Какой размер командировочных в году. Как посчитать? Примеры

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом работодатель обязан возмещать работникам расходы, связанные с командировками. К числу возмещаемых расходов относятся и суточные, т. е. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ). О величине суточных при командировках за рубеж, а также их налогообложении мы рассказывали в нашей . В этом материале расскажем о суточных при командировках по РФ.

Нормы суточных при командировках в 2017 году (размер) по России

Величина суточных при командировках по РФ, а также порядок их возмещения устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 168 ТК РФ). Это означает, что единая норма суточных командировочных расходов в 2017 году, которая была бы обязательна для всех организаций, не установлена.

При этом, в любом случае, такая величина должна быть экономически обоснована.

Налогообложение суточных

В расходах по налогу на прибыль выплаченные суточные учитываются в фактическом размере (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это объясняется тем, что норматив таких затрат в НК РФ не предусмотрен. Аналогично, в размерах, установленных организацией, признаются суточные при применении УСН (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

А вот по НДФЛ норматив в отношении суточных имеется. К суточным по России в 2017 году применяется ограничение в размере 700 рублей за день командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, суточные, выплаченные сверх данной величины за каждый день командировки, облагаются НДФЛ.

Размер командировочных расходов в 2017 году (суточных), облагаемый страховыми взносами по НК РФ, аналогичен применяемому при исчислении НДФЛ. Это значит, что взносами на обязательное пенсионное, медицинское и соцстрахование на случай временной нетрудоспособности суточные по РФ облагаются в той части, в которой они превышают 700 рублей в расчете на 1 день командировки (п. 2 ст. 422 НК РФ).

А вот что касается страховых взносов «на травматизм», то вся сумма выплаченных работнику суточных не облагается этими взносами (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ , Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Возмещение командировочных расходов (суточных) в 2017 году: учет

В бухгалтерском учете оплата суточных командировочных расходов в 2017 году отражается привычной записью по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счетов учета денежных средств. При этом выплата суточных при командировках в 2017 году может производиться как наличными из кассы организации, так и путем перечисления на счет работника (обычно на его зарплатную карту) (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счета 71 – Кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета»

Когда авансовый отчет будет утвержден, сделаны будут такие бухгалтерские записи:

Дебет счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. – Кредит счета 71

Командировка – временное отправление сотрудника в другой город в целях исполнения поручения руководства. Она позволяет работнику расти по карьерной лестнице, набираться опыта и навыков, повышать квалификацию, обучаться ведению деловых переговоров и прочим возможностям.

Но вдобавок к этому формируется на бюджет сотрудника, отправившегося в командировку, которая должна быть компенсирована силами работодателя.

Согласно общим нормам Трудового кодекса, есть определенные лимиты на суточные расходы , которые могут быть понесены во время пребывания вне рабочего места.

Определение суточных в соответствии с законодательством

Официальная расшифровка понятия «суточные» есть в законодательстве. Согласно положениям, суточные представляют собой дополнительные расходы сотрудника на проживание в другом населенном пункте .

То есть, когда сотрудник отправляется в командировку, его заработная плата сохраняется в полном размере, а также работодатель обязуется компенсировать расходы, понесенные в процессе отъезда. На практике сотрудник может рассчитывать на суточные только в том случае, если он провел в командировке более одного дня , то есть ему пришлось искать ночлег вне дома.

Понятие «суточные» включает в себя несколько основных групп издержек :

• размещение в другом городе, связанное с непосредственным наймом жилого помещения (аренда квартиры, комнаты, гостиницы, отеля);
• питание в заведениях общепита, покупка продуктов питания в супермаркете;
• проезд на общественном транспорте – корабле, поезде, автобусе, автомобиле, самолете до пункта назначения, а также передвижение в его пределах и затраты на возврат на Родину;
• деловой обед с партнерами, посещение мероприятий, которые запланированы для улучшения работы компании, в которой работает сотрудник;
• прочие расходы, связанные с непосредственным исполнением трудовых обязательств.

На практике часто случалась неразбериха касательно того, какие расходы стоит отнести к суточной норме, а какие затраты можно считать лишними. Если принять во внимание определенные лимиты, данная задача может быть решена быстро.

Возмещение суточных затрат осуществляется каждому работнику, который отправляется заграницу . Их возврат подразумевает учет всего времени, пока работник пребывает в командировке. Сюда включены не только рабочие дни с понедельника по пятницу, но также и отработанные выходные, праздники, включая дни нахождения в пути, вынужденные остановки.

Если речь идет об однодневных выездах за пределы рабочей территории, то они в России не компенсируются. Однако в рамках локальных нормативных актов работодатель имеет возможность предусмотреть организацию этого процесса по подобным поездкам. Ведь, даже если сотрудник уезжает на день, он несет определенные расходы, которые подлежат обязательному возврату.

Общий порядок возмещения расходов выглядит так:

• при отправлении сотрудника в командировку работодатель сообщает ему о лимитах;
• работник отправляется в поездку и тратит денежные средства в соответствии с лимитами;
• по возвращении на рабочее место сотрудник предоставляет доказательства затрат (проездные билеты, чеки);
• расходы на командировку в сутки умножаются на количество дней, проведенных вне постоянного места проживания, и выплачиваются совместно с положенной заработной платой за этот период.

На некоторых предприятиях порядки возмещения расходов могут быть другими, но общая суть остается той же.

Нормативные акты

Общие размеры суточных выплат, связанных с расходами на командировки, регулируются Трудовым кодексом, в частности – статьей 168 . Согласно этим нормам, при направлении сотрудника на исполнение поручения работодатель обязуется возместить дополнительные расходы.

Согласно законодательству, действующему с 1 января 2016 года, работодатели, как и прежде, обязуются платить эти суммы. Размер их определяется в самостоятельном порядке и впоследствии закрепляется в соответствующих локальных актах организации. Например, это может быть Положение о командировках.

Размер по России и за границей

На практике, в соответствии со ст. 217 НК РФ , предполагаются определенные максимальные размеры , которые не предполагают начисления налога на доходы физических лиц.

1. Если говорить о расходах по России – лимит 700 руб .
2. Если сотрудник отправляется в командировку заграницу – 2500 руб .

То есть если сотрудник отправился в командировку из Москвы в Красноярск и в сутки потратил 1000 рублей, то 300 рублей подлежит налогообложению. А если он отправился в Европу, то он может потратить 2500 рублей.

В случае затрат суммы свыше этого лимита, например, 3000 руб., оставшаяся часть (500 рублей) подлежит уплате налога.

Согласно Постановлению Правительства РФ №729 , происходит регулирование начисления всех командировочных выплат . В этом документе также предписана фиксированная величина начислений по суточным расходам для поездок по территории России.

На 2018 год размер средних суточных на каждого сотрудника составляет 100 рублей . Регулируется этот процесс Постановлением Правительства РФ №812 . К этому документу есть специальное приложение, регулирующее выплаты в соответствии с расчетом по каждой стране.

Нормы для однодневной поездки

Согласно законодательству, минимальный срок командировки не регулируется . Иногда поездка по поручению работодателя может быть однодневной . После приезда сотрудник обязуется отчитаться за поездку.

Работодатель возмещает ему все затраты, но эти суммы (например, на проезд, питание) должны подлежать согласованию заранее . Закон, как уже говорилось, гласит о том, что мини-поездки не предполагают выплаты суточных .

Но здесь дело уже в совести работодателя: оставить сотрудника совсем без денег, даже если это законно, или самостоятельно установить лимиты. Если работодатель все-таки планирует возместить работнику какие-то расходы, это может быть некая фиксированная сумма.

Как рассчитать

Абсолютно на каждом предприятии происходит установление суточных расходов по командировкам , при этом размер расходов определяется локальными актами. Если принимать во внимание расчет и оформление этих выплат, здесь есть несколько ключевых особенностей .

Служебная командировка – это временная поездка работника в другой город, осуществляемая на базе письменного распоряжения, отданного директором. В правительственном Постановлении установлены общие правила и порядки , в которых сотрудник направляется в служебную командировку.

