что же, собственно, изображено на снимке. В нашем случае это Эйфелева башня – « Tour_Eiffel ».

И еще пара замечаний методического характера. Несложно заметить, что в названиях файлов и папок я использовал исключительно символы латинского алфавита. Да, ныне большинство программ вполне корректно поддерживают кириллицу, но накладки все равно случаются. По той же самой причине не использовались и пробелы. Конечно, обходиться без транслитерации приятнее, но нужны ли вам лишние проблемы? Мне – нет.

Итак, архив создан. Теперь важно не забыть сделать его резервную копию. Носители для изготовления оной могут быть выбраны самые разные, но наиболее часто в быту используется внешний жесткий диск или оптика (CD-R, DVD-R, BD-R). Жесткий диск удобнее – всего одно устройство позволяет хранить весь каталог изображений целиком, не придется вспоминать, где находится та или иная папка. Однако в том случае, если он выйдет из строя – а такое иногда бывает – пропадут все снимки.

Оптические диски менее емкие, каждый из них сможет вместить всего несколько папок. Однако это более надежный метод, так как DVD-R не может быть случайно перезаписан, ему не страшны компьютерные вирусы и перепады напряжения в сети. Это не значит, что информация защищена на сто процентов – но в большинстве случаев теряется только часть данных, диск редко становится полностью нечитаемым. Поэтому, если хранить болванки в чистоте и темноте – солнечный свет для них губителен! – да еще и не забывать проверять их читабельность хотя бы раз в год, то архив ваш находится в относительной безопасности. Кстати, для облегчения поиска нужного диска стоит указать на коробке названия записанных на него папок. Вот, собственно, и все.

Впрочем, «все» - это только в том случае, если снимаете вы мало. Если же выходы с камерой случаются вполне регулярно, такой архив будет крайне малоэффективен. Нет, он все равно гораздо лучше, чем бессистемное сваливание отснятого материала, но искать нужный кадр потребуется очень долго.

А потому мы поговорим сейчас о создании архива посложнее, но и значительно более совершенного. Основное отличие – в том, что информация будет храниться уже не в названии файла, а в его метатегах, так называемом EXIF’е.

Часть информации, содержащейся в EXIF

Что такое EXIF? Exchangeable image file format, стандарт хранения метаданных (то есть данных о данных; о файле в нашем случае), разработанный в 1998 году авторитетной японской ассоциацией JEIDA. Благодаря EXIF стало возможным записывать информацию о фотографии прямо в нее саму, причем прочитаны и поняты эти данные могут быть практически любым совместимым устройством или программой. Есть отдельные теги, специфичные для той или иной фирмы-производителя, но большинство сведений вполне стандартны.

Поскольку EXIF не позволял прикреплять к файлу некоторые данные, необходимые для продуктивного взаимодействия фоторепортеров и пославших их на задание редакторов, была принята еще и IPTC Information Interchange Model, более известная просто как IPTC.

Читателю может показаться, что ему-то знать о ней вовсе не обязательно, ведь он не репортер. Однако это не так! Например, модель IPTC позволяет подробно описывать место и объект съемки, или указывать, распространяется ли на данную работу режим копирайта. Все это может пригодиться и любителю.

Как IPTC соотносится с EXIF? Для наших целей вполне допустимо считать IPTC расширением EXIF, хотя в реальности все несколько сложнее. Но это сложности для разработчиков программ, конечного пользователя они касаются мало.

Весьма приятным является тот факт, что значительная часть информации заносится в EXIF автоматически, при создании фотографии, и в результате мы можем узнать, когда был сделан тот или иной кадр, какой использовался режим съемки. Сохраняются данные о выбранном относительном отверстии, фокусном расстоянии, выдержке, ИСО… Все это здорово помогает тем, кто еще только недавно начал осваивать техническую сторону фотографического процесса. Благодаря информации из EXIF можно понять, почему кадр получился именно таким, и в следующий раз более осознанно настраивать свою камеру.

Возможности современной техники велики, но не безграничны. Никакой фотоаппарат не в состоянии определить, что именно он только что запечатлел. Поэтому описывать сфотографированный сюжет нам придется самостоятельно. Но прежде чем приступить к этому не слишком увлекательному, но необходимому процессу, нам потребуется выбрать программу, в которой мы и будем работать. Существует несметное множество фотовьюеров, и возможности их различаются кардинально.

Есть системы издательского класса, позволяющие легко находить нужный кадр среди десятков миллионов других, снятых сотнями разных фотографов. Есть программки, по своим возможностям недалеко ушедшие от встроенных в операционную систему утилит для простейшей работы с изображениями. Очевидно, нам подойдет нечто среднее, в крайности мы впадать не будем.