Как уже отмечалось, в качестве расходов, связанных с командировкой, выступают такие направления, как проезд до места исполнения обязательств, аренда жилого помещения, средний заработок за время служебного отъезда, дополнительные расходы на проживание, позволенные со стороны руководителя.

В 2018 году выплата командировочных расходов осуществляется в день начисления , согласно требованиям НК РФ.

Какие изменения произошли в 2018 году

Основные изменения, которые коснулись этой сферы, затронули суточные для определения базы страховых взносов. В расчетную базу не включены страховые взносы по травматизму . Размер суточных командировочных расходов в 2018 году не подлежит обложению сборами в сумме 700 рублей для РФ, и 2500 рублей, если работник отправляется за рубеж. Но если организация установила размер суточных в 1000 рублей, то с 300 руб. будет удержан НДФЛ.

Определение нормы командировочных расходов в 2018 году осуществлено исключительно для расчета базы, которая регламентируется Налоговым кодексом Российской Федерации. К ней относится страховой взнос и подоходный налог.

Законодательными положениями не запрещено установление индивидуального размера суточных, который был бы выше суммы лимита. В этом случае с суммы превышения просто уплачиваются налоговые и страховые сборы.

Дополнительная информация представлена ниже на видео.

Обязательные документы при оформлении командировки

В 2017 году порядок оформления командировок стал значительно проще. Теперь вовсе не обязательно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание - эти документы отменены Постановлением Правительства РФ № 1595. Однако ряд компаний по-прежнему использует эти документы для контроля. Это не противоречит законодательству, но применение данных форм следует закрепить во внутреннем документе предприятия.

Также в 2017 году стал не обязательным для применения журнал учета командированных работников.

Подробные правила учета командировок и расходов по ним закреплены в Постановлении Правительства РФ № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Какие же документы нужно оформить в обязательном порядке при направлении работника в служебную командировку? Их всего два:

1. Письменное решение директора (например, приказ).
2. Служебная записка работника, но только при поездке в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте.

Получается, что самый главный документ - это распоряжение руководителя. Служебная записка оформляется лишь при использовании автомобиля либо другого служебного (личного или взятого в аренду) транспорта.

Работник вправе написать служебную записку вне зависимости от способа передвижения до места командировки и обратно. В записке он может указать предполагаемые расходы и предварительно рассчитать необходимую сумму. Порядок составления таких записок обычно также фиксируется в локальных актах фирмы.

Командировочные расходы и отчет по ним

Прежде всего следует отметить, что работник, находясь в командировке, продолжает получать зарплату. Только рассчитывается она исходя из среднего заработка.

Основные командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ):

Суточные;
затраты на проезд;
проживание;
прочие обоснованные расходы.

Суточные по-новому

Уже давно в России не существует какого-либо лимита суточных. Коммерческие компании и ИП вправе установить любой размер (ОСНО - пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ, УСН - пп. 13 п. 1. 346.16 НК РФ), закрепив это в нормативном локальном акте или в коллективном договоре. Малые предприятия чаще всего устанавливают суточные для поездок по России в размере 700 рублей. Это связано с тем, что именно такая сума не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Можно установить суточные и в большем размере, тогда с суммы превышения нужно удержать НДФЛ. Для заграничных командировок существует лимит 2 500 рублей - суточные в этих пределах не облагаются НДФЛ.

На данный момент суточные в любом размере не облагаются страховыми взносами. То есть не важно, в каком размере выплачиваются суточные - 700 рублей или, может быть, 3 000 рублей в день.

С 01.01.2017 вносятся изменения в НК РФ, согласно которым суточные будут облагаться страховыми взносами в пределах установленных лимитов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Здесь будет такое же правило, как и при обложении суточных НДФЛ. Значит, суточные сверх лимита (700 рублей либо 2 500 рублей) будут облагаться страховыми взносами.

Например, компания выплачивает суточные в размере 1 000 рублей в день. Работник был в командировке 4 дня. За все дни командировки ему причитается 4 000 рублей суточных. Однако, по норме не облагаются лишь 2 800 рублей (700 рублей х 4 дня). Разница между фактической выплатой и лимитом (4 000 – 2 800 = 1 200) подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Затраты на проезд

Затраты на проезд до места командировки и обратно компенсируются работнику в полном размере, но при условии их документального подтверждения (ст. 264 НК РФ).

Если работник едет на поезде, ему также компенсируют затраты на постельное белье. А стоимость перевозки подтвердит железнодорожный билет.

При авиаперелетах понадобится билет (маршрут-квитанция) и посадочный талон.

При утере документов придется запрашивать справку у перевозчика о подтверждении поездки. Если работник направился в путь на автомобиле, нужно приложить служебную записку и путевые листы. Кроме того, чтобы подтвердить затраты на топливо, нужно прикрепить к отчету чеки АЗС. Нередко командированные сотрудники пользуются услугами такси. Такие расходы также можно принять к учету, если поездка была от вокзала (аэропорта) до гостиницы/места командировки или обратно (письма Минфина № 03-03-06/1/22223 и № 03-03-06/1/720).

Затраты на проживание

Чаще всего сотрудник во время командировки живет в гостинице. Для принятия расходов нужны подтверждающие проживание документы, выданные гостиницей. Если оплата произведена наличными, нужен кассовый чек или бланк строгой отчетности.

Если для проживания была арендована квартира, нужен договор аренды и копии документов о праве собственности.

Командировочные расходы суточные в 2017 году

Таким образом, предприятие гарантирует сотруднику не только сохранение рабочего места и средней заработной платы, но и возмещение затрат, понесенных в служебной поездке. В нашей статье мы рассмотрим, какие виды командировочных расходов существуют в 2017 году, как их рассчитать и документально подтвердить, и многие другие вопросы, связанные с этой темой. При этом наиболее детально будут рассмотрены суточные командировочные расходы в 2017 году.

Командировочные расходы в 2017 году можно разделить на следующие виды:

1. Суточные - затраты работника на личные нужды (поиск жилья, питание).
2. Аренда жилья (бронирование).
3. Проездные (пользование общественным транспортом, оформление проездных документов и прочее).
4. Другие расходы (мобильная связь, интернет, обмен валюты и другое).

Вышеперечисленные командировочные расходы прописывается в коллективном договоре или в локальном акте организации или фирмы.

Обслуживание в барах, ресторанах и кафе;
услуги оздоровительных учреждений (бассейны, фитнес-клубы) при гостинице, где остановился откомандированный работник;
использование услуг каких-либо сторонних организаций во время командировки.

Указанные в коллективном договоре или в нормативном акте организации виды командировочных расходов, за исключением суточных, должны иметь документальное подтверждение со стороны работника.

Суточные командировочные расходы в 2017 году и их сумма

Как уже было отмечено, суточные расходы в командировках нет необходимости подтверждать какими-либо документами.

Работодатель выплачивает работнику суточные командировочные расходы в таких случаях:

Если это командировка, то работодатель устанавливает сумму выплаты самостоятельно (сумма расходов вносится в локальный нормативный акт или в коллективный договор) в пункт Положение о командировках;
если работа связана с выездами (например, экспедиция, работа в полевых условиях) - сумма расходов прописывается не только в нормативном акте или в коллективном договоре, но и в трудовом договоре.

То есть, суточные являются возмещением-компенсацией расходов, понесенных откомандированным работником на дополнительные нужды.

В 2017 году суточные командировочные расходы включают в себя:

Оплату проезда к месту командировки работника;
покупку билетов в обратную сторону;
аренда жилья работником (на месте командировки);
оформление различных документов;
выплата карманных денег работнику (оплата услуг связи, интернета и другое).

Сумма суточных командировочных расходов в 2017 году может быть разной. Это зависит от норм организации, ее локальных актов, значимости командировки, статуса сотрудника и других факторов.

Для заграничных командировок норма суточных командировочных расходов в 2017 году не может превышать 2,5 тысяч рублей в сутки. Для поездок в пределах России - 700 рублей. Данная норма действует для работников государственных предприятий. У частных организаций есть возможность самостоятельно устанавливать размер суточных командировочных расходов. Размер суточных командировочных расходов необходимо отразить в коллективных договорах и локальных актах по трудовому праву.

Для определения собственных суточных командировочных расходов, нужно учитывать, что если сумма будет больше суммы, установленной законодательством, то нужно будет оплатить налог в размере 13% от суммы превышения.

14 июня 2016 года Госдумой был принят Федеральный закон «О внесении изменений в Налоговый кодекс РФ», который вступает в действие с 1 января 2017 года.

Согласно п. 2 ст. 422 НК РФ с 01.01.2017 с сумм, превышающих 700 рублей для поездок по России и 2 500 рублей для выполнения служебных заданий за рубежом, должны быть удержаны и уплачены страховые взносы.

Несмотря на то, что законодательство РФ не ограничивает минимальный размер выплат работнику, отправленному в командировку, все же бухгалтеру следует учесть такие показатели:

Суточные при командировках в пределах региона РФ составляют 200–300 рублей;
суточные при командировках в другие регионы составляют 500 рублей;
суточные при командировках заграницу - 1 000 рублей.

Для того чтобы оплата командировочных расходов в 2017 году была выполнена работодателем в полном объеме, необходимо правильно оформить соответствующие документы.

Напомним, что правительством были отменены следующие командировочные документы:

Командировочное удостоверение;
служебные задания;
отчеты после возвращения работника из командировки.

В 2017 году при направлении работника в служебную командировку необходимо оформить в обязательном порядке следующие документы:

Письменное решение директора в форме приказа;
при поездке работника в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте – служебная записка, в которой работник должен указать предполагаемые расходы и предварительно рассчитанную необходимую для командировки сумму. Порядок составления служебной записки должен быть прописан в локальном акте организации или ИП.

Все сведения о командировке в 2017 году будут заноситься в служебную записку. К записке нужно будет приложить сопровождающие документы. В авансовом отчете должны содержаться данные о сумме расходов работника, отправленного в командировку. Этот документ заполняется в трехдневный срок с момента возвращения работника из поездки.

Первый день командировки - день выезда работника. Факт отбытия работника подтверждается билетами (на поезд, самолет, автобус). Последний день поездки - прибытие работника на свое место работы.

Для отправления работника в командировку, работодатель выдает ему аванс. Все расходы работника, как уже было отмечено, в течение трех дней с момента возвращения, фиксируются в авансовом отчете.

Затраты на проезд (для учета налогообложения), должны подтверждаться следующими документами:

Билетами;
талонами на посадку;
квитанциями за багаж и провоз ручной клади;
путевым или маршрутным листом;
договором на оказание услуг автотранспортных компаний;
служебной запиской, в которой обосновывается использование такси.

Расходы на проживание работника, находящегося в командировке, подтверждаются такими документами:

Кассовым чеком;
квитанцией или талоном о заключении договора на проживание (в гостинице, отеле);
договором аренды жилья;
распиской хозяина квартиры о получении оплаты проживания.

Алгоритм и пример расчета суточных командировочных расходов в 2017 году

Порядок расчета суточных командировочных расходов в 2017 году определен нормами действующего законодательства РФ.

Расчет расходов производится на основании следующего алгоритма:

1. Сначала определяется сумма, которая начисляется работнику как заработная плата за последний год (до отбытия в командировку).
2. Из этой суммы необходимо вычесть сумму выплат, которые не входят в основной размер зарплаты (это могут быть отпускные, больничные и другие выплаты).
3. Корректируются суммы, которые работник получал в виде всевозможных премий.
4. Высчитывается количество дней, отработанных по факту работником - из общего числа рабочего времени следует вычесть часы отсутствия работника (по разным причинам).
5. В результате необходимо полученную сумму заработка сотрудника разделить на количество дней, на протяжении которых работник находился на своем рабочем месте.

Исходя из последней полученной цифры, должен получиться результат, который и начисляется сотруднику в качестве командировочной выплаты.

Приведем такой пример: откомандированный работник уехал в другой город по приказу руководства. Время его отбытия - 2 сентября, 12 часов 25 минут. Дата его прибытия - 5 сентября, 6 часов 15 минут. Первый день командировки - 2 сентября, последний - 5 сентября. Суточные будут начислены за три дня.

Сумма суточных командировочных расходов в 2017 году должна подтверждаться документами, которые были оформлены при отправлении работника (приказ о направлении в командировку). Суточные командировочные должны быть обоснованы справкой из бухгалтерии для налоговой инспекции.

Оплата командировочных расходов в 2017 году

Сотрудник, отправленный в командировку, получает денежные средства за все дни, которые он находится в отъезде.

В сумму выплаты, кроме рабочих дней, входят:

Дни в пути;
выходные дни;
больничные;
праздничные дни;
вынужденные остановки.

Суточные по расходам от служебных поездок по РФ не могут превышать 700 рублей (за один день), а за границу - не более 2 500 рублей в сутки.

Бухгалтерские проводки по суточным командировочным расходам

Командировка по России

Деньги на командировку выдаются сотруднику из кассы под отчет.

Аванс, который ему выдается, должен отражаться соответствующей проводкой в бухучете:

По возвращении работник предоставляет в трехдневный срок отчет о потраченных в командировке денежных средствах и прилагает документы, подтверждающие расходы.

Командировка за границу

Если сотрудника отправили в командировку заграницу, то аванс может быть выдан как в иностранной валюте, так и в рублях. Выдача аванса в иностранной валюте может производиться только по безналичному расчету.

Как вариант, работнику можно выдать корпоративную карточку (в рублях и иностранной валюте). Средства можно отправить на личный счет работника, оформив справку о проведении валютной операции. Перерасчет производится по курсу ЦБ РФ на дату операции.

Рассмотрим пример. Работника направили в длительную командировку, на протяжении которой курс валют претерпел изменения (вырос курс доллара):

Командировочные расходы в 2017 году по России

Предположим, что организация оплачивает сутки командировки в РФ из расчета 900 рублей/сутки. Длительность командировки составила 5 дней. Взносы с суточных рассчитываются в 2017г. следующим образом: 5 дней командировки умножаются на 900 рублей в сутки. Размер суточных составляет 4500 рублей.

Из общей суммы суточных 4500 рублей вычитается необлагаемая сумма 3500 рублей. Разница в 1000 рублей облагается страховыми взносами.

Чтобы узнать размер взносов с суточных, необходимо 1000 рублей умножить на ставку взносов в 2017г. Например, ставка составит 20%, значит размер взносов - 200 рублей. В 2016г. ограничений по суточным не было, и любые суммы не были облагаемыми страховыми взносами.

Размер суммы суточных по России, установленный в 2017г.

Организация/фирма вправе установить любой размер выплат в сутки при командировке по РФ или за рубежом, эта сумма не ограничивается законом. То есть, нормирование суточных при командировках, а также подобных поездках работников в 2017г. не применяется (статья №346.16, пункт 1, подпункт 13 НК РФ).

Это говорит о том, что организация сама вправе выбирать сумму командировочных в сутки, как при командировке по России, так и за рубежом. Вся сумма, полагающаяся на командировку, учитывается в расходах по УСН. Размер суточных необходимо обозначить в локальных актах организации. Стоить помнить, что, несмотря на то, что сумма командировочных выплачиваемая в сутки в целях исчисления ЕН при УСН не нормируется, в пункте 3 статьи №217 НК РФ установлены нормативы суточных, которые применяются в целях исчисления НДФЛ (для поездок по РФ - 700 рублей/сутки, для зарубежных командировочных поездок - 2500 рублей/сутки).

Если суточные выплачиваются организацией в больше чем указано выше, то сумма превышения облагается НДФЛ. Суточные при командировках в 2017г. за границу - 2500 рублей/сутки не облагаются НДФЛ, суммы превышения облагаются. Что касается страховых взносов, то, как мы сказали выше, в 2017г. лимит по взносам такой же, как и по НДФЛ - 700 рублей (командировка по РФ) и 2500 рублей (зарубежная командировка).