Одной из наиболее популярных ныне программ нужного нам типа является Google Picasa – и причина востребованности оной не только в том, что ее продвигает мощнейшая транснациональная корпорация, не только в том, что со ссылками на ее дистрибутив сталкиваются ежедневно миллионы людей.

Основа успеха Picasa – простота освоения в сочетании с довольно мощным функционалом. На этой утилите мы сегодня и остановимся. Совершенно бесплатно и вполне легально ее можно . Доступны версии для Windows, Mac и Linux.

Установка едва ли может вызвать какие-то затруднения. Правда, стоит задуматься, соглашаться ли на то, чтобы впредь по умолчанию использовать Picasa в качестве программы, по клику мыши на иконке открывающей большинство распространенных типов графических файлов. Если на вашем компьютере для просмотра графики используется что-нибудь вроде «Программы просмотра изображений и факсов Windows», предложение принять стоит. А вот в том случае, когда за работу с картинками отвечает какой-то более серьезный вьюер – например, ACDSee, то нет – если, конечно, устраивает его функционал, и не хочется опробовать что-нибудь новенькое.

Фотовьюер, часть программы Picasa

Также следует указать область памяти, подлежащую каталогизации. Это может быть как весь жесткий диск, так и отдельные папки. Ограничить зону поиска имеет смысл, например, в том случае, когда вы не хотите индексировать те или иные картинки или видеоролики. Маленькие тайны есть у всех… Впрочем, хранить секретные незашифрованные данные на жестком диске – это не лучшее решение, так что стоит задуматься об общем подходе к защите своей информации.

После завершения процесса инсталляции Picasa проверит содержимое всех подлежащих индексированию папок, дабы найти уже существующие фотографии и создать для них небольшие превью. Это, конечно, займет некоторое время. Поиск в папках может быть однократным, а может и повторяться при каждом запуске программы: все зависит от настроек, которые заданы при установке.

Как мы помним, по умолчанию наши папки будут расположены в хронологическом порядке. Это удобно – легче вспоминать, где что изображено.

Так выглядит папка с фотографиями перед началом каталогизации

Многие люди думают, что для каждой фотографии необходимо составить подробнейшее описание. Оно, конечно, не помешает, но при этом краеугольным камнем системы каталогизации является вовсе не текст на несколько абзацев, а небольшой набор ключевых слов. Мы же помним, что основная цель нашего труда – облегчение процесса поиска фотографий, а многословные описания тут помогут мало. Потребуется, как минимум, полнотекстовый поиск по данным EXIF, но большинство имеющихся программ его пока не поддерживают.

Иное дело – ключевые слова. Если их правильно выбрать, найти нужный кадр становится несоизмеримо легче, причем речь может идти не только об отдельном снимке, но и о некоторой, необходимой нам, выборке. Например, можно обнаружить все сделанные в горах снимки с цветами.

Однако правильно подобрать ключевые слова не столь уж просто. Да и научиться особо негде: интернет, конечно, пестрит заголовками статей о правильном их выборе, но… Речь обычно идет о поисковой оптимизации. Кому-то может показаться, что это ровно то, что нам требуется – мы ведь именно что оптимизируем процесс поиска фотографий. Однако радоваться рано, потому как поисковая оптимизация понимается авторами этих рекомендаций несколько однобоко, исключительно как способ завоевания первых позиций в результатах выдачи сетевых поисковиков. Причина такого перекоса очевидна: search engine optimization давно уже превратилась в индустрию с огромными оборотами. А где деньги, там и интерес публики.

Надо понимать, что у нас и у SEOшников разные цели: им требуется, часто любой ценой, поднять позицию продвигаемых материалов. В то время как мы заинтересованы в том, чтобы поиск по нашему архиву давал максимально корректный, релевантный результат. Поэтому применять советы, почерпнутые из материалов Сети, следует с осторожностью.

Итак, какие же все-таки выбрать ключевые слова в нашем случае? Ну, во-первых, следует просто подумать о том, когда и как мы будем искать данный снимок. Например, посетили мы местность с длинным, труднопроизносимым названием. Практически наверняка не пройдет и нескольких лет, как оно забудется. Однако предположим, что в этом районе расположен крупный метеоритный кратер, и его огромная котловина произвела на нас немалое впечатление. В этом случае гораздо вероятнее найти искомое по ключевому слову «метеоритный кратер», чем по названию местности. Нет, топонимы, конечно, следует указывать, просто не стоит надеяться исключительно на них. Подумайте, что вам больше всего запомнится в снимке.