Суточные при командировочных поездках в 2017г. по регионам

В 2017г. по РФ и регионам суммы командировочных в сутки не различаются. При этом командировочные расходы на суточные в 2017г. не нормируются, опираясь на правила НК. Однако существуют определенные правила взимания страховых взносов, а также НДФЛ с суточных.

Учет суточных в 2017г.

При УСН в 2017г. расходы на выплаты в сутки в командировке полностью учитываются в том объеме, в котором они обозначены в локальном акте. Следовательно, если организация указала в актах сумму суточных, например, 3000 рублей, то ее можно выплатить сотруднику и полностью учесть в расходах при УСН (если объект «доходы минус расходы»).

Расчет командировочных в 2017г.

Расчет командировочных в 2017г. очень прост: установленную сумму командировочных в сутки необходимо умножить на число дней командировочной поездки.

После этого необходимо вычесть НДФЛ по лимитам из полученной суммы. Сотрудник получает на руки или ему перечисляется на карту получившаяся сумма командировочных.

Суточные бухгалтерские проводки в 2017г.:

1. На дату выдачи работнику подотчет денежных средств: Д 71 К 50-1 - Выданы работнику денежные средства на расходы по причине отправки в командировку (в части суточных).
2. На дату утверждения авансового отчета: Д 20 (44, 91-2, 08 и прочие) К 71 - Таким образом были отражены расходы на командировку (в части суточных).
3. Если суточные выданы в большем размере установленной нормы, необлагаемой НДФЛ: Д 70 К 68 - Показано удержание НДФЛ непосредственно с суммы оплаченных работнику суточных.

Размер командировочных расходов в 2017 году

На эти командировки работнику выделяется определенная сумма на суточные расходы. При командировках в 2017 году норму этих трат определит правительство Российской Федерации.

Как правило, оклад у “командировочных” сотрудников несколько выше, чем у тех, кто находится постоянно на стационарном рабочем месте. Это объясняется тем, что человек попадает в непривычную для него обстановку, отрывается от семьи и близких, проводит много времени в дороге. Размер командировочных зависит от обязанностей сотрудника, а также от их сложности.

В 2017 году руководство страны не станет изменять размер суточных выплат при командировках, даже учитывая, что уровень инфляции бьет все рекорды.

Порядок осуществления выплат

На каждом предприятии нормы суточных выплат устанавливаются индивидуально. Руководство, отталкиваясь от действующего законодательства, может каждый год изменять размеры выплат в зависимости от финансового состояния фирмы.

Эти суммы должны быть прописаны в приказе или служебной записке предприятия. В зависимости от статуса работника и региона командировки, при расчете выплат может быть применен дифференцированный подход.

Суточные в 2017 году, так же как и в предыдущих периодах, учитываются в расходах учреждения. Если будет заметное увеличение подобных выплат, то руководство может заинтересоваться данным фактом, поэтому под рукой всегда должны быть аргументы, подтверждающие все произведенные расходы. Хотя документальное подтверждение потраченных денег не предусмотрено в действующем законодательстве.

Особенности расчета суточных в 2017 году:

Во время определения суммы суточных выплат при командировках учитываются все дни, которые сотрудник пробыл в отъезде. Началом считается день непосредственного отправления транспортного средства на предполагаемое место работы.
Если по дороге к вокзалу/аэропорту были потрачены какие-то дополнительные средства, они также могут быть возмещены. Концом командировки считается день, когда человек прибудет на основное место работы.
При расчете учитываются также выходные и праздничные дни, если в это время работник был в служебной поездке. Выход на работу в нерабочие дни оплачивается в двойном размере. Даже если в этот выходной день, человек был в дороге, а не на “командировочном” рабочем месте, стоимость поездки возрастает в два раза. Это объясняется тем, что командируемый сотрудник тратит свое личное время.
Средняя сумма командировочных выплат высчитывается исходя из размера оплаты за количество дней, проведенных в командировке, оплаты за проживание и начисление суточных.

Максимальный суточный размер расходов

Прежде чем начать высчитывать максимальный суточный размер командировочных расходов в 2017 году, для начала нужно понять, кого же можно отправлять в оплачиваемые рабочие поездки.

В пределах страны или заграницу следует посылать лишь того сотрудника, который заключил трудовой договор с компанией. Это значит, что человек должен быть официально зарегистрирован на своем рабочем месте. Если это условие не выполнить, то казенные поездки вряд ли могут посчитать командировкой и расходы на них работнику не вернут.

Стоит отметить, что к командировкам не относятся поездки служащих, если их работа связана с частыми разъездами и они оговорены в должностной инструкции.

К расходам на командировку относятся:

1. Выплата заработной платы - несмотря на то, что сотрудник находится в вынужденной командировке, ему все равно начисляется зарплата.
2. Оплата дороги туда и обратно за счет руководства фирмы. По возвращению из поездки, работнику будут возмещены все траты на общественный транспорт, кроме такси.
3. Оплата за проживание (в отеле или на съемной квартире). В эту сумму может быть включена оплата за питание.
4. Суточные выплаты. В том случае, когда командировка рассчитана не на один день, на каждый день работнику должны предоставлять определенную денежную сумму. Если произойдет факт превышения предписанных бюджетом, средств, то их возмещать не станут.
5. Возмещение сумм, потраченных на оформление документов для выезда за границу - визы, разрешения, загранпаспорт.
6. Оплата дополнительных расходов. В некоторых командировках, работник посещает различные выставки, конференции и другие платные мероприятия. Такие походы также должны оплачиваться в полном размере.

Все эти расходы следует вычитать из графы “Доходы” в официальном порядке, но следует учитывать то, что по закону, предписанном Российской Федерацией, размер суточных расходов по стране не превышает 700 рублей, а заграницей - не больше двух с половиной тысяч рублей. Если сотрудник потратил большие суммы, они будут подлежать налогообложению согласно НК РФ.

Необходимые документы для оплаты рабочей поездки

Как только командировка заканчивается, сотрудник, который был в отъезде, должен предоставить руководству все чеки, подтверждающие факты трат казенных денег.

Если будет обнародовано документальное подтверждение растрат вложенных в поездку, то все суммы возместят в полном размере. Желательно сохранить все квитанции, дабы избежать дополнительных расспросов о том, куда была потрачена та или иная сумма.

К основным документам, которые требуют после служебного “путешествия” относятся:

Билет в оба конца, где четко прописана их стоимость;
чеки суточных трат;
стоимость командировочного жилья;
квитанции со всех общественных транспортных средств.

Если во время командировки работник совершит траты личного характера, а также выйдет за рамки установленного предприятием суточного лимита, то такие расходы начальством не оплачиваются.

Заграничная командировка и выплаты

Если служебная поездка предполагает пересечение границы, то к главным расходам на проезд, питание и проживание могут добавиться дополнительные: на оформление заграничного паспорта, визы и остальных документов. Также по желанию начальника сотруднику могут оформить страховку. Все комиссионные сборы, связанные с обменом валюты, провозом багажа должны учитываться и оплачиваться руководством.

В перечень командировочных выплат могут включить расходы на телефонные разговоры или за пользование интернетом. Возмещение денежных сумм сотруднику происходит в валюте той страны, куда он ездил или в рублях.

Каждый человек может рассчитать сумму, которую он может потратить во время служебной поездки. Для этого следует знать какова стоимость билета, стоимость проживания и прибавить примерные суточные расходы, с учетом непредвиденных трат.

Слухи об отмене суточных выплат

В 2016 году руководство России пыталось аннулировать суточные выплаты на предприятиях. Связывали они это решение с ухудшением экономических показателей государства и бушующим финансовым кризисом. Однако до сих пор суточные не отменили, а это значит, что в 2017 году можно смело рассчитывать на денежное обеспечение каждого дня во время поездок, связанных с работой.

Норма командировочных расходов 2017

Так, отменено обязательное требование:

1. о выдаче командировочного удостоверения работнику;
2. оформление служебного задания в письменном виде.

По вновь установленным правилам факт пребывания в командировке подтверждают билеты и/или иные проездные документы.

Также возможно использование сотрудником личного транспорта в служебных целях (в командировке). Для подтверждения таких затрат он должен предоставить отчетные документы: квитанции, кассовые чеки, выписки, путевые листы и т. п.

Основными целями изменения в оформлении командировок в 2017 году и ранее стали:

Упрощение документооборота при направлении в командировку;
совершенствование формы отчета по итогам выполнения задания по распоряжению работодателя.

К тому же, по новым правилам от работника, направленного в командировку, не требуется предоставлять начальству в письменной форме отчет о выполненной поездке.

Согласно тому же постановлению Правительства РФ (№ 1595), в 2017 году командировки оформляют на основании письменного решения работодателя – приказа, распоряжения. Эти изменения по служебным командировкам в 2017 году уже должны войти в привычку.

Имейте в виду: относятся к командировкам теперь не только служебные разъезды по заданию работодателя вне места выполнения сотрудником должностных обязанностей, но и выезды в структурное подразделение предприятия (филиал, представительство и др.). Оно расположено обособленно по другому адресу, в другом населенном пункте. В том числе в пределах административной территории, на которой зарегистрирована организация работодателя.

Упрощенный порядок командирования не требует объемного документооборота, однако введенные в законодательство изменения требуют более тщательного документального подтверждения понесенных затрат. Это сделано в целях контроля за финансовой деятельностью предприятия. Как следствие – имеет место усложнение учета имущественного и финансового положения организации, его результатов.

Бухгалтерские операции и отчеты по командировочным затратам подпадают под требования Закона о бухучете № 402-ФЗ. Их фиксируют в бухгалтерской отчетной документации. В силу действующего законодательства служебные командировки в 2017 году изменения по структуре расходов на них не затронули.

Сюда по-прежнему входят:

Заработок, исчисленный из расчета среднедневного жалованья, за весь период служебной поездки;
оплата билетов на проезд к месту назначения в прямом и обратном направлении авиа-, ж/д транспортном, автобусом (за исключением такси);
компенсация расходов на использование подчиненным собственного авто при выполнении служебного задания в рамках командировки;
гостиничные траты (плата за проживание) или расходы на аренду жилья;
дополнительные затраты (это могут быть ремонт обуви, химическая чистка одежды, покупка товаров и комплектующих материалов для техники, представительские траты).

Компенсация расходов на проживание происходит 2 путями:

1. по предоставленным документам – квитанциям, счетам;
2. руководство выделяет четко фиксированную сумму, установленную внутренними правилами предприятия.

Обратите внимание, что основное изменение по командировкам в 2017 году затронуло нормы суточных, которые ранее не устанавливались в отношении страховых взносов.

С 1 января 2017 года страховые взносы не начисляют только с определенной фиксированной суммы суточных:

700 рублей – для командировок в пределах РФ;
2500 рублей – для зарубежных служебных поездок.

Однако учтите, что Трудовой кодекс РФ вообще не содержит ограничений на право работодателя устанавливать определенные размеры суточных при направлении персонала в командировки для выполнения служебных заданий.

В 2017 году предприятие может самостоятельно определять размеры суточных, что также предусмотрено ст. 346.16 НК РФ (подп. 13 п. 1), и закреплять их в своих внутренних актах. В этом случае организация отчисляет страховые взносы с разницы между нормативом и фактической величиной выданных суточных.

Командировочные расходы в 2017 году за границей

Напомним, что размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, закрепив суммы в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

Некоторые компании устанавливают различные размеры суточных при загранкомандировках в зависимости от того, в какую страну отправляется работник для выполнения служебного задания. Кстати, бюджетным организациям размер суточных при загранкомандировках устанавливает Правительство РФ. И коммерческие организации, при желании, могут ориентироваться на эти размеры суточных.

Суточные при загранкомандировках в 2017 году: таблица

Для понимания приведем некоторые размеры суточных при загранкомандировках, установленных Правительством РФ для бюджетников (Постановление Правительства РФ № 812):

Суточные при загранкомандировках: в какой валюте выдавать

Работодатель сам определяет, в какой валюте устанавливать и выплачивать суточные для загранкомандировок. Например, размер таких суточных может быть установлен в иностранной валюте, но на руки работник получит сумму в рублях, эквивалентную этим валютным суточным.

Расчет суточных при загранкомандировках в 2017 году зависит от количества дней, проведенных работником за пределами РФ.

По общему правилу суточные выплачиваются работнику следующим образом (п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749):

При отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время нахождения за границей;
при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются как за командировку внутри страны.

Правда, компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных.

Суточные в загранкомандировке в 2017 году для «прибыльных» целей

Всю сумму суточных (без каких-либо ограничений) можно учесть в составе расходов при определении базы по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если суточные выдаются в рублях, то никаких затруднений учет таких расходов не вызовет – просто вся сумма списывается в состав «прибыльных» расходов.

Полученную сумму учитываем в расходах.

Суточные по загранкомандировкам-2017: что с НДФЛ

При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, с суммы сверх этого лимита необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Кстати, если суточные в организации устанавливаются в иностранной валюте, но выплачиваются работнику в рублях, то никаких перерасчетов делать не нужно (Письма Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252, от 09.02.2016 № 03-04-06/6531).

Если же суточные выплачены в инвалюте, то в целях уплаты НДФЛ нужно иметь в виду одну важную особенность: пересчитать данную сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ, установленному на последний день месяца, в котором утвержден командировочный авансовый отчет (Письмо Минфина от 21.03.2016 № 03-04-06/15509).

По общему правилу суточные, выплачиваемые работникам в 2017 году, облагаются страховыми вносами по тому же принципу, что и НДФЛ. То есть взносы нужно начислить с суммы суточных, превышающей 2500 рублей (п.2 ст.422 НК РФ).

Учет командировочных расходов в 2017 году

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

Предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании 2 внутренних документов:

Приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

Стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
оплата за проживание в гостинице;
суточные на каждый день нахождения в командировке;
другие траты, разрешенные руководством.

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника. В 2017 году этот лимит равен 700 рублям в сутки для командировок по России и 2 500 рублям - для загранкомандировок.

Аналогичные лимиты действуют с 2017 года при уплате страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Для бухгалтерского учета командировочных расходов в 2017 году нет необходимости в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания (постановление Правительства РФ № 1595). Утверждение отчета о потраченных деньгах нужно будет производить на основании тех документов, которые предоставит работник, и в соответствии с положением о командировках, принятом в организации.

Однако многие компании с целью минимизировать риски возникновения спорных с налоговиками ситуаций все еще продолжают использовать прежние правила оформления командировочных расходов. Поскольку, например, в случае использования работником собственного автотранспорта и невозможности подтверждения даты отправки и прибытия проездными документами, служебная записка, по мнению Минфина, не будет являться документом, подтверждающим сроки пребывания в командировке (письмо Минфина № 03-03-06/22368). Следовательно, у проверяющих могут возникнуть вопросы, связанные с размером суточных. А если будет оформлено командировочное удостоверение с отметками о прибытии/выбытии, то споров удастся избежать.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ при командировке в другую страну, равен 2 500 руб. Аналогичный лимит действует с 2017 года при уплате страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).
При поездке за границу время для расчета суточных определяется по отметке в паспорте (письмо ФНС России № МН-22-3/890).
Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (п. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

Остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка - это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письмо Минфина № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО № Ф03-3248).

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет - по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме - с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов за проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах - до 24:00 включительно, и следующий - с 00:00.