Вводим ключевые слова

Очень важно единообразие в написании ключевых слов. Скажем, «Вася», а не «Васю», даже в том случае, если оного Васю куда-то несут, а фотограф именно процесс переноски и запечатлел. Вы никогда не вспомните, в какой именно форме указали то или иное слово. Впрочем, в перспективе эта проблема будет решена, так как программы-каталогизаторы стремительно совершенствуются, и в недалеком уже будущем станут поддерживать поиск с учетом разных словоформ. Однако архив должен быть функционален уже сейчас, а потому думайте, как именно написать то или иное слово.

Кстати, ключевое слово «Вася» было использовано исключительно в демонстрационных целях, в реальном фотоархиве его употреблять не следует. Василиев вокруг нас много, и найти фотографию нужного будет сложновато. Поэтому к имени стоит добавить и фамилию, либо же еще что-нибудь для более точной идентификации изображенного на снимке субъекта.

Имена мы обычно пишем с заглавной буквы – но в пределе можно отказаться и от использования прописных символов, особенно в том случае, когда их употребление четко не регламентировано. Например, вполне допустимо написать что «президент», что «Президент», и с точки зрения поискового алгоритма это, вообще говоря, разные вещи. Однако Picasa может искать слова без учета регистра букв, так что придавать чрезмерного значения этому вопросу не следует.

Пробелы использовать можно и нужно, благо сейчас мы имеем дело не с именами файлов. Так что в роли ключевого вполне может выступать целое словосочетание. В то же время не стоит злоупотреблять данной возможностью: «Красная площадь» будет в самый раз, а вот «угарная посиделка на хате у друзей Коляна» - нет.

Так, с ключевыми словами разобрались – можно ли теперь сделать еще нечто такое, что радикально облегчило бы нам дальнейший поиск нужных снимков? Да – самое время заняться геотеггингом, сиречь привязкой фотографий к тем точкам местности, где они были сделаны.

Таковая привязка позволяет нам отобразить все – или некоторые – снимки из нашего архива на электронной карте. Элементарным становится нахождение фотографии нужных объектов и местностей, даже в том случае, когда ключевые слова помочь по тем или иным причинам не могут.

Существует три варианта проведения геотеггинга. Первый, наиболее удобный, заключается в автоматическом добавлении координат точки съемки в EXIFсамим фотоаппаратом. Это возможно благодаря встроенному или внешнему GPS-модулю; жаль только, что большинство моделей камер им не укомплектованы.

Теперь фотоархив приобрел новое, географическое измерение, и в перспективе изменится подход не только к поиску, но и к демонстрации снимков, особенно туристических. С картой намного нагляднее получается.

В начале статьи мы уже разъяснили, что введенная нами информация будет храниться внутри самих файлов с фотографиями, в тегах EXIF. Этот метод хорош тем, что обеспечивает сохранность данных, а также возможность беспрепятственной миграции из одной программы-каталогизатора в другую. Но есть и недостаток – при таком подходе затрудняется поиск, особенно если снимки хранятся на разных носителях.

Для того чтобы работать с фотографиями было легко, информация о них должна храниться в централизованной базе данных. Однако в случае гибели такой базы – скажем, из-за отказа жесткого диска или действий компьютерного вируса – мы теряем абсолютно все вбитые в нее сведения. Конечно, БД можно было бы и архивировать, но какой пользователь этим занимается?

Возникает закономерный вопрос: нельзя ли объединить достоинства двух методов? Можно; достаточно всего лишь прописывать информацию не только в EXIF фотографии, но и в базу данных каталогизатора. Picasa так и делает. Только не следует забывать о том, что в случае изменения данных после создания резервной копии мы получим два несогласованных варианта одного и того же снимка. Теоретически программа могла бы запоминать этот факт для его устранения в будущем, но такое поведение является прерогативой продуктов корпоративного уровня. В нашем случае вопрос придется решать вручную.

Вообще, несмотря на впечатляющий уровень автоматизации, достигнутый благодаря современному софту, каталогизация все равно требует приложения рук. Многим кажется, что это слишком трудоемкий процесс, но такое мнение в корне не верно. Помните, речь идет о сохранении вашей личной Истории. Не сделаете вы – не сделает никто.

Более того, вспомните самое начало статьи – мы выяснили, что одной из предпосылок возрастания роли каталогизации стал стремительный рост количества и падение качества фотографий. Этот процесс набрал силу потому, что создание снимка ничего не стоит. А если мы тратим время на его обработку, то, волей-неволей, будем задумываться перед тем, как нажать на кнопку спуска затвора. Плохих кадров будет меньше, а хороших больше – ради такой перспективы стоит потрудиться.

Обсудить на форуме