Напоминаем: если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2017 году по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 - выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 - суточные, билеты на проезд (без НДС), счет в гостинице (без НДС);
Дт 19 Кт 71 - отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 - принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10... Кт 71 - учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 - возврат в кассу организации остатка аванса;
Дт 71 Кт 50 - возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 - удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Траты организации - на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, - компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

НДФЛ с командировочных расходов в 2017 году

Не облагаемые НДФЛ расходы на проезд

Оплата работнику документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения командировки и обратно не облагается НДФЛ в полной сумме. Также при наличии подтверждающих документов не облагается налогом возмещение расходов на проезд до вокзала, аэропорта, иного места отправления транспорта к пункту назначения (Письмо Минфина № 03-04-06/3305), в том числе на такси (Письма Минфина № 03-04-05/9-549, № 03-04-06/6-180), комиссионные сборы (например, при покупке билетов у посредника), сборы за услуги аэропортов, провоз багажа (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если нет документов, подтверждающих расходы на проезд

По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина № 03-03-06/1/26918). В то же время для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы, вплоть до справки от перевозчика. В ней должны быть указаны сведения о том, когда ваш сотрудник пользовался данным видом транспорта, куда направлялся и какова стоимость такой перевозки (Письмо Минфина № 03-03-05/18).

Не облагаемые НДФЛ расходы на проживание

Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то – договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).

Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.

Не облагаемые НДФЛ суточные

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Но размер выплачиваемых работникам суточных определяет работодатель. И если в соответствии с вашим локальным нормативным актом работники получают суточные в большем размере, то с сумм превышения нужно исчислить и удержать НДФЛ (Письмо Минфина № 03-04-05/58060).

Также не облагаются НДФЛ следующие виды командировочных расходов:

На услуги связи;
на оформление заграничного паспорта;
на получение визы;
на комиссии в связи с обменом валюты (п. 3 ст. 217 НК РФ);
на услуги VIP-залов на вокзалах и в аэропортах (Письмо Минфина № 03-04-06/39125).

НДФЛ с командировочных расходов в 2017 году

Оплата командировочных расходов в 2017 году будет облагаться НДФЛ по тем же правилам, которые действовали и в 2016 году.

Налогообложение командировочных расходов в 2017 году

Но суточные сверх нормы облагаются налогом. НДФЛ с этой суммы будет уплачиваться на общих основаниях по ставке 13%. Также фирма должна производить страховые отчисления с суммы, которая превышает установленные льготные размеры суточных.

Для отображения величины командировочных сверх нормы в форме 6-НДФЛ нужно понять, на какую дату производить их начисление. Датой получения дохода для облагаемых налогом суточных сверх нормы является последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчёт. Утверждение отчёта происходит после возвращения работника из рабочей поездки.

Удержание налога с суточных, которые превышают установленные размеры, производится в момент выплаты работнику заработной платы, с которой удержан НДФЛ. Но стоит помнить, что дата удержания налога не может быть раньше, чем последнее число текущего месяца. Это происходит из-за того, что НДФЛ нельзя удержать с работника до получения зарплаты. Исходя из этого следует, что перечисление платежа в налоговую будет осуществлено не позднее дня, следующего за днём удержания НДФЛ.

Пример расчёта

За декабрь 2016 года сотруднику насчитана заработная плата (с учётом среднего дохода за время командировки) в размере 80 000 рублей. Из этой суммы будет удержан налог, сумма которого составляет 10 400 рублей. Аванс за декабрь был выдан 14 декабря, в размере 40 000 рублей. 28 декабря работник предоставил авансовый отчёт о служебной поездке по территории России. Суточные за 5 дней командировки были указаны в размере 6 000 рублей (5 дней * 1 200 рублей/день). 29 декабря авансовый отчёт утвердил руководитель фирмы. 9 января работнику была выплачена оставшаяся заработная плата, с учётом вычета налога в размере 10 400 рублей. Также из зарплаты был удержан налог на суточные сверх нормы. Это сумма составила 325 рублей.

Этот расчёт был произведён следующим образом:

6 000 рублей – 5 дней * 700 рублей/день = 2 500 рублей – суточные, которые превышают установленную норму. От этой суммы и будет удержан налог. 2 500 рублей * 13% = 325 рублей.

На руки работник получил сумму 29 275 рублей:

80 000 – 40 000 (аванс) – 10 400 (НДФЛ) – 325 (НДФЛ с суточных сверх нормы).

Не облагаемые налогом расходы

Направляя своего сотрудника в служебную командировку, руководство предприятия обязано возместить ему все расходы на проживание, проезд и суточные. Также за каждый день командировки работнику должны выплатить среднюю заработную плату.

Как уже говорилось выше, суточные имеют установленный государством размер, который не облагается налогом. А с расходов на проживание и проезд необходимо уплачивать НДФЛ? Давайте разберёмся.

Расходы на проезд

Затраты на проезд до места командировки оплачиваются работнику в полном объёме. С этой суммы НДФЛ не удерживается. В эти расходы включены проезд на любом виде транспорта до места назначения, а также проезд на такси или общественном транспорте до вокзала или аэропорта.

Налог с этих расходов не будет удержан в том случае, если эти траты подтверждены документально. В случае, если подтверждающих документов нет, то налог будет удержан в полном объёме со всей суммы, которая была потрачена на дорогу до пункта назначения и обратно. В качестве подтверждения стоимости проезда можно предоставить билеты.

Если они по какой-то причине не сохранились, то можно затребовать у перевозчика справку, в которой будет указано куда вы направлялись, каким видом транспорта, и сколько эта поездка стоила.

Расходы на проживание

Расходы по аренде жилого помещения не облагаются налогом в полном размере. НДФЛ не удерживается только в том случае, если у сотрудника есть подтверждающие документы. Ими могут быть квитанция по оплате гостиничного номера или договор аренды квартиры.

В том случае, если у работника нет документального подтверждения, то сумма, не облагаемая налогом, составляет 700 рублей в день, при командировке на территории России. Если рабочая поездка заграницу, то эта сумма не должна превышать 2 500 рублей. Если расходы на проживание превышают указанные размеры, то с суммы сверх нормы уплачивается НДФЛ.

Суточные

Если находясь в рабочей поездке по России суточные не превышают 700 рублей, то налог с них не удерживается. Находясь в командировке в другой стране, суточные не должны превышать 2 500 рублей. Сумма, превышающая эти значения? облагается налогом. Об этом уже не раз упоминалось.

Но стоит запомнить, что эти нормативы установлены государством. Работодатель в праве установить другой размер суточных. Эта сумма может быть в разы больше, чем сумма, утвержденная на законодательном уровне. Однако, данный факт не является основанием для освобождения от уплаты НДФЛ. Все расходы сверх установленных норм подлежат обязательному налогообложению.

Направляя сотрудника в командировку, фирма обязана оплатить все расходы, которые у него возникли за время нахождения в поездке.

Кроме расходов на проезд и проживание организация оплачивает также:

Расходы на связь (мобильную связь или интернет);
расходы по оформлению заграничного паспорта и визы;
расходы на комиссию, в случае обмена российских рублей на иностранную валюту;
на специальные услуги в залах на вокзалах и аэропортах.

При нахождении в командировке работник не должен нести никаких убытков. Всё должно быть оплачено работодателем. Возмещение расходов, связанных с рабочей поездкой, происходит в ближайшую заработную плату. И с этого дохода, как и с любого другого, необходимо уплатить налог в казну государства.

Законодательством установлены категории командировочных расходов, которые полностью освобождены от уплаты налога. Размер суточных, которые не облагаются НДФЛ, также определён. Если работник уложился в эту сумму, то налог удерживаться не будет. Но в случае его превышения при начислении суточных будет удержан налог с суммы, которая превышает льготный размер.

Для большинства работников служебная командировка — прекрасная возможность совместить приятное с полезным: ударно поработать (и заработать), а после трудового дня получить впечатления от нового города или даже другой страны. И все за счет фирмы. Однако работодатель командирует сотрудников не осматривать достопримечательности, а трудиться, выполняя поручение руководства. Командировкой может считаться любая работа вне организации, если характер деятельности работника не предполагает постоянных разъездов. То есть выезд по рабочим делам в пределах своего города, оформленный должным образом – тоже командировка. В то время как работник выполняет свое служебное задание, работодатель сохраняет за ним рабочее место, заработную плату и гарантирует оплату командировочных(статья 167 Трудового Кодекса РФ).

Что входит в командировочные расходы

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан компенсировать ему связанные с этим расходы:

• выплатить зарплату за все время отсутствия на рабочем месте в связи с отъездом (за все рабочие, по графику основного места деятельности, дни, пока сотрудник находится в командировке и в пути);
• оплатить дорогу к месту пребывания и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров, постельное белье);
• оплатить отель или съемное жилье (стоимость гостиничного номера или найма квартиры, питания и дополнительных услуг, если они включены в общий счет за проживание без вынесения отдельной строкой);
• перечислить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути, исключение — однодневные командировки или имеющаяся у работника возможность возвращаться домой каждый день);
• компенсировать дополнительные расходы, которые командированный понес по согласованию с руководством (оплата участия в деловых мероприятиях, услуг переводчика и прочие расходы).

Командировочные документы

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, корректно оформленного комплекта документов. До выезда сотрудника работодатель со своей стороны формирует:

• служебное задание;
• приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
• командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок:

• командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращении на работу;
• авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);
• документы, подтверждающие расходы (билеты на транспорт, квитанции, счета), которые подклеиваются на листы формата А4 и прилагаются к авансовому отчету;
• отчет о выполнении служебного задания в командировке, подписанный непосредственным начальством.

Расчет командировочных

При определении суммы выплат производится расчет времени нахождения сотрудника в командировке. Днем начала командировки считаются сутки отправления из места нахождения, включая время, необходимое чтобы добраться до аэропорта, вокзала, станции (если они расположены вне населенного пункта). Соответственно, день окончания – сутки, в которые командированный прибыл к месту основной работы. Учитывая продолжительность поездки, рассчитывается количество дней, которые командированный должен был отработать за это время на постоянном рабочем месте.

Трудовым законодательством предусматриваетсяоплата командировочных по среднему заработку. Так как расчет средней зарплаты происходит, исходя из фактической оплаты труда за предыдущие 12 календарных месяцев, может оказаться, что средний заработок значительно меньше, чем текущий, в таком случае работник теряет в деньгах. Работодатель вправе компенсировать сотруднику эту разницу, основываясь на внутренних документах организации и коллективном соглашении. Таким образом, законодательно работнику гарантируется выплата обязательного минимума в размере среднего заработка, а доплаты до уровня действующего – в соответствии с локальными актами фирмы. Как правило, работодатели выплачивают максимально возможную сумму, так как ухудшение финансового состояния из-за командировки ущемляет права работника.

Если с рабочими днями все понятно, то что делать с выходными, которые приходятся на время командировки? Здесь порядок оплаты таков: если, будучи в командировке, работник в выходные и праздники отдыхает, средний заработок за ним не сохраняется. Если сотруднику, в соответствии с приказом, приходится выходить на работу, то оплата командировочных в выходные дни производится в двукратном размере, исходя из оклада работника, либо однократно, но с предоставлением отгула. Отказ в оплате выходных дней, если сотрудник находится в пути в/из командировки, на основании того, что в это время он не исполнял трудовых обязанностей, неправомерен. Время в дороге также оплачивается по двойной часовой ставке за фактические затраченные на проезд часы.

Что касается суточных, то их размер работодатель определяет самостоятельно своими локальными актами. Суточные, превышающие норматив, установленный Налоговым Кодексом (700 рублей в сутки по России и 2500 рублей в заграничных командировках), облагаются налогом на доходы физлиц (на сумму превышения).

Документально подтвержденные расходы на проезд и жилье компенсируются в полном объеме, при непредоставлении документов на затраты — возмещаются по минимальной или нормативной стоимости. Также работник получает возмещение дополнительных затрат, связанных с выполнением служебного задания: представительских расходов, входных билетов на мероприятия и прочих. Компенсация всех этих расходов не является доходом работника, поэтому подоходный налог с нее не выплачивается. Питание и личные расходы в транспорте и гостинице, если они идут отдельными счетами (не входят в стоимость проезда и проживания) оплачиваются из суточных работника. Работодатель может добровольно возместить сотруднику такие расходы, но тогда с них будет удерживаться НДФЛ.

Возмещение командировочных расходов, за исключением отдельных случаев, предусмотренных законом, не облагаются ЕСН и пенсионными отчислениями. Работодатель имеет право эту сумму вычесть из своей налогооблагаемой прибыли.

Загранкомандировка

Особенности оплаты командировочных за границу связаны с расчетом суточных и расходов, произведенных в валюте. Выплата суточных производится по нормам, установленным правительственными постановлениями № 93 от 08.02.2002 с последующими изменениями и №812 от 26.12.2005 (для бюджетных организаций).

Перед отправлением сотрудник получает аванс, рассчитанный по командировочной смете, в виде наличной валюты либо перечислением на пластиковую карту, или другими способами, в том числе и рублями. С момента выезда из России суточные начисляются по нормам страны прибытия, при въезде на территорию России – аналогично, в обратном порядке. День изменения суммы суточных определяется по штампу пересечения границы. Если командированный переезжает из одной страны в другую, суточные рассчитываются по нормам каждой страны отдельно. Когда штампы в паспорте отсутствуют (как при поездках по шенгенским странам) факт пересечения границы подтверждают другими документами, например билетами.

Коммерческие организации могут определять собственные размеры суточных для заграничных командировок, но они должны быть не меньше законодательно установленных норм. Данные нормы фиксируются во внутренних положениях фирмы.

Суточные свыше 2500 рублей в день подлежат подоходному налогообложению, а с возмещения командировочных расходов налоги не удерживаются. Проезд и проживание за границей оплачиваются за фактически понесенные затраты в соответствии с предоставленными подтверждающими документами. Дополнительно работодатель возмещает работнику такие расходы, как:

• оформление загранпаспорта и визы;
• страхование выезжающих за рубеж;
• телефонные переговоры;
• комиссии за обмен валюты и обналичивание чеков;
• провоз багажа не более 30 кг;
• прочие согласованные с руководством расходы.

Авансовый отчет предоставляется вернувшимся из-за границы работником в десятидневный срок. К нему прилагаются:

• документы по расходам;
• копии страниц заграничного паспорта с таможенными отметками;
• подробный отчет о командировке.

Неизрасходованный остаток подотчетной валюты возвращается в кассу предприятия либо перерасход аванса любым удобным способом возмещается сотруднику.

Отправляя работника в командировку, организация компенсирует ему расходы, связанные с проживанием вне места жительства. Для этого работнику выплачивают суточные. Читайте, в каком размере выплачивать суточные в 2018 году, нормы выплат в поездках по России и за границу, а также последние изменения и свежие новости о суточных.

Суточные 2018: общие правила

Работодатель возмещает работнику все расходы, связанные со служебными командировками:

• Стоимость проезда к месту командировки и обратно,
• Оплата наемного жилья,
• Расходы, связанные с выполнением служебного задания,
• Затраты, связанные с проживанием вне обычного места жительства.

Оплата суточных производится за все календарные дни командировки, включая:

• Время в пути,
• Выходные и нерабочие праздничные дни.

Выплачивайте суточные работникам, уезжающим на время командировки со своего обычного места жительства.

Выплата суточных не положена, если работник отправлен в не очень отдаленный населенный пункт и может ежедневно возвращаться домой. Необходимость и возможность ежедневного возвращения работника домой определяет руководитель предприятия, исходя из отдаленности места и характера служебного задания в командировке.

Суточные при командировках в 2018 году: изменения свежие новости

С 1 мая в ряде регионов в качестве эксперимента ввели курортный сбор (). Платить его будут и сотрудники, которых вы направите в командировку.

В эксперименте участвуют Республика Крым, Алтайский, Краснодарский и Ставропольский края. Здесь приняты законы, в которых установлены ставки и перечислены курорты, где будет сбор.

В Краснодарском крае сбор начнут взимать только с 16 июля. В последний момент из-за чемпионата мира по футболу его перенесли. В Крыму планировали отказаться от курортного сбора на год, то есть до 1 мая 2019 года. Но на момент подписания номера такой закон региональные власти еще не приняли.

Внимание! Чиновники разных ведомств ввели новые требования для служебных поездок сотрудников. Так, в Минтруде настаивают на том, что платить работникам за время командировки нужно не только средний заработок. А Минфин с ФНС впервые озвучили, как отчитаться по доходам командированного.

Суточные в загранкомандировках и по России в 2018 году: нормы и учет

Давайте разберемся, сколько сейчас составляют суточные командировочные расходв. К аждое предприятие самостоятельно определяет размер суточных и закрепляет в локальных нормативных актах, например, в положении о командировках (ст. 168 ТК РФ). Отличаться будет порядок налогообложения суточных по России и при поездках заграничные командировки.

Локальными актами можно установить разные размеры суточных. Например, установить повышенные лимиты суточных по поездкам в регионы крайнего севера России. Или установить суточные в западноевропейские страны в размере, повышенном в сравнении со странами Восточной Европы.

Разберемся, как размер суточных и компандировочных расходов, установленные предприятием, отражаются в налоговом учете.

Налог на прибыль

В целях исчисления налога на прибыль суточные не нормируются. Учитывайте суточные в составе расходов в размере, предусмотренном локальным нормативным актом (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41).

НДФЛ

В целях исчисления НДФЛ установлены нормы выплаты суточных:

• 700 руб. – это размер командировочных расходов по России, с которых не нужно удерживать НДФЛ,
• 2500 руб. – это норма суточных при загранкомандировках, в пределах нормы суточные не облагаются налогом на доходы физлиц.

Суммы, выплаченные сверх установленных норм, подлежат обложению НДФЛ.

Страховые взносы

Сверхнормативные суточные в 2018 году облагаются не только НДФЛ, но и страховыми взносами (п.2 ст.422 НК РФ). Это главное изменение, которое произошло в учете суточных в прошлом году. Взносами на травматизм суточные по-прежнему не облагаются (п.2 ст. 20.2 125-ФЗ от 24.07.98).

Пример

Работник отбыл в командировку в г.Томск с 8 сентября 2018г., вернулся 14 сентября 2018г. В локальных актах предприятии установлены суточные командированным по России в размере 1150 руб. в день.

За 7 дней командировки работник получил в кассе 1150 * 7 дней = 8050 руб., из них:

• Сумма 4900 руб. (700 * 7 дней) не облагается НДФЛ,
• Сумма 3150 руб. (8050 – 4900) – налогооблагаемый доход работника, бухгалтер удержит НДФЛ в сумме 410 руб.,
• Эта же сумма 3150 руб. облагается страховыми взносами, кроме взносов на травматизм:
  • 693,00 руб. – пенсионное страхование (22%),
  • 160,65 руб. – медицинское страхование (5,1%),
  • 91,35 руб. – социальное страхование по нетрудоспособности (2,9%).

В состав расходов по налогу на прибыль бухгалтер включит всю выданную работнику сумму 8050 руб.

Как расчитать и подтвердить количество дней командировки

Для подтверждения количества дней служебной поездки работник предоставляет проездные документы (билеты).

Время нахождения в заграничной командировке подтверждается отметками таможенных органов о пересечении границы.

Работник может отправиться в командировку на собственном автомобиле. Тогда продолжительность командировки он подтверждает служебной запиской и предоставляет подтверждающие документы:

• Путевой лист,
• Кассовые чеки, квитанции, счета и другие документы, подтверждающие маршрут автомобиля.

Лимиты суточных можно изменить в любой момент. Удобнее, конечно, это делать с начала календарного года. Смотрите, как рассчитать суточные, если организация изменила их размер, когда работник находился в служебной поездке.

Как рассчитать суточные по переходящей командировке

Компания вправе в любой момент изменить размер суточных. Например, поправить действующее положение о служебных командировках и утвердить новое. Документ начнет действовать со дня, когда компания его приняла, или с даты, которую она в нем пропишет.

Новый размер суточных распространяет только на те поездки, которые начнутся, когда обновленное положение о командировках вступит в силу. Это следует из части 7 статьи 12 Трудового кодекса.

Допустим, в прошлом году компания при командировках по России платила суточные из расчета 1000 руб. в день. С 1 января 2018 года компания снизила суточные до 700 руб. в день. Сотрудник по приказу поехал в командировку на шесть дней с 30 декабря 2017 года по 4 января 2018 года. Накануне поездки организация выплатила ему суточные в размере 6000 руб. (1000 руб. х 6 дней).

Когда сотрудник вернется из командировки и представит авансовый отчет, компания не должна пересчитывать уже выданные суточные по меньшим нормам и требовать, чтобы работник вернул разницу. Работодатель уменьшил размер суточных, когда работник уже был в командировке.

Право получить суточные и обязанность их выдать возникли, когда действовало старое положение о командировках. Значит, суточные за всю командировку нужно определять по актуальному на тот момент положению о командировках. Новый размер суточных компания может использовать для тех командировок, которые начнутся 1 января 2018 года и позднее.

Суточные при однодневной командировке

Строго говоря, денежные средства, выплаченные работнику при однодневной командировке, под определение суточных не подходит. Но и Минфин и ВАС РФ считают, что в однодневной командировке по России работник вправе рассчитывать на компенсацию понесенных расходов.

• Чиновники Минфина считают, что в однодневной командировке не облагаются НДФЛ выплаты в пределах 700 руб. (письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189),
• Судьи ВАС РФ полагают, что не подлежит обложению НДФЛ вся сумма, выплаченная работнику по однодневной командировке (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Иное правило действует для однодневных заграничных командировок: работник получает 50% суточных, установленных локальными актами для многодневных зарубежных поездок.

Пример

Локальными актами предприятия установлен лимит суточных в сумме 4000 руб. за каждый день многодневной командировки за границу.

Отправляясь в однодневную служебную поездку за границу, работник получит из кассы 2000 руб. (50% от 4000 руб.).

Нормы суточных при загранкомандировках в 2018 году

Суточные по иностранной командировке складываются из двух частей:

• Выплаты за время нахождения на территории России,
• Суточные за время нахождения за рубежом.

Пример

• 11 августа работник находился в пути до границы, что подтверждается железнодорожным билетом,
• 12 августа выехал с территории России, что подтверждается отметкой в заграничном паспорте,
• С 12 по 19 августа выполнял служебное задание за границей,
• 19 августа въехал в Россию, что подтверждается отметкой о въезде в загранпаспорте,
• 20 августа в течение дня добирался домой железнодорожным транспортом, билет предоставлен.

Локальным актом на предприятии установлены лимиты суточных:

• В командировках по России – 1250 руб. в сутки,
• При выезде за рубеж – 4050 руб. в сутки.

Работник получил суточные:

• 1250 * 2 дня (11 и 20 августа) = 2500 руб. – за время проезда по территории России,
• 4050 * 8 дней = 32400 руб. – за время нахождения за границей.

Налог на прибыль

В расходах по налогу на прибыль бухгалтер учтет 34900 руб. (2500 + 32400).

НДФЛ

Необлагаемый доход работника:

• 700 * 2 дня = 1400 руб. – за время проезда по России,
• 2500 * 8 дней = 20000 руб. – за время нахождения за границей.

Налогооблагаемый доход работника:

• 2500 – 1400 = 1100 руб. - сверхнормативные суточные по России,
• 32400 – 20000 = 12400 руб. – сверхнормативные заграничные суточные.

Бухгалтер удержит НДФЛ (1100 + 12400) * 13% = 1755 руб.

Страховые взносы

База по страховым взносам составляет 13 500 руб. (1100 + 12 400 руб.)

Бухгалтер начислит страховые взносы в размере:

• На пенсионное страхование – 2970,00 руб. (22%)
• На медицинское страхование – 688,50 руб. (5,1%)
• На социальное страхование – 391,50 руб. (2,9%)

Взносы на травматизм начислять не нужно.

В некоторых странах, например СНГ, гражданам России не ставят в загранпаспорт отметку о прибытии и выезде. В таких случаях даты начала и окончания зарубежной поездки определяйте по проездным документам.

Если сотрудник ездил за границу на своей машине и проездных документов у него нет, попросите его написать служебную записку и предоставить квитанции, чеки, путевой лист, подтверждающие маршрут.